Skrivelse vedrørende anvendelse af gældende regler om godtgørelse for merarbejde (* 1)

Skrivelse vedrørende anvendelse af gældende regler om godtgørelse for merarbejde (* 1)

Ved skrivelse af 15. september 1977 afgav finansministeriet svar på et af MF Bernhard Baunsgaard stillet spørgsmål om gældende praksis med hensyn til administrationen af reglerne om godtgørelse for merarbejde.

Til brug for besvarelsen havde finansministeriet ved skrivelse af 22. juli 1977 indhentet oplysninger fra samtlige ministerier mv., dels om omfanget af ydet godtgørelse for merarbejde i finansåret 1976/77, dels om praksis med hensyn til administrationen afreglerne.

I besvarelsen har finansministeriet meddelt, at de indhentede oplysninger giver anledning til visse præciseringer af de gældende regler, og man skal derfor bemærke følgende

1. Afgrænsning af den personkreds, der er berettiget til at modtage

godtgørelse for merarbejde.

Der kan alene ydes godtgørelse for merarbejde til personale, for hvilket der ved aftale, overenskomst eller på anden måde er tilvejebragt udtrykkelig hjemmel hertil.

Til personale ansat efter regler, der ikke indeholder hjemmel til ydelse af godtgørelse for merarbejde, kan sådan godtgørelse ikke ydes, uanset om der for vedkommende personalegruppe ikke er fastsat regler om overarbejdsbetaling el.lign. Såfremt der for sådant personale opstår spørgsmål om godtgørelse for arbejde ud over den fastsatte arbejdstid, må henvendelse rettes til finansministeriet med henblik på eventuel tilvejebringelse af den fornødne hjemmel.

Som eksempler på personalegrupper, for hvilke der ikke er hjemmel til ydelse af godtgørelse for merarbejde, kan nævnes tjenestemænd i lønramme 23 og derunder, hvis normale tjeneste ikke unddrager sig kontrol, og som ikke oppebærer tillæg, der ydes som godtgørelse for overarbejde, kontorfunktionærer ansat i henhold til overenskomst med HK (dog undtaget afdelingsledere m.f1.), sygeplejersker ansat i henhold til overenskomst med Dansk Sygeplejeråd m.f1.

Det er en følge af det anførte, at der ikke kan ydes godtgørelse for merarbejde til personer, med hvilke der ikke er indgået en sædvanlig arbejdsmæssig aftale, og som derfor ikke har et ansættelsesforhold i staten. Dette gælder f.eks. ikke-statsansatte medlemmer mv. af udvalg, kommissioner, nævn og råd.

2. Omfanget af og kriterier for anvendelse af godtgørelse for merarbejde

Godtgørelse for merarbejde forudsætter, at der er tale om en nødvendig kvantitativ overskridelse af større omfang af den for den ansatte gældende normale arbejdsforpligtelse. Godtgørelse kan derfor alene ydes på grundlag af en vurdering af den totale arbejdspræstation i forhold til den totale arbejdsforpligtelse. Der kan således ikke ydes godtgørelse alene på grundlag af en bestemt arbejdsopgaves karakter og indhold som f.eks. revision og bestyrelse af legater, medlemskab af udvalg og kommissioner el.lign., medmindre udførelsen af denne opgave har forårsaget et kvantitativt merarbejde, ligesom der ikke kan ydes godtgørelse alene med henvisning til, at der er ydet en særlig påskønnelsesværdig indsats.

De indhentede oplysninger giver for så vidt angår omfanget og størrelsen af ydet godtgørelse for merarbejde finansministeriet anledning til at understrege, at godtgørelse for merarbejde alene kan ydes for merarbejde af midlertidig karakter, samt at reglerne forudsætter en individuel bedømmelse i hvert enkelt tilfælde. Regelmæssig ydelse af godtgørelse med ensartede beløb til den overvejende del af en personalegruppe må derfor forudsætningsvis antages at stemme mindre godt overens med de gældende regler.

3. Opfyldelse af formkrav med hensyn til dokumentation og kontrol

Reglerne om godtgørelse for merarbejde indeholder kun få bestemmelser om formkrav med hensyn til dokumentation for og kontrol med den ansattes merarbejde. Den ansatte skal til sin foresatte afgive en indberetning om grundlaget for merarbejdet og dettes omfang, og fastsættelse af godtgørelse sker på grundlag af en efter forudgående drøftelse med den ansatte afgiven indstilling fra den institution eller for ansatte i ministerielle kontorer fra det kontor, hvori den pågældende gør tjeneste. Finansministeriet må understrege vigtigheden af, at de muligheder for dokumentation og kontrol, som de gældende regler og de faktiske forhold tillader, udnyttes bedst muligt. Følgende formkrav bør således i alle tilfælde efter finansministeriets opfattelse være opfyldt

a) Godtgørelse for merarbejde kræver i alle tilfælde en skriftlig redegørelse fra vedkommende medarbejder med angivelse af grundlaget for merarbejdet, dettes karakter samt timeforbruget.

b) Redegørelsen, herunder det angivne timeforbrug, skal attesteres afden ansattes nærmeste chef, der foretager en indstilling på grundlag af sin vurdering af redegørelsen og drøftelsen med den ansatte.

4. Kontering og indberetningsterminer

Finansministeriet har konstateret flere tilfælde af fejlkontering. Disse tilfælde vedrører væsentligst anvendelse af standardkonto 11. Det skal i den anledning præciseres, at vederlag for merarbejde, der er udført af ansatte inden for egen styrelse, undtagelsesfrit skal konteres på standardkonto 04. Kontering af merarbejdsvederlag på standardkonto 11 kan alene ske i tilfælde, hvor en kommission/udvalg er nedsat til løsning af en tidsbegrænset opgave, og hvor spørgsmål om ydelse af vederlag i forbindelse med arbejdet i kommissionen/udvalget opstår for ansatte i andre styrelser end den, hvorunder kommissionen/udvalget er nedsat, jfr. bilag D til finansministeriets cirkulære af 15. juni 1976 om udarbejdelse af bidrag til forslag til finanslov for 1977-78 og budgetoverslag for 1978-79, 1979-80 og 1980-81. Det bemærkes, at eventuel godtgørelse for merarbejde også i sådanne tilfælde skal fastsættes af det ministerium, hvorunder den pågældende er ansat. Dette bør ifølge sagens natur ske efter samråd med det ministerium, hvorunder arbejdet er udført, og på grundlag af den samlede arbejdspræstation.

Endelig understreges om indberetningsterminer, at indberetning om præsteret merarbejde for så vidt angår ansatte i egentlige chefstillinger og dermed ligestillede stillinger alene skal ske een gang om året, hvorimod indberetning for øvrige personalegrupper skal ske mindst hvert kvartal.

5. Afspadsering i størst mulig udstrækning fremfor ydelse af kontant vederlag

Finansministeriet har måttet konstatere, at styrelserne kun

i overordentlig begrænset omfang har ydet tjenestefrihed fremfor kontant vederlag som godtgørelse for præsteret merarbejde. Man skal i den anledning understrege, at reglerne pålægger en pligt til fortrinsvis at søge merarbejde godtgjort med tjenestefrihed. Der er således hverken for styrelsen eller den ansatte tale om et frit valg. Det bemærkes i den forbindelse, at der ved aftaleforhandlingerne i foråret 1977 med tjenestemændenes centralorganisationer var enighed om at indskærpe dette forhold, jfr. finansministeriets cirkulære af 12. maj 1977, punkt 3.

P. M. V.

K. J. Christensen

/Gorm Neigaard