Cirkulære vedrørende formulering af opslag (* 1)

Bilag

Afsendermyndighed

dato j. nr. Til registertilsynet Anmodning om udtalelse fra registertilsynet

1.

Registeransvarlig myndighed/ Den for samkøringen ansvarlige myndighed.

(navn) tlf. (adresse) (kontaktperson) lokalnummer

2.

Registerets betegnelse/ Betegnelse af de registre, der skal samkøres. (Kan evt. forklares nærmere i »registerbeskrivelsen«)

3.

Registerets/ samkøringens hovedformål (kan være flere, de væsentligste angives)

4.

Evt. lovgrundlag for registerets/ samkøringens etablering

5.

Hvor føres registeret fysisk m.v.? a. eget anlæg - adresse b. servicebureau - navn/ adr.

6.

Hvilken personkreds omfatter registeret?

Landsdækkende

Anden geografisk afgrænsning

(f. eks. ang. af kommune)

Anden type afgrænsning

Myndighed (stempel)

dato

Underskrift

Udfyldes af registertilsynet registerets godkendelse dato: myndighed

Fastsættelse af forskrifter

dato: myndighed: Forskrifter modtaget i RT dato: antal eks.

Foreløbig vejledning om offentlige myndigheders forelæggelse for registertilsynet af sager om oprettelse eller samkøring af registre (* 1) (* 2)

1. Efter lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre, der er trådt i kraft den 1. januar 1979, skal der indhentes en udtalelse fra registertilsynet, forinden vedkommende politisk ansvarlige myndighed foretager godkendelse af oprettelsen af et af loven omfattet register eller foretager godkendelse af en samkøring af registre, der er oparbejdet med henblik på varetagelse af forskellige opgaver, se lovens § 5, stk. 1 (statslige registre), § 6, stk. 3 (registre der føres for en enkelt kommune) og § 7, stk. 2 (fælleskommunale registre).

Denne vejledning omhandler navnlig spørgsmålet om form og indhold ved forelæggelse af sådanne sager for registertilsynet. Vejledningen har imidlertid nær sammenhæng med registertilsynets vejledning om udarbejdelse og fastsættelse af forskrifter for offentlige myndigheders registre, der udsendes samtidig.

Hvilken myndighed forelægger sagen for registertilsynet?

2. En sag bør forelægges af den myndighed, der efter loven eller i henhold til en bemyndigelse efter loven skal fastsætte forskrifterne for det pågældende register, se herom nærmere pkt. 3 i registertilsynets vejledning om udarbejdelse og fastsættelse af forskrifter for offentlige myndigheders registre. I praksis vil denne myndighed typisk være identisk med den registeransvarlige myndighed, se herom nærmere pkt. 15 i ovennævnte vejledning.

På hvilket stadium i registerplanlægningen bør sagen forelægges?

3. For at registertilsynet skal kunne afgive en udtalelse om, hvorvidt et register bør oprettes, må vedkommende myndighed i rimeligt omfang redegøre for det påtænkte registers opbygning og drift, herunder om formålet med registeret, og om behovet for at anvende et edb-register til løsning af den pågældende opgave. Registertilsynets udtalelse vil på et sådant indledende stadium blive af mere principiel karakter, og udtalelsen kan normalt ikke erstatte den efter loven foreskrevne mere endelige høring af registertilsynet. Når der fra tilsynets side afgives principielle eller foreløbige udtalelser forventes det derfor, at der senere fremsendes materiale til brug ved den mere endelige bedømmelse af et register, jfr. nedenfor. Det fremhæves i øvrigt i den forbindelse, at tilsynet på ethvert tidspunkt - også efter sin egentlige vurdering - af egen drift kan tage spørgsmålet om et registers forhold op til fornyet bedømmelse, jfr. lovens § 27.

4. Bortset fra de tilfælde, hvor der skønnes at være behov for at få en mere principiel forhåndsudtalelse fra registertilsynet, bør udgangspunktet være, at sagen forelægges på et så tidligt tidspunkt forud for registerets oprettelse, at der gives registertilsynet en rimelig tid til at behandle sagen. På den anden side er der også grænser for, hvor tidligt det er hensigtsmæssigt at forelægge sagen set i relation til planlægningen af det pågældende register. En væsentlig retningslinje med hensyn til forelæggelsestidspunktet er, at registertilsynet i almindelighed kun kan afgive sin endelige udtalelse, hvis der ved sagens forelæggelse er vedlagt et udkast til forskrifter for registerets opbygning og drift.

5. En sag om oprettelse eller samkøring af registre bør herefter normalt forelægges for registertilsynet i følgende form

a. forelæggelsesblanket med identifikationsoplysninger.

b. registerbeskrivelse/ samkøringsbeskrivelse.

c. udkast til forskrifter for registeret/ samkøringen.

d. et bilag for hver paragraf i udkast til forskrifterne.

Ad. a. Forelæggelsesblanket med identifikationsoplysninger

6. Blanketten, der er optrykt som bilag til vejledningen, kan rekvireres hos registertilsynet, Gyldenløvesgade 19, 4. sal, 1600 København V - (* 3) telf. (01) 14 38 44. Blanketten indeholder to gennemslag, hvoraf det blå eksemplar er til vedkommende myndigheds eget brug, mens de to andre eksemplarer indsendes til registertilsynet. Såfremt der opstår tvivlspørgsmål i forbindelse med blankettens udfyldelse, kan spørgsmål herom rettes til registertilsynet.

Ad. b. Registerbeskrivelse/ samkøringsbeskrivelse

7. Ved en registerbeskrivelse/ samkøringsbeskrivelse forstås en skriftlig fremstilling af det påtænkte registers eller den påtænkte samkørings opbygning, forløb og drift. Ved forelæggelse af større registre vil dette normalt ikke være ensbetydende med den edb-tekniske systembeskrivelse, kravspecifikation, programmeringsgrundlag og andre systemdokumentationer. Ved mindre projekter med begrænset registereksistens, der indebærer oprettelse af et i levetid kortvarigt register eller kun giver sig udtryk i anonymt uddatamateriale, vil det ofte være tilstrækkeligt med en systembeskrivelse ledsaget af en redegørelse for projektets gennemførelse og formål.

For registre i øvrigt, det vil sige oprettelse af bl. a. alle registre, der varetager løbende administrative opgaver m. v., bør registerbeskrivelsen derimod indeholde en sammenhængende fremstilling af registerets opbygning og drift. Hermed menes navnlig, at der f. eks. i notatform bør redegøres for følgende forhold

1. Registerets betegnelse, registeransvarlig myndighed og registerets opgaver (formål) samt den lovgivning, der er relevant for registeroprettelsen.

2. Hvorfor edb er hensigtsmæssig til løsning af de opgaver, som udspringer af beskrivelsen under pkt. 1.

3. Hvilke oplysninger agtes registreret, hvorfra oplysninger hidrører, hvorledes inddatering, bearbejdning og uddatering sker.

4. En kort beskrivelse af systemets teknik og tekniske udstyr, og om registeret føres på eget anlæg eller på edb-servicebureau, herunder ind- og uddatamedier og lagermedier.

5. Hvem oplysningerne videregives til, i hvilken form og evt. fastlagte tidsterminer.

6. Om der er behov for opbevaring af registergenerationer og i bekræftende fald hvor længe samt om registeret evt. agtes overført til opbevaring i arkiv.

7. Kort og mere generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltningerne.

8. Angivelse af registerets dokumentationselementer, f. eks. kravsspecifikation.

I et vist omfang kan der henvises til udkastet til forskrifter, som bør indeholde en mere detaljeret beskrivelse af enkelte af de rejste spørgsmål.

Ad. c. Udkast til forskrifter for registeret/ samkøringen

8. Der henvises herved til den samtidig hermed udsendte vejledning om udarbejdelse og fastsættelse af forskrifter for offentlige myndigheders registre.

9. I tilfælde af samkøring af registre vil det ofte være unødvendigt at udarbejde forskrifter efter de i ovennævnte vejledning angivne retningslinjer. Dette vil således typisk være tilfældet, hvor samkøringen ikke resulterer i oprettelsen af et register i lovens forstand (se ovennævnte vejledning under pkt. 14), eller hvor et evt. register i lovens forstand kun skal eksistere i kortere tid.

I de nævnte tilfælde vil forskrifterne således kunne indskrænkes betydeligt i forhold til de i den nævnte vejledning angivne retningslinjer.

Ad. d. Et bilag for hver paragraf i udkast til forskrifterne

10. Der bør udarbejdes et bilag for hver paragraf i udkast til forskrifterne for registeret. På hvert bilag anføres øverst den foreslåede paragraf i forskriftsudkastet, og herunder anføres myndighedens begrundelse for paragraffens indhold og formulering, det vil sige på samme måde som lovudarbejdende myndigheder i deres lovforslag anfører deres »bemærkninger til de enkelte paragraffer«.

Registertilsynet, den 1. marts 1979

P. R. V.

H. Funch Jensen

/Jørgen Paulsen

Cirkulære vedrørende formulering af opslag (* 1)

1. I forbindelse ved en klagesag vedrørende en for sent indgivet ansøgning om en ledig stilling har folketingets ombudsmand henstillet til finansministeriet at udsende en vejledning om formulering af ansøgningsfrister i opslag.

I den anledning skal man anmode styrelserne om i opslag klart at angive tidspunktet for ansøgningsfristens udløb, f.eks. ved at anvende følgende formulering

»Ansøgningen skal være i hænde senest den ....... kl. ....

2. Man skal tillige gøre opmærksom på, at en oplysning i opslag om, at kvalificeret ansøger haves eller tilsvarende udtalelser, der må formodes at afholde kvalificerede personer fra at søge en stilling, ikke er forenelig med de hensyn, der ligger til grund for reglerne om offentligt opslag.

3. Endvidere skal man henlede opmærksomheden på § 6 i lov nr. 161 af 12. april 1978 om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse, hvori bestemmes, at det ikke ved annoncering må angives, at der til ansættelse eller erhvervsuddannelse m.v. søges eller foretrækkes personer af et bestemt køn. Finansministeriet understreger, at det af statslige myndigheder bør iagttages, at der ikke ved stillingsopslag direkte eller indirekte gives udtryk for ønsker med hensyn til køn, og at der søges anvendt stillingsbetegnelser, der er neutrale med hensyn til køn.

4. Endelig skal man henlede opmærksomheden på bestemmelsen i pkt. 2 i finansministeriets cirkulæreskrivelse af 8. marts 1976 om opslag af ledige stillinger og lønnede hverv i staten, hvori bestemmes, at styrelsen, inden der træffes bestemmelse om opslag afen stilling eller senest samtidig med opslaget, samt når opslag undlades på grund af ansættelsens varighed, jfr. pkt. l i samme cirkulæreskrivelse, skal rette henvendelse til det lokale offentlige arbejdsformidlingskontor, hvis der er grundlag for at antage, at dette vil kunne anvise egnet arbejdskraft.

Baggrunden for på ny at indskærpe denne bestemmelse er, at arbejdsformidlingen ved arbejdsministeriets cirkulære af 27. juni 1978 er blevet pålagt i forbindelse med bistand til arbejdssøgende ved valg af erhverv og uddannelse at søge at modvirke traditionsbestemte fordelinger på kønnene og til stadighed være opmærksom på muligheder, som kan fremme ligestilling mellem kønnene.

P.M.V.

Bodil Andersen

/Birgitte Nielsen