Rigsarkivarens cirkulære af 30. september 1968 til Rigsarkivets afdelinger om tilgængelighed af materiale i Rigsarkivet

Rigsarkivarens cirkulære af 30. september 1968 til Rigsarkivets afdelinger om tilgængelighed af materiale i Rigsarkivet

I henhold til instruks for Rigsarkivaren, udstedt af Ministeriet for Kirke- og Undervisningsvæsenet 16. december 1896, og efter forhandling med de forskellige ministerier m.m. fastsættes følgende regler for tilgængelighed

1. Rigsarkivets arkivalier af offentlig proveniens er sædvanligvis tilgængelige, når de er 50 år gamle. Denne såvel som de andre frister regnes fra en protokols, en pakkes eller et lægs slutningsår.

2. For følgende arkivalier gælder ingen tilgængelighedsfrist

Kort og tegninger, som ikke er af militær proveniens eller ikke vedrører militære anlæg, installationer og materiel, anlæg inden for civilforsvaret og det civile beredskab eller som ikke er klassificeret til tjenestebrug fortroligt, hemmeligt eller yderst hemmeligt.

Anmeldelser med bilag i Aktieselskabsregistrets arkiv, se dog også bestemmelsen under punkt 4, stk. 3.

Følgende arkivalier i Skibsregistrets arkiv: Dagbogen, skibsregistret, rederiregistret og skibsmapper.

3. Sager, der indeholder oplysninger, som

1. er af betydning for rigets sikkerhed,

2. angår kongehuset,

3. kan være krænkende for den person, de angår, og hans nærmeste familie eller

4. vedrører forhold, der tilhører privatlivet, og som med rimelig grund kan forlanges unddraget offentligheden, er først tilgængelige, når de er 80 eller 100 år gamle, evt. 100 år efter den pågældendes fødsel.

Tilgængelige efter 80 år.

Sager vedrørende fratagelse af autorisationer o.l.

Sager vedrørende eftersøgning af personer.

Sager vedrørende separation og skilsmisse.

Testamenter, arvesager og sager om båndlagte midler.

Dommerregnskaber.

Sager vedrørende umyndiggørelse og værgemål.

Faderskabssager.

Sager om enkeltpersoners tilladelse til at indgå ægteskab.

Retsmedicinske sager.

Sager mod tjenestemænd og andre, der er ansat i statens tjeneste.

Højesterets retsprotokoller, herunder voteringsprotokoller og sager, der hører til protokollerne.

Sikkerhedspolitiets arkiv.

Rigspolitiets Efterretningstjenestes arkiv.

NSDAPs arkiver, regnet fra 1945.

Centralkartoteket og dertil hørende materiale, regnet fra 1945.

Andre arkivalier, afl. af Rigspolitiets Efterretningstjeneste.

Indfødsretssager.

Civilforsvarsstyrelsens akter.

Sager vedrørende civilt beredskab.

Sager om tilladelse til fremstilling af krigsmateriel i medfør af lov nr. 139 af 7. maj 1937.

Kort og tegninger, som er af militær proveniens eller angår militære anlæg, installationer og materiel samt kort og tegninger vedrørende anlæg inden for civilforsvaret og det civile beredskab.

Lægsruller.

Sager vedrørende enkeltpersoners og virksomheders overtrædelse af skatte- og afgiftslove.

Sager vedrørende invalider og revalidender.

Sager vedrørende tilskadekomne efter ulykkesforsikringsloven o.lign. erstatningslove, herunder også mødeprotokoller og kopibøger.

Skadessager fra Direktoratet for Ulykkesforsikring.

Socialforskningsinstituttets arkivalier.

Folketællinger. Folketællingen 1890 er dog straks tilgængelig. Se desuden s. 10, cirkulære af 13. marts 1972.

Helbredsattester.

Tilgængelige efter 100 år, regnet fra den pågældendes fødsel.

Personaleakter.

Straffe- og benådningssager, herunder også strafafsoning og rettigheders generhvervelse.

Sager vedrørende psykopater samt sindssyge, åndssvage og drikfældige personer.

Sikkerhedspolitiets og Rigspolitiets Efterretningstjenestes sager vedrørende enkeltpersoner.

Andre sager der indeholder oplysninger, som kan være krænkende for den person, de angår, eller vedrører forhold, der tilhører privatlivet, og som med rimelig grund kan forlanges unddraget offentligheden.

De pågældende sager skal dog for at være tilgængelige også være 50 år gamle, jfr. punkt 1. Hvis de hører under de arkiver eller kategorier af arkivalier, der først er tilgængelige, når de er 80 år gamle, skal de dog have opnået denne alder.

Tilgængelige efter 100 år.

Statsrådsprotokoller. (Se side 13)

Sager vedrørende adoption.

Sager vedrørende personer under børneværn og forsorg.

Sager vedrørende sterilisation og kastration.

Sager vedrørende abortus provocatus.

Medico-legale dødsattester.

Sygejournaler og andre arkivalier, der omfattes af lægelovens § 9 ff.

Sager vedrørende veneriske patienter.

Oversigten over offentlige arkivalier, som først er tilgængelige, når de er 80 eller 100 år gamle, gør ikke krav på at være fuldstændig, ligesom der også stadig afleveres nye kategorier af sager. Overarkivarerne må derfor indskærpe den del af personalet, som har med ekspedition, udlån og fotografering at gøre, at man ved nyere sager - ikke mindst sådanne, som ikke er 80 år gamle - bør have opmærksomheden henvendt på, at der kan være andre arkivalier end de i fortegnelsen opførte, som ikke uden videre kan fotograferes eller udleveres til besøgende og lånere. I alle tilfælde, hvor der kan være tvivl om, hvorvidt arkivalierne bør gøres tilgængelige eller ej, skal sagen forelægges overarkivaren, eventuelt Rigsarkivaren, til afgørelse.

4. Følgende arkivalier er helt utilgængelige

Forsvarsministeriets sager, forsåvidt de er stemplet Fortroligt P eller lignende.

Fødselsstiftelsens udsættelsesprotokoller og sager i Fødselsstiftelsens arkiv, der oplyser om identiteten af en fødende, der ikke har givet afkald på anonymiteten. Når der er gået 100 år efter fødslen, kan der dog meddeles oplysning om moderens navn, fødselsdag, fødested samt eventuelt også om hendes forældres navne og fødselsdage.

Regnskaber i Aktieselskabsregistrets arkiv stammende fra aktieselskaber, hvis bestyrelse, resp. likvidator, iflg. regnskabernes udvisende har taget forbehold mod disses offentliggørelse. Henvendelse om benyttelse kan rettes til selskabets tidligere likvidator; i fornødent fald forelægges sagen for Rigsarkivaren, der indhenter en udtalelse om spørgsmålet fra Aktieselskabsregistret.

5. Den, der ønsker at benytte arkivalier af offentlig proveniens, som ikke er almindeligt tilgængelige, indsender en skriftlig ansøgning herom til Rigsarkivaren. Hvis sagerne er tilgængelige efter 50 år, giver Rigsarkivaren tilladelse til benyttelse, når sagerne er 25 år gamle og skal anvendes til forskningsbrug. Er fristen 80 år eller 100 år, giver Rigsarkivaren tilladelsen, når de pågældende sager er over 50 år. Hvis sagerne ikke er 25, henholdsvis 50 år, er forudsætningen for benyttelse, at der foreligger skriftlig tilladelse hertil fra den styrelse, det kontor eller den institution, som har afleveret det pågældende materiale eller har dispositionsretten derover.

Fra følgende ministerier og institutioner skal der i alle tilfælde indhentes tilladelse fra rette vedkommende, når sagerne ikke har den alder, som er forudsætningen for, at de er almindeligt tilgængelige, jfr. pkt. 3

Statsministeriet: statsrådsprotokoller.

Udenrigsministeriet og de danske repræsentationer i udlandet.

Justitsministeriet.

Rigspolitiets Efterretningstjeneste.

Forsvarsministeriet og de under dette hørende institutioner.

Indenrigsministeriet: sager vedrørende civilforsvaret.

Civilforsvarsstyrelsen.

Sundhedsstyrelsen.

Statens Husholdningsråd.

Tilsynet med banker og sparekasser.

Rigshospitalet.

Danmarks Statistik.

Hvis det af praktiske grunde vil være vanskeligt at opnå skriftlig tilladelse til benyttelsen fra rette vedkommende, kan en sådan af Rigsarkivaren eller af overarkivaren på 2. afdeling indhentes telefonisk. Rigsarkivaren eller overarkivaren skal i så fald skriftligt attestere, at der foreligger tilladelse til benyttelsen.

6. For følgende arkivalier gælder særlige regler

Kongehusets arkiv.

Se s. 11 skrivelse af 22/6-1972 fra Kabinetssekretariatet.

1. De sager, der arkivalsk set udgør en del af de danske kongers og deres dronningers arkiver til og med Christian 7., er almindeligt tilgængelige.

2. Arkivalier, der arkivalsk set er en del af Frederik 6.s og hans dronnings arkiver, er tilgængelige med Rigsarkivarens tilladelse.

3. Arkivalier, som arkivalsk set er en del af Christian 8.s, hans gemalinders samt senere kongers og dronningers arkiver, er kun tilgængelige med Hans Majestæt Kongens tilladelse. Dette gælder således også arkivalier fra tiden før deres tronbestigelse.

4. Andre sager i »Kongehusets arkiv« end de under 1-3 nævnte er almindeligt tilgængelige, hvis de er fra tiden til og med 13. marts 1808. Arkivalier fra tiden 14. marts 1808 til 3. december 1839 er tilgængelige med Rigsarkivarens tilladelse. Hvis der ønskes adgang til at benytte sådanne arkivalier i »Kongehusets arkiv« fra tiden efter 3. december 1839, skal Hans Majestæt Kongens tilladelse indhentes.

Også akterne vedrørende processerne mod dronning Caroline Mathilde og J. F. Struensee er nu almindeligt tilgængelige. I tre eksemplarer af V. A. XIII, der findes på læsesalen, i Rigsarkivarens kontor og hos chefen for sekretariatet, er der med rødt givet oplysning om tilgængeligheden

T. = almindeligt tilgængelige arkivalier.

R. = arkivalier, der er tilgængelige med Rigsarkivarens tilladelse.

K. = arkivalier, til hvis benyttelse der skal indhentes tilladelse fra Hans Majestæt Kongen.

Alle de i registrant 101 registrerede arkivalier er almindeligt tilgængelige med undtagelse af enkelte af de på s. 1-5 registrerede sager. Disse er mærket med enten R eller K.

Hofmarskallatet.

Arkivet er tilgængeligt indtil tronskiftet 1906.

Kabinetssekretariatet.

Arkivet er tilgængeligt indtil tronskiftet 1906.

Rigsarkivaren kan dog unddrage enkelte arkivalier i Hofmarskallatets arkiv eller Kabinetsarkivet fra benyttelse, indtil Hofmarskallatets eller Kabinetssekretariatets tilladelse foreligger. Hvis sagerne ikke er 80 år gamle, skal de derfor inden udlevering eller udlån forelægges overarkivaren, som træffer afgørelse om, hvorvidt spørgsmålet om tilgængelighed skal forelægges Rigsarkivaren.

Kirkebøger og kirkebogsarkivalier.

For disse gælder samme regler som for det tilsvarende materiale i landsarkiverne, jfr. Rigsarkivarens cirkulære af 30. december 1964.

7. Privatarkiver.

Sager i private mænds og kvinders arkiver er først almindeligt tilgængelige, når de er 80 år gamle, sager i privatinstitutioners arkiver, når de er 50 år gamle, med mindre den, der har afleveret arkivalierne, udtrykkeligt har ønsket, at der skal gælde en kortere frist for tilgængelighed. Er der ved afleveringen fastsat en længere frist end 80, henholdsvis 50 år for tilgængeligheden, skal denne selvfølgelig overholdes.

Hvis den, der har afleveret et privatarkiv til Rigsarkivet, ikke har bestemt, at en eller flere privatpersoner inden for en bestemt frist skal give tilladelse til benyttelsen, eller hvis denne frist er udløbet, er det Rigsarkivaren, der giver tilladelse til at benytte de sager, som endnu ikke er 80, henholdsvis 50 år gamle, eventuelt til at få afskrift eller fotokopi deraf. Overarkivaren på 1. afdeling eller dennes stedfortræder kan dog på Rigsarkivarens vegne give tilladelse til på læsesalen at benytte private mænds og kvinders arkiver, der er 50 år gamle.

Dersom der ønskes adgang til at benytte private arkivalier, som endnu ikke er 80, henholdsvis 50 år gamle, og til hvis benyttelse der skal indhentes tilladelse fra Rigsarkivaren, skal der indsendes skriftlig ansøgning derom på de dertil beregnede skemaer. Rigsarkivaren eller overarkivaren på 1. afdeling - jfr. ovenfor - forsyner ansøgningen med den ønskede tilladelse.

8. Manuskriptsamlingen.

Det materiale, de findes heri, er almindeligt tilgængeligt, med mindre der er truffet særlige bestemmelser om utilgængelighed af den, der har afleveret manuskriptet, eller af Rigsarkivaren.

9. Personer, som på læsesalen eller andetsteds får tilladelse til at benytte arkivalier m.m., som ikke er almindeligt tilgængelige - som altså ikke er 50, henholdsvis 80 eller 100 år gamle - skal underskrive en erklæring, der skal sikre mod misbrug, jfr. skrivelser af 30. december 1964 og 1. oktober 1965. Det samme gælder, når der leveres afskrifter eller fotokopier (film, xerox o.s.v.) af arkivalier, der ikke er almindeligt tilgængelige.

10. For film og fotokopier m.m. af arkivalier gælder de samme regler som for de tilsvarende arkivalier.

Film af Danica i udlandet er først tilgængelige, når de fotograferede arkivalier er 50 år gamle. Rigsarkivaren kan dog give tilladelse til at benytte film af yngre arkivalier. Hvis det arkiv, hvorfra fotografier eller film er erhvervet, har en længere frist for tilgængelighed, skal denne respekteres, med mindre der foreligger tilladelse fra arkivet til, at materialet kan gøres almindeligt tilgængeligt.

11. For båndoptagelser og grammofonplader fastsættes bestemmelser om tilgængelighed i hvert enkelt tilfælde.

12. Hvis en udenlandsk forsker i henhold til arkivoverenskomsten med Bonn af 1963, jfr. overenskomsten af 15. december 1933, ønsker at benytte arkivalier, som endnu ikke er tilgængelige efter de almindelige regler, skal sagen forelægges Rigsarkivaren.

13. Lov nr. 141 af 13. maj 1964 om partsoffentlighed i forvaltningen vil næppe få større betydning for arkivvæsenet. § 11 bestemmer, at loven ikke kommer til anvendelse på dokumenter, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden, altså 1. oktober 1964. I § 9 bestemmes det, at spørgsmål om meddelelse af oplysninger efter denne lov afgøres af den myndighed, som i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, således at Rigsarkivet altså ikke selv skal tage stilling til, hvorvidt der kan opnås adgang til afleverede arkivalier i henhold til denne lov. Eventuelle spørgsmål om adgang til akter i Rigsarkivets eget arkiv i henhold til loven om partsoffentlighed forelægges Rigsarkivaren.

Rigsarkivet, den 30. september 1968.

Johan Hvidtfeldt

Ingen