Bekendtgørelse om bevaring og kassation samt aflevering af menighedsrådenes arkivalier

§ 1. Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt, og som fremtidig skabes eller tilvejebringes, af menighedsrådene.

§ 2. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

Bevaring og kassation

§ 3. Følgende arkivalier bevares

1) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsråd og fælles menighedsråd.

2) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsrådenes forretningsudvalg.

3) Synsprotokoller for kirker.

4) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for kirkegårdsudvalg.

5) Planer og tegninger over kirkegårde.

6) Begravelsesprotokoller, kirkegårdsprotokoller og gravstedsprotokoller.

7) Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater, som administreres af menighedsrådet.

8) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsplejens bestyrelse.

9) Sager vedrørende menighedsplejen.

10) Andre arkivalier, som efter menighedsrådets skøn er af særlig historisk interesse.

§ 4. Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til § 3, kasseres.

Stk. 2. Arkivalier, der ikke skal bevares, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Aflevering og deponering af arkivalier

§ 5. Menighedsrådene afleverer arkivalier, som skal bevares, til Statens Arkiver efter de herom gældende regler, jf. dog §§ 6 - 8.

§ 6. Et menighedsråd kan deponere sine arkivalier i et kommunalt arkiv, som er omfattet af § 4 i arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000.

Stk. 2. Et menighedsråd kan efter godkendelse af Statens Arkiver deponere sine arkivalier i en arkivinstitution, som ikke er omfattet af arkivlovens § 4.

Stk. 3. Statens Arkivers godkendelse af deponering efter stk. 2 forudsætter, at den pågældende arkivinstitution råder over betryggende opbevaringsforhold og kan stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed i henhold til de herom gældende regler.

§ 7. Menighedsrådet skal efter Statens Arkivers anvisning udarbejde en fortegnelse over arkivalier, der ønskes deponeret, jf. § 6, stk. 1 og 2. Fortegnelsen skal indsendes til godkendelse i Statens Arkiver, før deponeringen finder sted.

Stk. 2. Menighedsrådet bærer ansvaret for opbevaringen af deponerede arkivalier i arkivinstitutioner, som ikke er omfattet af arkivlovens § 4.

Stk. 3. Sager om dispensation fra tilgængelighedsfrister for deponerede arkivalier afgøres af det pågældende menighedsråd efter reglerne i arkivlovens § 20, stk. 2 og 3.

Stk. 4. Statens Arkiver kan rekvirere deponerede arkivalier indlånt til benyttelse på Statens Arkivers læsesale.

§ 8. Deponerede arkivalier kan tages tilbage efter menighedsrådets bestemmelse og afleveres i så fald til Statens Arkiver efter reglerne i § 5.

Stk. 2. Statens Arkiver kan tilbagekalde sin godkendelse af deponering af arkivalier. I sådanne tilfælde afleveres de deponerede arkivalier ved menighedsrådets foranstaltning til Statens Arkiver efter reglerne i § 5.

Ikrafttrædelse m.v.

§ 9. Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene af 19. december 2000 ophæves.

Stk. 2. Kirkeministeriets cirkulære af 25. juni 1986 om bevaring af menighedsrådenes arkiver ophæves.

Stk. 3. Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder også for arkivalier, som er deponeret i lokalhistoriske arkiver efter de hidtidige regler.

§ 10. Bekendtgørelsen træder i kraft den 15. marts 2003.

Rigsarkivet, den 24. februar 2003

Johan Peter Noack

/Kirsten Villadsen Kristmar

Bekendtgørelse om bevaring og kassation samt aflevering af

menighedsrådenes arkivalier

I medfør af § 7, stk. 1, og § 15 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter forhandling med Kirkeministeriet fastsættes

Område