Bekendtgørelse om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder

Bekendtgørelse om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder

§ 1.

Denne bekendtgørelse finder anvendelse på følgende virksomheder under tilsyn af Finanstilsynet

1)

Finansielle virksomheder, jf. § 5, stk. 1, nr. 1, i lov om finansiel virksomhed.

2)

Sparevirksomheder, jf. § 334, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

3)

Operatører af regulerede markeder, clearingscentraler og værdipapircentraler, jf. § 7, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v.

4)

Firmapensionskasser, jf. § 2, stk. 1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

5)

Lønmodtagernes Dyrtidsfond.

6)

Arbejdsmarkedets Tillægspension.

Stk. 2.

Definitionerne i lov om finansiel virksomhed § 5, stk. 1, nr. 22-25, lov om værdipapirhandel m.v. § 2 c, og lov om tilsyn med firmapensionskasser § 3 b, finder anvendelse på denne bekendtgørelse.

Stk. 3.

Ved videreoutsourcing gælder reglerne om outsourcing i denne bekendtgørelse.

§ 2.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen.

Stk. 2.

Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan sikres, at bekendtgørelsen overholdes, herunder at retningslinjerne i § 4 følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsningerne er tilfredsstillende.

Bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning kan ikke outsources.

I medfør af § 72 a, stk. 1, og § 373, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed, jf. lovbekendtgørelse nr. 1125 af 23. september 2010, § 15 a, stk. 1, og § 93, stk. 4, i lov om værdipapirhandel m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 959 af 11. august 2010, § 30 a, stk. 1, og § 71, stk. 5, i lov om tilsyn med firmapensionskasser, jf. lovbekendtgørelse nr. 1561 af 19. december 2007, som ændret ved lov nr. 392 af 25. maj 2009, § 23 c, stk. 1, og § 32 a, stk. 2, i lov om Arbejdsmarkedets Tillægspension, jf. lovbekendtgørelse nr. 942 af 2. oktober 2009, og § 4 d, stk. 1, og § 14 a, stk. 2, i lov om Lønmodtagernes Dyrtidsfond, jf. lovbekendtgørelse nr. 1156 af 3. oktober 2007, som ændret ved lov nr. 392 af 25. maj 2009, fastsættes

Anvendelsesområde og definitioner

Outsourcingvirksomhedens ansvar og kontrol med en leverandør

Outsourcingvirksomhedens interne retningslinjer

Krav til kontrakten

Videreoutsourcing

Underretning

Dispensation

Straffebestemmelser

Ikrafttræden og overgangsbestemmelser

§ 3.

Outsourcingvirksomheden skal ved kontraktens indgåelse sikre, at leverandøren har den evne og kapacitet, der er nødvendig for at kunne varetage de outsourcede opgaver på en tilfredsstillende måde, og herunder har de tilladelser, der efter den relevante lovgivning for det konkrete outsourcingområde er foreskrevet.

Stk. 2.

Outsourcingvirksomheden skal føre løbende kontrol med, at leverandøren lever op til forpligtelserne i kontrakten.

Outsourcingvirksomheden skal overvåge om leverandøren, ved udøvelse af de outsourcede aktiviteter, lever op til gældende regler på området.

Stk. 3.

Opfylder leverandøren ikke kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde, skal outsourcingvirksomheden træffe passende foranstaltninger med henblik på leverandørens opfyldelse heraf og om nødvendigt selv eller ved kontrahering med en ny leverandør sikre, at kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde opfyldes inden for en efter forholdene passende frist.

Stk. 4.

Outsourcingvirksomheden skal have tilstrækkelig indsigt til at kontrollere, at leverandøren og ydelsen lever op til kravene i kontrakten og de gældende bestemmelser på det konkrete outsourcingområde.

§ 4.

Outsourcingvirksomheden skal udarbejde interne retningslinjer, som skal sikre, at opgavevaretagelsen ved outsourcing foregår betryggende.

Stk. 2.

Retningslinjer nævnt i stk. 1 skal mindst indeholde følgende

1)

Procedurer for, hvorledes outsourcingvirksomheden sikrer sig, at leverandøren lever op til forpligtelserne i kontrakten.

2)

Procedurer om rapportering til bestyrelsen, således at bestyrelsen har indsigt i, om aktiviteterne udføres tilfredsstillende.

3)

Procedurer om at outsourcingvirksomheden ved outsourcing af it-funktioner via kontrakten skal sikre sig, at leverandøren overholder de relevante dele af outsourcingvirksomhedens it-sikkerhedspolitik og sikkerhedsregler.

Der skal endvidere aftales procedurer med leverandøren, hvorefter outsourcingvirksomheden regelmæssigt kan kontrollere dette.

4)

Procedurer, der skal sikre, at outsourcing ikke er til hinder for gennemførelse af outsourcingvirksomhedens beredskabsplaner.

§ 5.

De rettigheder og forpligtelser, som outsourcingvirksomheden og leverandøren hver især har, skal klart fastlægges i en kontrakt, som mindst skal indeholde følgende

1)

En klar afgrænsning af de outsourcede opgaver.

2)

En klar beskrivelse af de krav, som leverandøren skal opfylde, og hvorfra ydelsen bliver leveret.

3)

Krav om at leverandøren skal udføre de outsourcede opgaver rettidigt og i overensstemmelse med de aftalte krav.

4)

Krav om at outsourcingvirksomheden skal underrettes straks om enhver udvikling, som i væsentlig grad kan forringe leverandørens nuværende eller fremtidige evne til eller muligheder for at udføre de outsourcede opgaver.

5)

Krav om at leverandøren skal rapportere om opgavens udførelse til outsourcingvirksomheden.

Kravene skal definere rapporteringens indhold, kvalitet og hyppighed.

6)

Krav om at leverandøren skal beskytte personoplysninger samt andre oplysninger, der ved lov er gjort fortrolige.

Denne beskyttelse skal også gælde efter outsourcingkontraktens ophør.

7)

Krav om at leverandøren forpligtes til at give Finanstilsynet, outsourcingvirksomheden og dennes revisorer alle nødvendige oplysninger angående de outsourcede opgaver.

8)

Krav om at Finanstilsynet kan få oplysninger om den outsourcede aktivitet ved enten, at Finanstilsynet eller en repræsentant, der optræder på Finanstilsynets vegne, mod behørig legitimation får adgang til leverandøren.

9)

Krav om at leverandøren ved outsourcingaftalens ophør, uanset ophørsgrund, loyalt og hurtigst muligt skal medvirke til, at opgaven enten overgår til en anden leverandør eller tilbageføres til outsourcingvirksomheden.

Leverandøren skal forpligtes til at levere de outsourcede ydelser, indtil der er sket endelig overdragelse.

10)

Krav om at outsourcingvirksomheden skal godkende leverandørens eller underleverandørens eventuelle videreoutsourcing af de outsourcede opgaver.

11)

Krav om at leverandøren ved ophør af en aftale om videreoutsourcing skal give outsourcingvirksomheden meddelelse herom.

§ 6.

Outsourcingvirksomheden skal ved godkendelsen, jf. § 5, nr. 10, sikre, at leverandøren sikrer, at den virksomhed, til hvem der sker videreoutsourcing, for så vidt angår den del af opgaven, der videreoutsources, opfylder samme krav, som der i henhold til denne bekendtgørelse stilles til leverandøren.

§ 7.

Outsourcingvirksomheden skal senest 8 hverdage efter indgåelsen af en outsourcingkontrakt eller efter godkendelse af en kontrakt om videreoutsourcing jf. § 5, nr. 10, underrette Finanstilsynet herom.

Stk. 2.

Underretningen efter stk. 1 skal indeholde parternes navne, adresser, aftalens art, omfang og varighed samt aftalens ikrafttræden.

Stk. 3.

Stk. 1 gælder ikke for virksomheder omfattet af § 7, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v.

§ 8.

Finanstilsynet kan i særlige tilfælde dispensere fra bestemmelserne i bekendtgørelsen.

§ 9.

Overtrædelse af §§ 2-6 og § 7, stk. 1 og 2, straffes med bøde.

Stk. 2.

Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.

§ 10.

Denne bekendtgørelse træder i kraft den 1. januar 2011.

Stk. 2.

Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 21 af 11. januar 2010 om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder.

§ 11.

Allerede indgåede outsourcingkontrakter omfattes af §§ 5-7 ved førstkommende genforhandling efter bekendtgørelsens ikrafttræden og senest den 1. marts 2013, jf. dog stk. 2.

Stk. 2.

Kontrakter, der genforhandles inden den 1. marts 2013, og hvor genforhandlingen alene vedrører kontraktens pris, omfattes af §§ 5-7 fra den 1. marts 2013.

Kontrakter, der ikke indeholder mulighed for genforhandling, og som først udløber efter 2013, omfattes af §§ 5-7 fra den 1. marts 2015.