Lov om offentlige arkiver m.v.

Kapitel 1

Offentlige arkiver

Kapitel 1

Offentlige arkiver

§ 1. Statens arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne og Erhvervsarkivet.

Stk. 2. Statens arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

§ 2. Statens arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. § 7, stk. 1, samt § 8,

3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål, og

4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

Kapitel 3

Bevaring og kassation

Kapitel 3

Bevaring og kassation

§ 3. Statens arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende.

Kapitel 4

Aflevering m.v.

Kapitel 4

Aflevering m.v.

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk. 2. Statens arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

Kapitel 5

Tilgængelighed

Kapitel 5

Tilgængelighed

§ 5. Statens arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren kan nedsætte udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

Kapitel 6

Private arkivalier

Kapitel 6

Private arkivalier

§ 6. Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Rigsarkivet er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

Kapitel 7

Klageregler

Kapitel 7

Klageregler

§ 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kapitel 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

§ 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-5 om behandling af offentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Statens arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 11. Myndighederne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1.

§ 12. Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres af landsdækkende statslige myndigheder og institutioner.

Stk. 2. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, stk. 1 og 2, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Rigsarkivet, jf. § 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

§ 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette statens arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette statens arkiver herom.

Stk. 2. Statens arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til statens arkiver.

§ 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til statens arkiver.

§ 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette statens arkiver herom.

§ 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til statens arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre,

3) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller

5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

§ 23. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) en arkivenhed er afleveret til statens arkiver, inden den er 30 år gammel, og den indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkiv-enheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

Stk. 4. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

§ 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 26. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en repræsentant for forskningen, en repræsentant for pressen, en dommer og en departementschef.

§ 27. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1, og § 15, stk. 1.

§ 28. Statens arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

Stk. 2. Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet kan indsamle, modtage og bevare arkivalier af væsentlig forskningsmæssig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

§ 29. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til statens arkiver.

§ 30. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til statens arkiver.

§ 31. Ved aflevering af private arkivalier til statens arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

§ 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 33. Rigsarkivarens afgørelser om tilgængelighed efter § 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

§ 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 17, 18, 30 og 32.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Stk. 5. Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

§ 35. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed til arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden.

§ 36. Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd.

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

§ 37. I lov om offentlige myndigheders registre, jf. lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991, affattes § 9, stk. 4, således

»Stk. 4. Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i statens arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

§ 38. I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves § 62.

§ 39. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves § 52.

§ 40. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov

1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 1996-97.

§ 42. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Givet på Christiansborg Slot, den 14. maj 1992

Under Vor Kongelige Hånd og Segl

MARGRETHE R.

/Grethe Rostbøll

Lov om offentlige arkiver m.v.

VI MARGRETHE DEN ANDEN, af Guds Nåde Danmarks Dronning, gør vitterligt: Folketinget har vedtaget og Vi ved Vort samtykke stadfæstet følgende lov

Ingen