Cirkulære om brug af skemaer i sager om opførelse og istandsættelse af kirker

Cirkulære om brug af skemaer i sager om opførelse og istandsættelse af kirker

For at tilvejebringe et mere ensartet grundlag for behandlingen af sager om byggearbejder vedrørende kirker har kirkeministeriet ladet fremstille 2 sæt skemaer til brug henholdsvis i sager om opførelse og udvidelse af kirker og i sager om større istandsættelser af kirker. Ansøgninger om godkendelse af projekter til sådanne arbejder må fremtidig udfærdiges på disse skemaer i overensstemmelse med nedenstående vejledning. Er et byggearbejde opdelt i flere selvstændige etaper, må der udfærdiges skemaer for hvert byggeafsnit for sig.

Skemaerne fås udleveret hos kirkens overtilsyn.

A.Skema I og II til brug i sager vedrørende opførelse og udvidelse af kirker.

1. Ansøgning om godkendelse af skitseprojekt til opførelse eller udvidelse af en kirke udfærdiges på skema I i 4 eksemplarer og indsendes ad sædvanlig tjenstlig vej til ministeriet, bilagt situationsplan, grundplan af hver etage samt tegninger af kirkens eksteriør og interiør i 3 eksemplarer. I rubrik 3 anføres en kort beskrivelse af projektet med angivelse af de enkelte bygningsdele og af byggemåden. Om ønskes kan der i stedet i rubrikken henvises til en medfølgende særskilt beskrivelse.

I rubrik 2 anføres en kort motivering for projektet, herunder oplysning om befolkningsforholdene på stedet. Hvis der er tale om udvidelse af en kirke i henhold til synsudsættelse, jfr. lov nr. 103 af 8. maj 1908 om sognekirkers udvidelse § 1, vedlægges tillige udskrift af det synsprotokollen herom tilførte.

Ved udfyldelsen af rubrik 4 lægges skønsmæssige overslag fra arkitekt og ingeniør til grund ved beregningen af de samlede udgifter.

Er projektet fremkommet gennem afholdelse af en arkitektkonkurrence, må der i en følgeskrivelse gives nærmere oplysninger herom.

Skemaet underskrives af menighedsrådets formand eller - såfremt en kirkekomite er bygherre - af kirkekomiteens formand.

Detailprojekteringen bør ikke iværksættes, før ministeriets godkendelse af skitseprojektet foreligger.

2. Ansøgning om godkendelse af detailprojekt (totalprojekt) til opførelse eller udvidelse af en kirke udfærdiges på skema II i 4 eksemplarer og indsendes ad sædvanlig tjenstlig vej til ministeriet, bilagt udførlige beskrivelser og hovedtegninger i 3 eksemplarer samt detailtegninger i 2 eksemplarer. I beskrivelserne må der redegøres særskilt for eventuelle afvigelser fra det godkendte skitseprojekt. Totalprojekter til opførelse af nye kirker må være ledsaget af detailforslag i ingeniørmæssig udførelse til installation af varme-, ventilations- og befugtningsanlæg, bilagt beskrivelse og eventuelle vilkår for tilslutning til elektricitets- eller fjernvarmeværk. Forslag til anskaffelse eller udførelse af inventar, belysningslegemer, harmonium eller orgel, klokker, ringemaskiner og eventuel alterprydelse, bilagt de til bedømmelse af disse forslag fornødne tegninger og beskrivelser, må - så vidt muligt - ligeledes forelægges ministeriet til godkendelse samtidig med forslaget til bygningsarbejderne.

Skemaet forudsættes normalt udfyldt af den projekterende arkitekt i samråd med den projekterende ingeniør. Bygherren meddeler arkitekten de til udfyldelse af rubrik A fornødne oplysninger om eventuelle udgifter i forbindelse med erhvervelse af byggegrunden. I rubrikkerne B-E anføres de af arkitekt og ingeniør - eventuelt på grundlag af indhentede vejledende tilbud - beregnede detaillerede overslagspriser.

I rubrik F specificeres de beregnede udgifter til honorarer m.v., hvorhos der i rubrik G - såfremt det skønnes fornødent - afsættes et beløb til dækning af uforudseelige udgifter, gældende for samtlige poster. Opmærksomheden henledes i denne forbindelse på bestemmelserne om vinterbyggeri, jfr. boligministeriets bekendtgørelse nr. 71 af 12. marts 1969 og cirkulære nr. 209 af 25. september 1969. I det omfang, arbejdet må påregnes udført i vintermånederne, må der af den projekterende arkitekt afsættes et skønnet beløb til dækning af de udgifter til vinterforanstaltninger, som påhviler bygherren.

Med hensyn til refusion af erlagt merværdiafgift, jfr. rubrik I, henvises til finansministeriets bekendtgørelse af 8. april 1968.

Da der i hvert enkelt tilfælde må tages stilling til, hvilke bygningsdele og lokaliteter, der kan finansieres efter de for opførelse af kirker gældende finansieringsbestemmelser, jfr. kirkeministeriets cirkulære nr. 232 af 18. november 1966 om opførelse af kirker, må der som i skemaet angivet foretages en fordeling af samtlige udgifter på kirken, menighedslokale m.v. og andre lokaler i overensstemmelse med de i noterne side 1 forneden angivne retningslinjer.

Skemaet underskrives af arkitekt og ingeniør. Efter at være suppleret med en specificeret finansieringsplan og med oplysning om kasserer og revisor for byggearbejdet underskrives skemaet endvidere af menighedsrådets formand eller - såfremt en kirkekomite er bygherre - af kirkekomiteens formand. De fornødne oplysninger m.v. til brug ved behandling af finansieringsplanen, jfr. kirkeministeriets fornævnte cirkulære af 18. november 1966, vedlægges særskilt.

Arbejdet med opførelse eller udvidelse af en kirke må ikke iværksættes, før ministeriets godkendelse af detailprojektet (totalprojektet) og finansieringsplanen foreligger.

Hvor udfaldet af en efter projektets godkendelse afholdt licitation eller anden indhentning af bindende tilbud viser, at de samlede udgifter vil overstige de ifølge finansieringsplanen til rådighed værende midler, må et ajourført skema II med revideret finansieringsplan indsendes til ministeriet, og arbejdet må da først iværksættes, når ministeriets godkendelse af det ajourførte overslag og den reviderede finansieringsplan foreligger.

Opmærksomheden henledes på, at byggearbejder, hvortil der ydes statsstøtte, er underkastet bestemmelserne i boligministeriets cirkulære af 21. juni 1968 om faste priser og tidsfrister, jfr. kirkeministeriets cirkulære af 26. september 1968 om indførelse af en fastprisordning for visse byggearbejder. I tilfælde, hvor fastprisordningen finder anvendelse, anføres i eventuelt ajourført skema II alene specifikation for så vidt angår arbejder og leverancer, som ikke omfattes af de i henhold til fastprisordningen afgivne tilbud, samt for honorarer og omkostninger. De samlede udgifter må dog også i disse tilfælde fordeles på kirken, menighedslokale m.v. og andre lokaler.

B. Skema I og II til brug i sager vedrørende istandsættelse af kirker.

1. Ansøgning om godkendelse af forslag til mere omfattende istandsættelser af kirker (hovedistandsættelser) udfærdiges på skema I i 4 eksemplarer og indsendes ad sædvanlig tjenstlig vej til kirkeministeriet, bilagt beskrivelser og hovedtegninger i 3 eksemplarer, detailtegninger i 2 eksemplarer samt eventuelt foreliggende tilbudsmateriale.

Skemaet forudsættes normalt udfyldt af den projekterende arkitekt i samråd med den projekterende ingeniør.

Skemaet side 3 og det nederste hovedafsnit på side 4 skal kun udfyldes, såfremt der søges statstilskud til arbejdet.

Skemaet underskrives af arkitekt og ingeniør. Efter at være suppleret med en specificeret finansieringsplan og med oplysninger om menighedsrådets formand, kasserer og revisor for arbejdet underskrives skemaet endvidere af menighedsrådets formand. De fornødne oplysninger m.v. til brug ved behandling af finansieringsplanen vedlægges særskilt.

Arbejdet med kirkens istandsættelse må ikke iværksættes, før ministeriets godkendelse af forslaget og finansieringsplanen foreligger.

Såfremt det under arbejdets udførelse viser sig nødvendigt at foretage ændringer eller udvidelser af det godkendte forslag, må ministeriets godkendelse heraf indhentes.

2. Skema II, der er beregnet til udfærdigelse af ajourført overslag og revideret finansieringsplan, indsendes i 2 eksemplarer ad sædvanlig tjenstlig vej til kirkeministeriet i nedennævnte tilfælde

a) når der inden arbejdets påbegyndelse gennem indhentning af tilbud eller på anden måde konstateres, at det i skema I indeholdte overslag hviler på et ikke holdbart udgiftsskøn,

b) når det viser sig nødvendigt at ændre eller udvide det godkendte forslag med udgiftsforøgelse til følge, jfr. foran under B 1,

c) når det i andre tilfælde under arbejdets udførelse konstateres, at en udgiftsforøgelse må påregnes, samt

d) når ajourført overslag begæres indsendt af ministeriet til brug ved beregning af et ansøgt statstilskud.

I et særskilt bilag må der som supplement til den reviderede finansieringsplan afgives indstilling om tilvejebringelse af de fornødne yderligere midler.

Med hensyn til regnskabsføring og revision vedrørende de i nærværende cirkulære omhandlede byggearbejder må der - indtil der ved ministeriets foranstaltning er udarbejdet særlige skemaer til brug ved regnskabsaflæggelse - forholdes i overensstemmelse med forskrifterne i kirkeministeriets cirkulære af 10. november 1953.

Kirkeministeriets cirkulære nr. 42 af 19. marts 1956 om andragender vedrørende byggearbejder m.v. ved kirker er hermed bortfaldet.

Et antal eksemplarer af nærværende cirkulære vedlægges til omdeling blandt provstiudvalg, menighedsråd og kirkekomiteer.

Kirkeministeriet, den 31. januar 1970.

P.M.V.

E.B.

Arne Truelsen.

Ingen