Cirkulære om aflevering og kassation af kirkebogsarkivalier (Til biskopperne, amtmændene og Københavns magistrat) (* 1)

Cirkulære om aflevering og kassation af kirkebogsarkivalier (Til biskopperne, amtmændene og Københavns magistrat) (* 1)

Efter forhandling med rigsarkivaren fastsættes herved følgende bestemmelser om aflevering og kassation af kirkebogsarkivalier

I.

Kirkebogsarkivalier for tiden før 1. januar 1937.

Kirkebogsarkivalier for tiden før 1. januar 1937 afleveres snarest muligt til landsarkivet efter forudgående aftale med dette.

II.

Kirkebogsarkivalier for perioden 1. januar 1937 til 31. december 1970.

Kirkebogsarkivalier for denne periode kasseres, bortset fra

a) Anmeldelser til ministerialbogen om ændring af slægtsnavn i henhold til lov nr. 130 af 27. maj 1908 § 11, lov nr. 131 af 7. maj 1937 § 2, stk. 3, og lov nr. 140 af 17. maj 1961 §§ 1, 2 og 4 samt

b) Paternitets- og fælleserklæringer vedrørende børn uden for ægteskab, født før 1. januar 1938.

De under a og b nævnte anmeldelser og erklæringer afleveres til landsarkivet sammen med de kontraministerialbøger, hvortil de hører. Arkivalier, der hører til kontraministerialbøger, som allerede er afleveret, indsendes snarest muligt til landsarkivet efter forudgående aftale med dette.

Det må omhyggeligt påses, at andre arkivalier end de under a og b nævnte er udskilt inden afleveringen.

III.

Kirkebogsarkivalier for tiden efter 1. januar 1971.

Kirkebogsarkivalier for tiden efter 1. januar 1971 opbevares i 5 år og kasseres derefter. Anmeldelser til ministerialbogen om ændring af slægtsnavn i henhold til lov nr. 140 af 17. maj 1961 §§1, 2 og 4 opbevares dog i 30 år, før de kasseres.

Tidsrummet for opbevaringspligten regnes fra udgangen af vedkommende kalenderår.

----------

Kasserede kirkebogsarkivalier skal destrueres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, brænding eller formaling i papir- eller papfabrik.

----------

Kirkeministeriets cirkulærer nr. 173 og 174 af 23. december 1936 og nr. 195 og 196 af 29. juni 1942 ophæves.

Man skal anmode om, samtlige ministerialbogsførere inden for folkekirken og de anerkendte trossamfund gøres bekendt med nærværende cirkulære.

Kirkeministeriet, den 5. december 1975.

P.M.V.

E.B.

Arne Truelsen.