Cirkulærskrivelse om samarbejdet mellem anstalterne og den tilsynsførende arkitekt i større byggesager.

Cirkulærskrivelse om samarbejdet mellem anstalterne og den tilsynsførende arkitekt i større byggesager.

Direktoratet fastsætter herved vejledende retningslinier for samarbejdet mellem den tilsynsførende arkitekt og inspektørerne for de under fængselsvæsenet hørende anstalter i byggesager af mere omfattende karakter, hvorved i almindelighed forstås sager, hvor de samlede udgifter ligger på 5.000 kr. og derover (jfr. herved den i direktoratets skrivelse af 24. marts 1954 (bestemmelser 1954, side 5) fastsatte udgiftsstørrelse).

Retningslinierne omfatter følgende

1. Ønsker en anstalts ledelse rejst spørgsmål om iværksættelse af et større byggearbejde, fremsættes motiveret forslag herom overfor direktoratet. Sagen kan forinden, hvis denne fremgangsmåde i det enkelte tilfælde skønnes hensigtsmæssig, rent foreløbigt være drøftet mundtligt med arkitekten, således at denne er orienteret om baggrunden for forslaget, herunder om valg af materialer, bygningers placering og lignende. På det forberedende stadium skal anstaltens forslag kun angive hovedlinierne i det påtænkte byggeri; forslaget kan til illustration være ledsaget af rids eller lignende, men der bør ikke udføres egentlige bygningstegninger med målangivelse.

2. Beslutter direktoratet at gå videre med sagen, vil forslaget derefter blive forelagt for arkitekten, der fremkommer med en kritisk vurdering af dette. Såfremt der af arkitekten fremsættes ændringsforslag, vil direktoratet påny forelægge sagen for anstalten. Efter direktoratets nærmere anmodning udarbejder arkitekten herefter - efter samråd med pågældende inspektør - dispositionsplaner, rent skønsmæssigt overslag og programskitse. Berører sagen spørgsmål vedrørende de tekniske anlæg, medinddrages også den tilsynsførende ingeniør i sagen på dette tidspunkt.

3. Arbejder, der ikke forudsætter forelæggelse for boligministeriet (normalt under 25.000 kr. i samlet udgift), vil - når arkitekten har færdigbehandlet sagen, herunder udtalt sig om udgifterne og eventuelt udarbejdet tegninger, og de økonomiske forudsætninger er til stede - almindeligvis kunne forventes iværksat efter direktoratets bemyndigelse. Denne bemyndigelse gives i almindelighed til anstaltens inspektør, men kan undtagelsesvis også gives til arkitekten (eller ingeniøren). Et arbejde kan dog ikke igangsættes, før man har sikret sig, at fyldestgørende arbejdstegninger foreligger fra arkitekt og ingeniør, der i alle tilfælde forinden skal have tid til at sikre bygningsautoriteters godkendelse (arbejdstilsyn, bygningskommission etc.), jfr. iøvrigt pkt. 11.

4. Når arbejder af den nævnte karakter er afsluttet, skal anstalten give direktoratet og arkitekten meddelelse om, hvilken udgift arbejdet endelig har medført. Om sager, der skal godkendes af boligministeriet og eventuelt forelægges bevillingsmyndighederne, gælder følgende særlige regler under punkterne 5-14

5. Når der mellem direktoratet og boligministeriet er opnået enighed om udformning af et byggearbejde, udarbejder arkitekten efter anmodning af direktoratet skitseforslag (skema I) og kalkulatorisk overslag, jfr. iøvrigt direktoratets skrivelse af 4. august 1955 om brugen af særlige skemaer ved behandlingen af statsbyggearbejder. Skitseforslaget forelægges derefter for vedkommende anstalt. Det danner grundlag for den endelige projektering og må derfor af anstaltens ledelse underkastes nøje overvejelse og eventuelt udsættes for indgående kritik, idet skitseforslaget i almindelighed ikke bør ændres væsentligt, når direktoratet og boligministeriet har godkendt det.

6. Når skitseforslaget er godkendt af boligministeriet, forelægges det i almindelighed af direktoratet for bevillingsmyndighederne.

7. Når bevilling foreligger, giver direktoratet arkitekten (og eventuelt ingeniøren) samt vedkommende anstalt meddelelse herom, hvorhos arkitekten (og/eller ingeniøren) i almindelighed bemyndiges til til sin tid i samråd med anstaltens inspektør at gennemføre det pågældende byggearbejde. Såfremt arbejdet efter sin karakter kræver, at specielle konsulenter skal medvirke, vil dette fremgå af bemyndigelsesskrivelsen.

8. Iværksættelsen af selve byggeriet kan dog normalt ikke finde sted, før endeligt projekt (skema II) og detailtegninger samt eventuelt beskrivelse er udarbejdet. Det endelige projekt udarbejdes af arkitekten på grundlag af det godkendte skitseforslag. Det omfatter i første omgang hovedtegninger, medens detailtegninger først udarbejdes efter hovedtegningernes godkendelse i boligministeriet. Med boligministeriet er truffet den ordning, at byggeudgiften på skema II kan være kalkulatorisk, men således at de endelige priser skal forelægges for boligministeriet til godkendelse, forinden arbejdet iværksættes.

9. I det omfang, et byggearbejde udføres ved vedkommende anstalts egen arbejdskraft, skal der på anstalten foretages en kalkulation forinden arbejdet iværksættes. Denne kalkulation udføres snarest efter, at anstalten har modtaget det samlede tegningsmateriale fra arkitekten (og ingeniøren) samt oplysning om den af ham kalkulerede pris. Anstaltens kalkulation udføres på grundlag af de af anstalten udregnede materialemængder og materialepriser, eventuelt indhentet ved skriftlige tilbud fra vedkommende fremmede leverandører. Hvor fremmede leverandører ikke benyttes, beregnes priserne af anstaltens økonomi- og arbejdskontor og den ledende bygningsværkmester. For materialer, der leveres fra et af arbejdsdriftens produktionsværksteder, beregnes priserne på sædvanlig måde for levering af disse produkter, jfr. direktoratets skrivelse af 24. august 1954 (bestemmelser 1954, side 21). Endvidere foretager anstalten en beregning af de fangedusører, som skønnes at ville medgå til arbejdet. Efter indstilling til direktoratet kan anstalter, der ikke har nogen ledende bygningsværkmester, ved udførelsen af kalkulationarbejdet i forbindelse med et større byggeri få assistance af en anden anstalts ledende bygningsværkmester.

10. Anstaltens endelige kalkulation skal af anstalten forelægges arkitekten til godkendelse. Arkitekten gennemgår kalkulationen og påfører udgifterne til arkitekt- og ingeniørhonorar samt udgiften til udlæg, tilsyn og rejser. Arkitekten giver såvel direktoratet som anstalten meddelelse - eventuelt ved fremsendelse af a jourført skema II - om, hvorvidt kalkulationen har kunnet godkendes tillige med oplysning om, hvad udgiften til honorar, rejser og udlæg skønsmæssigt vil andrage. Såfremt kalkulationen ikke giver ham anledning til bemærkninger, iværksætter han byggeriet.

11. I den tid, der forløber, før endelig kalkulation foreligger, vil der af arkitekten blive draget omsorg for indhentelse af byggetilladelser fra bygningskommission, sundhedskommission, arbejdstilsyn og andre myndigheder, hvis tilladelse skal foreligge, forinden et arbejde kan igangsættes. Endvidere drager arkitekten omsorg for, at materialebevilling indhentes. I de tilfælde, hvor det må anses for påkrævet, indhentes endvidere erklæring fra Dansk Brandværns-komite.

12. Under arbejdet påhviler det såvel arkitekten som anstaltens ledelse at holde sig nøje underrettet om byggeriets gang, arkitekten gennem jævnlige tilsyn på byggepladsen. Arkitekten skal, forinden tilsyn finder sted, orientere anstaltens inspektør skriftligt eller telefonisk, således at også fængselsforvalteren (fængselsbogholderen) og den ledende bygningsværkmester kan være til stede.

13. Pligten til at holde sig nøje orienteret om byggeriets gang omfatter også spørgsmålet om, hvorledes den rent regnskabsmæssige stilling er. I sager, hvor udgiften bevilges under § 27 (statens anlægsudgifter) føres - hvad enten udgiften afholdes af den faste bevilling på konto I.26.1. »Maskiner, redskaber og transportmateriel samt mindre bygningsforanstaltninger vedrørende fængselsvæsenets arbejdsdrift og jordbrug« eller en til det pågældende arbejde givet selvstændig bevilling - selve byggeregnskabet af arkitekten. Samtlige regninger skal i overensstemmelse med direktoratets skrivelse af 19. januar 1949 (bestemmelser 1949, side 3) af anstalten indsendes til anvisning i direktoratet gennem den tilsynsførende arkitekt eller ingeniør, og regningerne skal være forsynet med påtegning om, hvilken entreprise de henhører under (jfr. skema II). Arkitekten skal videresende regningerne til direktoratet senest 10 dage, efter at de er modtaget fra vedkommende anstalt. Når regningerne indsendes til arkitekten, skal de af anstalten indføres i et biregnskab, der anlægges for hvert enkelt byggeri med en specifikation svarende til det pågældende overslag. Af hensyn til arkitektens pligt til hvert kvartal at aflægge regnskab overfor boligministeriet skal anstalterne ved udgangen af hvert kvartal indsende samtlige i bero værende regninger fra fremmede leverandører samt opgørelser vedrørende forbrug af materialer fra egne beholdninger, arbejdsdusører m.v. Reglen om, at selve byggeregnskabet føres af arkitekten, fritager ikke anstaltens inspektør og fængselsforvalter (fængselsbogholder) for en selvstændig pligt til uopholdelig at give direktoratet og arkitekten meddelelse, såfremt et byggeri ikke skønnes at kunne afsluttes, uden at der fremkommer en væsentlig overskridelse af den til arbejdet givne bevilling. På grundlag af det forannævnte biregnskab må fængselsforvalteren (fængselsbogholderen) således holde sig nøje orienteret om, hvad der på den ene side er indsendt af regninger til anvisning, og hvilke beløb der på den anden side resterer med henblik på byggeriets afslutning i overensstemmelse med det udarbejdede projekt. Anstalten skal i de tilfælde, hvor arkitekten eller ingeniøren forestår eller formidler indkøb, underrettes om de priser, hvortil materialer indkøbes. De i direktoratets cirkulærskrivelse af 2. april 1947 (bestemmelser 1947, side 19) angående bygningsvedligeholdelse m.v. under pkt. 13) nævnte bestemmelser vedrørende udskrivning af ordresedler til værkmestrene finder tilsvarende anvendelse med hensyn til § 27-arbejder. Fængselsforvalteren (fængselsbogholderen) må navnlig ved opgørelsen af de beløb, der resterer med henblik på et byggeri's afslutning, nøje holde sig for øje de arbejder, der er sat i ordre, men for hvilke afregning endnu ikke er modtaget. Efter direktoratets forannævnte skrivelse af 24. august 1954 om opgørelse og kontering af visse udgifter i forbindelse med et byggeri's gennemførelse skal udgiften til time- og dagpenge til bygningsværkmestre, udstationerede fra en anden anstalt, afholdes af bevillingen til det pågældende byggearbejde; der må således også ved opgørelsen af udgifterne til et byggearbejde tages fornødent hensyn til dette forhold.

14. Samtlige opgørelser over arkitektens (og ingeniørens) tilgodehavender for honorarer, rejser og udlæg skal indsendes til direktoratet. Anstalterne bør ved opgørelse af resterende udgifter til et byggearbejde også være opmærksom på de beløb, der efter overslaget tilkommer arkitekt og andre konsulenter i honorar m.v.

15. Bortset fra ganske uvæsentlige ændringer må der ikke uden forud indhentet erklæring fra arkitekten og udtrykkelig godkendelse fra direktoratet foretages ændringer i et een gang godkendt projekt eller igangsættes ekstraarbejder. Dette gælder også i tilfælde, hvor man skønner, at ændringen eller foranstaltningen vil kunne gennemføres uden nogen overskridelse af bevillingen.

16. Arkitekten vil i alle tilfælde, hvor der forekommer ingeniørarbejder, rådføre sig med ingeniøren. Iøvrigt vil foranstående bestemmelser i det væsentlige også være at anvende, forsåvidt angår samarbejdet med den tilsynsførende ingeniør.

17.Forsåvidt angår byggearbejder under arbejdsdriften, kan der efter direktoratets nærmere bestemmelse træffes aftale om benyttelse af specialsagkyndige indenfor gartneri, landbrug og værkstedsdrift.

Tetens

/Hellborn

Eksp.sekr.

Cirkulærskrivelse til inspektørerne for de under fængselsvæsenet hørende anstalter og justitsministeriets tilsynsførende arkitekt.

Ingen