Beretning om styrkelse af Europaudvalgets adgang til information om forhandlinger i Rådet

Beretning afgivet af Europaudvalget den 5. juli 2013

Beretning

om

styrkelse af Europaudvalgets adgang til information om forhandlinger i Rådet

Europaudvalget modtager i dag en lang række dokumenter og notater fra regeringen som led i den danske EU-beslutningsprocedure, der er fastlagt i Europaudvalgets beretninger.

Endvidere har udvalget i forbindelse med regeringens mundtlige forelæggelse af rådsmøderne for Europaudvalget mulighed for at gå ind i en drøftelse af sagernes politiske substans.

Samspillet mellem regeringen og Europaudvalget er præget af en høj grad af åbenhed, hvor notater som hovedregel er offentligt tilgængelige og regeringens forelæggelser er åbne og tv-transmitterede.

Europaudvalget sætter stor pris på samarbejdet med regeringen om EU-sagerne, men finder samtidig, at der er behov for yderligere at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet.

Dertil kommer, at en række nationale parlamenter i EU i dag har en langt mere omfattende adgang til interne dokumenter vedrørende arbejdet i Rådet, end Europaudvalget har.

Derfor opfordrede Europaudvalget i sin beretning af 22. februar 2013 regeringen til at komme med et oplæg til, hvordan Europaudvalget kunne få adgang til yderligere informationer vedrørende arbejdet i Rådet.

I den forbindelse er det for det første nødvendigt at give Europaudvalget adgang til visse interne dokumenter, som regeringen har adgang til som led i drøftelser i Rådet.

For det andet er der behov for at styrke arbejdet med at holde Europaudvalget orienteret om udviklingen i væsentlige forhandlinger i Rådet.

På denne baggrund er Europaudvalget og regeringen enige om at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet på følgende måde

Europaudvalgets adgang til Rådets dokumentdatabase

Regeringen giver Europaudvalget adgang til Rådets dokumentdatabase Extranet L.

Databasen indeholder Rådets interne dokumenter, der er markeret LIMITE (beskyttet) og anses for at være til tjenstlig brug i overensstemmelse med artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Databasen indeholder også dokumenter, der er offentligt tilgængelige fra Rådets hjemmeside, hvilket gælder for hovedparten af Rådets dokumenter.

Databasen indeholder ikke klassificeret materiale.

I den forbindelse stiller regeringen et antal brugeradgange til Rådets dokumentdatabase Extranet L til rådighed for medarbejdere i Folketingets Administration, med henblik på at sidstnævnte kan udlevere interne rådsdokumenter fra databasen til Europaudvalgets medlemmer og til medlemmer af Udenrigspolitisk Nævn.

Adgangsrettighederne administreres af Udenrigsministeriet.

Ved udleveringen af interne dokumenter skal der henvises til de til enhver tid gældende retningslinjer for håndtering af dokumenter internt i Rådet.

Disse retningslinjer er i dag fastlagt i Rådets dokument 11336/11, der er vedlagt som bilag til denne beretning.

Folketingets Administration underretter regeringen om, hvilke interne dokumenter fra dokumentdatabasen der udleveres til medlemmerne af Europaudvalget og Nævnet.

Hensynet til Rådets og regeringens forhandlingsposition betyder, at Europaudvalgets omgang med interne rådsdokumenter er omfattet af tavshedspligt efter Folketingets almindelige regler om forhandlinger i udvalg som fastlagt i Folketingets forretningsorden, § 8, stk. 7, og de til enhver tid gældende krav om fortrolighed.

I overensstemmelse med disse regler må der f.eks. ikke refereres direkte til interne rådsdokumenter på åbne møder i Europaudvalget, og dokumenterne må ikke videregives til uvedkommende.

Oversendelse af andre dokumenter

Europaudvalget kan i konkrete tilfælde anmode regeringen om at oversende specifikke klassificerede rådsdokumenter, som ikke findes i Rådets dokumentdatabase Extranet L.

Disse dokumenter håndteres med respekt for Rådets til enhver tid gældende krav om fortrolighed og håndtering.

Med henblik på at styrke orienteringen af Europaudvalget om indenrigs- og udenrigspolitiske forhold i EU-landene samt øvrige dele af verden oversender regeringen løbende ambassadøranalyser fra de danske repræsentationer i udlandet.

Ambassadøranalyserne håndteres med respekt for de til enhver tid gældende krav om fortrolighed.

Styrkelse af regeringens løbende orientering af Europaudvalget om forhandlinger i Rådet

I Europaudvalgets beretning af 23. juni 2006 forpligtede regeringen sig til mundtligt at holde udvalget løbende orienteret om behandlingen af forslag af større rækkevidde, bl.a. under et fast dagsordenspunkt, »Siden sidst«, på Europaudvalgets møder.

I tilslutning hertil forpligter regeringen sig til at orientere udvalget mundtligt om udviklingen i væsentlige forhandlinger i Rådet, når regeringen skønner, at der er behov for det eller efter konkret anmodning fra Europaudvalget.

I forbindelse med uformelle møder mellem udvalget og regeringen vil ministre kunne opfordres til at lade sig ledsage af Coreper-ambassadører eller danske ambassadører i EU-landene med henblik på at give baggrundsorienteringer om udviklingen i konkrete forhandlinger i Rådet eller forhold i EU-lande.

Afsluttende bestemmelser, ikrafttræden og evaluering

Indholdet i denne beretning begrænser naturligvis ikke Europaudvalgets adgang til at stille spørgsmål eller kalde ministre i samråd m.m. for at indhente yderligere oplysninger om forhandlinger i Rådet som led i den almindelige parlamentariske kontrol med behandlingen af EU-sager.

Denne beretning træder i kraft den 1. september 2013 og evalueres 1 år efter ikrafttrædelsen.

P.u.v.

Eva Kjer Hansen

formand

Bilag 1

Beskrivelse af typer af dokumenter i Rådets databaser

Rådets dokumentdatabase Extranet L (LIMITE) indeholder bl.a. følgende typer af rådsdokumenter, som ikke findes i Rådets offentlige database

1.

Notater til Coreper med status over forhandlingerne i Rådet og/eller med Europa-Parlamentet til brug for uformelle og formelle trilogmøder.

Notaterne indeholder bl.a.

–

oplysninger om, hvilke møder der er afholdt i rådsregi og i Parlamentet om forslaget (arbejdsgruppemøder, tekniske møder, uformelle triloger m.v.), herunder f.eks. oplysning om hvornår Coreper gav mandat til formandskabet til at gå i forhandlinger med Parlamentet med henblik på indgåelse af førstebehandlingsaftale.

–

gennemgang af udestående emner i forhandlingerne.

–

Oplæg til Coreper’s generelle vurdering af forhandlingerne.

–

et såkaldt »firekolonnes-dokument«, som for hver betragtning/artikel i Kommissionens forslag angiver Parlamentets’s ændringsforslag, Rådets ændringsforslag samt Rådets kommentarer dertil (f.eks. om, hvorvidt Rådet er enigt eller uenigt med Parlamentet eller Kommissionen, eller om man går efter et kompromis med Parlamentet).

2.

Formandskabets udkast til kompromisforslag til Coreper til lovgivningsforslag.

Dokumentet indledes typisk af en gennemgang af status i forhandlingerne og af de udestående spørgsmål.

3.

Udtalelser fra Rådets Juridiske Tjeneste, bl.a. om valg af hjemmelsgrundlag for konkrete lovgivningsforslag.

4.

Udkast til »key issues papers«, som lægger op til at fokusere forhandlingerne på særlige hovedspørgsmål i et forslag.

Disse notater kan indeholde landepositioner til udvalgte spørgsmål.

5.

Kommentarer fra enkelte medlemsstater til konkrete lovgivningsforslag.

6.

Notater til Coreper med udkast til rådskonklusioner.

7.

I de tilfælde, hvor Rådssekretariatet for arbejdsgruppen for den pågældende rådsformation udarbejder referater af møderne, vil disse også være tilgængelige.

For et antal begrænsede arbejdsgrupper udarbejder Rådssekretariatet formelle referater fra møderne, f.eks. for

–

Højniveau-rådsarbejdsgruppen om folkesundhed (Working Party on Public Health at Senior Level).

–

Den handelspolitiske komité på hovedstadschefsniveau (Trade Policy Committee).

Rådets dokumentdatabase Extranet R (R E S T R E I N T) indeholder bl.a. følgende typer af dokumenter

1.

Løbende afrapportering fra CSDP-missioner.

2.

Forhandlingsdirektiver vedr.

handelsaftaler.

3.

Sanktionssager.

4.

Følsomme antidumpingsager.

5.

Diverse sikkerhedsforskrifter.

6.

Efterretningsrapporter.

7.

Visse Schengenrelaterede dokumenter.

Bilag 2

Aftalte administrative moderniseringer af arbejdsgange i forbindelse med beretningen

Europaudvalget og regeringen er enige om følgende moderniseringer af arbejdsgangene i EU-sagerne

–

Som følge af at der allerede findes let tilgængelige redegørelser vedr.

rådsmøderne på Rådets hjemmeside, udarbejder regeringen ikke længere skriftlige afrapporteringer fra de formelle rådsmøder.

–

Som følge af at høringssvar vedr.

forslag inden for EU’s landbrugspolitik og EU’s fiskeripolitik indgår i regeringens grund- og nærhedsnotater og samlenotater, oversender regeringen ikke længere referater fra de såkaldte § 2- og § 5-udvalgsmøder (jf. hhv.

landbrugs- og fiskeristøttelovene).

Det skal dog fortsat være muligt for Folketinget at bede om oversendelse af disse referater.

–

Regeringens årlige skriftlige beretninger om hhv.

udviklingen i EU og EU-Domstolen erstattes af en årlig redegørelsesdebat i Folketinget om EU.

Endvidere erstattes regeringens årlige skriftlige handelspolitiske orientering af en mundtlig orientering i Europaudvalget.

–

Med henblik på at skærpe fokus på de overordnede, væsentlige komitésager etableres en ny ordning med standardmandater inden for grupper af relaterede komitésager.

Denne ordning svarer til den praksis, der gælder i dag i de relevante fagudvalg i Folketinget.

Dette indebærer, at der fastlægges en ramme, inden for hvilken regeringen kan stemme i standardkomitésager, uden at sagerne forelægges enkeltvis for Europaudvalget.

Dette kombineres med en årlig afrapportering om årets afstemninger om standardkomitésager.

Komitésager, der ligger ud over denne ramme, samt andre væsentlige komitésager vil fortsat blive forelagt Europaudvalget.

Denne ordning gælder ikke for delegerede retsakter.

–

I forbindelse med regeringens oversendelse til Europaudvalget af udkast til dagsordener og bilag, der vedrører forslag, meddelelser og lignende, som er vedtaget i fællesskab af Kommissionen og EU’s Højtstående Repræsentant for Udenrigsanliggender, angiver regeringen det relevante JOIN-nummer (forslagets løbenr.

).

Bilag 3

RÅDET FOR

Bruxelles, den 9. juni 2011 (14.06)

DEN EUROPÆISKE UNION

(OR.

en)

11336/11

POLGEN 99

CSC 39

CAB 38

I/A-PUNKTS-NOTE

fra

Anticigruppen

til

Coreper/Rådet

Vedr.

Håndtering af dokumenter internt i Rådet

Indledning

1.

På Corepers opfordring drøftede Rådets Sikkerhedsudvalg den 29. september, den 16. november 2010 og den 17. februar 2011 håndteringen af følsomme uklassificerede informationer i Rådet med henblik på at aflægge rapport til Anticigruppen (jf. dok.

12204/10 af 14. juli 2010).

2.

Anticigruppen drøftede dette emne den 16. og 30. maj 2011 og færdigbehandlede det udkast til retningslinjer, der er gengivet i bilaget.

3.

Under behandlingen af dette spørgsmål blev der taget fuldt hensyn til det ønske, som Coreper tidligere har fremsat om, at retningslinjerne skal være lette og afbalancerede, så de ikke besværliggør en hensigtsmæssig afvikling af Rådets arbejde.

4.

Der tegner sig på baggrund af drøftelserne på nuværende stadium en generel indstilling til håndteringen af følsomme uklassificerede informationer i Rådet;

de nuværende retningslinjer for håndtering af dokumenter internt i Rådet, der ikke automatisk bliver offentliggjort (med betegnelsen »LIMITE«), bør udvikles lidt mere og gøres mere synlige med henblik på at styrke beskyttelses-, lagrings- og bortskaffelseselementerne i håndteringsprocedurerne.

De nye retningslinjer bør desuden godkendes af Rådet.

5.

Med forbehold af Corepers tilslutning opfordres Rådet til at godkende retningslinjerne i bilaget.

Bilag

RETNINGSLINJER

FOR HÅNDTERING AF DOKUMENTER INTERNT I RÅDET

I.

Indledning

1.

Dette dokument indeholder specifikke krav vedrørende håndtering af uklassificerede rådsdokumenter, der distribueres internt i Rådet, til dets medlemmer, Kommissionen, EU- Udenrigstjenesten og, afhængigt af politikområdet, visse andre EU-institutioner (f.eks. Europa-Parlamentet, Domstolen, Den Europæiske Centralbank) og -organer (f.eks. Regionsudvalget, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg).

En utidig videregivelse af sådanne dokumenter vil kunne have en skadelig indvirkning på Rådets beslutningsprocesser.

2.

Disse specifikke krav gælder for Rådets virkemåde og skal derfor overholdes af medlemsstaterne, i det omfang de er medlemmer af Rådet, i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde, der styrer forbindelserne mellem EU-institutionerne og medlemsstaterne.

3.

Retningslinjerne i dette dokument træder i stedet for retningslinjerne i dok.

5847/06 af 16. marts 2006 om behandling af dokumenter med betegnelsen LIMITE.

II.

Betegnelse og gældende lovgivning

4.

Dokumenter, der er interne for Rådet, skal være påført betegnelsen »LIMITE« på forsiden og i sidefoden på alle efterfølgende sider i alle sprogudgaver.

»LIMITE« er en distributionsbetegnelse og ikke et klassifikationsniveau som omhandlet i Rådets sikkerhedsregler 1 .

5.

Dokumenter med betegnelsen »LIMITE« anses for at være tjenestehemmeligheder i overensstemmelse med artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og artikel 6, stk. 1, i Rådets forretningsorden 2 .

Desuden skal de håndteres i overensstemmelse med relevant EU-lovgivning, navnlig

(i)

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter 3

(ii)

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger 4

(iii)

Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab 5

6.

Uklassificerede dokumenter, der ikke er påført betegnelsen »LIMITE«, er automatisk tilgængelige for offentligheden;

dette gælder for de fleste rådsdokumenter 6 .

1

Rådets afgørelse 2011/292/EU af 31. marts 2011 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (EUT L 141 af 27.5.2011, s.

17-65).

2

Rådets afgørelse 2009/937/EU af 1. december 2009 om vedtagelse af Rådets forretningsorden (EUT L 325 af 11.12.2009, s.

35).

3

EUT L 145 af 31.5.2001, s.

43-48.

4

EUT L 8 af 12.1.2001, s.

1-22.

5

EUT L 43 af 15.2.1983, s.

1-3.

6

De udgjorde 75,5 % af alle officielle rådsdokumenter i 2010.

III.

Minimumsbeskyttelsesforanstaltninger for »LIMITE«-dokumenter

7.

»LIMITE«-dokumenter bør så vidt muligt opbevares i officielle bygninger.

EU-tjenestemænd og medlemsstaternes tjenestemænd bør ikke lade »LIMITE«-dokumenter ligge fremme på deres bord, når de går fra kontoret uden at låse, eller når de modtager besøgende udefra.

Når sådanne dokumenter ikke er i brug, bør de opbevares i aflåste møbler.

8.

Når »LIMITE«-dokumenter fjernes fra officielle bygninger, bør de til enhver tid opbevares under tjenestemandens kontrol, enten på hans/hendes person eller i et aflåst møbel.

9.

EXTRANET er det elektroniske distributionssystem for officielle rådsdokumenter, herunder dem, der er påført betegnelsen »LIMITE«.

Hvis »LIMITE«-dokumenter undtagelsesvis skal sendes med post, ikke-krypteret fax eller e-mail, skal der drages omsorg for, at de kun sendes, efter at en behørigt bemyndiget tjenestemand har givet tilladelse dertil, og kun til modtagere, der har ret til at modtage dem 7 .

10.

Når »LIMITE«-dokumenter sendes med post, bør kuverter og pakker adresseres til en navngiven person og/eller funktion og indeholde en returadresse og bør ikke påføres betegnelsen »LIMITE«.

11.

Kommunikations- og informationssystemer (CIS), der håndterer »LIMITE«-dokumenter, kræver ikke specifikke tekniske foranstaltninger for beskyttelse ud over standardbeskyttelsesforanstaltninger for netværk.

12.

Der bør udvises særlig omhu, når der opbevares et stort antal »LIMITE«-dokumenter på indspillelige medier (f.eks. flytbare harddiske, memory sticks, CD'er), eftersom den kollektive skade som følge af tabet af et sådant medie og efterfølgende uautoriseret videregivelse vil kunne have større negativ indvirkning på Rådets beslutningsproces end uautoriseret videregivelse af et enkelt »LIMITE«-dokument.

7

EXTRANET gør det muligt for individuelle brugere at modtage officielle rådsdokumenter med betegnelsen »LIMITE« på deres computer inden for en time, efter de er blevet offentliggjort.

Desuden orienteres brugerne hurtigt om, at dokumenterne foreligger, gennem systemets »e-bekendtgørelse«.

I særlige tilfælde og for at lette rettidig forberedelse af drøftelserne kan »LIMITE«-dokumenter dog sendes via e-mail.

13.

Når »LIMITE«-dokumenter ikke længere er nødvendige og er blevet tilbørligt arkiveret, bør alle resterende kopier bortskaffes ved makulering eller anden tilsvarende destruktion.

Hvis dette ikke er muligt, skal dokumenterne rives i stykker manuelt.

Der er ingen særlige krav for sletning af »LIMITE«-dokumenter på genbrugsdatabærere.

IV.

Distribution af »LIMITE«-dokumenter

14.

Rådsdokumenter, der er påført betegnelsen LIMITE, kan udleveres til enhver tjenestemand i en medlemsstats nationale administration, Det Europæiske Råd, Rådet, Europa- Kommissionen og EU-Udenrigstjenesten.

»LIMITE«-dokumenter kan også udleveres til en medlemsstats statsborgere, der er behørigt autoriseret til aktindsigt på grund af deres stilling.

15.

Visse »LIMITE«-dokumenter kan udleveres til tiltrædende stater 8 og til andre EU-institutioner

og -organer afhængigt af emnekoden på dokumentets forside.

16.

Private kontrahenter kan få privilegeret adgang til »LIMITE«-dokumenter i overensstemmelse med relevante kontraktmæssige forpligtelser, der skal være i overensstemmelse med denne politik, navnlig for så vidt angår tjenestehemmelighed og ikke-videregivelse.

17.

»LIMITE«-dokumenter må ikke udleveres til andre enheder eller personer, medierne eller offentligheden uden forudgående tilladelse (helst skriftlig) fra en relevant tjenestemand (se også afsnit 18-19 nedenfor).

18.

Undtagelsesvis kan papirkopier af »LIMITE«-dokumenter gøres tilgændelige for formænd for relevante EP-udvalg efter skriftlig begæring til Generalsekretariatet for Rådet (GSR) og efter aftale med behørigt autoriserede tjenestemænd i Rådet, på den betingelse at Europa- Parlamentet håndterer dem på en måde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggør sådanne dokumenter eller dele heraf uden forudgående tilladelse

8

Detaljerede interne ordninger for gennemførelse af informations- og konsultationsprocedurer med tiltrædende stater vedtages af Rådet (jf. dok.

16326/04 af 6. januar 2005, Udvidelsen, EU's interne gennemførelsesordninger for interimsperioden).

19.

»LIMITE«-dokumenter kan kun udleveres til tredjelande eller internationale organisationer efter afgørelse truffet af Rådet eller af personer, der er behørigt bemyndiget til at udlevere sådanne dokumenter i henhold til en rådsafgørelse.

Tredjeparter vil blive anmodet om at håndtere sådanne dokumenter på en måde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggøre dem uden forudgående tilladelse.

V.

Aktindsigt i »LIMITE«-dokumenter

20.

»LIMITE«-dokumenter må ikke offentliggøres, medmindre der er truffet afgørelse herom af behørigt autoriserede tjenestemænd i Rådet, en medlemsstats nationale administration (jf. afsnit 21) eller, hvor det er relevant, af Rådet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og Rådets forretningsorden.

21.

Personalet i en anden EU-institution eller et andet EU-organ end Rådet kan ikke selv beslutte at offentliggøre »LIMITE«-dokumenter uden først at høre GSR.

Personalet i en medlemsstats

nationale administration hører GSR, inden en sådan afgørelse træffes, medmindre det er klart, at dokumentet kan offentliggøres i overensstemmelse med artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

22.

Indholdet af »LIMITE«-dokumenter kan kun offentliggøres på sikre internetsteder eller web- baserede platforme, som Rådet har godkendt, eller med beskyttede adgangstræk (f.eks. EXTRANET-L).