FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.305-1 om skrivelsers udfærdigelse.

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.305-1 om skrivelsers udfærdigelse.

Tillæg: A. Indholdsfortegnelse. B. Eksempel på skrivelsers opstilling. C. Eksempel på skrivelse med supplerende oplysninger til en af adressaterne. D. Eksempel på skrivelse med klassifikationsmærkning. E. Eksempel på ansøgning med FORTROLIGT P påtegning. F. Eksempel på påtegninger. G. Eksempel på engelsksproget skrivelse (STANAG 2066).

Erstatter: FKOBST P.300-3, APR 1973 (2. udg.,rev.).

FORMÅL

1. Bestemmelsen har til formål at fastsætte ensartede retningslinier for skrivelsers udfærdigelse samt angive detaljerede regler for skriftlige udfærdigelser i almindelighed.

GENERELLE BESTEMMELSER

2. Bestemmelsen er tilpasset den af NATO i STANAG 2066 udgivne bestemmelse om »Udformning af militære skriftlige udfærdigelser« og er gældende for al skriftlig udfærdigelse/korrespondance for hvilken, der ikke er fastsat særlig (skematisk) udfærdigelsesform (f.eks. signaler, befalinger m.m.).

Vedrørende udgivelse og udfærdigelse af publikationer følges tillige de i FKOBST P.308-1 anførte særlige regler.

Endvidere henvises til følgende NATO standardiseringsoverenskomster (STANAG), der af Danmark er ratificeret og implementeret til brug i forsvaret

STANAG 1001 - Standardized System of Designating Days and Hours in relation to an Operation or Exercise. STANAG 1059 - National Distinguishing Letters for Use by NATO-Forces. STANAG 2014 - Operation Orders, Warning Orders and Administrative/Logistic Orders.

3. Papir, skrivemateriale m.v. Det til brug i statstjenesten autoriserede papir og skrivemateriale m.v. skal anvendes, jf. Forvaltningsbestemmelser for forsvarets Kommandantskabsmateriel.

4. Format. Der benyttes papir i de danske standardformater A-4 (210 x 297 mm) eller A-5 (148 x 210 mm). Til større opstillinger, skemaer og lign. kan anvendes formatet A-3 (297 x 420 mm).

Papiret kan forsynes med midte- og slutmærker.

Til særlige formål anvendes sådanne til brug i hele forsvaret - eller af myndigheder og institutioner m.fl. til brug inden for eget område - autoriserede blanketter.

5. Retskrivning.

a. I overensstemmelse med Statsministeriets bestemmelse om retskrivningsregler for statstjenestenesten anvendes de af Undervisningsministeriet til brug ved skoler m.v. fastsatte retskrivningsregler, herunder den af Dansk Sprognævn udgivne retskrivningsordbog (seneste udgave). b. Forkortelser, der i almindelighed anvendes i dansk retskrivning, skal benyttes. Endvidere anvendes de i FKOPUB PCA.305-1, Fortegnelse over forkortelser forekommende i Forsvaret (FORKFORT) autoriserede forkortelser, der bruges ved førstegangs anvendelse i parentes efter ordet/begrebet og sidenhen forkortelsen alene. Dette gøres dog ikke, når militære gradsforkortelser og forkortelser for civile stillingsbetegnelser inden for forsvaret benyttes. Efter autoriserede forkortelser anvendes ikke flertals eller ejefalds s og punktum. Anvendelse af forkortelser må dog kun finde sted, såfremt læsningen ikke derved bliver besværliggjort. c. For så vidt angår forsvarets myndigheders og institutioners navne, anvendes den i Kundgørelse for Forsvaret B. 21-1985 om forsvarets inddeling anførte retskrivning. På personelområdet anvendes den i bestemmelser om militære grader m.v. for militært personel i forsvaret, herunder hjemmeværnet anvendte terminologi, jf. KFF B.28-1983, ændret ved KFF B.25-1985.

6. Inddeling og opstilling.

a. Skrivelser vil normalt være inddelt i 3 dele: (1) Hoved omfatter alt over tekstens første linie. (2) Tekst omfatter korrespondancens egentlige indhold. (3) Underskrift. b. I det følgende angives regler for udfærdigelse af skrivelser. Eksempler på skrivelsers opstilling m.v. er vist i tillæg B - G.

SKRIVELSENS HOVED

7. Tilretning. På forsiden lades 3 cm foroven ubeskrevet af hensyn til eventuel registreringsstempling.

I venstre side holdes en margen på 3 cm og i højre side en margen på ca. 1 cm.

Normalt benyttes kun papirets ene side. Bagsiden kan dog benyttes til påtegninger samt til et mindre antal linier, når der derved spares et helt ark. I så tilfælde anføres ordet »vend« eller »....« i nederste højre hjørne på forsiden.

På bagsiden holdes en margen i højre side på 3 cm og i venstre side ca. 1 cm (Se tillæg F).

8. Udsteder. Såfremt den udstedende myndighed anvender fortrykt papir, skal dette være anbragt som vist i tillæg B. Anvendes maskinskrift for udstedende myndighed (MYNDIGHED skrives med versalier, holdes dog en margen på 3 cm fra papirets venstre side.

For personer anføres på dette sted personnummer, grad, navn (fornavne dog kun med forbogstaver), og den myndighed ved hvilken den pågældende er ansat. Hvis vedkommende er beordret til tjeneste ved en anden myndighed, skole m.v., anføres tillige denne angivet således: - ved varig tjeneste: »t.tj. ved ........ (myndighedens navn)» - ved midlertidig tjeneste: »f.t.t.tj. ved ......... (myndighedens navn)» Eventuelt angives også tjenestestillingen.

9. Klassifikation. Klassificerede skrivelser behandles i overensstemmelse med de i FKODIR P.358-3. Den militære Sikkerhedstjeneste, fastsatte bestemmelser.

10. Personelsager mærket FORTROLIGT P behandles i overensstemmelse med de i FKOBST P. 321-1, Forsvarets Arkivtjeneste, fastsatte bestemmelser.

11. Regstreringsnummer anføres som vist i tillæg, jf. i øvrigt FKOBST P.321-1, Forsvarets Arkivtjeneste.

12. Datering. Skrivelser skal dateres med afsendelsesdatoen, der anføres umiddelbart under registreringsnummeret.

Datoen skrives eksempelvis således: 9 SEP 1976, idet der til angivelse af måneden benyttes en forkortelse bestående af de tre første bogstaver (versalier) i månedens navn. Punktum anvendes ikke i forbindelse med denne forkortelse og ordenstallet.

I tilfælde, hvor det måtte være ønskeligt at angive det nøjagtige tidspunkt for skrivelsens udfærdigelse, kan underskriften suppleres med en datotidsgruppe.

13. Adressater. Skrivelser til en myndighed stiles til denne og kun i særlige tilfælde til dens chef.

Der skelnes mellem foranstaltningsadressater og efterretningsadressater.

a. Foranstaltningsadressaterne er de myndigheder eller personer, til hvilke en skrivelse direkte er rettet, og som normalt skal træffe eventuelle foranstaltninger i anledning af skrivelsens indhold. b. Efterretningsadressaterne er de myndigheder eller personer, for hvilke en skrivelse er tænkt som en orientering, og de skal normalt ikke træffe foranstaltninger på grundlag af skrivelsens indhold. c. I skrivelsens adressatangivelse anføres først foranstaltningsadressaterne (efter ordet »Til«) og derefter efterretningsadressaterne (efter forkortelsen »Eft.:»). Adressaterne anføres under hinanden. Er der mange adressater, anføres de på en vedhæftet fordelingsliste. I sidstnævnte tilfælde skrives adressatangivelsen således: Til se fordelingsliste Kan adressaterne sammenfattes under en eller flere fælles benævnelser, kan sådanne anvendes, f.eks. således: Til forsvarets personelforvaltende myndigheder eller Til regimenter, flådestationer og flyvestationer. Undertiden kan det være hensigtsmæssigt i forbindelse med visse kategorier af skrivelser at benytte KFF B.21-1985 eller FKOBST P.308-5. Vedrørende opstilling af adressater henvises til de i tillæg viste eksempler. d. Når en skrivelse har flere adressater, kan den enkelte adressat på det til denne bestemte eksemplar af skrivelsen afmærkes med rødt. e. Såfremt en fastsat tjenestevej ikke benyttes, eller hvor der kan være tvivl om den vej, en skrivelse skal følge, angives den ønskede vej ved i parentes bag den endelige modtager at anføre den eller de myndigheder, som skrivelsen skal passere. Parentesen indledes med et'via«. (Se også pkt. 26 d. og e.). f. I skrivelser, der er stilet til en person, anvendes ingen ærbødigheds- eller høflighedsvendinger, men udelukkende grad, navn og eventuel tjenestestilling. Når der skrives til en person i dennes egenskab af indehaver af en tjenestestilling (chef, kommandant, attache m.v.), anføres tjenestestillingen som adressat, f.eks.: Til Chefen for Søværnets operative Kommando g. Skrivelser til Hendes Majestæt Dronningen adresseres »Til Dronningen«, og over underskriften anføres »I ærbødighed«. Denne regel anvendes dog ikke ved påtegninger på sådanne skrivelser. 14. Eksemplarfordeling. På alle skrivelser med eksemplarnummering skal der anføres eksemplarfordeling som kan kombineres med adressatangivelsen, f.eks. således: Til Hærens Materielkommando xnr. 1 - 3 Søværnets Materielkommando - 4 - 5 Flyvematerielkommandoen - 6 - 7 Eft.: Hjemmeværnskommandoen - 8

De i pkt. 13.c. nævnte sammenfattende adressatangivelser kan ikke benyttes ved eksemplarnummerede skrivelser.

Skal en adressat modtage flere eksemplarer af en ikke-eksemplarnummereret skrivelse, tilføjes det totale antal eksemplarer i parentes efter den pågældende adressat, jfr. tillæg C.

15. Emne. Skrivelser forsynes med en kortfattet emneangivelse, der anføres understreget under adressatangivelsen og indledes med ordet »Emne:».

Emneangivelsen skal være dækkende og ikke blot være den til emnenummeret (i registreringsnummeret) svarende emnebetegnelse. Forskellige skrivelser i samme sag kan således have varierende ordlyd i emneangivelsen, afhængigt af de aspekter i sagen de enkelte skrivelser berører.

Medmindre andet måtte være pålagt udstederen (f.eks. ved udfærdigelse af rapporter) eller er umiddelbart naturligt i forbindelse med den pågældende skrivelse, må hver skrivelse kun behandle eet emne. Såfremt flere emner behandles, skal adressaten normalt have et eksemplar af skrivelsen for hvert emne, der omtales.

16. Reference. For blandt andet at lette aktering af en sag kan det være hensigtsmæssigt særskilt at anføre sådanne sagsakter, der omtales i skrivelsen, eller som har tilknytning til denne.

Disse sagsakters benævnelse anføres under emneangivelsen og benævnes »Ref.:, »b.« osv., eller som »Ref.:, såfremt der kun er en reference, idet der anføres de til identifikation nødvendige oplysninger, nemlig udstedende myndighed eller person, udfærdigelsens art, eventuel klassifikation, registreringsnummer, datering samt emne og - såfremt en reference ikke er tilgået alle adressater - angivelse heraf, f.eks. således: »(Ikke til ..........)» eller »(Kun til ...........)».

Angives flere referencer, anføres disse under hinanden i den rækkefølge, de omtales i skrivelsen.

Når der i skrivelsens tekst henvises til referencerne, sker det som »ref.a.«,»ref.b.« osv. eller som »ref.«, såfremt der kun er en reference. Ved reference til skrivelser, der er mere end 5 år gamle, skal disse vedlægges i kopi.

17. Tillæg. Ved tillæg forstås supplerende dokumenter, som uddyber eller forklarer grunddokumentet, når medtagelse af alle detaljerne i dokumentets tekst vil gøre dette uoverskueligt, skemaer, opstillinger ect. Til tillæg kan knyttes egne bilag.

Tillæg benævnes »Tillæg: A.«, »B.« osv. eller som »Tillæg:», såfremt der kun er et tillæg og anføres under »Ref.:».

Tillæg anføres med de for identifikation nødvendige oplysninger.

Når der i skrivelsens tekst henvises til tillæg, sker det som »tillæg A«, »tillæg B«, osv. eller som »tillæg« såfremt der kun er et tillæg.

18. Bilag. Ved bilag forstås supplerende dokumenter, som i sig selv udgør en helhed og kan som sådanne have egne underbilag.

a. Bilag benævnes »Bilag: 1.«, »2.« osv. eller som »Bilag:» såfremt der kun er et bilag og anføres under »Ref.:» (eventuelt »Tillæg:»). Bilag anføres med de for identifikation nødvendige oplysninger og bør: - omtales og refereres i udfærdigelsens tekst, - betegnes i den orden i hvilken de forekommer i teksten og - have deres egne emneoverskrifter, der identificerer bilagene. Ændres bilagsantallet ved videresendelse, anføres dette i påtegningen. b. Når der i skrivelsens tekst henvises til bilagene, sker det som »bilag 1«, »bilag 2«, osv. eller som »bilag«, såfremt det kun er et bilag. c. Underbilag til et bilag angives i skrivelsen, og på bilagets første side med antal underbilag (se tillæg B). d. Såfremt et bilag ikke vedlægges til alle adressater, anføres efter bilagsangivelsen »(Kun til .....)» eller »(Ikke til .....)».

Tekst

19. Teksten skal affattes så kort og klart som muligt og give udtømmende oplysninger om sagen.

En skrivelse har normalt følgende indhold eller dele deraf og bør derfor af hensyn til læseren skrives i overensstemmelse hermed

- Indledning, der på kortfattet måde sætter læseren ind i formålet med udfærdigelsen.

- Orientering, der resumerer sagens hidtidige eller seneste forløb.

- Vurdering, der bør være en præsentation af de argumenter og slutninger, som afledes af de meddelte oplysninger.

- Konklusion, der leder frem til sagens afgørelse eller anbefaling.

Ved henvisninger - enten til eventuelle i skrivelsens »Hoved« anførte referencer eller til forhandlinger, bestemmelser, anden korrespondance m.v. - skal anføres så meget af den pågældende references indhold, at teksten er forståelig uden nærmere kendskab til eller konferering med referencen.

20- Tekstinddeling. En tekst kan inddeles i afsnit, emneafsnit, punkter og underpunkter.

a. Afsnit skrives med understregede og midtstillede versalier. Afsnit nummereres med romertal. b. Emneafsnit skrives med understregede og sidestillede versalier og indgår ikke i tekstens nummerering. Emneafsnit er en under afsnitsoverskriften (emnet) nødvendig/naturlig udskilning af en mere specifik forklaring, der er medvirkende til, at emnet anskueliggøres bedst. c. Punkter mummereres med arabertal og skal være fortløbende gennem hele skrivelsen. (Se dog under pkt. e. vedrørende løsbladsbøger). I et punkt kan indgå en understreget indledning, jfr. »Tekstinddeling« i nærværende pkt. samt pkt. 10 og 11. Et punkt kan inddeles i underpunkter, der nummereres med små bogstaver som vist i dette underpunkt. d. Videreinddeling af underpunkter kan foretages som beskrevet nedenfor. (1) Et underpunkt kan videreinddeles som vist her ved en nummering med fortløbende arabertal i parentes. (2) .............. (a) Yderligere inddeling kan finde sted som vist her ved en nummering med små bogstaver i parentes. (b) .......... e. Skriftlige udfærdigelser med et omfattende indhold kan inddeles i kapitler, der nummereres med arabertal og skrives med understregede og midtstillede versalier. Et kapitels tekst kan inddeles i sektioner, dvs. med sidestillet overskrift. Punkter nummereres fortløbende gennem hele kapitlet med arabertal. I løsbladsbøger dog kun inden for kapitlers eventuelle enkelte afsnit. Inddeling i underpunkter skal så vidt muligt undgås. Sker det, anvendes små bogstaver. Hver side i et kapitel nummereres fortløbende med kapitelnummer og sidenummer, forbundet med bindestreg (arabertal). Såfremt kapitlet er inddelt i afsnit eksempelvis således: 1-I-2, 1-II-2 osv., hvor afsnit betegnes med romertal. I løsbladsbøger mærkes hver side foroven med publikationens benævnelse ect. f. Som en yderligere form for underinddeling kan i enkelte tilfælde anvendes NOTER, der markeres i teksten med fortløbende arabertal hævet en halv linieafstand og med afsluttende parentestegn. Nederst på samme side anføres tallet og teksten »Se note X«. Forklaring på de enkelte noter kan tilføjes på selvstændig(e) side(r).

21. Sidenummerering. Med undtagelse af første side sidenummereres alle beskrevne sider fortløbende med arabertal. Sidenummeringen anføres enten foroven midt på siden eller i nederste højre hjørne.

Tillæg, bilag og underbilag sidenummereres selvstændigt.

UNDERSKRIFT

22. En skrivelses underskrift anbringes midt under skrivelsens tekst.

Underskriverens navn skal enten stemples eller maskinskrives med versalier umiddelbart under underskriften.

a. Såfremt en skrivelse eller påtegning underskrives af en af chefen bemyndiget person anføres umiddelbart over underskriften »EB« (dvs. efter bemyndigelse). Hvis chefen for en udstedende myndighed ikke er til stede, kan skrivelsen underskrives af dertil berettigede, idet der da umiddelbart over underskriften anføres »ICF« (dvs. i chefens fravær). I begge ovennævnte tilfælde tilføjes grad og tjenestestilling. b. Når en person er midlertidigt fungerende i en stilling, anføres under navnet »fg.«, såfremt den pågældende fungerer som chef for den udstedende myndighed, og »fg.«, efterfulgt af tjenestestillingen, i øvrige tilfælde (f. eks. når en officer fungerer som sektionschef).

SUPPLERENDE BESTEMMELSER

23. Mærkning af tillæg, bilag og underbilag. Tillæg og bilag til en skrivelse påføres i overensstemmelse med skrivelsens betegnelse de for identifikation nødvendige oplysninger, nemlig udstedende myndighed eller person, udfærdigelsens art, eventuel klassifikation, registreringsnummer og datering, f.eks. således: - Tillæg B til FKO skr. FTR Ø.305.12/ØA-5912 af 9 SEP 1976. - Bilag 2 med 4 underbilag til FKO skr. FTR O.204.30/OP-5913 af 9 SEP 1976.

Tillægs- og bilagsangivelsen anføres øverst på tillægets/bilagets første side. Tillæg og bilag hæftes sammen med skrivelsen, såfremt format m.v. tillader det. Eventuelt anvendes et særligt omslag.

Underbilag påføres tilsvarende oplysninger som tillæg og bilag.

24. Eksemplarers identitet. Flere eksemplarer af samme skrivelse skal være identiske, dvs. at skrivelsernes indhold skal være ens.

Herfra er dog undtaget den forskel i de enkelte eksemplarers klassifikation, som er en følge af forskelligt klassificerede bilag.

Såfremt det i særlige tilfælde er ønskeligt at give en eller flere adressater sådanne supplerende oplysninger, som de øvrige adressater ikke skal have, tilføjes disse oplysninger særskilt efter den fælles tekst, f. eks. således

Kun til ..................

25. Uddrag og oversættelser. Uddrag og oversættelser af skrivelser skal foroven midt på første side forsynes med påskriften »Uddrag« eller »Oversættelse«, og de anføres som sådanne i bilagsangivelsen, når de vedlægges som bilag til en skrivelse.

26. Påtegning. En skrivelse, der passerer en myndighed, påtegnes af denne »Tilsendes ......... », »Videresendes til .......« eller »Tilbagesendes ......... ». Påtegningen anbringes umiddelbart efter skrivelsens underskrift, jf. tillæg F.

a. En påtegning skal indeholde oplysning om den påtegnende myndighed, registreringsnummer, datering, eventuelle yderligere referencer samt angivelse af eventuelt ændret bilagsantal og eventuel heraf foranlediget ændret klassifikation. Derefter anføres sådanne bemærkninger, hvortil sagen måtte give anledning. For en påtegnings underskrift gælder samme regler som for en skrivelses underskrift. b. Såfremt der ikke er plads til påtegningen (ej heller på bagsiden), vedhæftes en ny side af samme format som skrivelsen. Den nye side nummereres fortløbende. c. En skrivelse, der foreligger i flere eksemplarer, og som ønskes fordelt til flere myndigheder, kan fordeles med påtegning, såfremt den pågældende skrivelses art eller anvendelse ikke gør dette uhensigtsmæssigt. Det skal af en sådan påtegning, der skal være ens på alle eksemplarer, fremgå, hvilke myndigheder der modtager skrivelsen. Fremgår det ikke umiddelbart af skrivelsen, hvorvidt og af hvem der skal træffes foranstaltninger, skal dette anføres i påtegningen. d. Når det skønnes hensigtsmæssigt, kan bemærkninger til en skrivelse, der videresendes, fremsættes i en særlig skrivelse, hvormed den førstnævnte skrivelse da følger som bilag. e. En skrivelse, der ønskes rundsendt til flere myndigheder, kan påtegnes »Rundsendes til .......... », hvorefter adressaterne anføres i den rækkefølge, i hvilken de skal modtage den. Der holdes så stor afstand mellem adressaterne, at disse kan påtegne sagen (dvs. kvittere for at have set den) ud for adressatangivelsen. Hvis ikke andet er anført i rundsendelsespåtegningen, tilbagesender sidstnævnte adressat skrivelsen til udstederen. f. En videresendelses-, fordelings- eller rundsendelsespåtegning kan påføres med stempel, idet nødvendige oplysninger i henhold til ovenstående eventuelt kan tilføjes. En sådan påtegning skal også underskrives.

EB

J.O. FISCHER

kontreadmiral

Chef for Personelstaben

Fordeling: Standardfordeling + HRN AFD/UAFD FLVESK HRFV (2300) SMK PUBSEK (1100) FMK PUBSEK ( 200) FKO PUBSAM ( 100) TILLÆG A INDHOLDSFORTEGNELSE FORMÅL - Bestemmelsens formål pkt. 1 GENERELLE BESTEMMELSER - Bestemmelsens tilpasning til STANAG m.v. - 2 - Papir, skrivemateriale m.v. - 3 - Format - 4 - Retskrivning - 5 - Inddeling og opstilling - 6 SKRIVELSENS HOVED - Tilretning - 7 - Udsteder - 8 - Klassifikation - 9 - Personelsager - 10 - Registreringsnummer - 11 - Datering - 12 - Adressater - 13 - Eksemplarfordeling - 14 - Emne - 15 - Reference - 16 - Tillæg - 17 - Bilag - 18 TEKST - Teksten - 19 - Tekstinddeling - 20 - Sidenummering - 21 UNDERSKRIFT - Underskriftens anbringelse m.v. - 22 SUPPLERENDE BESTEMMELSER - Mærkning af tillæg, bilag og underbilag - 23 - Eksemplarers identitet - 24 - Uddrag og oversættelser - 25 - Påtegning - 26

TILLÆG B

TILLÆG C

TILLÆG D

TILLÆG E

TILLÆG F

TILLÆG G