Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Kapitel 1

Varetagelse af arkivmæssige hensyn

Kapitel 1

Varetagelse af arkivmæssige hensyn

§ 1. Det påhviler enhver myndighed at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages.

Stk. 2. Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås

1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt

2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.

Kapitel 2

Behandling af statslige arkivalier

Kapitel 2

Behandling af statslige arkivalier

§ 2. Såfremt en myndighed nedlægges, påhviler ansvaret for opbevaring af myndighedens arkivalier samt varetagelse af de arkivmæssige hensyn i øvrigt den eller de myndigheder, som overtager sagsområdet. Hvis ingen overtager sagsområdet, påhviler ansvaret for opbevaring af myndighedens arkivalier samt varetagelse af de arkivmæssige hensyn den overordnede myndighed.

Stk. 2. Ved overførelse af sagsområder inden for den offentlige forvaltning træffer de berørte myndigheder aftale om fordeling af arkivalier vedrørende de pågældende sagsområder.

Stk. 3. Ved overførelse af sagsområder fra myndigheder til institutioner, der ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, kan arkivalier m.v. overføres, jf. stk. 2, for så vidt den modtagende institution i medfør af § 8 i lov om offentlige arkiver m.v. inddrages under lovens område.

Kapitel 3

Bevaring og kassation af offentlige arkivalier

Kapitel 3

Bevaring og kassation af offentlige arkivalier

§ 3. Statens Arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de bestemmelser, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Stk. 2. Statens Arkiver tilrettelægger tilsynet. Myndighederne skal afgive sådanne oplysninger til Statens Arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.

Stk. 3. Hvor en kommune har oprettet en arkivinstitution, jf. lov om offentlige arkiver m.v., § 4, stk. 1, tilrettelægger Statens Arkiver tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv.

Stk. 4. Statens Arkiver kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstateres tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn.

Stk. 5. Statens Arkiver indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren.

Kapitel 4

Aflevering af offentlige arkivalier til Statens Arkiver

Kapitel 4

Aflevering af offentlige arkivalier til Statens Arkiver

§ 4. Enhver statslig myndighed skal anvende et manuelt eller elektronisk arkivsystem, der sikrer varetagelse af arkivmæssige hensyn, jf. § 1.

Kapitel 5

Særlige forvaltningsenheder

Kapitel 5

Særlige forvaltningsenheder

§ 5. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om statslige myndigheders arkivdannelse m.v., herunder om

1) anmeldelse og godkendelse af arkivsystemer,

2) etablering, indretning, afgrænsning og drift af arkivsystemer,

3) foranstaltninger til sikring af, at der kan foretages konvertering af elektroniske arkivsystemer til systemuafhængige arkiveringsversioner,

4) tekniske krav til arkivmedier, samt

5) arkivaliers opbevaringsforhold hos myndighederne.

Kapitel 6

Tilgængelighed til offentlige arkivalier

Kapitel 6

Tilgængelighed til offentlige arkivalier

§ 6. Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres,

1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og

2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt.

Stk. 2. Kassation af offentlige myndigheders arkivalier må først finde sted, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem.

Kapitel 7

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

Kapitel 7

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

§ 7. Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier. Nærmere regler om kommunale myndigheders bevaring og kassation af arkivalier fastsættes efter drøftelse med de kommunale parter.

Stk. 2. Kassation af arkivalier må kun finde sted efter bestemmelser, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i stk. 1.

Stk. 3. Regler, der fastsættes med hjemmel i stk. 1, bringes til offentlighedens kundskab.

§ 8. Kommunalbestyrelsen eller dermed sidestillede organer kan træffe afgørelse om, at arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af kommunale myndigheder, bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren.

§ 9. Arkivalier, der af rigsarkivaren er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til Statens Arkiver.

Stk. 2. Myndighederne skal sikre, at arkivalier, der er omfattet af en afgørelse om kassation, destrueres på betryggende måde.

§ 10. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om frister for aflevering af statslige myndigheders arkivalier, herunder af arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer.

Stk. 2. Rigsarkivaren fastsætter afleveringstidspunktet for den enkelte myndighed efter drøftelse med myndigheden. Ved nedlæggelse af statslige myndigheder kan det fastsættes, at arkivalier skal afleveres i forbindelse med nedlæggelsen.

Stk. 3. Hvor en myndighed af ressourcemæssige årsager ikke kan gennemføre en aflevering efter de bestemmelser, der er fastsat i medfør af stk. 2, 1. pkt., træffer rigsarkivaren efter forhandling med vedkommende ministerium afgørelse om gennemførelse af afleveringen.

§ 11. Rigsarkivaren kan efter drøftelse med den pågældende myndighed bestemme, at arkivalier, som er en del af en myndigheds videnskabelige samlinger, undtages fra aflevering.

Stk. 2. Rigsarkivaren kan efter drøftelse med den pågældende myndighed bestemme, at arkivalier, der efter 30 år stadig er i administrativ brug, afleveres senere end efter 30 år.

Stk. 3. Bestemmelserne i stk. 1-2 om udskydelse af afleveringstidspunkt omfatter ikke elektroniske arkivalier.

Stk. 4. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med Statens Arkiver fastsætte en længere afleveringsfrist end 30 år for arkivalier, der i henhold til særlige bestemmelser er klassificeret »fortroligt« eller højere.

§ 12. Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om, hvorledes aflevering til Statens Arkiver skal ske.

Stk. 2. Myndighederne skal sikre, at arkivalier afleveres således som fastsat i de i stk. 1 omtalte bestemmelser.

Stk. 3. Den praktiske gennemførelse af afleveringen foretages af den afleverende myndighed efter Statens Arkivers anvisning.

Stk. 4. Omkostninger i forbindelse med aflevering afholdes af den afleverende myndighed. Hvor det drejer sig om arkivalier fra ophævede statslige myndigheder, jf. § 10, stk. 2, 2. pkt., afholdes omkostningerne af den pågældende myndighed eller vedkommende ministerium.

§ 13. Rigsarkivaren kan efter drøftelse med de kommunale parter fastsætte nærmere regler for aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver.

§ 14. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om udlån til myndigheder af arkivalier, der af den pågældende myndighed er afleveret til Statens Arkiver.

§ 15. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om behandling, bevaring, kassation og aflevering af administrative arkivalier fra særlige forvaltningsenheder efter forhandling med den pågældende forvaltningsenhed. Det kan herunder fastsættes, at aflevering ikke skal finde sted efter reglerne i § 10.

§ 16. De i lov om offentlige arkiver m.v. § 20, stk. 1, §§ 21-23 samt § 25 fastsatte regler om tilgængelighed gælder også for offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog lov om offentlige arkiver m.v., § 24, stk. 3.

§ 17. Tilgængelighedsfrister, der er fastsat i lov om offentlige arkiver m.v. § 20, stk. 1, og § 22, stk. 1, gælder også for arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden, medmindre anden frist er fastsat af den afleverende myndighed i henhold til særlig bestemmelse eller aftales med ressortmyndigheden i henhold til § 21, stk. 1, eller § 22, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v.

§ 18. Den, der søger om adgang til at benytte dokumenter eller arkivenheder før tilgængelighedsfristens udløb, jf. § 24 i lov om offentlige arkiver m.v., skal i ansøgningen oplyse formålet med benyttelsen.

§ 19. Rigsarkivaren kan i konkrete tilfælde fastsætte nærmere vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til Statens Arkiver, herunder om brug af og videregivelse af oplysninger m.v.

Stk. 2. Fastsættes der vilkår, der medfører begrænsninger i udnyttelsen af de oplysninger, der gives adgang til, skal disse vilkår præciseres så nøje som muligt.

Stk. 3. I tilfælde, hvor det fastsættes som vilkår for benyttelse af en ikke umiddelbart tilgængelig arkivenhed, at der udtages et eller flere dokumenter fra arkivenheden, skal ansøgeren oplyses om, at udtagelse har fundet sted.

§ 20. Den, der får tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, kan lade materialet kopiere, medmindre det i det konkrete tilfælde fastsættes, at kopiering ikke må finde sted. Kopier af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale må ikke videregives uden særlig tilladelse.

§ 21. Den, der får tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, skal før benyttelsen påbegyndes, afgive erklæring om at være bekendt med og at ville overholde de vilkår, der er fastsat for benyttelse af sådant materiale.

§ 22. Afgørelser, der træffes af rigsarkivaren i medfør af bestemmelser, der fastsættes i henhold til § 5, § 10, stk. 1 og § 12, stk. 1, kan ikke indbringes for kulturministeren.

§ 23. Med bøde straffes den, der overtræder vilkår fastsat i medfør af § 19, stk. 1 eller bestemmelsen i § 20, 2. pkt.

§ 24. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2001.

Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed ophæves.

Stk. 3. Bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier ophæves.

Stk. 4. Følgende cirkulærer forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af andre bestemmelser fastsat med hjemmel i denne bekendtgørelse

1) Cirkulære nr. 7 af 12. januar 1998 om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver.

2) Cirkulære nr. 8 af 12. januar 1998 om statslige myndigheders journal- og arkivsystemer.

3) Cirkulære nr. 4 af 14. januar 2000 om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver.

4) Cirkulære nr. 5 af 14. januar 2000 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer.

Kulturministeriet, den 31. maj 2001

Elsebeth Gerner Nielsen

/Karen I. Bjerg

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og

om offentlige arkivers virksomhed

I medfør af § 10, stk. 1 og 2, § 12, stk. 2, § 13, § 15, stk. 2, § 24, stk. 7, § 27, § 33 a, § 34, stk. 3, samt § 35, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000, fastsættes