Instruks for regnskabsførelsen ved de under kriminalforsorgen i frihed hørende institutioner og afdelinger.

§ 1. Ansvaret for kassebeholdningen påhviler den medarbejder, som varetager institutionens, respektive afdelingens kasseforretninger. Den pågældende skal drage omsorg for, at betroede værdier opbevares på betryggende måde i pengeskab eller andet aflåset gemme, og således at deres tilstedeværelse til enhver tid kan konstateres. Medarbejderen opbevarer afdelingens/institutionens bankbøger og checkhæfter og påser, at disse regelmæssigt føres a jour.

Stk. 2. De af kassevirksomheden omfattede midler må ikke sammenblandes med tjenesten uvedkommende midler. Udbetalinger af kassen må kun ske med fornøden hjemmel. Indløsning af personalets private checks af kassen må ikke finde sted.

Stk. 3. Overtager den, der varetager institutionens/afdelingens kasseforretninger, hverv som kasserer for private foreninger el.lign., skal anmeldelse straks ske til institutionens/afdelingens leder.

§ 2. Alle kontante udbetalinger af kassen foretages af kassereren. Andre medarbejdere må ikke have adgang til kassen.

§ 3. Der føres af kassereren en gennemskrivningskassebog. Det originale kassebogsblad med bilag indsendes i underskrevet stand til direktoratets løn- og regnskabskontor på de tidspunkter, som fastsættes af dette. Udskrevne kassebøger opbevares i vedkommende afdeling/institution og tilintetgøres efter 5 år.

§ 4. Det påhviler kassereren dagligt at opgøre og saldere kassebogen og at konstatere, om kassebeholdningen er i overensstemmelse med denne saldo. En tilsvarende opgørelse foretages i forbindelse med eventuel overdragelse af kasseforretningerne til anden medarbejder. Resultatet af den daglige opgørelse indføres i det ved kassen beroende afstemningshæfte.

Stk. 2. Eventuelle uoverensstemmelser ved kasseafstemninger skal berigtiges snarest. Er en kassedifference på 50 kr. eller derover ikke berigtiget inden 3 dage, foretages indberetning til direktoratets løn- og regnskabskontor. For kassedifferencer, der ikke indberettes, udarbejdes kassebilag påført fornøden forklaring af institutionens/afdelingens leder.

§ 5. Kassebeholdningen bør indskrænkes til det mindst mulige. Tilskud til bestridelse af løbende udgifter må ikke rekvireres for et længere tidsrum end 3 uger.

§ 6. Udgifter må ikke afholdes af kassen, uden at der foreligger bilag herfor. Inden udbetaling skal ethvert udgiftsbilag være attesteret ved personlig påtegning af den medarbejder, som er ansvarlig for det pågældende tjenesteområde.

§ 7. Ved udstedelsen af checks udskriver kassereren checken med dato, beløb og modtager. Den underskrives derpå i overensstemmelse med den for afdelingen/institutionen udfærdigede instruks om benyttelse af checkkonti.

§ 8. Alle kontante indbetalinger skal ske til kassereren. Indbetalinger noteres straks i kassebogen og - for såvidt angår indbetalinger fra klienter - på vedkommende klients kontoblad. Kvittering for modtagelsen udfærdiges af kassereren.

§ 9. Checks og postanvisniner, der tilsendes afdelingen/institutionen, skal snarest muligt endosseres, respektive kvitteres i overensstemmelse med den for institutionen/afdelingen gældende checkinstruks.

Stk. 2. Når Checken, respektive postanvisningen, er forsynet med behørig underskrift, afleveres den til kassereren. Denne sørger derefter for, at checken, respektive postanvisningen, snarest hæves.

Stk. 3. Det af afdelingen/institutionen sædvanligt benyttede posthus underrettes om, at en postanvisning kun kan hæves, når den er underskrevet af den eller de navngivne personer, som efter checkinstruksen er bemyndiget til at underskrive checks.

§ 10. Det påhviler lederen af institutionen/afdelingen at foretage summariske kvartårlige eftersyn af kassen. Eftersynet omfatter en undersøgelse af, om kassebogen er ført a jour og dens saldo stemmer med kasse-, bank- og girobeholdning. Det summariske eftersyn omfatter tillige de tjenesten uvedkommende kasser, som eventuelt er overdraget kassereren.

Stk. 2. I kassegennemskrivningsbogen gøres notat om foretaget eftersyn, herunder om hvad der eventuelt er foretaget og iagttaget.

Stk. 3. Der afgives ikke indberetning til direktoratet for kriminalforsorgen om foretaget eftersyn, medmindre der ved eftersynene konstateres misligheder el. lign.

§ 11. Instruksen træder i kraft den 1/9 1976.

Stk. 2. Kasseforretninger vedrørende klienters penge og medbragte værdier, herunder feriemærkebøger,varetages indtil videre fortsat efter de af Dansk forsorgsselskab fastsatte bestemmelser.

Stk. 3. Det af Dansk forsorgsselskab den 15. juni 1951 udfærdigede cirkulære vedrørende afdelingernes regnskabsførelse samt selskabets regnskabsinstruks af 1. april 1963 for ungdomspensionen »Brøndbyhus« ophæves.

JUSTITSMINISTERIET

direktoratet for kriminalforsorgen, den 13. august 1976.

F. Hellborn.

fg.

/Kjærgaard.

Den frie kriminalforsorgs institutioner og afdelinger.

Instruks for regnskabsførelsen ved de under kriminalforsorgen i frihed hørende institutioner og afdelinger.

Ingen