Beretning om kodekser for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen og for det gode møde i Folketinget

Beretning afgivet af Udvalget for Forretningsordenen den 1. december 2021

Beretning

om

kodekser for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen og for det gode møde i Folketinget

1.

Præsidiet og Folketingets gruppeformænd holdt i forsommeren, sommeren og det tidlige efterår 2021 en møderække for at drøfte en række forskellige temaer i forbindelse med det parlamentariske arbejde, bl.a. på grundlag af erfaringerne fra tiden med covid-19.

På det sidste af de nævnte møder den 29. september 2021 afsluttede Præsidiet og gruppeformændene drøftelserne med en opfordring til, at Udvalget for Forretningsordenen arbejder videre med en række nærmere afgrænsede temaer fra møderækken.

Udvalget for Forretningsordenen besluttede på sit møde den 6. oktober 2021 at nedsætte et underudvalg til at undersøge mulighederne og fremkomme med en indstilling om tiltag med hensyn til tre af de disse temaer, nemlig udvalgenes struktur og sammensætning, udvalgenes arbejde og udvalgsformandens rolle og Folketingets arbejde med beslutningsforslag.

For så vidt angår de øvrige temaer, herunder emnet for denne beretning, besluttede udvalget, at der arbejdes videre i udvalgets eget regi frem for i et underudvalg.

2.

Mødeaktiviteter udgør en meget betydelig del af folketingsmedlemmers dagligdag og det parlamentariske arbejde i det hele taget.

Udvalget for Forretningsordenen finder det derfor væsentligt for et velfungerende parlamentarisk folkestyre, at der i folketingsmedlemmernes arbejde, både indbyrdes og i forhandlinger med regeringen, er en konstruktiv mødekultur, som fremmer, at synspunkter kan udveksles og løsninger findes under så ligeværdige og rimelige vilkår for alle parter som muligt.

Udvalget for Forretningsordenen noterer sig på den baggrund med tilfredshed, at drøftelserne mellem Præsidiet og gruppeformændene, for så vidt angår spørgsmålet om normer for forhandlinger mellem Folketingets partier og regeringen og for afholdelse af møder i Folketingets udvalg m.v., er mundet ud i to udkast til kodekser, som Præsidiet og gruppeformændene har opfordret udvalget til at inddrage i en beretning om tilrettelæggelsen af arbejdet i Folketinget.

Udvalget er enigt i de to udkast og tilslutter sig med afgivelsen af denne beretning således indholdet af de to kodekser.

3.

Udvalget for Forretningsordenen konstaterer, at tiden med covid-19 har budt på et stort antal møder i Folketingets udvalg og i Folketingets regi i øvrigt, som har været holdt under nye former med henblik på at begrænse fysiske forsamlinger og den deraf følgende smitterisiko.

Der har både været tale om møder i rent virtuel form, hvor alle har deltaget ved hjælp af en elektronisk platform med videooverførsel, og om hybridmøder, hvor nogle deltagere har deltaget fysisk og andre virtuelt.

Det er udvalgets opfattelse, at teknologien til at afholde virtuelle møder og hybridmøder har bidraget væsentligt til at sikre, at det parlamentariske arbejde har kunnet fortsætte med at fungere uanset behovet for at holde afstand mellem mennesker for at mindske smitterisikoen.

Samtidig vurderer udvalget, at det er en almindelig erfaring fra brugen af de nye mødeformer, at de åbner for en ny form for fleksibilitet i folketingsmedlemmernes tilrettelæggelse af en travl hverdag.

Selv om det er naturligt og ønskeligt, at møder fremover i langt højere grad holdes med fysisk fremmøde, taler dette for, at de nye former i et vist omfang fortsat skal kunne anvendes, efter at behovet for begrænsning af forsamlinger ikke længere er til stede.

Udvalget for Forretningsordenen finder imidlertid samtidig – i lighed med Præsidiet og kredsen af udvalgsformænd – at brugen af de nye mødeformer på længere sigt som et normalt led i folketingsarbejdet forudsætter visse spilleregler.

Ud over erfaringerne med de nye elektroniske mødeformer har tiden med covid-19 været præget af et generelt højt aktivitetsniveau i det politiske arbejde, herunder møder, der har båret præg af mindre tid til grundig tilrettelæggelse og forberedelse, end det er ønskeligt.

Udvalget for Forretningsordenen tilslutter sig på den baggrund, at der i samme forbindelse også fastsættes nogle mere almene spilleregler for afholdelse af møder i Folketingets regi, hvad enten de afvikles rent fysisk eller helt eller delvis virtuelt.

Udvalget finder derfor, at det som bilag 1 til denne beretning optagne kodeks for anvendelse af virtuelle møder og det gode møde i Folketinget som hovedregel bør følges.

Samtidig opfordrer udvalget i lighed med Præsidiet og gruppeformændene til, at Folketingets udvalg drøfter og eventuelt fastlægger en politik for anvendelse af virtuel deltagelse i udvalgets aktiviteter, herunder for, hvornår der skal være mulighed for virtuel deltagelse, og hvorvidt der skal være forskel på de muligheder, man har ved fysisk og ved virtuel deltagelse i møder m.v. – f.eks. således, at man ved virtuel deltagelse kun kan følge mødet uden taleret.

Udvalget bemærker – som også drøftet af Præsidiet og gruppeformændene – at udvalgene i den forbindelse bør være særlig opmærksomme på, hvilket signal man sender ved henholdsvis fysisk og virtuel mødedeltagelse.

Ved fysisk fremmøde udvises generelt en højere grad af respekt for udvalgets gæster, f.eks. ved foretræder, samråd, høringer og andre åbne møder og aktiviteter.

Folketinget har et fælles ansvar for at vise synlighed i kontakten med borgere, virksomheder og det omgivende samfund i øvrigt, hvorfor fysisk fremmøde i tilfælde som de nævnte bør være det klare udgangspunkt.

Virtuel deltagelse, herunder hybridmøder, synes at være en mere oplagt mulighed ved lukkede møder, herunder hvor dagsordenen alene indeholder punkter med mere formelle beslutninger, f.eks. afgivelse af betænkninger, og rene orienteringspunkter.

Hvis udvalgene vælger at fastholde muligheden for hybridmøder, skal de retningslinjer, der under tiden med covid-19 blev fulgt med hensyn til fysisk fremmøde, som det mindste fortsat følges.

Heraf følger f.eks. ved et samråd, at mindst ministeren, udvalgsformanden, spørgeren og udvalgssekretæren skal være fysisk til stede.

Udvalget for Forretningsordenen agter at følge udviklingen i brugen af hybridmøder og vil tage rammerne for denne mødeform op til fornyet overvejelse, hvis erfaringerne med anvendelsen viser behov herfor.

Udvalget for Forretningsordenen tilslutter sig endelig Præsidiets og gruppeformændenes opfordring til, at der findes en fælles it-platform for virtuelle møder mellem Folketinget og regeringen, hvorved det sikres, at møderne kan afvikles sikkert, effektivt, under fornødent hensyn til fortrolighed og med et minimum af praktiske og tekniske vanskeligheder.

Anvendes forskellige platforme, bør det gensidigt tilstræbes at gøre deltagelsen let og ukompliceret, f.eks. således at relevant information om deltagelse bør fremgå af mødeindkaldelser.

4.

Udvalget for Forretningsordenen konstaterer, at tiden med covid-19 ud over de ovenfor omtalte praktiske udfordringer har budt på en lang række politiske forhandlinger mellem Folketingets partier og regeringen, som har været præget af stor hast.

De mange forhandlingsforløb har været en forudsætning for, at det har været muligt at gennemføre de omfattende og i deres natur ofte hastende lovgivningsmæssige tiltag, som håndteringen af pandemien har krævet.

Disse har omfattet såvel rent sundhedsmæssige tiltag, herunder til begrænsning af smitterisici i befolkningen, som initiativer til imødegåelse af pandemiens afledte konsekvenser, herunder støtteordninger m.v. til erhvervslivet.

Udvalget for Forretningsordenen anser det generelt for positivt i en sådan situation, at en regering søger at inddrage en bred kreds af Folketingets partier, inden den lægger sig fast på de præcise initiativer, den vil søge gennemført i form af lovgivning.

Udvalget har også en vis forståelse for, at en sådan inddragelse under særlig kritiske omstændigheder som de foreliggende ikke altid kan ske på det bedst tænkelige oplysningsgrundlag og i den bedst tænkelige ramme, men at man til tider må nøjes med det bedst mulige.

Ikke desto mindre er det udvalgets opfattelse, at erfaringerne med de komprimerede forhandlingsforløb under tiden med covid-19, hvor forhandlingsparterne fra Folketingets partier ofte har haft meget begrænsede muligheder for at forberede sig tilstrækkeligt, bør føre til opstilling af et sæt spilleregler for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen, som kan anvendes såvel i kommende situationer, hvor behovet for politisk handling er presserende, som under mere normale forhold.

Udvalget finder derfor, at det som bilag 2 til denne beretning optagne kodeks for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen som hovedregel bør følges.

Det ovenfor anførte om brug af en fælles it-løsning for virtuelle møder mellem Folketinget og regeringen bør naturligvis også gælde, når der er tale om politiske forhandlingsforløb.

Udvalget påpeger, at det fortsat vil være regeringens kompetence og regeringens ansvar at tilrettelægge forhandlingsforløb i ministerierne.

Udvalget bemærker i samme forbindelse, at kodekset naturligvis vil skulle anvendes med den fornødne fleksibilitet og med hovedvægten lagt på dets ånd og bærende hensyn.

P.u.v.

Henrik Dam Kristensen

formand

Bilag 1

Kodeks for anvendelse af virtuelle møder og det gode møde i Folketinget

Tid og varighed

Indkald møder i god tid.

Respekter mødefri dage, faste tidspunkter og en rimelig arbejdsdag.

Møder holdes af hensyn til medlemmernes kredsarbejde ikke mandage.

Faste mødetidspunkter fastholdes for tilbagevendende møder.

Møder afvikles inden for en »rimelig arbejdsdag«.

Vær tydelig om varighed.

Forventet varighed skal fremgå af invitationen.

Angiv, hvis der ikke er bagkant.

Indhold

Klar dagsorden.

Dagsordenen skal være kendt på forhånd.

Indhold bestemmer form.

Lad indholdet afgøre mødets form (virtuel eller fysisk).

Forberedelse.

Send materiale i god tid – senest 24 timer før.

Der træffes kun beslutning om dokumenter, der er kendt ved mødets start.

Respekter materialets karakter.

Hvis materialet ikke er offentligt, er det ikke til deling.

Lukkede møder og fortrolighed.

Samme regler for virtuelle og fysiske møder om deltagelse og fortrolighed.

Fortroligheden kan indskærpes i særlige tilfælde.

Arrangør/udvalg afgør, hvem der kan deltage, og om indholdet er fortroligt.

Sikkerheden ved virtuelle møder er ikke tilstrækkelig høj til at afholde særlig fortrolige møder virtuelt.

Deltagelse

Inviterede.

Kun inviterede deltager.

Invitationer og mødelink er ikke til deling.

Tydeliggør deltagere.

Mødelederen/formanden konstaterer ved mødestart, hvem der deltager.

Deltag.

Relevante møder kræver aktive deltagere.

Tag del i mødet, men tænd kun mikrofonen, når du har ordet.

Eksterne gæster.

Gæster og deputationer informeres om forventet fremmøde.

Om muligt samles deputationer med beslægtede punkter eller andre deputationer.

Afvikling af virtuelle møder

Log på i god tid.

Alle møder kræver fremmøde i god tid.

Tjek lyd og billede inden start.

Hvis man deltager i mødet efter mødestart, bliver man ikke præsenteret.

Vis, at du er med.

Tænd kameraet i lukkede møder.

På åbne møder tændes kamera, når man har ordet.

Lad kameraet vise alle deltagere i lokalet, så alle ved, hvem de taler med.

Gør det nemt at deltage i virtuelle møder.

Folketinget anvender Teams, ministerierne anvender andre platforme.

Det undersøges, om det er muligt at anvende samme platform.

Det skal være nemt at deltage på alle platforme.

Link og praktisk information fremgår af mødeindkaldelsen.

Deltagelse via virtuelle mødeplatforme.

Virtuelle møder skaber fleksibilitet i forhold til det sted, hvorfra man deltager i mødet.

Deltagere skal respektere, at man ikke tager aktivt del i mødet, mens man opholder sig i det offentlige rum, hvor andre kan lytte med, f.eks. i offentlige transportmidler, på gaden eller lignende.

Alle deltagere skal sikre, at deltagelse foregår sikkerhedsmæssigt forsvarligt – både i forhold til egen og andres sikkerhed.

Chatten er ikke fortrolig.

Brug ikke chatten til kommentarer ved møder.

Alle inviterede kan se indholdet.

Også dem, der har forladt mødet eller ikke er faste mødedeltagere.

Bilag 2

Kodeks for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen

Et klart kodeks for den gode forhandling flytter uenighed fra proces til politik.

Der kan være forskel på kulturen for forhandlinger i forskellige ministerier, og det skal der naturligvis være plads til.

Den gode forhandling er planlagt ud fra de overordnede normer, der angives i det følgende.

Den gode forhandling er

Forudsigelig

En god forhandling er afhængig af, at alle kan deltage og kan planlægge deres deltagelse.

Lav en plan for forventede forhandlingsmøder (forhandlingsrække).

Der skal være tid nok mellem møderne til forberedelse – både i ministeriet og blandt forhandlerne.

Aflys planlagte møder i stedet for at flytte møder, så planen kan følges.

Det skaber incitament til at holde planen og skaber forudsigelighed – også for deltagernes andre aftaler.

Planlæg møder på tidspunkter, hvor deltagerne normalt kan deltage fysisk (inddrag kun mandage efter aftale).

Møder indkaldes, så det er muligt at afslutte mødet samme dag.

Lav en tidsplan med frister for spørgsmål og svar, som er gensidigt forpligtende.

Inkluderende

Ikke alle skal deltage i forhandlinger, men det er god praksis at orientere og inddrage udvalget, inden forhandlingerne indledes.

Ministeren bestemmer selv, hvem der inddrages i forhandlingerne, og er i sin gode ret til at forhandle bilateralt ved siden af det generelle forhandlingsspor.

Udvalget orienteres om muligt i forbindelse med opstarten af forhandlinger.

Skab et fælles udgangspunkt for forhandlinger ved tekniske og faglige gennemgange som optakt til forhandlinger.

Om muligt bør ordfører, partiansatte og udvalgets sekretariat have mulighed for at deltage i tekniske/faglige møder i de indledende faser.

Kendt og forberedt

Det gode forhandlingsmøde kræver velforberedte parter.

Ministeren skaber klarhed om regeringens ønsker til forhandlingerne.

Mødernes formål er klart og kendt.

Dagsorden og formål skal være udsendt i god tid.

Materiale sendes i god tid (som udgangspunkt senest 24 timer før mødets start).

Gode forhandlinger kræver forberedte deltagere.

Materiale til forhandlinger tilgår deltagerne i god tid, så man kan læse materialet og eventuelt søge rådgivning.

Læs inden mødet.

Læsning under møder bør forbeholdes tekster, der fremkommer og/eller aftales på mødet.

Lad mødets formål afgøre mødets form.

Forhandlingsmøder fungerer bedst som fysiske møder.

Tekniske orienteringer og præsentationer kan fungere som virtuelle møder.

Hybridmøder skaber ulighed mellem deltagere og bør undgås.

Forhandlere bør være fysisk til stede – virtuelle deltagere er til støtte for forhandleren.

Arrangøren vælger formen.

Let tilgængelig

Alle forhandlingsdeltagere har fyldte kalendere.

Det er derfor en fordel, hvis ministeriet kan koordinere deltagelsen, f.eks. ved at gøre følgende

Indkald møder i kalender med al møderelevant information, bl.a. overblik over møderække og information om deltagelse – fysisk lokale eller link og kode til virtuelt møde.

Målet er, at aftaler er opdaterede og tilgængelige.

Gør det nemt at tage del i mødet – også i virtuelle møder.

Klar tilkendegivelse af, hvordan man beder om og får ordet.

Tilstræb at bruge så få forskellige platforme som muligt.

Fortrolig

En grundlæggende præmis for gensidig tillid i forhandlinger er, at forhandlingsrummet er lukket.

Materiale til brug for forhandlinger behandles fortroligt og deles ikke med uvedkommende.

Forhandlinger og drøftelser er kun for de involverede parter.

Reflekterende

Ingen aftale er bedre end den viden, den er bygget på.

Når ny viden opstår, bør aftaler genbesøges – også inden de er udmøntet i lovgivning el.lign.

Ministeren inviterer aftaleparter til gennemgang af høringssvar for at sikre, at aftaler og lovforslag lever op til hensigten.