Cirkulære om affattelse af tilbud vedrørende levering og istandsættelse af kirkeorgler m.v.(Til stiftøvrighederne)

Cirkulære om affattelse af tilbud vedrørende levering og istandsættelse af kirkeorgler m.v.(Til stiftøvrighederne)

Nybygning, ombygning, omdisponering, flytning og reparation ud over almindelig stemning og vedligeholdelse af kirkeorgler må kun finde sted i henhold til et af kirkeministeriet eller stiftsøvrigheden godkendt tilbud. Det vil normalt være en forudsætning for godkendelse af tilbud på levering af et nyt orgel, at der er udfærdiget kassationserklæring vedrørende kirkens hidtidige orgel, jfr. afsnit III.

Forud for gennemførelsen af et orgelarbejde skal der på et tidligt stadium af overvejelserne optages forhandling med provstiudvalget.

Vejledning om fremgangsmåden ved indhentning af tilbud på orgelarbejde vil kunne fås ved henvendelse til kirkeministeriets konsulent i sager angående kirkeorgler. De med sådan forudgående vejledning forbundne udgifter kan afholdes af kirkekassen. Når menighedsrådet efter at have orienteret sig om priser og kvaliteter har valgt orgelbyggeren, udarbejder denne et tilbud efter følgende retningslinier.

I. Tilbud på levering af nye orgler.

Tilbudet, der skal være udformet som et specificeret pristilbud og betegnet som sådant, skal indeholde nøjagtige oplysninger om følgende forhold og være ledsaget af det nedenfor omtalte materiale.

Oplysninger om de med *) mærkede punkter kan eventuelt (helt eller

delvis) gives i standardformularer, der vedlægges tilbudet.

1. Orgelbyggeriets navn og hjemsted.

2. Kirken, hvortil orglet er bestemt.

På plan- og snittegninger 1:50, der stilles til rådighed af menighedsrådet, vises hele kirkerummets form, udstrækning og stoleværk samt det nye orgels placering. Eventuelle alternative placeringsmuligheder, også sådanne, som har været overvejet, men er forkastet, anføres med angivelse af grunden til, at de er forkastet.

Resultatet af eventuelle målinger af rummets akustiske egenskaber må oplyses.

3. Det tilbudte orgels disposition.

Antallet af stemmer og værker må fastsættes under hensyntagen til forholdene i kirken, herunder såvel pladsforholdene som de akustiske forhold, og bør sædvanligvis ikke overstige det fornødne til fyldestgørelse af de normale kirkemusikalske opgaver i forbindelse med gudtjenester og kirkelige handlinger.

4. Klaviaturernes toneomfang.

Toneomfanget skal normalt være C-g3 for manualværker og C-f1 for pedalværker; ved større orgler eventuelt udvidet klaviaturomfang.

5. Pibernes materialer.

6. Orgelværkets opbygning.

Værkfordeling og værkplacering beskrives og vises i skitsetegning.

*) 7. Vindladesystem.

*) 8. Traktursystem.

*) 9. Registratursystem.

*) 10. Koblingssystem.

Ad 7-8-9-10: Konstruktionerne beskrives og vises i princip- og

detailtegninger.

*) 11. Spillebordsanlæg, spillebord.

Tangentformer og -mål samt belægningsmaterialer oplyses. Klaviaturernes indbyrdes placering og pedalklaviaturets udformning vises på målsatte tegninger. Udformning og placering af registertræk, vipper eller knapper, af svelle- og koblingstrin etc. beskrives og vises ligeledes på tegninger. Beskaffenheden af de anvendte materialer oplyses.

12. Orgelbænk, nodepult.

Orgelbænken skal ved et orgel med pedal være flytteligt og indstillelig i højden. - Placering af nodepulten skal helst - ved større orgler ubetinget - være justerbar. Beskrivelser og tegninger af orgelbænk og nodepult skal foreligge, når det ikke drejer sig om standardudførelser.

13. Beskrivelse af eventuelle svelleanordninger.

14. Orglets stemning.

Stemningen bør ansættes således, at svingningstallet for kammertonen a1 ved 20 grader C. er 440 hz.

15. Luftforsyningsanlæg.

Bælgværk, kanaler etc. beskrives, med oplysning om beskaffenheden af de anvendte materialer. Endvidere må der gives oplysning om blæserens fabrikat og tekniske data, dens placering og lydisoleringens udførelse.

Tilbudet må tillige indeholde en erklæring om, at forskrifterne i kirkeministeriets cirkulære af 11. juli 1960 om installation af elektriske orgelblæsere i kirkerne vil blive iagttaget.

16. Andet tilbehør.

Fast tilbehør, såsom stemmebroer, trapper, stiger, spillebordsbelysning, salmebogshylde, spejl, afbrydere, kontrollampe for blæser etc., skal, når det leveres sammen med orglet, være indbefattet i tilbudsprisen.

17. Udenfor tilbud.

Det må præciseres, hvilke arbejder og leverancer der ikke omfattes af tilbudet. Udgifter i forbindelse med afholdelse af godkendelsesforretning afholdes af køberen.

II. Tilbud på orgelfacader og orgelhuse.

Tilbudet må ledsages af tegninger af orgelhus og -facade 1:20 eller derover, og der må gøres rede for materialer og overfladebehandling, samt - af hensyn til den bærende konstruktion - for orglets vægt.

III. Tilbud på nedtagning af eksisterende orgel.

Tilladelse til nedtagning af et eksisterende kirkeorgel vil normalt kun blive givet, når der foreligger en kassationserklæring, udfærdiget af en af de i afsnit XI omtalte orgelbygningskyndige organister. Skønnes et orgel eller dele deraf at være af særlig arkitektonisk eller orgelhistorisk interesse, bør der - før kassationserklæring udfærdiges - rettes henvendelse til nationalmuseet. Udfaldet af henvendelsen skal fremgå af kassationserklæringen.

IV. Tilbud på reparationer - ud over almindelig stemning og vedligeholdelse - ombygninger og omdisponeringer m.v.

Tilbudet må indeholde en udførlig rapport om det pågældende orgel: dets bygmester, bygningsår; eventuelle ombygninger og reparationer: hvornår og af hvem de er foretaget; dets vindlade-, traktur- og registratursystem, bælganlæg, vindtryk og tonehøjde (svingningstal for a1); disposition, klaviaturernes toneomfang, værkinddeling og -placering etc. Endvidere må rapporten give oplysning om orglets tilstand: eventuelle funktionsfejl, ormeangreb, fugt- eller tørkeskader o.lign.

Tilbudet skal være således specificeret, at arbejdets art og omfang tydeligt fremgår heraf.

V. Priser og betalingsbetingelser.

Tilbudssummen skal såvel i tilbud vedrørende levering af nye orgler, orgelfacader og orgelhuse som i tilbud vedrørende udførelse af reparationer, ombygninger, omdisponeringer etc. specificeres på 3 beløb: materialer, arbejdsløn og generalomkostninger. Tilbudet skal endvidere indeholde angivelse af den for vedkommende orgelbyggeri ved tilbudets afgivelse gældende gennemsnitlige timelønsats for piano- og orgelarbejdere.

Tilbudssummen, som skal omfatte alle arbejder incl. transport af orgeldele til kirken og orgelbyggerens rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med arbejdet i kirken, skal være fast og bindende. Prisreguleringsforbehold kan dog godkendes, såfremt det går ud på, at beløbet for arbejdsløn og 75 pct. af beløbet for generalomkostninger reguleres i overensstemmelse med ændringer i den gennemsnitlige overenskomstmæssige timeløn for vedkommende orgelbyggeri, der måtte finde sted inden kontraktens udløb. Forbehold om regulering af beløbet for materialer kan kun godtages, såfremt forbeholdet går ud på regulering som følge af bevislige prisstigninger, der har fundet sted inden 1. indbetaling til leverandøren. 1. indbetaling reguleres i overensstemmelse hermed.

Skal leverandøren yde godtgørelse for overtagelse af et kasseret orgel eller dele af et sådant, skal størrelsen af godtgørelsen eller principperne for dennes beregning ligeledes fastsættes i tilbudet

Stilles der krav om delvis forudbetaling af tilbudssummen, må følgende betalingsvilkår optages i tilbudet

»Af tilbudssummen forfalder en tredjedel senest ved arbejdets påbegyndelse på orgelbyggeriet; anden rate, svarende til halvdelen af tilbudssummen, når orgeldelene indleveres i kirken, og opstillingen påbegyndes; og resten sammen med eventuelle reguleringsbeløb vedrørende lønninger og generalomkostninger, når det færdige orgel eller orgelarbejde er afsynet og skriftlig godkendelse foreligger«.

Kan prisen for reparationer, ombygninger, omdisponeringer etc. først fastlægges efter demontering af orglet, må der ved sagens fremsendelse medfølge et skønsmæssigt overslag, og derefter må der snarest muligt efter orglets demontering fremsendes et bindende tilbud. Opmærksomheden henledes i denne forbindelse på, at der også efter orglets demontering vil kunne rejses spørgsmål om kassation af orglet.

Den endelige afregning skal indeholde særskilt, specificeret beregning af eventuelle reguleringsbeløb. De til kontrol af denne beregning fornødne oplysninger skal stilles til rådighed af leverandøren.

Såfremt et orgelarbejde ønskes udført efter løbende regning, må der redegøres for de omstændigheder, som undtagelsesvis måtte tale herfor. Afregning vedrørende et arbejde, der er godkendt til udførelse efter regning, må være specificeret for så vidt angår medgåede materialer og arbejdsløn samt indeholde oplysning om antallet af medgåede arbejdstimer og om den under arbejdets udførelse gældende bruttotimeløn.

VI. Ændringsklausul.

Tilbuddet må indeholde en erklæring om, at aftale om ændring af et godkendt tilbud skal bekræftes skriftligt og forelægges kirkeministeriet/stiftsøvrigheden til godkendelse.

VII. Garanti.

Ethvert tilbud skal indeholde en udtrykkelig garantierklæring.

For nybyggede, ombyggede eller hovedreparerede orglers holdbarhed og funktionsdygtighed, herunder at vindvejene til piberne er konstant tætte, skal der afgives en 10-årig garanti. Denne garanti skal være gældende uden andre begrænsninger eller forbehold end de i det følgende nævnte.

Orgelbyggeren kan betinge sin garantiforpligtelse af, at der foretages regelmæssigt tilsyn med orglet i garantiperioden ved en af ham udsendt eller godkendt fagmand. Størrelsen af de med sådant tilsyn forbundne udgifter må nærmere angives i tilbuddet. Skal betalingen for tilsynet kunne reguleres i garantiperioden, må principperne for reguleringen angives i tilbuddet.

Indgår elektrisk udstyr i leverancen ydes fabriksgaranti, dog mindst 1 år.

For andre orgelarbejder må der garanteres i 10 år for det udførte arbejde og de anvendte materialer. Eventuelle forbehold om begrænsning af garantiforpligtelsen må nærmere præciseres i tilbuddet.

Garantiperioden løber fra det tidspunkt, hvor godkendelsesattest foreligger, jfr. afsnit XI.

Inden for garantiperioden er leverandøren forpligtet til ufortøvet og uden udgift for kirken at afhjælpe enhver mangel eller defekt ved det pågældende arbejde. Pludseligt opståede funktions- eller justeringsfejl af mindre betydning kan dog kun fordres afhjulpet lejlighedsvis. Hvor der foreligger abnorme forhold i kirken i henseende til den relative luftfugtighed (under 25 pct. - over 90 pct.). skal leverandøren dog være berettiget til midlertidigt at udsætte udførelsen af garantiarbejder, indtil de klimatiske forhold i kirkerummet er bragt i orden.

Har de abnorme forhold i henseende til den relative luftfugtighed været af en sådan art og varighed, at de har medført væsentlig og varig skade på de for orglets holdbarhed og funktionsduelighed afgørende dele, bortfalder garantiforpligtelsen for så vidt angår de pågældende skader. Har leverandøren ført tilsyn med orglet i garantiperioden, er det dog en betingelse, at han i tide og overfor rette vedkommende har gjort opmærksom på de skadeforvoldende forhold.

Det følger iøvrigt af almindelige regler, at garantiforpligtelsen bortfalder for så vidt angår defekter. der skyldes urigtig behandling, ydre vold eller andre lignende omstændigheder, som leverandøren ikke kan have ansvar for.

VIII. Sikkerhedsstillelse, forsikring.

Skal tilbudssummen ifølge tilbuddet erlægges i 3 rater, jfr. afsnit V, skal der i tilbudet optages en bestemmelse om, at leverandøren stiller garanti eller anden sikkerhed for den første indbetaling, løbende indtil orgeldelene indleveres i kirken, og opstillingen påbegyndes.

Fra og med orgeldelenes indlevering i kirken påhviler ansvaret for disses forsikring kirken.

IX. Leveringstid.

Leveringstidspunktet fastsættes i den i afsnit X omtalte kontrakt.

For så vidt angår reparations- og ombygningsarbejder etc., hvis omfang ikke på forhånd kan fastlægges, må leveringstiden angives i det bindende tilbud, som ifølge bestemmelserne i afsnit V skal afgives efter orglets demontering.

Det må fremgå af tilbuddet, om leverandøren gør krav på godtgørelse for eventuelle udgifter til opmagasinering, transport, forsikring etc. i tilfælde af, at leveringstiden overskrides som følge af forsinket udførelse af bygningsarbejder i kirken eller andre lignende forhold, som leverandøren ikke bærer ansvar for.

X. Kontrakt.

Mellem menighedsrådet på kirkens vegne og orgelbyggerfirmaet må der i henhold til det af kirkeministeriet/stiftsøvrigheden godkendte tilbud og de i nærværende cirkulære indeholdte bestemmelser indgås en kontrakt. Stempelafgiften berigtiges ved orgelbyggerfirmaets foranstaltning. Kontrakten skal indeholde angivelse af: 1. leverancens/arbejdets beskaffenhed, 2. tilbudets dato, 3. den approberende myndighed samt approbationsskrivelsens dato og journalnummer, 4. leveringsprisen, betalingsbetingelserne samt eventuel garanti, herunder dennes størrelse og løbetid (bekræftelse vedhæftes kontrakten), 5. eventuelt forbehold om prisregulering, 6. leveringstidspunktet, der angives ved det år og det kvartal i året, i hvilke levering vil ske, 7. andre særlige aftaler, f.eks. om nedtagning af et kasseret orgel og hel eller delvis overtagelse af orgeldelene samt vilkårene herfor, 8. den af menighedsrådet til foretagelse af godkendelsesforretning antagne kontrollants navn, stilling og postadresse.

Kontrakten udfærdiges i 4 eksemplarer, af hvilken menighedsrådet får 1 og orgelbyggerfirmaet 2, medens 1 indsendes til den approberende myndighed.

En kontraktformular er aftrykt som bilag til nærværende cirkulære.

XI. Godkendelsesforretning.

Ethvert nybygget orgel samt ethvert andet orgelarbejde, såsom hovedreparation, ombygning, omdisponering o.lign., skal ved afleveringen synes og godkendes af en af menighedsrådet antaget sagkyndig kontrollant, valgt blandt de af kirkeministeriets konsulent i sager vedrørende kirkeorgler hertil udpegede orgelbygningskyndige organister.

Med hensyn til valg af en sagkyndig kontrollant og afholdelse af godkendelsesforretning forholdes som i det følgende anført: 1. Valg af kontrollant skal ske senest, når menighedsrådet har modtaget meddelelse om den approberende myndigheds godkendelse af tilbuddet. Med meddelelse herom gives der orgelbyggerfirmaet underretning om kontrollantens navn, stilling og adresse. 2. Samtlige sagens akter skal stilles til rådighed for kontrollanten, så snart han træder i funktion. 3. såfremt enten kontrollanten eller menighedsrådet ønsker det, eller det af kirkeministeriet/stiftsøvrigheden er stillet som en betingelse for godkendelse af tilbuddet, skal kontrollanten have adgang til at besigtige og afprøve færdige eller under forarbejdning værende dele af leverancen på værkstedet eller i kirken. 4. Den afsluttende godkendelsesforretning skal finde sted snarest og senest 14 dage efter, at orgelbyggefirmaet har meldt arbejdet afsluttet. Til deltagelse i godkendelsesforretningen indkaldes ved kontrollantens foranstaltning repræsentanter for orgelbyggefirmaet og menighedsrådet samt kirkens organist. 5. Ved godkendelsesforretningen skal orgelbyggerfirmaets repræsentant åbne orglet i et sådant omfang, at kontrol kan finde sted. 6. Det skal ved godkendelsesforretningen konstateres, om arbejdet er udført i overensstemmelse med det godkendte tilbud, hvorom der af kontrollanten afgives en detailleret, skriftlig erklæring. 7. Orgelbyggerfirmaet skal afgive skriftlig erklæring om, hvorvidt orglet er bygget, respektive arbejdet er udført, i overensstemmelse med det godkendte tilbud. Denne erklæring kan eventuelt afgives ved påtegning på den af kontrollanten afgivne erklæring. 8. Konstateres der ved den afsluttende godkendelsesforretning mangler, og finder kontrollanten, at der efter afhjælpning af manglerne bør afholdes en fornyet godkendelsesforretning, må de hermed forbundne udgifter afholdes af orgelbyggerfirmaet. 9. De under pkt. 6 og 7 nævnte erklæringer indsendes af menighedsrådet til den approberende myndighed.

Et antal eksemplarer af nærværende cirkulære, der fra 1. januar 1976 træder i stedet for kirkeministeriets cirkulære af 15. maj 1957 om affattelse af orgeltilbud m.v., vedlægges til omdeling blandt provstiudvalgene og kirkebestyrelserne.

Kirkeministeriet, den 15. oktober 1975.

P.M.V.

E.B.

Arne Truelsen.

Ingen