Bekendtgørelse af lov om offentlige arkiver m.v.

Kapitel 1

Offentlige arkiver

§ 1. Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner.

Stk. 2. Statens Arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

§ 2. Statens Arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. § 7, stk. 1, samt § 8,

3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål, og

4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

§ 2

Loven træder i kraft den 1. juli 1997.

Lov nr. 445 af 31. maj 2000 om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. indeholder følgende ikrafttrædelsesbestemmelse

§ 2

Loven træder i kraft den 1. juli 2000.

Stk. 2. Regler, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i § 31, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v. som affattet ved denne lovs § 1, nr. 11, omfatter arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver efter lovens ikrafttræden.

Kulturministeriet, den 17. juli 2000

Elsebeth Gerner Nielsen

/Niels-Jørgen Nielsen

Kapitel 3

Bevaring og kassation

§ 3. Statens Arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende.

Kapitel 4

Aflevering m.v.

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling og bevaring af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk. 2. Statens Arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

Kapitel 5

Tilgængelighed

§ 5. Statens Arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

Kapitel 6

Private arkivalier

Kapitel 6 a

Begæring om indsigt

§ 6. Statens Arkiver behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Statens Arkiver er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

Kapitel 7

Klageregler

Kapitel 7 a

Delegation

§ 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kapitel 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

§ 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-5 om behandling af offentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

Stk. 3. Kulturministeren kan efter forhandling med forskningsministeren fastsætte bestemmelser om, at statslige myndigheder, der inden for en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for omkostningerne ved bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter den nævnte dato dannes på papir.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Statens Arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 11. Myndighederne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1.

§ 12. Statens Arkiver modtager arkivalier, der afleveres af statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

§ 14. (ophævet).

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

§ 15 a. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om offentlige arkivers opbevaring af materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette Statens Arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette Statens Arkiver herom.

Stk. 2. Statens Arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til Statens Arkiver.

§ 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver.

§ 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette Statens Arkiver herom.

§ 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, medmindre de hensyn, der er nævnt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk.1, nr. 1-4, foreligger. § 24, stk. 3 og 4, og § 25 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 3. Myndigheden afgør så vidt muligt inden 30 dage, om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes, og på hvilken måde der kan gives adgang til arkivalierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for dokumenter, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Stk. 2. Hvis særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelser efter stk. 1 ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold,

2) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

3) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller

4) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, hvis materialet er afleveret fra myndigheder inden for den offentlige forvaltning, eller fra Domstolsstyrelsen, hvis materialet er afleveret fra retterne.

§ 23. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. § 20, § 21, stk. 2, og § 22, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 21, stk. 1, regnes fra dokumentets dato.

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4 og stk. 7.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-4, eller

3) et dokument eller en arkivenhed er yngre end 30 år.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden er afleveret fra en myndighed inden for den offentlige forvaltning og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og

1) tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger eller

2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.

Stk. 4. Tilladelse efter stk. 1 kræver samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis arkivenheden er afleveret fra retterne og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 5. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil.

Stk. 6. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2-4, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom.

Stk. 7. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til. Herunder kan der efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes særlige regler om vilkår for brugen af oplysninger af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 26. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning.

§ 27. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1, og § 15, stk. 1. Der kan herunder efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 28. Statens Arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

§ 28 a. Private arkivalier af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan afleveres til offentlige arkiver.

§ 29. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til Statens Arkiver.

§ 30. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til Statens Arkiver.

§ 31. Ved aflevering af private arkivalier til Statens Arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er afleveret til offentlige arkiver.

§ 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Statens Arkiver adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 32 a. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i oplysninger om den pågældende af den art, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til opbevaring i det pågældende arkiv.

Stk. 2. Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til vedkommende myndighed, der træffer afgørelse efter bestemmelserne herom i lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 4. For så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, træffer det pågældende arkiv afgørelse efter bestemmelserne herom i den nævnte lov. Begæringen skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

§ 33. Rigsarkivarens afgørelser om tilgængelighed efter § 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

§ 33 a. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om behandling, bevaring og kassation af offentlige arkivalier samt om aflevering af arkivalier til Statens Arkiver, jf. § 10, stk. 1 og 2, § 12, stk. 2, § 13, 2. pkt., samt § 15, stk. 2.

§ 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i § 17, § 18, § 30 og § 32.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.

§ 35. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed til arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden.

§ 36. Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd.

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

§ 37. (ophævet).

§ 38. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves § 62.

§ 39. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves § 52.

§ 40. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov

1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 2001-2002.

§ 42. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Lov nr. 421 af 10. juni 1997 om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. indeholder følgende ikrafttrædelsesbestemmelse

Bekendtgørelse af

lov om offentlige arkiver m.v.

Herved bekendtgøres lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v., med de ændringer, der følger af lov nr. 421 af 10. juni 1997 og lov nr. 445 af 31. maj 2000.