Bekendtgørelse om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner

Bekendtgørelse om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner

§ 1.

Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af kommunerne, for arkivalier fra kommunale fællesskaber samt for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af regionerne og regionernes institutioner, herunder sygehusene, samt de regionale videnskabsetiske komiteer og de regionale trafikselskaber.

Stk. 2.

Bestemmelserne gælder ikke for løbende indskanning af indgående post o.lign.

Sådanne dokumenter kan kasseres under forudsætning af, at der i forbindelse med indskanningen ikke er sket væsentlige forringelser af bevaringsværdige dokumenters læselighed.

§ 2.

Retrospektiv skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier som nævnt i § 1, der er skabt i analog form, skal anmeldes til Statens Arkiver, såfremt arkivalierne efterfølgende ønskes kasseret.

Stk. 2.

Anmeldelse af digitalisering som nævnt i stk. 1 skal ske på Statens Arkivers anmeldelsesskema.

I medfør af § 3, stk. 2, og § 5 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed samt efter forhandling med Kommunernes Landsforening og Danske Regioner fastsættes

Område

Anmeldelse

Godkendelse

Kassation

Ikrafttrædelse

§ 3.

Godkendelse af retrospektiv skanning og digitalisering forudsætter, at et system, der anvendes til lagring af bevaringsværdige arkivalier, opfylder følgende

1)

systemet skal være organisatorisk, tidsmæssigt og emnemæssigt afgrænset.

2)

i systemet skal der registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding.

3)

der skal kunne produceres en arkiveringsversion af data og dokumenter i systemet i henhold til Statens Arkivers regler herfor.

§ 4.

Kassation af bevaringsværdige arkivalier i analog form, som skannes eller digitaliseres, jf. § 2, må først ske, når Statens Arkivers godkendelse heraf foreligger.

Stk. 2.

Ved anmeldelse af skanning eller digitalisering i kommuner eller regioner, hvor der er oprettet et offentligt arkiv i henhold til arkivloven, indhenter Statens Arkiver en udtalelse fra det pågældende offentlige arkiv, inden tilladelse til kassation, jf. stk. 1, kan gives.

§ 5.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 27. juni 2013.

Stk. 2.

I bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale trafikselskaber ophæves § 3, nr. 14.

Stk. 3.

I bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale videnskabsetiske komiteer ophæves § 3, nr. 14.

Stk. 4.

I bekendtgørelse nr. 980 af 3. august 2010 om bevaring og kassation i regionerne ophæves § 3, nr. 14.

Stk. 5.

I bekendtgørelse nr. 994 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler ophæves § 3, nr. 14.

Stk. 6.

I bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne ophæves § 4, nr. 14.