Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale trafikselskaber

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale trafikselskaber

§ 1.

Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af de regionale trafikselskaber efter 1. januar 2007.

§ 2.

Hos de regionale trafikselskaber bevares

1)

Forhandlings- og beslutningsprotokoller for repræsentantskab, generalforsamling og bestyrelse.

2)

Mødereferater fra væsentlige interne udvalg.

3)

Sager vedrørende den overordnede ledelse af trafikselskabet.

4)

Sager vedrørende den overordnede trafikplanlægning og statistik i trafikselskabets område.

5)

Kundehenvendelser.

6)

Materiale, som i særlig grad belyser trafikselskabets virksomhed.

7)

Et eksemplar af trafikselskabets egne årsberetninger, publikationer, rapporter m.v.

8)

En arkiveringsversion af data fra IT-systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, som bevares, herunder sags- og dokumentregistre, elektroniske journaler samt sagshenvisnings- og advissystemer.

Undtaget er dog separate personalesagsjournaler.

9)

En arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer).

Statens Arkiver kan udstede bestemmelser om kassation af dokumenter i ESDH-systemer.

I medfør af § 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes efter drøftelse med Danske Regioner

Område

Bevaring

Kassation

Ikrafttrædelse m.v.

§ 3.

Følgende arkivalier kan kasseres uanset bestemmelserne i § 2

1)

Data fra IT-systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed.

2)

Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.

3)

Sager samt data i IT-systemer om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.

4)

Sager samt data i IT-systemer om kontorhold, kontormaskiner samt inventar m.v.

5)

Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i IT-systemer (inddata).

6)

Samlinger af udskrifter fra IT-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).

7)

Regnskabsbilag.

8)

Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

9)

Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

10)

Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.).

11)

Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.

12)

Reproducerbare blanketsystemgenerede dokumenter, for så vidt de kan rekonstrueres på grundlag af metadata.

13)

E-følgesedler, digital signatur, redundante dokumenter, testdokumenter m.v.

14)

Papirdokumenter, som er indskannet i et IT-system, under forudsætning af, at der i forbindelse med indskanningen ikke er sket væsentlige forringelser af bevaringsværdige dokumenters læselighed.

15)

Lyd- og videooptagelser, som ikke indgår i et IT-system, under forudsætning af, at bevaringsværdig information i alt væsentligt er fastholdt i et dokument.

§ 4.

Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til §§ 2 - 3, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

§ 5.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. september 2010.