Cirkulære om journalisering og arkivering ved underretterne. (Til dommerne ved underretterne udenfor København).

§ 1

Stk. 1. Ved hvert dommerembede føres - for så vidt sager af den pågældende art behandles ved embedet - følgende sagslister og journaler

Sagsliste over borgerlige sager (jfr. § 2).

Sagsliste over sager, der behandles i strafferetsplejens former (jfr.§ 3).

Fogedsagliste (jfr. § 4).

Skiftesagliste (jfr. § 34, stk. 2 og 3 i justitsministeriets cirkulære nr. 199 af 17. december 1957 om underretternes kasse- og regnskabsvæsen).

Bødeprotokol (jfr. justitsministeriets cirkulære nr. 111 af 30. april 1960).

Eksekutorbojournal (jfr. justitsministeriets cirkulære nr. 170 af 23. oktober 1935).

Journal over regnskabspligtige værgemål (jfr. § 5).

Skifteretsjournal (jfr. § 6).

Almindelig journal (jfr. §§ 7-9).

Arkivregistrant (jfr. § 21).

Stk. 2. Hvor det skønnes praktisk, f.eks. på grund af embedets størrelse, lokaleforholdene, eller fordi flere er beskæftiget med journalisering, kan de ovennævnte journaler opdeles, således at et eller flere sagområder udskilles og føres i særlige journaler.

§ 2

Stk. 1. I SAGSLISTEN OVER BORGERLIGE SAGER jfr. retsplejelovens § 277, stk. 1, indføres borgerlige retssager samt andre til civildommerembederne henlagte sager, med hensyn til hvilke der sædvanligvis sker tilførsel til retsbogen, herunder sager angående udmeldelse af syns- og skønsmænd uden for retsplejen, jfr. retsplejelovens § 14, stk. 1 c, sager i henhold til tinglysningslovens § 52 a eller udstykningslovens § 39. Endvidere optages i denne sagliste husdyrvoldgiftssager og lærlingevoldgiftssager.

Stk. 2. Sager, i hvilke der meddeles fri proces, bør straks, når meddelelse om bevillingen er modtaget, opføres i saglisten og ikke indføres i den almindelige journal.

Stk. 3. Efter dommerens bestemmelse kan der anlægges saglister for særlige grupper af de her henhørende sager, f.eks. faderskabssager, boligretssager og hysdyrvoldgiftssager.

§ 3

Stk. 1. I SAGLISTEN OVER SAGER, DER BEHANDLES I STRAFFERETSPLEJENS FORMER, indføres straffesager og sager om forhør i henhold til retsplejelovens § 1018.

Stk. 2. Sager om benådning og eftergivelse af bøder og konfiskationsbeløb indføres i saglisten og ikke i den almindelige journal.

Stk. 3. Såfremt det skønnes praktisk, kan der føres en særlig sagliste for politisager.

§ 4. I FOGEDSAGLISTEN indføres alle begæringer om foretagelse (autorisation) af fogedforretninger ved fogeden eller sognefogeden. Ved de særlige terminslister angående udpantning for skatter kan samtlige fra hver rekvirent samtidigt indleverede lister indføres under et enkelt nummer. For udpantningssager kan der om fornødent føres en særlig sagliste.

§ 5

JOURNALEN OVER REGNSKABSPLIGTIGE VÆRGEMÅL skal indeholde de fornødne rubrikker for værgemålsregnskabernes aflæggelse og revision. I journalen noteres tillige korrespondance m.v. vedrørende regnskabspligtige værgemål, herunder indbetalinger i og udbetalinger fra overformynderiet. Til journalen kan anvendes løsbladbog, jfr. justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 17. maj 1950. Sager angående værgebeskikkelser indføres i skifteretsjournalen, jfr. § 6.

§ 6

I SKIFTERETSJOURNALEN noteres med den anførte gruppering af sagerne

A. Alle sager om beskikkelse af værger, herunder lavværger, tilsynsværger og værger ad hoc. Beskikkelse af værger for umyndige eller fraværende arvinger i et af skifteretten behandlet bo behøver dog ikke at noteres.

B. Alle andre sager om værgemål, herunder testamentariske, for så vidt notering ikke sker i journalen over regnskabspligtige værgemål.

C. Sager om udbetalinger fra overformynderiet og andre sager vedrørende ikke-regnskabspligtige værgemål, bortset fra beskikkelser.

D. Andre skiftesager, herunder sager om konfirmation af testamenter og om henvisning af boer efter skiftelovens § 87 m.v.

§ 7

Stk. 1. ALMINDELIG JOURNAL inddeles af hensyn til arkiveringen i en afdeling for sager hørende til arkivets stamafdeling og en afdeling for sager hørende til arkivets midlertidige afdeling.

Stk. 2. Notarialsager, skrivelser fra matrikelmyndighederne samt særtryk af love m.v., der tilsendes embedet uden følgeskrivelse, journaliseres ikke. Det samme gælder servitutattester, uskadelighedsattester og andre dommerattester i henhold til tinglysningsloven eller anden lovgivning (f.eks. vejbestyrelsesloven). Skrivelser fra matrikelmyndighederne nummereres fortløbende for hvert kalenderår og indbindes efter årets udgang. Servitutattester, uskadelighedsattester o.lign. ordnes i omslag såvidt muligt efter sogn, ejerlav og matrikelnummer og arkiveres derefter årsvis.

§ 8

I almindelig journals AFDELING I. indføres med den nedenfor anførte gruppering sager, der henhører til arkivets stamafdeling, d.s.v. sager vedrørende

A. Embedets almindelige forhold, bygninger, lejede lokaler og inventar.

B. Personalesager

Sager vedrørende personaleforhold i almindelighed, ansættelser, afskedigelser, forfremmelser af de enkelte ansatte, konstitutioner og sanktioner for fuldmægtigene til at beklæde retten, bemyndigelser i henhold til retsplejelovens § 17, klager, disciplinærsager og sygesager.

C. Retsbude, stævningsmænd, faste vurderingsmænd ved skifteretten (taksatorer) og sognefogeder

Sager angående ansættelser, afskedigelser, henvendelser fra og klager over de pågældende.

D. Begæringer om udslettelser i henhold til tinglysningslovens § 20.

E. Andre tinglysningssager, herunder sager om stempelprøve af anholdte tinglysningsdokumenter.

F. Auktioner, herunder begæringer om auktioner ved fogeden og tvistigheder angående de af auktionslederen afholdte auktioner. Begæringer om udfærdigelse af auktions- eller fogedudlægsskøde journaliseres på auktionsbegæringens nummer.

G. Forskelligt.

§ 9

I journalens AFDELING II indføres med den nedenfor anførte gruppering sager, der henhører til arkivets midlertidige afdeling, d.v.s. sager vedrørende

A. Kasse- og regnskabsvæsen

Skrivelser vedrørende budgettet, korrespondance med finanshovedbogholderiet om anvisning af midler til afholdelse af embedets udgifter, indsendelse af kvartalsregnskaber, antegnelser, kasseeftersyn og andre regnskaber.

B. Statistiske indberetninger og andre indberetninger i særligt øjemed.

C. Lægdommere m.v.

Alle spørgsmål vedrørende grundlisteudvalg, udnævnelser, fritagelser for og slettelser af domsmænd, medlemmer af sø- og handelsretter, boligretter, husdyrvoldgiftsretter og lærlingevoldgiftsretter.

D. Advokater og auktionsledere m.fl.

Sager angående autorisation af advokatfuldmægtige, antagelser og afskedigelser af advokater til udførelse af offentlige og beneficerede sager, faste medhjælpere for skifteretterne, auktionsledere og disses fuldmægtige, meddelelser fra landbrugsministeriet om tilladelse til afholdelse af auktioner uden fogedens mellemkomst, sikkerhedsstillelse for auktionsledere og bemærkninger om de årlige eftersyn hos disse samt henvendelser fra og klager over de pågældende.

§ 10

Stk. 1. Skifteretsjournalen og almindelig journal bør ved alle embeder inddeles efter den i §§ 6-9 anførte gruppering af sagerne, der bør gennemføres, selv om et eller flere sagområder udskilles til særlige journaler, jfr. § 1, stk. 2.

Stk. 2. Underinddeling kan gennemføres efter embedets behov, f.eks. således at sager om beskikkelse af egentlige værger benævnes Sk.J.A.a., lavværger Sk.J.A.b. o.s.v.

§ 11

Stk. 1. Nummerering af de enkelte sager i saglister og journaler sker kalenderaarsvis.

Stk. 2. Notering af samme sag i flere saglister eller journaler bør undgås. Korrespondance i sager, der er indført i saglisterne, f.eks. om anholdelse til stempelprøve af dokumenter fremlagt i retten, bør derfor noteres i saglisten og eventuelt tillige på sagens omslag.

II. Arkivering.

A. Arkivaliernes inddeling.

§ 12

Arkivernes STAMAFDELING omfatter arkivalier, der skal afleveres til landsarkiverne. Den MIDLERTIDIGE AFDELING omfatter arkivalier, der ikke skal afleveres, men kasseres ved embedet.

§ 13

Stk. 1. Stamafdelingen og midlertidig afdeling adskilles i arkivrummet ved særskilt placering og iøjnefaldende afmærkning. På bind eller pakker henhørende til midlertidig afdeling anføres kassationsåret ved henlæggelse i arkivet.

Stk. 2. Beror spørgsmålet om henførelse til stamafdeling eller midlertidig afdeling på en konkret afgørelse for hver enkelt sag, jfr. således § 14, nr. 7 og 9, og § 15, stk. 1, bør afgørelsen træffes umiddelbart efter sagens afslutning, og sagen afmærkes tydeligt.

Stk. 3. Ved henlæggelsen i arkivet bør der ikke i samme pakke placeres sager henhørende til arkivets to afdelinger.

§ 14

Til arkivets stamafdeling hører

1. Arkivalier fra tiden før nærværende cirkulæres ikrafttræden (jfr. dog § 19).

2. De i § 8 omhandlede sager.

3. Dombøger, kendelsesbøger, retsbøger, stemmegivningsbøger, fogedbøger, auktionsbøger, herunder bøger afleveret af auktionslederne, boopgørelsesbøger og indbundne boopgørelser, skiftebøger, registreringsbøger, gældbøger, værgemålsbøger og løsblade fra disse, notarialbøger,medmindre de blot indeholder protestforretninger, journaler og saglister med undtagelse af eventuelle særlige saglister vedrørende udpantningsforretninger, alle løse registre og kartoteker til bøgerne samt arkivregistranter.

4. Indbundne testamenter og alle andre notarialdokumenter.

5. Tinglysningsarkivalier i det omfang, det er fastsat i de i medfør af tinglysningslovens § 50 udfærdigede bestemmelser.

6. Dokumenter til skiftesaglisten og eksekutorbojournalen, herunder bopakker.

7. Dokumenter til fogedsaglisten, for så vidt disse undtagelsesvis skønnes at være af særlig retlig eller historisk interesse på grund af sagens genstand eller en parts personlighed.

8. Auktionsledernes kataloger under samme betingelser som anført foran under 7. Om katalogerne bør opbevares, afgøres af fogeden ved en mindst gang årligt foretaget gennemgang af disse. Kataloger vedrørende kunstauktioner og betydende auktioner bør normalt opbevares.

9. Borgerlige retssager angående ægteskab, adoption, faderskab eller bidragspligt, umyndiggørelse, værgemål, ejendomsdom, sager efter tinglysningslovens § 52 a eller udstykningslovens § 39, sager angående skel, veje, servitutter, grundbyrder, hævdsrettigheder, patentrettigheder, mønsterbeskyttelse, varemærker, firma, selskabsforhold, forfatterret, kunstnerret, sager i hvilke der er fremlagt kort, rids, tegninger, fotografier, syns- og skønsforretninger el.lign. samt andre sager, som skønnes at være af særlig retlig eller historisk interesse, jfr. ovenfor under 7.

10. Værgemålsregnskaber.

11. Private regnskabsbøger og andre private arkivalier hidrørende fra konkurs- og dødsboer, jfr. dog § 22, stk. 2.

12. Skrivelser fra matrikelmyndighederne samt servitutattester, uskadelighedsattester o.lign.

§ 15

Stk. 1. Sager, der ikke er nævnt i § 14, og som ikke ganske må ligestilles med disse, henhører til arkivernes midlertidige afdeling, dog at enkelte sager, der skønnes at være af særlig retlig eller historisk interesse, altid bør henføres til stamafdeling.

Stk. 2. Sager, der fremtidig måtte blive henlagt til dommerembederne, samt sager, der er særegne for det enkelte dommerembede, henføres under stamafdelingen, medmindre anden bestemmelse træffes af justitsministeriet.

B. Aflevering og kassation.

§ 16

Stk. 1. Arkivalier fra tiden før nærværende cirkulæres ikrafttræden afleveret til landsarkivet i overensstemmelse med fristerne i bekendtgørelse nr. 34 af 10. marts 1891. Aflevering af de i § 14 nr. 11 nævnte regnskabsbøger m.v. sker efter nærmere aftale med landsarkivet.

Stk. 2. Tinglysningsarkivalier, bortset fra de i § 7, stk. 2 og § 8 pkt. D. og E. nævnte, afleveres og kasseres i overensstemmelse med de i medfør af tinglysningslovens § 50 udfærdigede bestemmelser.

Stk. 3. Andre arkivalier afleveres efter 30 års forløb, dog at arkivalier vedrørende skiftevæsenet og notarialvæsenet først afleveres efter 50 års forløb.

Stk. 4. Enhver aflevering anmeldes ved to ligelydende designationer.

§ 17

Stk. 1. Af de til midlertidig afdeling hørende arkivalier kasseres hovedbøger og kassebøger, herunder bikassebøger, efter 30 års forløb.

Stk. 2. Efter 10 års forløb kasseres alle andre til midlertidig afdeling hørende arkivalier. Notarialbøger, der alene indeholder protestforretninger, kan dog kasseres efter 5 års forløb.

Stk. 3. Kassation kan undlades i det omfang, praktiske hensyn taler for fortsat opbevaring af arkivalierne.

§ 18

Kasserede arkivalier skal enten destrueres ved opbrænding på stedet eller afhændes direkte til formaling på en papir- eller papfabrik.

§ 19

Landsarkivet kan foretage kassation af de i § 14 nr. 1 nævnte arkivalier efter de i nærværende cirkulære fastlagte retningslinier. Sådanne kassationer foretages normalt først efter arkivaliernes aflevering til landsarkivet, men kan, såfremt dommeren måtte ønske det, foretages ved embedet.

§ 20

Fristerne for aflevering og kassation regnes for bøgers vedkommende fra det tidspunkt, da bogen er udskrevet, og for dokumentpakkers vedkommende fra udgangen af det år, hvortil pakken hører, dog under forudsætnig af, at de dokumenterne vedrørende bøger allerede er afleveret eller samtidig afleveres.

C. Arkivregistranten.

§ 21

Stk. 1. Arkivalier, der henlægges i arkivet efter nærværende cirkulæres ikrafttræden, opføres i en arkivregistrant, der indrettes efter løsbladsystemet.

Stk. 2. Registranten indrettes med en afdeling for arkivalier i stamafdelingen og en afdeling for arkivalier i midlertidig afdeling. Arkivalierne indføres gruppevis, således at f.eks. alle arkivalier vedrørende skiftevæsenet står for sig. Rækkefølgen af grupperne skal være som på den som bilag til nærværende cirkulære tryke liste. I rubrikkerne »afgang« noteres, hvornår arkivalierne er afleveret til landsarkivet, henholdsvis hvornår og hvorledes de er kasseret.

Stk. 3. Ved embeder, hvor der ikke findes en fyldestgørende fortegnelse over de § 14, nr. 1 omhandlede arkivalier, skal der tilvejebringes en sådan.

III. Almindelige regler.

§ 22

Stk. 1. Opbevaring af overflødigt materiale i sagerne bør undgås. Ved en sags afslutning bør der derfor ske udskillelse af koncepter til skrivelser, hvoraf der findes genpart i sagen, o.lign., ligesom bilagsblade med bekendtgørelser udtages og tilintetgøres, således at kun selve bekendtgørelsen bevares opklæbet på sagens omslag eller på løst ark med fornøden oplysning om, hvor og hvornår bekendtgørelse har fundet sted.

Stk. 2. Udlægsfundamenter, veksler, rekvisitioner i afbetalingssager, købekontrakter o.lign. bør udleveres rette vedkommende efter sagens afslutning. Det samme gælder regnskabsbøger og andre private arkivalier hidrørende fra konkurs- og dødsboer.

§ 23

Da straffeakter ikke opbevares på dommerkontorerne, bør der i straffesagerne ikke forekommer dokumentpakker. Bilagene, såsom tilsigelser, genparter af ankemeddelelser, landsretsdomme m.v., bør ikke opbevares længere, end retlige hensyn kræver.

§ 24

De i § 1, stk. 1, omhandlede saglister og journaler rekvireres fremtidig fra Statens Trykningskontor, Frederiksholms Kanal 26, København K. Såfremt der ved embedet ønskes anvendt særlige saglister eller journaler, bør disse ligeledes tilvejebringes ved henvendelse til trykningskontoret, jfr. finansministeriets bekendtgørelse nr. 55 af 28. februar 1948.

§ 25

Stk. 1. Nærværende cirkulære træder i kraft den 1. januar 1961.

Stk. 2. Der vil af rigsarkivaren blive udarbejdet en vejledning vedrørende arkivaliernes opbevaring og ordning.

Justitsministeriet, den 13. december 1960

P.M.V.

E.B.

sign. Kjøgx.

Bilag.

REGISTRANT.

STAMAFDELING.

I. ARKIVREGISTRANTER.

II. BORGERLIGE RETSSAGER. a. Saglister. b. Løse registre og kartoteker. c. Retsbøger. d. Stemmegivningsbøger. e. Dom- og kendelsesbøger. f. Sager, der ikke skal kasseres. g. Bøger vedrørende husdyrvoldgift og lærlingevoldgift. III. STRAFFESAGER. a. Saglister. b. Løse registre og kartoteker. c. Retsbøger. d. Stemmegivningsbøger. e. Dom- og kendelsesbøger. IV. FOGED- OG AUKTIONSVÆSEN. a. Fogedsaglister med undtagelse af eventuelle særlig saglister vedrørende udpantningsforretninger. b. Løse registre og kartoteker. c. Fogedbøger. d. Fogeddokumenter, der ikke skal kasseres. e. Auktionsbøger. f. Auktionskataloger, der ikke skal kasseres. V. SKIFTEVÆSEN. a. Skiftesaglister (dødsanmeldelsesprotokoller). b. Løse registre og kartoteker. c. Regristreringsbøger. d. Gældbøger, for så vidt disse udgør protokoller omhandlende flere boer og ikke blot lister henliggende i de enkelte boers dokumentpakker. e. Skiftebøger. f. Skiftedom- og kendelsesbøger. g. Boopgørelsesbøger og indbundne boopgørelser. h. Dokumenter til skiftesaglister, herunder pakker med skifteretsboer. j. Eksekutorbojournaler. k. Dokumenter til eksekutorbojournaler, herunder pakker med eksekutorboer. l. Private regnskabsbøger m.v., hidrørende fra konkurs- og dødsboer. VI. VÆRGEMÅLSSAGER OG SKIFTERETTENS ØVRIGE ADMINISTRATIVE SAGER. a. Journaler over regnskabspligtige værgemål og løsblade fra disse. b. Almindelige skifteretsjournaler. c. Løse registre og kartoteker. d. Værgemålsregnskaber. VII. TINGLYSNINGSVÆSEN. a. Omskrevne realregistre og grundbøger. b. Skøde- og panteprotokoller (grundbogsakter). c. Omskrevne ejendomsblade. d. Udtagne genparter af adkomst- og servitutdokumenter. e. Skrivelser fra matrikelmyndighederne. f. Servitutattester, uskadelighedsattester o. lign. VIII. NOTARIALVÆSEN. a. Notarialbøger, medmindre de blot indeholder protestforretninger. b. Løse registre og kartoteker. c. Indbundne testamenter og alle andre notarialdokumenter, bortset fra dokumenter vedrørende protestforretninger. IX. ALMINDELIGE JOURNALSAGER. a. Almindelige journaler. b. Journalsager, afdeling I. X. FORSKELLIGT. MIDLERTIDIG AFDELING. I. BORGERLIGE RETSSAGER. Sager, der skal kasseres. II. STRAFFESAGER. Dokumenter. III. FOGED- OG AUKTIONSVÆSEN. a. Særlige saglister vedrørende udpantningsforretninger. b. Fogeddokumenter, der skal kasseres. c. Auktionskataloger, der skal kasseres. IV. VÆRGEMÅLSSAGER OG SKIFTERETTENS ØVRIGE ADMINISTRATIVE SAGER. a. Dokumenter til journalen over regnskabspligtige værgemål. b. Dokumenter til skifteretsjournalen. V. TINGLYSNINGSVÆSEN. a. Dagbøger. b. Udtagne genparter for så vidt angår fast ejendom af andet end adkomst- og servitutdokumenter. c. Udtagne genparter for så vidt angår løsøre og udtagne personbogsblade. VI. NOTARIALVÆSEN. a. Notarialbøger, der kun indeholder protestforretninger. b. Dokumenter vedrørende protestforretninger. VII. ALMINDELIGE JOURNALSAGER. Journalsager, afdeling II. VIII.REGNSKABSBØGER. a. Almindelige hovedbøger og kassebøger. b. Skiftehovedbøger. c. Bikassebøger. d. Afgiftsbøger. e. Bødeprotokoller, bestillingsbøger for udskrifter m.v., postkvitteringer, portokassebøger og andre regnskabsbøger. IX. FORSKELLIGT.

Cirkulære om journalisering og arkivering ved underretterne. (Til dommerne ved underretterne udenfor København).

Efter forhandling med undervisningsministeriet fastsætter justitsministeriet herved følgende bestemmelser angående journalisering og arkivering ved underretterne uden for København.

I. Sagslister og journaler.

Ingen