Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner 6 PROCEDURER

Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner 6 PROCEDURER

6. PRODCEDURER

6.1 BUDGETLÆGNING

Der findes visse tidsmæssige krav til budgetlægningen. Økonomiudvalget skal således inden den 1. september til kommunalbestyrelsen udarbejdet forslag til årsbudget og budgetoverslag (§ 37 i Lov om kommunernes styrelse- i det følgende forkortet Kst.).

Forslaget til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal undergives mindst 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 3 ugers mellemrum (Kst.,§ 38, stk.2)

For indsendelse af budgetmateriale til de centrale myndigheder findes følgende retningslinier

BUDGETMATERIALE INDSENDES SENEST TIL 4.1 Hovedoversigt 5.oktober Indenrigsministeriet 4.2 Sammendrag 1.november Danmarks Statistik 4.3 Bevillingsoversigt 15.december Indenrigsministeriet 4.4 Specifikationer 1.november Danmarks statistik 4.4.A Specifikationer, funktion 4.01 Sygehuse 1. december Danmarks Statistik 4.10 Budgetterings- forudsætninger 5.oktober Indenrigsministeriet 4.11 Personaleoversigt 5.oktober Danmarks Statistik 4.12 Investeringsoversigt 15.december Indenrigsministeriet 5. Bemærkninger 15.december Indenrigsministeriet 5. Aktivitets- og ressourceskemaer vedr. sygehuse 15.december Indenrigsministeriet

Falder ovennævnte datoer på en lørdag eller søndag, udskydes fristen til den følgende mandag.

Med hensyn til budgettets FORM OG INDHOLD bestemmes det, at årsbudgettet skal ledsages af budgetoverslag for en 3-årig periode. I øvrigt skal nærværende regler følges, jfr. Kst., pgfr. 54, stk. 1. Her tænkes specielt på afsnit 4 og oversigterne og afsnit 5 om bemærkningerne.

Det er vigtigt at fremhæve, at da bugdetlægningen er den lejlighed, ved hvilken kommunalbestyrelsen årligt får en samlet oversigt over de fremtidige økonomiske forhold, så skal det materiale, der behandles af de forskellige kommunale organer, på en overskuelig måde dels give en oversigt over den totale økonomi, dels give tilstrækkeligt detaljerede oplysninger til også at kunne bedømme baggrunden for de enkelte bevillinger.

Ingen oversigt kan opfylde begge formål på een gang, så derfor skal der anvendes flere forskellige oversigter ved budgetlægningen, jfr. afsnit 4.0 Således anvendes hovedoversigt til budget som grundlag for en summarisk bedømmelse af den finanseelle og aktivitetsmæssige udvikling, mens bevillingsoversigten anvendes i de tilfælde, hvor mere detaljerede oplysninger ønskes. Er de oversigter, som foreskrives i budget- og regnkabssystemet, ikke tilstrækkelige, er kommunen frit stillet med hensyn til også at udarbejde andre oversigter.

Der må ikke i årsbudgettet eller i de flerårige budgetoverslag forekomme overskud eller underskud. Dette følger af, at der skal være balance mellem indtægter og udgifter, jfr. f.eks. hovedoversigt til budget.

Der må heller ikke i årsbudgettet eller budgetoverslagene forekomme poster, som savner en nærmere forklaring eller begrundelse, hvad enten årsagen hertil er tidsmæssige problemer, manglende kapacitet ved budgetlægningen, uenighed eller lignende. Det vedtagne budget skal være et udtryk for det bedst mulige skøn over de kommende års udgifter og indtægter, og det skal være umiddelbart egnet til realisering. Det er vigtigt at understrege dette, fordi et budget ikke kan løse dets opgaver tilfredsstillende, hvis ikke dets poster er forsøgt placeret så korrekt som muligt.

Dette udelukker ikke, at der senere kan forekomme tillægsbevillinger. Dette vil tværtimod ofte forekomme, men begrundelserne må i så fald være, at der er sket ændringer i budgettets forudsætninger.

Årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag opstilles PRISNIVEAUMÆSSIGT efter følgende retningslinier

1. Hovedkonto 0-6 (drift, refusion, anlæg) angives i årsbudgettets priser (faste priser).

2. Hovedkonto 7 og 8 angives i det skønnede prisniveau for budgetåret og hvert af budgetoverslagsårene (løbende priser).

3. For hvert af budgetoverslagsårene anføres under en særlig post pris- og lønstigninger vedrørende hovedkonto 0-6 for såvel udgifter som indtægter. Posten placeres umiddelbart efter hovedkonto 0-6, jfr. 4.1 og 4.2. Pris- og lønstigningerne vil svare til forskellen mellem hovedkonto 0-6 i løbende priser, og hovedkonto 0-6 i faste priser.

Den omstændighed, at hovedkonto 0-6 opstilles i faste priser, medfører, at virkningen på udgifter og indtægter af pris- og lønstigninger elimineres. Det bliver herved muligt at vurdere den mængdemæssige udvikling over budgetperioden, og det vil umiddelbart fremgå af flerårsbudgettet, hvorvidt aktivitets- og serviceniveauet i den betragtede periode forøges. Endvidere kan kommunalbestyrelsen/amtsrådet umiddelbart forskyde udgifter (f.eks. vedrørende bestemte anlægsarbejder) fra et år til et andet, uden at de pågældende udgifter af den grund skal omregnes til et nyt prisniveau. Dog vil sådanne tidsmæssige forskydninger indvirke på pris- og lønstigningsposten, ligesom den modestående tidsmæssige placering på den finansielle side kræver omregning af beløbet til pågældende budgetårs prisniveau.

Den finansielle udvikling afspejles ved hjælp af hovedkonto 7 og 8 i løbende priser, idet posten for pris- og lønstigninger i de enkelte budgetoverslagsår etablerer den nødvendige sammenhæng mellem den del af flerårsbudgettet, som er angivet i faste priser, og den del, som er angivet i løbende priser.

Såfremt en eller flere af flerårsoversigterne yderligere ønseks opstillet fuldt ud i løbende priser eller i faste priser med realvækst, kan disse supplerende oversigter selvsagt medtages som bilag til budgettet. Forelægges det/de supplerende flerårsbudgetter for kommunalbestyrelsen/amtsrådet sammen med de foreskrevne flerårsbudgetter, kan behandlingen i kommunalbestyrelsen/amtsrådet af budgetoverslagene foretages på grundlag af det/de supplerende flerårsbudgetter.

Men hensyn til, hvornår og hvorledes BEVILLINGSKONTROLLEN (som jo sker i løbet af rengskabsåret) skal foregå, findes ingen nærmere regler bortset fra, at økonomiudvalget skal kontrollere, at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden kommunalbestyrelsens samtykke. Der er altså intet krav om, at der eksempelvis skal foretages halvårsopgørelser, og at der kun må være forbrugt en bestemt procentdel af bevillingerne på dette tidspunkt, blot er det et krav, at bevillingerne ikke overskrides. Det siger sig selv, at bevillingsoverskridelser kun kan undgås ved en aktiv medleven i bevillingsforbruget, dvs. der skal foretages en hyppig rapportering, specielt mod regnskabsårets afslutning.

6.2 REGNSKABSAFLÆGGELSE

Kravene til regnskabsaflæggelsen fremgår bl.a. af lov om kommunernes styrelse (i det følgende forkortet Kst.), af (amts-)kommunens kasse- og regnskabsregulativ og af nærværende regler.

Med hensyn til TIDSMÆSSIGE krav i forbindelse med aflæggelsen af ÅRSREGNSKABET kan det for det første nævnes, at den regnskabsmæssige supplementsperiode er fastsat til at løbe fra regnskabsårets udgang til udgangen af februar måned i det følgende regnskabsår. I kasse- og regnskabsregulativet kan (amts-)kommunen dog fastsætte en kortere supplementsperiode, men den må dog ikke fastsættes til at udløbe før 15 januar. Det forudsættes, at supplementsperiodens længde fastsættes efter, hvor lang tid det tager den enkelte (amts-)kommune at præstere betaling af skyldige beløb, som vedrører foregående år.

De næste tidsfrister i forbindelse med aflæggelsen ar årsregnskabet foreligger ved indberetningen af regnskabsmateriale til de centrale myndigheder.

REGNSKABSMATERIALE INDSENDES SENEST TIL 4.21 Hovedoversigt 1.august Indenrigsministeriet 4.23 Regnskabsoversigt 1.august Indenrigsministeriet 4.24 Specifikationer 1.juli Danmarks Statistik 4.27 Financiel status 1.juli Danmarks statistik 4.31 Personaleoversigt 1.august Danmarks Statistik 5. Bemærkninger 1.august Indenrigsministeriet

Som det fremgår af ovenstående, skal regnskabet posteringsmæssigt være afsluttet inden 1. juli, idet regnskabsspecifikationer og finansiel status pr. denne dato skal afleveres til Danmarks Statistik.

Kommunalbestyrelsen/amtsrådet skal forelægges årsregnskabet så betids, at årsregnskabet kan afgives til revision inden 20. august, jfr. normalstyrelsesvedtægten. Forinden kommunalbestyrelsen/amtsrådets behandling skal de stående udvalg m.v. inden for hver deres område have udarbejdet forslag til regnskabsforklaringer, og økonomiudvalget skal have behandlet og godkendt årsregnskabet med tilhørende regnskabsforklaringer, jfr. Kst., § 45, stk. 1.

Med hensyn til årsregnskabets FORM OG INDHOLD bestemmes det i Kst. § 45, stk. 1, at det skal ledsages af en fortegnelse over kommunens kautions- og garantiforpligtelser. Herudover skal det i fornødent omfang være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedrørende væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb, jfr. ovenfor. I øvrigt skal nærværende regler følges, jfr. Kst. § 54, stk. 1. Her tænkes specielt på afanit 4 om oversigterne og afsnit 5 om bemærkningerne.

Vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber gælder følgende

Beløber bruttoudgifterne til et anlægsarbejde sig til mindre end 1 mio. kr., skal (amts)kommunen blot optage udgifter og indtægter i sit sædvanlige regnskab og skal ikke aflægge et samlet anlægsregnskab for det pågældende arbejde. Det står dog kommunalbestyrelsen/amtsrådet frit at beslutte, at der skal aflægges et samlet anlægsregnskab enten særskilt eller i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet i øvrigt. Beløbet bruttoudgifterne til et anlægsarbejde sig til 1 mio. kr. eller mere, er det et krav, at der aflægges et samlet anlægsregnskab senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Ovenstående regler gælder, hvad enten et anlægsarbejde er et-årigt eller flerårigt.

6.3 BEVILLINGSAFGIVELSE

Lov om kommunernes styrelse indeholder i § 38 og 40 visse bestemmelser om kommunernes bevillingsgivning.

I henhold til bemyndigelse i lovens § 38, stk. 2, er der i det følgende fastsat en række uddybende bestemmelser om bevillingsgivningen.

6-3-1 BEVILLINGSTYPER

I budget- og regnskabssystemet afgives bevillingerne normalt som bruttobevillinger. Til en disposition, som indebærer både udgifter og indtægter, kræves derfor almindeligvis såvel udgifts- som indtægtsbevilling. Imidlertid kan kommunalbestyrelsen på visse nærmere betingelser beslutte at afgive bevillinger som nettobevillinger.

Ved nettobevillinger forstås bevillinger, hvor der er en sådan sammenhæng mellem udgifter og indtægter, at eventuelle forøgede udgifter modsvares af forøgede indtægter af samme størrelse, eller at eventuelle formindskede indtægter modsvares af tilsvarende mindreudgifter.

Nettobevillinger kan anvendes, når der er tale om

- biaktivitet (dvs. aktivitet, som ved siden af den egentlige institutionsopgave udføres som supplerende mindre opgaver af servicemæssig eller publikumsorienteret art).

- indtægtsdækket virksomhed (dvs. hvis der som udløber af den ordinære virksomhed udføres en forretningsmæssig virksomhed).

- Forsyningsvirksomhed (hovedformålet er at drive forretningsmæssig virksomhed).

- Obligatorisk virksomhed (dvs. aktiviteter, som er obligatoriske for modtageren, f.eks. indtægtsdækket kontrol- og tilsynsvirksomhed).- ikke lovbestemte ad hocbevillinger fra andre myndigheder (dvs. bevilling i form af et tilskud eller lignende til et bestemt defineret formål fra en anden myndighed).

Indenfor de nævnte områder kan kommunalbestyrelsen/amtsrådet ved hjælp af bemærkninger til budgettet fastsætte, at bevillingerne på udvalgte områder er afgivet som nettobevillinger. Dette kan enten ske ved, at det angives generelt, at bevillingerne til bestemte aktiviteter overalt i budgettet er afgivet som nettobevillinger eller således, at det er angivet på hvilke funktioner, grupperinger eller steder, der er afgivet nettobevillinger. I de obligatoriske oversigter skal dog opgives de forventede bruttotal for udgifter og indtægter, ligesom bruttoprincippet skal anvendes i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

I budgetbemærkningerne kan fastsættes nærmere vilkår for bevillingernes anvendelse, herunder f.eks. størrelsen af takster og aktivitetsniveau, således at takstfinansiering ikke kommer til at betyde, at aktiviteten unddrages bevillingsstyring.

Der sondres mellem to forskellige former for bevillinger, nemlig a) driftsbevillinger, og b) anlægsbevillinger.

A DRIFTSBEVILLINGER

ANVENDELSESOMRÅDE

Driftsbevillinger er eet-årige og gives til driftsudgifter og - indtægter under hovedkontiene 0-6, dvs. de poster, som i den autoriserede kontoplan tildeles »dranstværdien« 1.

Reglerne for afgivelse af driftbevillinger omfatter imidlertid tillige

- Statsrefusioner på hovedkontiene 0-6

- renteudgifter/indtægter på hovedkonto 7

- afdrag på udlån - kreditsiden vedrørende hovedfunktionen FORSKYDNINGER I LANGFRISTEDE TILGODEHAVENDER (funktionerne 8.20-8.26)

- afdrag på optagne lån - debetsiden vedrørende hovedfunktionen FORSKYDNINGER I LANGFRISTET GÆLD (funktionerne 8.63-8.76)

- tilskud til hovedstadsrådet - funktion 8.78

- generelle tilskud - funktionerne 8.80 og 8.86

- udligning af moms - funktion 8.87, gruppering 01 Bidrag til udligningsordning, og gruppering 04 Tilbagebetaling af refusion af købsmoms

- skatter - funktionerne 8.90-8.96

BEVILLINGSBINDING

Driftsbevillinger skal som et mindstekrav knyttes til HOVEDFUNKTIONSNIVEAU OG DRANST i den autoriserede kontoplan.

Indberetningerne til de statslige myndigheder, der er fastsat i nærværende budget- og regnskabssystem, skal fortsætte på det hidtidige specifikationsniveau.

Da dette alene er mindstekrav til bevillingsbindingen, kan kommunalbestyrelsen/amtsrådet efter behov beslutte en mere detaljeret bevillingsbinding.

Mens der således eksempelvis i relation til sygehuse som et minimum skal knyttes en bevilling til

hovedfunktion SYGEHUSE (drift), kan amtsrådet efter eget valg i stedet give mere detaljerede driftsbevillinger. F.eks. kan en bevilling knyttes til det enkelte sygehus

4.01.1.03 A-købing sygehus, eller, såfremt man ønsker en yderligere stramning, kan bevillingen knyttes til de enkelte grupperinger for det pågældebde sygehus

4.01.1.03.35 Rengøring.

Endelig er der mulighed for at knytte bevillingen helt ned til hovedarts- eller artsniveau, f.eks.

4.01.1.03.35.2 Varekøb, eller

4.01.1.03.35.2.9 Øvrige varekøb

BEVILLINGSTIDSPUNKT

Driftsbevillinger for det følgende kalenderår afgives i forbindelse med den endelige vedtagelse af årsbudgettet, dvs. senest den 1.oktober.

TILLÆGSBEVILLINGER

Tillægsbevillinger til driftsbevillinger skal gives forud for en overskridelse af den oprindelige bevilling. Tillægsbevillinger til driftsbevillinger kan derfor ikke gives efter udløbet af det regnskabsår, de vedrører.

B ANLÆGSBEVILLINGER

ANVENDELSESOMRÅDE

Anlægsbevillinger kan være eet- eller flerårige og gives til anlægsudgifter og -indtægter under hovedkontiene 0-6, dvs. de poster, som i den autoriserede kontoplan tildeles »dranstværdien« 3.

Reglerne for afgivelse af anlægsbevillinger omfatter imidlertid tillige

- udlån - debetsiden vedrørende hovedkunktionen FORSKYDNINGER I LANGFRISTEDE TILGODEHAVENDER (funktionerne 8.20-8.26) (Udlånsbevillinger).

- låneoptagelse - kreditsiden vedrørende hovedfunktionen FORSKYDNINGER I LANGFRISTET GÆLD (funktionerne 8.63-8.76) (lånebevillinger).

BEVILLINGSBINDING

Anlægsbevillingen til et bestemt anlægsarbejde knyttes til de beløbsmæssige og materielle forudsætninger, som kommunalbestyrelsen tager stilling til i forbindelse med vurderingen og behandlingen af det samlede anlægsarbejde. En anlægsbevilling knytter sig altså til eet enkelt samlet anlægsarbejde, hvad enten dette påregnes at strække sig over et eller flere år. Anlægsbevillingen angives i det på bevillingstidspunktet gældende pris- og lønniveau.

BEVILLINGSTIDSPUNKT

Anlægsbevillinger kan meddeles ved årsbudgettets endelige vedtagelse, eller umiddelbart forud for det enkelte arbejdes igangsættelse. Omfanget af anlægsaktiviteter inden for det enkelte budgetår styres, jfr. afsnit 6.3.2, ved hjælp af rådighedsbeløb, som fastsættes ved årsbedgettets endelige vedtagelse, dvs. senest den 1. oktober.

TILLÆGSBEVILLINGER

Tillægsbevillinger til anlægsbevillinger skal gives forud for en overskridelse af den oprindelige bevilling. Tillægsbevillinger til anlægsbevillinger kan derfor ikke gives efter færdiggørelsen af anlægsarbejde.

6.3.2 ÅRSBUDGETTETS BEVILLINGSMÆSSIGE FUNKTION

Årsbudgettet tillægges såvel en finansiel som en bevillingsmæssig funktion.

For så vidt angår budgettets finansielle funktion, indebærer princippet om, at årsbudgettet skal opstilles som et totalbudget, at dette vil indeholde driftsposter, rådighedsbeløb til afholdelse af budgetterede anlægsudgifter- uanset om anlægsbevilling allerede foreligger eller først forventes meddelt i løbet af regnskabsåret - samt kapitalposter, der belyser de finansielle virkninger af ændringer i den finansielle formues sammensætning. I relation til årsbudgettets finansielle funktion er driftsposter, rådighedsbeløb og kapitalposter altså ligestillede, idet de tilsammen skal danne grundlag for kommunalbestyrelsens vurdering af, hvorledes den samlede kommunale aktivitet skal finansieres. Det samlede årsbudget afgiver således den bindende regel for størrelsen af næste års kommmunale skatteudskrivning, jfr. § 40 stk. 1, 1 pkt.

For så vidt angår budgettets bevillingsmæssige funktion, må der imidlertid sondres mellem driftsposter, rådighedsbeløb og kapitalposter.

I det følgende redegøres for det bevillingsmæssige indhold i disse poster.

DRIFTSPOSTER

Årsbudgettets driftsposter omfatter driftsudgifter og - indtægter under hovedkontiene 0-6 (»dranstværdi« 1). Endvidere henregnes statsrefusioner ( »dranst« 2) til driftsposterne, idet disse refusioner alene vedrører udgifter under »dranst« 1.

Samtlige driftsposter er omfattet af reglerne vedrørende driftsbevillinger. Der skal derfor i forbindelse med årsbudgettets endelige vedtagelse tages bevillingsmæssig stilling til samtlige årsbudgettets driftposter.

Bevillingerne til driftsposterne opføres i overensstemmelse med den vedtagne bevillingsbinding i bevillingsoversigtens bevillingskolonne.

RÅDIGHEDSBELØB

Anlægsarbejder (»dranst« 3) bevilges, jfr. afsnit 6.3.1, ikke nødvendigvis i forbindelse årsbudgettets vedtagelse. Årsbudgettet skal imidlertid sikre, at der i budgetårets løb er finansiel mulighed for afholdelse af anlægsudgifter. Der opstilles derfor i årsbudgettet er rådighedsbeløb for hvert enkelt anlægsarbejde, som forventes udført i budgetåret, uanset om anlægsbevilling allerede foreligger eller først forventes meddelt i løbet af budgetåret.

Disse rådighedsbeløb opføres i bevillingsoversigtens bevillingskolonne. Rådighedsbeløb, som henhører under samme hovedfunktion, kan dog i bevillingskolonnen opføres som eet samlet beløb, men kun såfremt kommunalbestyrelsen/amtsrådet har truffet beslutning om at tillade indbyrdes forskydninger mellem rådighedsbeløb under samme hovedfunktion.

Rådighedsbeløbene i bevillingskolonnen angiver den øvre grænse for størrelsen af de udgifter, der inden for budgetåret må afholdes af de pågældende anlægsbevillinger.

Overskridelse af rådighedsbeløb kræver tillægsbevilling (tillæg til rådighedsbeløb) med tilhørende angivelse af, hvorledes tillægsbevillingen finansieres.

Tillæg til rådighedsbeløb skal gives forud for en eventuel overskridelse. Dette betyder, at tillægsbevillinger ikke kan gives efter udløbet af de regnskabsår, de vedrører.

Hvis kommunalbestyrelsen/amtsrådet efter årsbudgettets vedtagelse meddeler en anlægsbevilling, uden at der på bevillingsoversigten er afsat et rådighedsbeløb til anlægsarbejdet, skal kommunalbestyrelsen/amtsrådet angive, om der i budgetåret skal afholdes udgifter inden for bevillingen, og i bekræftende fald, hvorledes disse udgifter skal finansieres.

KAPITALPOSTER

Årsbudgettets kapitalposter består af posterne på hovedkontiene 7 og 8 (»dranst« 4-7).

En række kapitalposter er omfattet af reglerne vedrørende driftsbevillinger (se afsnit 6.3.1). Ved årsbudgettets endelige vedtagelse tages der derfor bevillingsmæssig stilling til disse poster, og beløbene opføres i bevillingsoversigtens bevillingskolonne.

Andre kapitalposter (udlån og låneoptagelse) er omfattet af reglerne vedrørende anlægsbevillinger. Disse poster på årsbudgettet ligestilles med rådighedsbeløb for anlægsarbejder. Dette betyder, at kommunalbestyrelsen/amtsrådet kan beslutte, at der i bevillingsoversigtens bevillingskolonne for hver af de relevante hovedfunktioner kun skal opføres eet samlet beløb for henholdsvis udlån og låneoptagelse i budgetåret.

De øvrige kapitalposter på årsbudgettet tjener alene en finansiel funktion og behøver ikke at blive medtaget i bevillingskolonnen.

BEMÆRKNINGER21.4Bemærkningerne til bevillingsoversigten har, jfr. afsnit 5, en bevillingsmæssig funktion, for så vidt som disse bemærkninger kan indeholde oplysninger om bevillingens materielle indhold, om eventuelle forbehold og betingelser for bevillingens udnyttelse og om mulighederne for omflytning af beløb inden for et givet udvalgsområde m.v. Om bevillinger, hvortil der i bemærkningerne er knyttet særlige forbehold eller lignende, anvendes ofte udtrykket: BETINGEDE BEVILLINGER

SAMMENFATNING

Ovenstående regler for bevillingsgivningen ved årsbudgettets vedtagelse kan sammenfattes således

1. Driftsposterne og de hermed ligestillede kapitalposter i bevillingsoversigtens bevillingskolonne er bindende for næste års kommunale forvaltning.

2. Rådighedsbeløbene og de hermed ligestillede kapitalposter i bevillingsoversigtens bevillingskolonne udgør den øvre grænse for størrelsen af de udgifter (indtægter), som i næste års kommunale forvaltning må afholdes inden for de relevante bevillinger..sk

3. Årsbudgettets øvrige poster er ikke bindende for næste års kommunale forvaltning.

6.4 BOGFØRINGSPRINCIPPER

Den registrering, der foregår på grundlag af kontoplanen i Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner omfatter hovedsagelig de externe transaktioner, dvs. transaktioner, der opstår imellem kommunen og omverdenen. Herved registreres i budget- og regnskabssystemet almindeligvis objektivt konstaterbare størrelser. Budget- og regnskabssystemets beregning af omkostninger fordelt på produkter (ydelser), på dele af kommunens organisation eller over tiden bl.a. ved hjælp af afskrivninger, må løses på grundlag af specielle oversigter og bilag, hvori skønsmæssige vurderinger kan anvendes, således disse så vidt muligt ikke registreres i kontoplanen.

Nedenstående figur beskriver den proces, der finder sted ved køb af en vare eller tjenesteydelse.

Bogholderimæssig proces Materiel proces --------------------------------------------------------------------- ordren afgives (DISPONERING) Varen modtages fra leverandør, (TRANSAKTION) Regningen (fakturaen) modtages Varen forbruges Regningen kontrolleres --- og attesteres Regningen anvises til udbetaling --- Regningen registreres i regn skabssystemet (REGISTRERING) --- Beløbet tilsendes leverandør (BETALING) ---

---------------------------------------------------------------------

Figuren viser en normalt forkommende proces. Der vil i praksis findes andre procesforløb, f.eks. vil rækkefølgen ændres ved forudbetaling.

Den bogholderimæssige proces har til formål at opsamle data, der kan bearbejdes og derefter bruges til dels økonomisk styring af indkøbenes omfang, dels likviditetsstyring, dels regnskabsaflæggelse og bevillingskontrol.

Datafangsten (registreringen) kan foretages på forskellige tidspunkter i processen, og det kan være formålstjenligt at opsamle data på flere tidspunkter.

Registreringen kan f.eks. ske på følgende tidspunkter

- ved disponeringen

- ved transaktionen

- ved betalingen

DISPONERINGSTIDSPUNKTET udtrykker tidspunktet for bindende ordreafgivelse, det vil sige det tidspunkt, hvor en ansvarlig på kommunens/amtskommunens vegne indgår en bindende aftale om en leverance, typisk bestilling af varer og materiel eller tjenesteydelser.

TRANSAKTIONSTIDSPUNKTET er det tidspunkt, hvor leveringen foregår, eller arbejdet præsteres.

BETALINGSTIDSPUNKTET er det tidspunkt, hvor betalingen finder sted. Det kan defineres som det tidspunkt, hvor der hæves (indsættes) på de likvide konti.

Af hensyn til den økonomiske styring af indkøbsomfanget vil en registrering så tidligt som muligt, dvs. så tæt på disponeringstidspunktet som muligt, være ønskelig. Af hensyn til regnskabsaflæggelse og bevillingskontrol skal der foretages en nøjagtig beløbsregistrering, hvilket ofte nødvendiggør en registrering senere i processen, når regningen er modtaget.

I praksis finder der som regel en registrering sted nogen tid efter regningen er modtaget, afhængig af hvordan arbejdsgangen ved attestation og anvisning er tilrettelagt. Der foretages altid en registrering af betalingen på betalingstidspunktet. Desuden kan foretages en registreringpå disponeringstidspunktet.

Ved årsafslutningen gør der sig særlige problemer gældende med hensyn til spørgsmålet om, hvilket årsregnskab indkøbet skal henføres til.

HER ER HOVEDREGLEN, AT INDKØBET - FORUDSAT SUPPLEMENTSPERIODEN IKKE ER UDLØBET - SKAL FØRES PÅ REGNSKABET FOR DET ÅR, HVORI TRANSAKTIONEN FINDER STED. DENNE HOVEDREGEL BENÆVNES TRANSAKTIONSPRINCIPPET.

Begrundelsen herfor er, at de bevillinger, der afgives ved budgetvedtagelsen, har både en materiel side (en mængdemæssig forudsætning som kan være beskrevet i budgetbemærkningerne) og en økonomisk side (det afsatte beløb). Bevillingskontrollen skal omfatte begge sider, og det er derfor fundet hensigtsmæssigt at gøre det til en hovedregel, at en bevilling gælder for et budgetår, hvilket indebærer at den budgetansvarlige skal opfylde den mængdemæssige forudsætning indenfor budgetåret, og at udgifterne/indtægterne herved skal opføres på regnskabet for samme år.

Hovedreglen ændres ikke selv om forløbet af den bogholderimæssige proces medfører, at registreringen foretages i et andet kalenderår. De typisk forekommende situationer er

- forudbetaling af en vare/ydelse der modtages i det kommende år. F.eks. udbetaling i december af januarløn til tjenestemænd.

Fremgangsmåden er jfr. konteringsreglerne for funktionerne 8.16, 8.51 og 8.60, at ved registreringen på betalingstidspunktet debiteresudgiftsbeløbet på en mellemregningskonto mellem indeværende og kommende regnskabsår. Når der åbnes for regnskabsføring for det nye regnskabsår debiteres udgiftsbeløbet på den relevante udgiftskonto og krediteres mellemregningenskontoen.

- regnskabssupplement hvor en regning for en vare/ydelse først når frem til registrering idet følgende år.

Vedrørende regnskabssupplement, jfr. konteringsreglerne for funktionnerne 8.17 og 8.60. Henføring til regnskabet for det tidligere år skal ske i supplementsperioden, hvis længde fastsættes i en bekendtgørelse fra indenrigsministeriet.

Suppleringsperioden defineres som den periode efter regnskabsårets udløb, hvori der i gammelt regnskabsår SKAL bogøres transaktioner indtruffet i det foregående regnskabsår.

Efter supplementsperiodens udløb KAN der ske bogføring i gammelt regnskabsår af transaktioner indtruffet i det foregående regnskabsår, men det vil være praktisk af hensyn til tilrettelæggelsen af regnskabsafslutningen at lade den økonomiske forvaltning styre disse bogføringer.

Hovedreglen om anvendelse af transaktionsprincippet kan for forskellige hovedgrupper af udgifter og indtægter uddybes således

- KØB OG SALG AF VARER OG TJENESTER SAMT BETALING AF LØNNINGER

Transaktionsprincippet anvendes som anført ovenfor. Dette gælder også anlægsudgifter. I nogle tilfælde, hvor leveringstidspunktet er svært at fastslå, kan der blive tale om skønsmæssig fordeling. Dette gælder f.eks. ved levering af håndværksydelser.

- INDKOMSTOVERFØRSLER

Transaktionsprincippet anvendes som hovedregel. Dette gælder bl.a. for områderne offentlige pensioner og dagpenge. For andre områder, eksempelvis kontanthjælp og offentlig sygesikring, kan kommunen henføre beløbet til regnskabet for det år, hvor betalingen finder sted.

- REFUSIONER

Her følges transaktionsprincippet, idet refusioner henføres til det år, hvor de er optjent.

- SKATTER OG AFGIFTER

Transaktionsprincippet anvendes, idet indtægterne henføres til det år, hvori de pålignes. Dette gælder dog ikke for udbetaling af overskydende forskelsbeløb i henhold til kildeskatteloven, fordi denne lov i dette tilfælde fordrer at beløbet henføres til regnskabsåret for det år, hvori betalingen finder sted.

- UDGIFTER OG INDTÆGTER PÅ HOVEDKONTO 7 OG 8 (UNDTAGEN SKATTER OG AFGIFTER)

Der henvises til de nærmere beskrevne bestemmelser i konteringsreglerne (afsnit 3).

- AFSLUTNINGSPOSTERINGER

Efter supplementsperiodens udløb vil det være nødvendigt at foretage en række afslutningsposteringer, som normalt vil være omposteringer - altså ikke pengeposteringer.

Restafregning af statsrefusion vil eksempelvis normalt ikke kunne nå at foreligge inden supplementsperiodens udløb. I så fald skal kommunen bogføre den manglende betaling på gammelt år på hovedkontiene 0 til 7 og modpostere beløbet på hovedkonto 8.

De posteringer, der falder ind under begrebet afslutningsposteringer, vil normalt være større poster og det vil almindeligvis også være en forudsætning, at beløbet kendes nøjagtigt. I øvrigt må der her henvises til kontoplanen (afsnit 2) og konteringsreglerne (afsnit 3), hvoraf det fremgår, hvilke former for manglende betaling, der kan eller skal optages på hovedkonto 8.

Det bør generelt i forbindelse med budgetlægningen vurderes i hvilket år beløb af afledte transaktioner vil tilgå kommunen. En budgettering af beløb i det år forventes at indgå vil kunne reducere behovet for afslutningsposteringer.

Ingen