Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos DSB og Banestyrelsen

Bilag 1

1.1. Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1970-1990

1.1.A Journaler, journalregistre og kardex samt andre søgemidler til journalsagerne

Alle journaler, emnekartotekter, postbøger, lister over ministersager, ministernotater samt andre søgemidler til fremfinding af journalsager o.l. bevares.

1.1.B Journalsager

Journalsager i nedenstående saggrupper kasseres med de anførte undtagelser.

1.4.

Statistik, bortset fra

14.0

Alment

2.3.

EDB, bortset fra

23.0

Alment

23.1

DSBs EDB-anlæg

2.4.

Personaleforhold, bortset fra

24.0

Alment

24.1

Personaleprognoser

24.2

Normativ

2.5.

Lønforhold, bortset fra

25.0

Alment

2.6.

Velfærd, samarbejdsforhold, bortset fra

26.0

Alment

26.1

Samarbejdsforhold (med alle tilhørende undergrupper)

26.3

Syge og tilskadekomst

3.5.

Trafikafvikling, bortset fra

35.0

Alment

35.8

Uregelmæssigheder

5.

Indkøb, lager og forpagtningsspørgsmål

7.

Rullende materiel, bortset fra

7.0

Alment

7.1

Trækkraft (med alle tilhørende undergrupper)

7.2

Passagervogne (med alle tilhørende undergrupper)

7.3

Godsvogne (med alle tilhørende undergrupper)

001.2

Personale, bortset fra

0012.0

Alment

0012.1

Normativ

001.4

Arkiver, tidsskrifter, bibliotek, bortset fra

0014.0

Alment

0014.1

Regler for postens behandling, budgang

0014.2

Arkivnøgle, arkivforhold

001.6

Lokaleforhold, inventar

Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB.

Alle øvrige journalsager bevares.

1.2 Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1990-1993

1.2.A Journaler, journalregistre og kardex samt andre søgemidler til journalsagerne

Alle journaler, emnekartoteker, postbøger, lister over ministersager og ministernotater samt andre søgemidler bevares.

1.2.B Journalsager

Journalsager i nedenstående saggrupper kasseres med de anførte undtagelser.

B. Personale, bortset fra

Personale, fælles

Ba 000

Generelt

Ba 002

Personaleplanlægning, Koordinerende Personaleudvalg

Personalestyring

003.000

Generelt

003.001

Personaleplaner, generelt

Personalepolitik

004.000

Generelt

Kompetence 2000

005.000

Generelt

005.001

Styrekomité

005.002

Fællesprojekt

005.003

Hovedprojekt DSB

005.004

Pilotprojekter

Personale rationalisering

006.000

Generelt, fælles

006.001

Storebæltsprojektet

Ansættelsesprocedurer og afskedsprocedurer

015

Generelt

016

Påtegningssystemet

017

Medarbejdersamtalesystemet / Chefsamtaler

019

Ankenævn

Klassificering

021.0

Generelt

Bc Personalets arbejdsforhold, uddannelse og kurser

000

Generelt / uddannelsesrådet

007

Arbejdsnedlæggelse og strejke

010

Sikkerheds- og sundhedsarbejde på virksomheden

011

Arbejdsleder- leder- og chefudvikling

012

Medarbejdersamtaler

Bc DSB skolerne

200

Generelt

201

Kursusprogram og introduktion af nye medarbejdere

Bd Sygdom, tjenestefrihed og fribefordring

000

Generelt

010

Sygdom

020

Arbejdsskader

030

Overfald på personale

040

Principielle sygesager, dagpengeordning

Be Personalets pligter og rettigheder mv.

Bx Diverse

040

Personer der ikke må ansættes

170

Beskæftigelsesprojekter

G. Skatter, afgifter og erstatningssager, bortset fra

Ga 000

Generelt (skatter)

Gb 000

Generelt (afgifter)

Gc

Erstatningssager mv.

L. Materiale, værktøj og inventar, bortset fra

Alle 000 - sager. Generelt.

Mb. Regnskabsvæsen (regnskabsbestemmelser) , bortset fra

000

Generelt

Md. Andre regnskaber, bortset fra

000

Generelt

Me. Lønningsregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mf. Udregning af timelønninger for månedslønnet personale, bortset fra

000

Generelt

Mg. Lagerregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mh. Lagrenes indretning og drift, bortset fra

000

Generelt

Mi. Varebudget, bortset fra

000

Generelt

Mk. Materialoptællinger, bortset fra

000

Generelt

Ml. Inventarregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mm. Salg af materialer, bortset fra

000

Generelt

Mn. Udleje (udlån) af materiale, bortset fra

000

Generelt

Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB.

Alle øvrige journalsager bevares.

1.3 Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1993 ff.

Journalsager, der er registreret i følgende saggrupper i den elektroniske journal, kasseres med de anførte undtagelser

B. Personale, bortset fra

Bc

DSB´s aftaler, overenskomster, organisationsaftaler

Bd

DSB´s adm. bestemmelser, regler, præcedensafgørelser

Be

DSB´s organisation, personalepolitik, udvikling og udmøntning

Bf

Juridisk forhandlingsbistand til datterselskaber, BHT og eksterne samarbejdspartnere (incl. alle undergrupper)

Bg

Uddannelse

DSB skolerne, bortset fra

000

Generelt

001

Kursusprogram, introduktion af nye medarbejdere

Bx Diverse, bortset fra

004

Inddrivelse af personalets gæld til DSB

040

Personer, der ikke må ansættes

170

Beskæftigelsesprojekter

190

Forslag fra personalet

G. Skatter og, afgifter og erstatningssager, bortset fra

Ga

000 Generelt (skatter)

Gb

000 Generelt (afgifter)

008.000 Grønne afgifter generelt

Gc

Erstatningssager mv. (med alle tilhørende undergrupper)

L. Materiale, værktøj og inventar, bortset fra

Alle 000-sager (Generelt.)

Mb. Regnskabsvæsen (regnskabsbestemmelser) , bortset fra

000

Generelt

Md. Andre regnskaber, bortset fra

000

Generelt

Me. Lønningsregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mf. Udregning af timelønninger for månedslønnet personale, bortset fra

000

Generelt

Mg. Lagerregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mh. Lagrenes indretning og drift, bortset fra

000

Generelt

Mi. Varebudget, bortset fra

000

Generelt

Mk. Materialoptællinger, bortset fra

000

Generelt

Ml. Inventarregnskab, bortset fra

000

Generelt

Mm. Salg af materialer, bortset fra

000

Generelt

Mn. Udleje (udlån) af materiale, bortset fra

000

Generelt

Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB eller Banestyrelsen.

Alle øvrige journalsager bevares.

§ 1. Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af DSB og Banestyrelsen samt af disses forgængermyndigheder m.fl.

Bilag 2

De følgende bestemmelser omfatter arkivalier, som siden 1998 er journaliseret efter Banestyrelsens fælles journalplan og arkiveret hos Ledelsessekretariatet, Intern revision, Sikkerhed, Administrationsafdelingen samt Teknik- og Driftsafdelingerne. Bestemmelserne omfatter desuden arkivalier, som fra 1. maj 2000 er journaliseret hos Planlægnings-, Anlægs- og Driftdivisionerne.

Sager, som er journaliseret i følgende saggrupper, kasseres med de angivne undtagelser.

02

Økonomi, budget og regnskab, bortset fra

020

Generelt

023

Budgetter og prognoser, drift

025

Intern revision

028

Infrastrukturafgift, principper

029

Økonomi, diverse

03

Administrative forhold, bortset fra

030

Generelt

031

Dokumentstyring

05

Informationsteknologi, bortset fra

051

Strategi og politik

07

Personaleforhold, bortset fra

071

Personalepolitik

08

Personaleadministrative forhold

09

Personalesager, bortset fra

Personaleakter, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned

Personaleakter, som vedrører ansatte i chefstillinger

10

Lovgivning, bortset fra sager med selvstændig sagsbehandling i saggrupperne

102

Jernbaneinfrastruktur

108

Civilt og militært beredskab

11

Erstatninger og forsikringer, bortset fra

110

Generelt

113

Nabosager

114

Driftsuheld

119

Diverse

13

Forvaltning af arealer, bortset fra

130

Generelt

133

Arealdisponering (kun sager vedr. køb og salg)

134

Naboforhold

139

Diverse

20

Mødeaktiviteter, bortset fra

200

Generelt

201

Mødereferater og indkaldelser

34

Trafikkens afvikling, bortset fra

340

Generelt

342

Rangering og klargøring

343

Sikkerhedskoncepter

345

Kørselsdispensationer

5

Forespørgsler og tilbud, bortset fra

51

Kontraktstyring og ledelse

52

Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning

59

Andet

7

Basisinformation, bortset fra

71

Kontraktstyring og ledelse

72

Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning

8

Drift og vedligeholdelse, bortset fra

81

Kontraktstyring og ledelse

82

Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning

96

Projektering

97

Udbuds- og kontraktforhold, bortset fra kontrakter

98

Udførelse og ibrugtagning, bortset fra statusrapporter

Alle øvrige journalsager bevares.

Mødemapper bevares, hvis de rummer originale arkivalier, som er udtaget af sagsmapperne.

§ 2. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

Bevaring og kassation

Bilag 3

3.1.

Personaleakter

Personaleakter, som er afsluttet før 1947 bevares.

Personaleakter i det centrale personaleaktarkiv, som er afsluttet 1947 o. 1993, og som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, bevares efter udskillelse af rutinemæssige bilag om tjenestetider, lønudbetaling og ferieafholdelse mv. Alle øvrige personaleakter, som er afsluttet 1947 o. 1993, kasseres.

Personaleakter hos de personaleforvaltende enheder i DSB og Banestyrelsen, som er afsluttet efter o. 1993 og som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, bevares efter udskillelse af rutinemæssige bilag om tjenestetider, lønudbetaling og ferieafholdelse mv. Alle øvrige personaleakter , som er afsluttet efter o. 1993, kasseres.

3.2.

Personalearkivet 1957-1993, henlagt efter arkivnøgler, revideret 1973, 1978, 1983 og 1988

Alle journaler samt navne- og emnekartoteker bevares.

Journalsager kasseres. Dog bevares sagerne i følgende saggrupper

20.0

Generelt

20.1

Tjenestemandsloven

20.220

Generelle omklassificeringsprocedurer

20.221

Strukturændringer

20.222

Rationalisering

21.0

Tjenestemænd, generelt

22

Overenskomstlønnede, dog kun sager om overenskomstfornyelse

23.1

Fællesbestemmelser for ansættelse

26.0

Projekt- og arbejdsgrupper, velfærd, sygesager, påskønnelses- påtale- og klagesager, jubilæer m.m., andre sager vedr. personalet mm. Generelt

26.1.

Projekt- og arbejdsgrupper, herunder områdedrift, udvalg nedsat uden for DSB mm.

26.21

Samarbejdsudvalg

26.22

Velfærd

26.28

Arbejderbeskyttelse

26.4

Påskønnelses-, påtale- og klagesager

26.7

Andre sager vedr. personalet

29.1

Diverse

§ 3. Beslutningsprotokoller, mødereferater og lignende fra chefmøder, direktionsmøder, råd, nævn og udvalg bevares.

§ 4. Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af DSB indtil 1970, bevares.

Stk. 2. Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af DSB fra 1970, bevares og kasseres efter bilag 1.

§ 5. Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af Banestyrelsen indtil 1998, bevares og kasseres efter bilag 1.

Stk. 2. Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af Banestyrelsen fra 1998, bevares og kasseres efter bilag 2.

§ 6. Personalesager bevares og kasseres efter bilag 3.

§ 7. Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af afdelinger, divisioner og tjenester m.fl., bevares og kasseres efter særskilte bestemmelser, der udstedes af Statens Arkiver.

Kassation af arkivalier som ikke skal bevares

§ 8. Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til §§ 3 - 7, kasseres.

Stk. 2. Arkivalier, der ikke skal bevares, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Banestyrelsens og DSB s egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Ikrafttrædelse m.v.

§ 9. Bekendtgørelsen træder i kraft den 9. marts 2002.

Stk. 2. Rigsarkivets kassationsbestemmelse om Baneafdelingens arkiv af 28. maj 1979 og Rigsarkivets kassationsbestemmelse om Personaleafdelingens arkiv af 7. marts 1983 ophæves.

Rigsarkivet, den 31. januar 2002

Johan Peter Noack

/Kirsten Villadsen Kristmar

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos

DSB og Banestyrelsen

I medfør af § 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

Område