Teknisk forskrift vedrørende bestemmelser for rapportering af inspektionsopgaver (Teknisk forskrift 7.3.03-1)

Teknisk forskrift vedrørende bestemmelser for rapportering af inspektionsopgaver

(Teknisk forskrift 7.3.03-1)

I medfør af § 10, stk. 2, i lov nr. 394 af 13. juni 1990 om erhvervsfremme samt § 1 i Industriministeriets bekendtgørelse nr. 3 af 4. januar 1991 om henlæggelse af visse beføjelser til Industri- og Handelsstyrelsen fastsættes følgende som supplement til bestemmelserne i Industri- og Handelsstyrelsens bekendtgørelse nr. 170 af 19. marts 1991 om akkreditering af selskaber mv. til inspektion

1. Generelt.

1.1 Formålet er at give generelle retningslinier for form og indhold af rapportering af inspektionsopgaver.

1.2 Betinger udførelsen af en inspektionsopgave, at rapporteringsreglerne ikke kan følges fuldt ud, skal det sikres, at rapporteringen ikke kan lede til misforståelse af, hvad der er omfattet af akkrediteringen.

2. Logo.

2.1 Akkrediteret inspektionsarbejde skal i henhold til den Tekniske Forskrift med bestemmelser for brug af logo, foretages på dokumenter, der bærer Dansk Akkrediterings Ordnings logo og registreringsnummer eller ordlyden »Akkrediteret under Dansk Akkrediterings Ordning, registreringsnummer ...«

3. Rapportindhold.

3.1 Rapportens benævnelse.

Dokumenter, der præsenterer inspektionsresultaterne, skal benævnes INSPEKTIONSRAPPORT.

3.2 Identifikation af rapport.

Inspektionsrapporten skal være forsynet med udgivelsesdato og entydig identifikation gentaget på hver side. Identifikationen kan hensigtmæssigt bestå af et løbenummer. Rapporten skal være sidenummereret og det totale antal sider skal anføres på hver side.

3.3 Identifikation af inspektionsselskabet, der udarbejder rapporten.

Navn og adresse på rapportudstederen skal anføres. Yderligere information om selskabet kan anføres fx placering i en større organisation.

3.4 Identifikation af den, der har rekvireret inspektionen.

Navn og adresse på rekvirenten skal anføres.

3.5 Beskrivelse af inspektionsopgaven.

Inspektionsopgaven skal være beskrevet så fyldestgørende, at den muliggør en klar og utvetydig rapportering af resultaterne. Herunder anføres entydig reference til de dokumenter, som er grundlaget for inspektionsopgaven fx standarder. Hvis inspektionen ikke omfatter alle kravene i referencedokumenterne, skal det klart fremgå, hvilke krav rapporten omfatter. Det skal tillige anføres, om inspektionen er en ud af en serie, der udføres med regelmæssigt eller uregelmæssigt interval, eller er udført denne ene gang.

3.6 Inspektionsmetoder og procedurer.

De anvendte inspektionsmetoder og procedurer skal være identificeret og hvor det er relevant specifikt beskrevet. Når det er nødvendigt at benytte metoder og procedurer, som ikke er krævet, skal enhver afvigelse fra, tilføjelse til eller udelukkelse af kravene aftales med rekvirenten og noteres i rapporten.

3.7 Anvendelse af underleverandører.

3.7.1 Hvis der er anvendt underleverandører til at udføre dele af inspektionsarbejdet, skal disse også være akkrediteret og det pågældende arbejde og underleverandøren identificeres. Underleverandørens registreringsnummer for akkrediteringen skal angives.

3.7.2 Foretager inspektionsselskabet selv prøvning eller foranlediger prøvning udført, skal inspektionsrapporten henvise til de akkrediterede prøvningsrapporter og disse skal vedføjes inspektionsrapporten som bilag.

3.8 Inspektionsresultater.

3.8.1 Rapporten skal præsentere inspektionsresultaterne nøjagtigt, klart og utvetydigt i overensstemmelse med instruktioner, som kan være en del af inspektionsproceduren.

3.8.2 Rapporten skal anføre dato for, hvornår inspektionen har fundet sted og om nødvendigt, hvilke dele af inspektionen der er udført på hvilke datoer.

3.8.3 Inspektionsresultaterne kan efter behov være

a) Resultaterne af en bedømmelse af en virksomheds organisation og arbejde.

b) Resultaterne af en vurdering af kritiske sider af en virksomheds udstyr, faciliteter, metoder, prøvning og kalibrering, databehandling og rapportering eller kvalitetssikring med relation til de specifikke tekniske formål med det inspicerede produkt, proces eller service.

c) En vurdering af viden og tekniske kompetence hos virksomhedens personale på det pågældende område (fx opnået gennem interviews, observeringer af udførelse af tekniske opgaver eller særlige arrangementer, der omfatter praktisk gennemførelse af procedurer eller metoder).

d) Resultater fra stikprøver og fra overværede prøvninger.

e) Resultaterne af visuel undersøgelse eller praktisk anvendelse af det inspicerede objekt.

f) Fremskaffede resultater og alle andre observationer fra inspektionsaktiviteten (fx miljø- og lagerbetingelser for det omhandlede produkt).

3.8.4 Inspektionsrapporten kan være understøttet af fotos, skitser, tabeller eller grafisk information af enhver art. Dette skal være entydigt identificeret i selve rapporten.

3.8.5 Hvis stikprøveudtagning og behandlingen af stikprøveresultaterne ikke er beskrevet i den anvendte inspektionsmetode og det ikke er hensigtsmæssigt at beskrive den i selve inspektionsrapporten, skal den være beskrevet i en særskilt rapport. Denne rapport skal tillige indeholde hvem, hvor, hvordan og hvornår stikprøven er udført. Inspektionsrapporten skal indeholde en entydig reference til denne særlige rapport.

3.8.6 Inspektionsrapporten skal indeholde en erklæring om, at inspektionsresultaterne alene angår den rekvirede opgave (som er anført i pkt. 3.5).

Rapporten må ikke indeholde rådgivning eller anbefalinger om resultaternes anvendelse med mindre, det er forlangt af den, der har rekvireret opgaven. I så fald skal det klart fremgå, at der er tale om rådgivning og anbefalinger.

3.8.7 Inspektionsrapporten skal indeholde en passus om, at rapporten kun må gengives i sin helhed uden rapportudstederens skriftlige godkendelse jf dog pkt. 3.9.

3.9 Yderligere information.

Der kan anføres yderligere information om et hvert forhold af betydning for rapportens tekniske indhold, til dens fremtidige brug eller vedrørende rapportudgiverens og virksomhedens (klientens) legale rettigheder og forpligtelser. Denne information kan inkludere betingelser for publikation af rapporten.

3.10 Navne og underskrifter.

Inspektionsrapporten skal indeholde navn, titel og signatur for den/de personer, der har udført inspektionen og for den, der på rapportudstederens vegne har ansvaret for rapporten. Sidstnævnte skal have tilstrækkelig faglig kompetence og autoritet til at kontrollere samtlige faktorer, der har indflydelse på inspektionsresultatet.

En af underskriverne skal være bemyndiget til at kommunikere direkte om tekniske detaljer i rapporten med den, der har rekvireret inspektionen.

Ovennævnte underskrivere kan være en og samme person.

4. Korrektioner og tilføjelser til en inspektionsrapport.

4.1 Korrektioner og tilføjelser før rapportens udgivelse - bortset fra stave-/trykfejl - skal være initieret af en person, der har ansvaret herfor. Korrektionerne og tilføjelserne skal være dateret.

4.2 Korrektioner og tilføjelser efter rapportens udgivelse skal foretages i et nyt dokument, som skal opfylde alle relevante krav i denne Tekniske Forskrift.

Dokumentet kan være i form af

a) Et supplement til inspektionsrapport nr.:.. umiddelbart efterfulgt af entydig identifikation af den pågældende inspektionsrapport.

b) En ny rapport, der annullerer og erstatter den fejlbehæftede.

I begge tilfælde skal der foretages hensigtsmæssige sikkerhedsforanstaltninger imod misforståelser og urigtig fremstilling.

Industri- og Handelsstyrelsen

Kurt S. Jakobsen

A. P. Jørgensen

Ingen