Bekendtgørelse for Grønland om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder

Bekendtgørelse for Grønland om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder

§ 1.

Denne bekendtgørelse finder anvendelse på følgende virksomheder under tilsyn af Finanstilsynet

1)

Finansielle virksomheder, jf. § 5, stk. 1, nr. 1, i lov om finansiel virksomhed, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning.

2)

Sparevirksomheder, jf. § 334, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning.

3)

Operatører af regulerede markeder, clearingscentraler og værdipapircentraler, jf. § 7, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v., som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning.

Stk. 2.

Definitionerne i § 5, stk. 1, nr. 22-25 i lov om finansiel virksomhed, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning og § 2 c i lov om værdipapirhandel m.v., som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, finder anvendelse på denne bekendtgørelse.

Stk. 3.

Ved videreoutsourcing gælder reglerne om outsourcing i denne bekendtgørelse.

§ 2.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen.

Stk. 2.

Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan sikres, at bekendtgørelsen overholdes, herunder at retningslinjerne i § 4 følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsningerne er tilfredsstillende.

Bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning kan ikke outsources.

I medfør af § 72 a, stk. 1, og § 373, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning nr. 1252 af 15. december 2004, som ændret ved anordning nr. 838 af 14. august 2012 og anordning nr. 1688 af 16. december 2015, og § 15 a, stk. 1, og § 93, stk. 4, i lov om værdipapirhandel m.v., som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning nr. 930 af 25. oktober 1996, som ændret ved anordning nr. 839 af 14. august 2012, fastsættes efter bemyndigelse

Anvendelsesområde og definitioner

Outsourcingvirksomhedens ansvar og kontrol med en leverandør

Outsourcingvirksomhedens interne retningslinjer

Krav til kontrakten

Videreoutsourcing

Underretning

Dispensation

Foranstaltninger

Ikrafttræden og overgangsbestemmelser

§ 3.

Outsourcingvirksomheden skal ved kontraktens indgåelse sikre, at leverandøren har den evne og kapacitet, der er nødvendig for at kunne varetage de outsourcede opgaver på en tilfredsstillende måde, og herunder har de tilladelser, der efter den relevante lovgivning for det konkrete outsourcingområde er foreskrevet.

Stk. 2.

Outsourcingvirksomheden skal føre løbende kontrol med, at leverandøren lever op til forpligtelserne i kontrakten.

Outsourcingvirksomheden skal overvåge om leverandøren, ved udøvelse af de outsourcede aktiviteter, lever op til gældende regler på området.

Stk. 3.

Opfylder leverandøren ikke kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde, skal outsourcingvirksomheden træffe passende foranstaltninger med henblik på leverandørens opfyldelse heraf og om nødvendigt selv eller ved kontrahering med en ny leverandør sikre, at kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde opfyldes inden for en efter forholdene passende frist.

Stk. 4.

Outsourcingvirksomheden skal have tilstrækkelig indsigt til at kontrollere, at leverandøren og ydelsen lever op til kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde.

§ 4.

Outsourcingvirksomheden skal udarbejde interne retningslinjer, som skal sikre, at opgavevaretagelsen ved outsourcing foregår betryggende.

Stk. 2.

Retningslinjer nævnt i stk. 1 skal mindst indeholde følgende

1)

Procedurer for, hvorledes outsourcingvirksomheden sikrer sig, at leverandøren lever op til forpligtelserne i kontrakten.

2)

Procedurer om rapportering til bestyrelsen, således at bestyrelsen har indsigt i, om aktiviteterne udføres tilfredsstillende.

3)

Procedurer om at outsourcingvirksomheden ved outsourcing af it-funktioner via kontrakten skal sikre sig, at leverandøren overholder de relevante dele af outsourcingvirksomhedens it-sikkerhedspolitik og sikkerhedsregler.

Der skal endvidere aftales procedurer med leverandøren, hvorefter outsourcingvirksomheden regelmæssigt kan kontrollere dette.

4)

Procedurer, der skal sikre, at outsourcing ikke er til hinder for gennemførelse af outsourcingvirksomhedens beredskabsplaner.

§ 5.

De rettigheder og forpligtelser, som outsourcingvirksomheden og leverandøren hver især har, skal klart fastlægges i en kontrakt, som mindst skal indeholde følgende

1)

En klar afgrænsning af de outsourcede opgaver.

2)

En klar beskrivelse af de krav, som leverandøren skal opfylde, og hvorfra ydelsen bliver leveret.

3)

Krav om at leverandøren skal udføre de outsourcede opgaver rettidigt og i overensstemmelse med de aftalte krav.

4)

Krav om at outsourcingvirksomheden skal underrettes straks om enhver udvikling, som i væsentlig grad kan forringe leverandørens nuværende eller fremtidige evne til eller muligheder for at udføre de outsourcede opgaver.

5)

Krav om at leverandøren skal rapportere om opgavens udførelse til outsourcingvirksomheden.

Kravene skal definere rapporteringens indhold, kvalitet og hyppighed.

6)

Krav om at leverandøren skal beskytte personoplysninger samt andre oplysninger, der ved lov eller kongelig anordning er gjort fortrolige.

Denne beskyttelse skal også gælde efter outsourcingkontraktens ophør.

7)

Krav om at leverandøren forpligtes til at give Finanstilsynet, outsourcingvirksomheden og dennes revisorer alle nødvendige oplysninger angående de outsourcede opgaver.

8)

Krav om at Finanstilsynet kan få oplysninger om den outsourcede aktivitet ved enten, at Finanstilsynet eller en repræsentant, der optræder på Finanstilsynets vegne, mod behørig legitimation får adgang til leverandøren.

9)

Krav om at leverandøren ved outsourcingaftalens ophør, uanset ophørsgrund, loyalt og hurtigst muligt skal medvirke til, at opgaven enten overgår til en anden leverandør eller tilbageføres til outsourcingvirksomheden.

Leverandøren skal forpligtes til at levere de outsourcede ydelser, indtil der er sket endelig overdragelse.

10)

Krav om at outsourcingvirksomheden skal godkende leverandørens eller underleverandørens eventuelle videreoutsourcing af de outsourcede opgaver.

11)

Krav om at leverandøren ved ophør af en aftale om videreoutsourcing skal give outsourcingvirksomheden meddelelse herom.

§ 6.

Outsourcingvirksomheden skal ved godkendelsen, jf. § 5, nr. 10, sikre, at leverandøren sikrer, at den virksomhed, til hvem der sker videreoutsourcing, for så vidt angår den del af opgaven, der videreoutsources, opfylder samme krav, som der i henhold til denne bekendtgørelse stilles til leverandøren.

§ 7.

Outsourcingvirksomheden skal senest 8 hverdage efter indgåelsen af en outsourcingkontrakt eller efter godkendelse af en kontrakt om videreoutsourcing jf. § 5, nr. 10, underrette Finanstilsynet herom.

Stk. 2.

Underretningen efter stk. 1 skal indeholde parternes navne, adresser, aftalens art, omfang og varighed samt aftalens ikrafttræden.

Stk. 3.

Stk. 1 gælder ikke for virksomheder omfattet af § 7, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v., som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning.

§ 8.

Finanstilsynet kan i særlige tilfælde dispensere fra bestemmelserne i bekendtgørelsen.

§ 9.

Overtrædelse af §§ 2-6 og § 7, stk. 1 og 2, foranstaltes efter kriminallov for Grønland med bøde.

Stk. 2.

Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) kriminalansvar efter reglerne i 5. kapitel i kriminallov for Grønland.

§ 10.

Denne bekendtgørelse træder i kraft den 1. april 2017.

§ 11.

Allerede indgåede outsourcingkontrakter omfattes af §§ 5-7 ved førstkommende genforhandling efter bekendtgørelsens ikrafttræden og senest den 1. maj 2018, jf. dog stk. 2.

Stk. 2.

Kontrakter, der genforhandles inden den 1. maj 2020, og hvor genforhandlingen alene vedrører kontraktens pris, omfattes af §§ 5-7 fra den 1. maj 2020.

Kontrakter, der ikke indeholder mulighed for genforhandling, og som først udløber efter 2020, omfattes af §§ 5-7 fra den 1. marts 2022.