Bekendtgørelse om krav til studieadministrative it-systemer for de gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser

Bekendtgørelse om krav til studieadministrative it-systemer for de gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser

§ 1.

Bekendtgørelsen gælder for uddannelsen til studen‌t‌er‌eksamen, uddannelsen til højere forberedelseseksamen, uddannelsen til højere handelseksamen, uddannelsen til højere teknisk eksamen, almen voksenuddannelse, forberedende voksenundervisning og ordblindeundervisning for voksne ved

1)

institutioner for erhvervsrettet uddannelse, og

2)

institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse.

§ 2.

Bekendtgørelsen omfatter institutionens studieadmi‌nistrative it-systemer, der håndterer data

1)

til systemer til opkrævning af betaling for aktivitet omfattet af lov om betaling for visse uddannelsesaktiviteter i forbindelse med lov om en aktiv beskæftigelsesindsats m.m.,

2)

fra og til CØSA,

3)

fra og til ØS,

4)

til STIL Statistik, herunder Datavarehus og Danmarks Statistik,

5)

til Eksamensdatabasen,

6)

fra Optagelse.dk,

7)

til US2000,

8)

til Ungedatabasen,

9)

til UddannelsesGuiden,

10)

fra og til XPRS, og

11)

fra og til UU-centre om brobygning og introduktionskurser.

I medfør af § 31, stk. 3, i lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 776 af 10. juni 2015, og § 54, stk. 3, i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 777 af 10. juni 2015, fastsættes efter bemyndigelse

Anvendelsesområde

It-instruks

Systemrevisionserklæring

Ikrafttrædelse m.v.

§ 3.

Fælles studieadministrative it-systemer, som institutionerne eller grupper af institutioner skal anvende efter ministeren for børn, undervisning og ligestillings bestemmelse, er ikke omfattet af denne bekendtgørelse.

§ 4.

Institutionens studieadministrative it-systemer skal opfylde kontrolmålene i It-instruks om krav til systemrevision af studieadministrative it-systemer for de gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser, jf. bilag 1.

§ 5.

Institutionen kan kun anvende et studieadministrativt it-system, hvis systemet er omfattet af en systemrevisionserklæring uden forbehold, jf. stk. 2 og 3, der er offentliggjort efter § 6.

Stk. 2.

En systemrevisionserklæring består af en revisorerklæring udarbejdet og underskrevet af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Erklæringen skal være udarbejdet i overensstemmelse med standarden ISAE 3402 som en type 2-erklæring og dokumentere, at det studieadministrative it-system overholder kravene i den § 4 nævnte it-instruks.

Stk. 3.

Standarden ISAE 3402 findes på hjemmesiden for Styrelsen for It og Læring på adressen www.stil.dk.

Stk. 4.

En systemrevisionserklæring har virkning i 2 år fra revisors underskrivelse af revisorerklæringen.

§ 6.

Styrelsen for It og Læring offentliggør en oversigt over de studieadministrative it-systemer, hvor styrelsen har modtaget en systemrevisionserklæring uden forbehold.

Stk. 2.

En systemrevisionserklæring kan sendes til Styrelsen for It og Læring af en institution, der ønsker at bruge systemet, eller af den leverandør, der vil stille systemet til rådighed for en eller flere institutioner.

§ 7.

En institution, der anvender et studieadministrativt it-system, der er med på den i § 6, stk. 1, nævnte oversigt, men hvor der senest 14 dage før udløbet af erklæringen, jf. § 5, stk. 4, ikke foreligger en ny systemrevisionserklæring uden forbehold, skal rette henvendelse til Styrelsen for It og Læring.

Stk. 2.

Styrelsen for It og Læring kan for de i stk. 1 nævnte institutioner fravige § 5, stk. 1.

Styrelsen fastsætter vilkårene, herunder varighed, for sådan en fravigelse.

§ 8.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober 2015.

Stk. 2.

Kravet i § 5, stk. 1, til institutionens studieadministrative it-systemer skal være opfyldt senest den 1. april 2016.

Bilag 1

It-instruks om krav til systemrevision af studieadministrative systemer for de gymnasiale ud‌dan‌nelser og almene voksenuddannelser

September 2015

Bekendtgørelse om krav til studieadministrative it-systemer

for gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser

1.

Indledning

Systemrevisionen af det studieadministrative system (herefter SA-systemet) skal ske i forhold til de kontrolmål, som er beskrevet i afsnit 2, afsnit 3 og afsnit 4.

Kontrolmålene vedrører de gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser, der fremgår af Tabel 1.

Tabel 1.

Uddannelser omfattet af kontrolmålene.

Område

CØSA-formål

Betegnelse

Fuldtid

Enkelt-fag

Alment gymnasiale uddannelser

AGYM

3009

Stx

x

3017

Hf

x

3021

Studenterkursus

x

3015

Studieforberedende enkeltfag til hf og stx

x

3042

Laboratoriekurser

x

Erhvervsgymnasiale uddannelser

EGYM

3010

Højere handelseksamen

x

3310

Højere teknisk eksamen

x

3044

2-årigt hhx-kursus

x

Internationale gymnasiale uddannelser

IGYM

3003

Pre International Baccalaureate

x

3028

International Baccalaureate

x

3312

Dansk-Tysk studentereksamen

x

3313

Dansk-Fransk Bacalaurétte

x

Gymnasial supplering

GSUP

3007

Gymnasial supplering, GSK

x

3012

Gymnasial supplering, fagpakke hf+

x

3013

Gymnasial supplering, GIF

x

AVU, FVU og OBU

3016

Almen voksenuddannelse (AVU)

x

3018

Forberedende voksenundervisning (FVU)

x

3019

Ordblindeundervisning for voksne (OBU)

x

Brobygning og introduktionskurser

BRO

2560

Introduktionskurser

x

2571

Brobygning til gymnasiale uddannelser

x

I Tabel 1 er uddannelserne identificeret ved den kode, der er udmeldt med Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings centrale uddannelsesmodel.

Der er foran kontrolmålene i afsnit 2, afsnit 3 og afsnit 4 en forklaring af baggrunden for de enkelte kontrolmål.

Denne forklaring er ikke en del af kontrolmålene.

Kontrolmålene i afsnit 4.1, 4.5, 4.6, 4.7 og 4.8 gælder kun for SA-systemer, der har sådan funktionalitet.

2.

Kontrolmål, intern forretningslogik og udvikling

2.1.

Overvågning af regelgrundlag

Systemleverandøren skal dokumentere indsigt i regelgrundlaget for de institutions- og uddannelsesområ‌der, som SA-systemet anvendes i forbindelse med, og har initiativpligt til at følge med i ændringer i regelgrundlaget, så systemet til stadighed er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Nr.

Kontrolmål

1

Der er hos systemleverandøren etableret et beredskab, som løbende følger op på regelændringer med henblik på implementering heraf i SA-systemet.

2

Der er hos systemleverandøren etableret en supportorganisation, som kan rådgive brugerne om, hvordan konkrete regler og myndighedskrav håndteres i SA-systemet.

2.2.

Adgangsstyring og styring af adgang til personoplysninger

Adgangen til SA-systemet og til personoplysninger i systemet skal være styret på betryggende vis.

Nr.

Kontrolmål

3

Der er i SA-systemet

a) passende kontroller for tildeling, opfølgning og vedligeholdelse af adgangsrettigheder til systemer og data samt logiske adgangskontroller, som begrænser risikoen for uautoriseret adgang til systemer eller data

b) fornødne logiske adgangskontroller, der underbygger den organisatoriske funktionsadskillelse

c) funktionalitet til understøttelse af tilstrækkelig kvalitet af password samt tvungen udskiftning af password

4

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til at forebygge og opdage fejl, herunder bevidste fejl, med henblik på overholdelse af lovgivningens krav.

5

Der er i SA-systemet funktionalitet til at understøtte, at den enkelte institution kan sikre, at

a) institutionens elever/kursister, lærere og øvrige brugere efter login på syste‌met kun kan se personoplysninger om andre brugere på systemet, hvortil de har en undervisningsmæssig eller funktionsmæssig relation

b) personer, som ikke har brugeradgang til institutionens system, ikke har mulighed for at se personoplysninger om institutionens brugere uden for systemet, eksempelvis via internettet

c) kun relevante medarbejdere på institutionen skal kunne se historiske oplysninger om tidligere elever/kursister og medarbejdere

d) historiske personoplysninger, som institutionen ikke længere må opbevare, kan slettes

‌

2.3.

Oprettelse af aktivitet

Ved en aktivitet forstås en del af et uddannelsesforløb, der skal aktivitetsindberettes/prøveindberettes.

Elever eller kursister oprettet i SA-systemet skal kunne tilknyttes aktiviteten.

Ved aktivitetsoprettelsen skal der tages udgangspunkt i det kodesæt, der er udmeldt med uddannelsesmodellen.

Internt i SA-systemet må der gerne anvendes et andet internt defineret kodesæt, men ved indberetning skal uddannelsesmodellens kodesæt anvendes.

Nr.

Kontrolmål

6

Det er i SA-systemet sikret, at

a) der tilknyttes aktiviteterne de rette oplysninger om tilskud, bidrag, tællepe‌rioder mv.

b) der kun kan tilknyttes godkendte fag til aktiviteterne

c) der foretages validering mod de forretningsregler, der gælder ved aktivitetsindberetning/prøveindberetning

d) der kan foretages godkendelse af de oprettede aktiviteter

e) der er etableret tilstrækkelige rapporter til brug for efterkontrol af oplysningerne

7

Der skal i SA-systemet findes en skoledagskalender, hvoraf det fremgår, hvilke dage der er undervisning.

Det er sikret, at undervisningsaktiviteten er knyttet til den relevante skoledagskalender.

2.4.

Oprettelse af stamoplysninger

Eleven eller kursisten skal oprettes i systemet med stamoplysninger og med henvisning til den uddannelse, som vedkommende følger.

Ved oprettelsen skal der tages udgangspunkt i det kodesæt, der er udmeldt med uddannelsesmodellen.

In‌ternt i SA-systemet må der gerne anvendes et andet internt defineret kodesæt, men ved indberetning skal uddannelsesmodellens kodesæt anvendes.

Nr.

Kontrolmål

8

Det er i SA-systemet sikret, at

a) der kun kan indskrives elever og kursister på godkendte uddannelser samt de rette versioner af disse

b) der registreres de nødvendige oplysninger om indskrivningen baseret på de modtagne ansøgninger, herunder rekvirent for uddannelsen

c) der kan registreres de nødvendige datoer for start og afslutning af uddannelser

d) alle elever og kursister tilknyttes uddannelse/aktiviteter, samt at der er sammenhæng med oplysninger fra indskrivningen

e) der kan foretages opfølgning på beregnede aktivitetsbidrag inden indberetning

f) elever og kursister i delte forløb mellem institutioner opgøres/fordeles korrekt mellem de involverede institutioner

g) der tilknyttes elever og kursister de relevante oplysninger til opkrævning af eventuel deltagerbetaling hos relevante rekvirenter

h) der er etableret tilstrækkelige rapporter til brug for efterkontrol af oplysnin‌gerne

9

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at stamoplysninger konsekvensopdateres ved

a) adresseskift

b) ændring af uddannelsesstatus

c) afbrud af uddannelse

2.5.

Transaktions- og kontrolspor

Registrerings- og indberetningsforløbet skal kunne dokumenteres.

Nr.

Kontrolmål

10

SA-systemet skal kunne dokumentere et tilstrækkeligt transaktionsspor og kontrolspor fra registrering til indberetning, herunder dokumentation for de kontroller, der er udført fra datafangst til endelig registrering.

Disse omfatter som minimum historik på registrering, databehandling samt godkendelser i et registrerings- og indberetningsforløb.

2.6.

Change management

Udvikling og ændringshåndtering skal være styret på betryggende vis.

Nr.

Kontrolmål

11

Leverandøren har etableret en procedure for udvikling og styring af applikationsændringer i SA-systemet samt for overvågning af denne procedures effektivitet.

12

Ændringsanmodninger til SA-systemet registreres, godkendes og prioriteres med henblik på at understøtte leverandørens målsætninger.

13

Ændringer i SA-systemet udvikles og implementeres med henblik på at understøtte systemets funktionalitet i forhold til det relevante regelgrundlag.

14

Der er etableret procedurer til at sikre, at de nødvendige test udføres med henblik på at afgøre, hvorvidt ændringer i SA-systemet fungerer som ønsket, og at disse test medvirker til at understøtte systemets funktionalitet i forhold til det relevante regelgrundlag.

15

Der er etableret procedurer til at sikre, at ændringer implementeres i produktionsmiljøet, når tilstrækkelige test er gennemført, og der foreligger behørig godkendelse af ændringerne fra relevante medarbejdere hos leverandøren.

16

Dokumentation om SA-systemet til slutbrugere, it-support og undervisningsbrug opdateres sideløbende med implementering af ændringer.

17

Roller og ansvar både i systemudviklingsprocessen og i change management-processen er behørigt begrænsede og adskilte.

‍ ‍ ‌‌ ‌ ‌

2.7.

Sikkerhedsforanstaltninger

Såfremt persondata i SA-systemet opbevares hos systemleverandøren eller ved dennes foranstaltning, skal følgende kontrolmål overholdes:‌‍

Nr.

Kontrolmål

18

Systemleverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgø‌res, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven.

3.

Generelle grænsefladekontrolmål

For de eksterne grænseflader og interessenter nævnt i afsnit 4 gælder en række generelle grænsefladekontrolmål, som skal overholdes, med mindre andet fremgår.

Kontrolmålene vedrører overholdelse af gæl‌dende eksterne grænseflader samt styring af kommunikation mellem SA-systemet og det eksterne system.

3.1.

Overholdelse af eksterne grænseflader

Ved kommunikation via en grænseflade skal specificerede syntaks, semantik og protokol i de tilhørende grænsefladebeskrivelser overholdes.

Nr.

Kontrolmål

19

Det er i SA-systemet sikret, at

a) indberetningen som minimum indeholder de oplysninger, som kræves i de tilhørende gældende grænsefladebeskrivelser

b) der foretages validering i henhold til forretningsregler beskrevet i de pågældende grænsefladebeskrivelser, inden data sendes/modtages

c) data indberettes i rette formater krævet i de pågældende grænsefladebeskrivelser

d) der kommunikeres med kommunikationsstandard i henhold til grænsefladebeskrivelserne

‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌

3.2.

Styring af kommunikation

Kommunikationen mellem SA-systemet og de eksterne systemer nævnt i bekendtgørelsens § 2 skal være styret, så der kan følges op på alle hændelser, og så der er historik på modtagne og afsendte data.

Kontrolmålene gælder al kommunikation med den eksterne part.

Nr.

Kontrolmål

20

Der er i SA-systemet etableret

a) passende kontroller vedrørende drift, herunder overvågning, registrering og opfølgning på relevante hændelser

b) fuld historik på afsendte og modtagne data

c) passende funktionalitet og kontroller til at understøtte følgende scenarier

1) godkendelsesprocedurer uden transaktionsspor

2) godkendelsesprocedurer med transaktionsspor

3) godkendelsesprocedurer med transaktionsspor og versionering

4) godkendelsesprocedurer for elektronisk modtagne transaktionsdata

d) passende procedurer og metode vedrørende versionsstyring og -kontrol

e) passende procedurer for orientering om versioner og indhold heraf

f) passende procedurer, der sikrer rettidig indarbejdelse af ændringer fra tilskudsinstrukser

g) passende funktionsadskillelse i og omkring it-funktionerne, herunder mellem udvikling, drift og brugerfunktioner

h) passende kontroller vedrørende datakommunikationen, der på en hensigtsmæssig måde sikrer mod risiko for tab af autenticitet, integritet, tilgængelighed og fortrolighed

i) passende procedurer til sikring af passende bruger- og driftsvejledninger

j) passende procedurer, der sikrer at brugere løbende orienteres om eventuelle fejl ved eller manglende tilgængelighed til systemet

4.

Grænsefladespecifikke kontrolmål

De nedenstående specifikke kontrolmål for de enkelte eksterne grænseflader er fastlagt med henvisning til gældende grænsefladebeskrivelser og øvrige kravdokumenter.

En oversigt over gældende grænsefladebeskrivelser og links til disse findes på Styrelsen for It og Lærings hjemmeside på adressen www.stil.dk.

De omfattede eksterne grænseflader fremgår af Tabel 2.

Tabel 2.

Oversigt over eksterne grænseflader.

Kolonnen Ind/Ud angiver retning af datastrømmen set fra SA-systemet.

Ind/Ud

System/interessent

Grænseflade/emne

Se afsnit

Ud

Betalingslov

Opkrævning

4.1

Ind

CØSA

Uddannelsesmodel

4.2

Ud

CØSA

Enkeltfagsårselever

4.3

Ud

CØSA

Fuldtidsårselever

4.4

Ind/Ud

ØS

Opkrævning af deltagerbetaling

4.5

Ind/Ud

ØS

Forespørgsel på deltagerbetaling

4.6

Ud

ØS

Lønfordeling

4.7

Ud

ØS

Omkostningsfordeling

4.8

Ud

STIL Statistik

Fuldtid

4.9

Ud

STIL Statistik

Enkeltfag

4.10

Ud

Eksamensdatabasen

Karakterer og eksamensbeviser

4.11

Ind

Optagelse.dk

Optagelsesansøgninger

4.12

Ud

US2000

Studieaktivitet til SU-udbetaling

4.13

Ud

Ungedatabasen

Uddannelseshændelser

4.14

Ud

UddannelsesGuiden

Uddannelsesudbud

4.15

Ind/Ud

XPRS

Eksamensadministration

4.16

Ind/Ud

UU-centre

Dataudveksling, brobygning

4.17

4.1.

Betalingslov – Opkrævning

For SA-systemer, der kan håndtere beregning og opkrævning af betaling hos kommunen eller anden aktør for elever og kurister, hvis uddannelse er omfattet af betalingsloven, skal systemrevisionen kontrollere, at der er etableret procedurer, der sikrer den korrekte opkrævning.

Der kan som alternativ til beregning og opkrævning ved brug af SA-systemet være en løsning baseret på manuelle procedurer, der sikrer den korrekte opkrævning.

Opkrævningen omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1 med undtagelse af BRO.

Nr.

Kontrolmål

21

Det er i SA-systemet sikret, at aktiviteten opgøres i overensstemmelse med de regler, som gælder ved aktivitetsindberetning, og som er beskrevet i tilskudsinstrukserne.

22

Det er i SA-systemet sikret, at det opkrævede beløb svarer til aktiviteten bestemt ovenfor med de udmeldte takster i uddannelsesmodellen.

23

Det er i SA-systemet sikret, at

a) der foretages validering af opkrævning mod den valgte rekvirent

b) der kan foretages kreditering af foretagne opkrævninger

c) der kan foretages elektronisk opkrævning over for offentlige rekvirenter

d) der er etableret tilstrækkelige rapporter til brug for efterkontrol af oplysningerne

‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌ ‌

4.2.

CØSA – Uddannelsesmodel

CØSA håndterer dataudveksling med SA-systemet med henblik på beregning og udbetaling fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling af lovbundne taxametertilskud pr. årselev samt øvrige tilskud til institutionerne, og udmelder den centrale uddannelsesmodel til SA-systemet.

Uddannelsesmodellen definerer kodesættet (syntaksen), der skal benyttes, når data skal udveksles mellem SA-systemet og de eksterne systemer.

Udmeldingen omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

24

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at der kan modtages og indarbejdes følgende data i SA-systemet

a) Uddannelsesmodel for uddannelsesområder, herunder inkludering af alle krævede oplysninger tilknyttet uddannelsesmodellen

b) Uddannelseskoder for de uddannelsesområder, som SA-systemet understøt‌ter

c) Udbudsgodkendelser

d) Kontoplan (konteringsformål givet tilskudsmærkekombination/fag ved en‌keltfagsaktivitet)

25

Det er i SA-systemet sikret, at eventuelt afledte konsekvenser af rettelser til tidligere udmeldte data udskrives på alert-log, som brugeren kan anvende til kontrol.

26

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.3.

CØSA – Enkeltfagsårselever

Indberetningen omfatter alle enkeltfagsuddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

27

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven eller kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden optælling.

28

Det er i SA-systemet sikret, at:‌

a) optælling sker i overensstemmelse med AGV-instruksen inklusiv supplerende tællenotat og gældende grænsefladebeskrivelser

b) der kan registreres betalingsstatus på eventuel deltagerbetaling for den enkelte elev eller kursist

29

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.4.

CØSA – Fuldtidsårselever

Indberetningen omfatter alle fuldtidsuddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

30

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden optælling.

31

Det er i SA-systemet sikret, at optælling sker i overensstemmelse med AGV-instruksen og IEU-instruksen samt gældende grænsefladebeskrivelser.

32

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.5.

ØS – Opkrævning af deltagerbetaling

Institutioner for erhvervsrettet uddannelse og institutioner for almengymnasial uddannelse og almen voksenuddannelse anvender Navision Stat (NS) som økonomisystem.

NS tilbyder en rækkes web services, som kan sikre tæt integration med SA-systemet.

Der kan som alternativ til opkrævning af deltagerbetaling ved brug af integration mellem SA-systemet og NS være en løsning, hvor der bruges manuelle procedurer, der sikrer en korrekt opkrævning.

Kontrolmålene omfatter de enkeltfagsuddannelser, hvor der efter reglerne om den pågældende uddannelse skal ske opkrævning af deltagerbetaling.

Nr.

Kontrolmål

33

Det er i SA-systemet sikret, at der kan ske opkrævning ved enkeltfagsaktivitet.

34

Det er i SA-systemet sikret, at

a) der kan foretages kreditering af foretagne opkrævninger

b) der er etableret tilstrækkelige rapporter til brug for efterkontrol af oplysningerne

35

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende teknikdokumenter, såfremt man benytter den web service-baserede integration over til NS.

4.6.

ØS – Forespørgsel på deltagerbetaling

For de enkeltfagsuddannelser, hvor det følger af reglerne, at der skal opkræves deltagerbetaling, og der ikke bruges manuelle procedurer til opkrævningen, skal der i SA-systemet kunne følges op på, om deltagerbetaling er sket rettidigt.

Nr.

Kontrolmål

36

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at der sker rettidig deltagerbetaling ved enkeltfagsaktivitet.

37

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende teknikdokumenter, såfremt man benytter den web service-baserede integration over til NS.

4.7.

ØS – Lønfordeling

Med henblik på institutionens egen økonomistyring og den efterfølgende aflæggelse af årsregnskab og formålsregnskab skal institutionen kunne fordele lønnen ud på de aktiviteter, som har forbrugt timerne.

SA-systemet skal derfor kunne danne fordelingsnøgler ud fra oplysninger i lønsystemet og læreranvendelsen registreret i SA-systemet.

Der kan som alternativ til fordeling ved brug af integration mellem SA-systemet og NS være en løsning, hvor der bruges manuelle procedurer, der sikrer en korrekt kontering.

Lønfordelingen via NS omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

38

Det skal i SA-systemet være muligt at danne fordelingsnøgler til fordeling af løn ud på formål svarende til de indholdsmæssige retningslinjer.

39

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende teknikdokumenter, såfremt man benytter den web service-baserede integration over til NS.

4.8.

ØS – Omkostningsfordeling

Med henblik på institutionens egen økonomistyring og den efterfølgende aflæggelse af årsregnskab og formålsregnskab skal institutionen kunne fordele materialer, udstyr og lignende omkostninger, der ikke er lønafhængige, ud på de aktiviteter, som har brugt ressourcen.

SA-systemet skal derfor kunne beregne fordelingsnøgler hertil, som NS kan gøre brug af.

Der kan som alternativ til fordeling ved brug af integration mellem SA-systemet og NS være en løsning, hvor der bruges manuelle procedurer, der sikrer en korrekt kontering.

Omkostningsfordelingen omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

40

Det skal i SA-systemet være muligt at danne fordelingsnøgler til fordeling af materialer, udstyr og lignende omkostninger, der ikke er lønafhængige, ud på formål svarende til retningslinjerne i Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings og Moderniseringsstyrelsens vejledninger.

41

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende teknikdokumenter, såfremt man benytter den web service-baserede integration over til NS.

4.9.

STIL Statistik – Fuldtid

Uddannelsesinstitutionerne indberetter oplysninger om de enkelte elevers uddannelsesforløb, studieretning, klassetrin og aflagte eksaminer til brug for uddannelsesstatistik til præsentation i Datavarehus og til Danmarks Statistik.

Indberetningen sker til Styrelsen for It og Læring (via grænsefladerne nævnt i dette afsnit og afsnit 4.10), som validerer og kvalitetssikrer data, inden de anvendes til statistik og præsenteres i Datavarehuset eller sendes til Danmarks Statistik.

Fuldtids- og enkeltfagsuddannelserne har hver sin grænseflade til statistikindberetning.

Indberetningen omfatter alle fuldtidsuddannelser nævnt i Tabel 1 med undtagelse af BRO.

Nr.

Kontrolmål

42

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven eller kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden optælling.

43

Det er i SA-systemet sikret, at indberetningsdata bliver genereret til statistikformål i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav beskrevet i gældende grænsefladebeskrivelser.

44

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.10.

STIL Statistik – Enkeltfag

Indberetningen omfatter alle enkeltfagsuddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

45

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven eller kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden optælling.

46

Det er i SA-systemet sikret, at indberetningsdata bliver genereret til statistikformål i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav beskrevet i gældende grænsefladebeskrivelser.

47

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.11.

Eksamensdatabasen

Der indberettes endelige karakterer og eksamensbeviser for en række ungdomsuddannelser til Eksamensdatabasen til anvendelse blandt andet i forbindelse med optagelse på videregående uddannelser.

Indberetningen omfatter alle uddannelser under AGYM, EGYM og GSUP nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

48

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven/ kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden dataudveksling.

49

Det er i SA-systemet sikret, at indberetningen sker i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav beskrevet i Almeneksamensbekendtgørelsen samt i retningslinjer for eksamensbevisers udformning på Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings hjemmeside.

50

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.12.

Optagelse.dk

Uddannelsessøgende anvender Optagelse.dk til digital ansøgning om optagelse på ungdomsuddannelser og på videregående uddannelser.

Der hentes data fra Optagelse.dk for alle uddannelser under AGYM med undtagelse af 3015 Studieforberedende enkeltfag til hf og stx samt for alle uddannelser under EGYM og IGYM nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

51

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

‌

4.13.

US2000 – Studieaktivitet til SU-udbetaling

Der indberettes oplysninger om elevernes og kursisternes studieaktivitet til SU-udbetalingssystemet US2000 til brug for SU-udbetalingen.

Indberetningen omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1 med undtagelse af 3019 Ordblindeundervisning for voksne (OBU) samt BRO.

Nr.

Kontrolmål

52

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven/ kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden indberetning.

53

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder de indholdsmæssige krav til indberetningen i SU-loven og i SU-bekendtgørelsen.

54

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.14.

Ungedatabasen – Uddannelseshændelser

Der indberettes oplysninger om unges uddannelsesaktiviteter til Ungedatabasen, som giver et samlet overblik over unges uddannelses- og beskæftigelsesstatus.

Indberetningen omfatter alle uddannelser nævnt i Tabel 1 på nær BRO.

Nr.

Kontrolmål

55

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven/kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden indberetning.

56

Det er sikret, at indberetningen sker i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav beskrevet i gældende grænsefladebeskrivelser.

57

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.15.

UddannelsesGuiden – Uddannelsesudbud

Institutionernes uddannelsesudbud indberettes til UddannelsesGuiden, som indeholder oplysninger om det aktuelle udbud på en række uddannelsesområder.

Indberetning til UddannelsesGuiden omfatter alle enkeltfagsuddannelser nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

58

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at aktiviteten (udbuddet) er korrekt oprettet inden indberetning.

59

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

‌ ‌ ‌

4.16.

XPRS – Eksamensadministration

Der indberettes oplysninger om prøve- og eksamensadministration til eksamensadministrationssystemet XPRS.

Indberetningen omfatter alle uddannelser under AGYM og EGYM nævnt i Tabel 1 samt 3016 Almen voksenuddannelse (AVU) og 3018 Forberedende voksenundervisning (FVU).

Nr.

Kontrolmål

60

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at elever, kursister, prøver og censorer er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden indberetning.

61

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at indberetningen sker i overensstemmelse de indholdsmæssige krav i Almeneksamensbekendtgørelsen, bekendtgørelse om karakterskala og anden bedømmelse samt i prøve- og eksamensinformation, som findes på Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings hjemmeside.

62

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.

4.17.

UU-centre – Dataudveksling, brobygning

Der udveksles data mellem SA-systemerne og UU-centrene med henblik på formidling og koordinering af introduktionskurser og brobygningsforløb.

Dataudvekslingen omfatter uddannelserne under BRO nævnt i Tabel 1.

Nr.

Kontrolmål

63

Der er i SA-systemet funktionalitet, så institutionen til UU-centrene kan oplyse sit udbud af introduktionskurser og brobygningsaktiviteter i henhold til oprettelsen i SA-systemet og modtage oplysninger om holdtilmeldinger.

64

Der er i SA-systemet funktionalitet og kontroller til sikring af, at eleven eller kursisten er korrekt henført til uddannelse og aktivitet inden indberetning.

65

Det er sikret, at dataudvekslingen sker i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav i vejledningsloven.

66

Systemleverandøren har etableret procedurer, der sikrer, at SA-systemet overholder gældende grænseflader, og at styring af kommunikation sker i overensstemmelse med gældende grænsefladebeskrivelser.