Skriftlig fremsættelse (25. november 1998) - L 96

Skriftlig fremsættelse (25. november 1998)

Kulturministeren (Elsebeth Gerner Nielsen)

Herved tillader jeg mig for Folketinget at fremsætte

Forslag til lov om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. (Arkivlovens registerbestemmelser m.v.)

(Lovforslag nr. L 96).

I forbindelse med den seneste ændring af arkivloven i maj måned 1997 (Lov nr. 421 af 10. juni 1997 om ændring af lov om offentlige arkiver m.v.), gjorde Kulturministeriet i bemærkningerne til lovforslaget opmærksom på, at den stigende anvendelse af informationsteknologi i den offentlige forvaltning gør det hensigtsmæssigt at optage bestemmelser i arkivlovgivningen, der præciserer de offentlige arkivers rolle i informationsamfundet. Samtidig bemærkedes det, at gennemførelsen af EU-direktiv 95/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger måtte aktualisere en revision af arkivlovens regler om aflevering, bevaring og tilgængelighed af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, og som indeholder personoplysninger. Kulturministeriet fandt det dog mest hensigtsmæssigt at afvente afslutningen af arbejdet i Justitsministeriets udvalg om registerlovgivningen, før der stilledes konkrete forslag om revision af arkivlovgivningen. Udvalget afgav i december 1997 en betænkning om behandling af personoplysninger (betænkning nr. 1345/1997).

Det lovforslag om behandling af personoplysninger (L 44, 1998-99), som justitsministeren har genfremsat i denne samling, og som bygger på den nævnte betænkning, nødvendiggør en ændring af arkivloven på dette område. De foreslåede ændringer af arkivloven drejer sig således primært om en tilpasning af arkivlovgivningen til den kommende lov om behandling af personoplysninger.

Det er et hovedpunkt i lovforslaget, at der ikke længere skelnes mellem papirarkivalier og elektroniske arkivalier ved beslutning om bevaring af materiale med personoplysninger. Herved opnås en forenkling og en hensigtsmæssig tilpasning af arkivlovgivningen til det forhold , at den offentlige forvaltning i stigende grad overgår til elektronisk sagsbehandling og arkivering. Bestemmelserne om bevaring og kassation vil således skulle anvendes på alle arkivalier, uanset det medium, der er anvendt til lagring af oplysninger.

Det er i denne forbindelse af stor vigtighed i arkivlovgivningen at sikre hensynet til den enkelte borgers integritet i overensstemmelse med den af justitsministeren foreslåede lovgivning om behandling af personoplysninger. Det foreslås således, at det i justitsministerens lovforslag omhandlede Datatilsyn tildeles en central rolle i forbindelse med varetagelsen af de relevante beskyttelseshensyn i arkivlovgivningen. Datatilsynet skal herefter inddrages ved fastsættelse af generelle regler om offentlige arkivers behandling af personoplysninger, herunder behandlingssikkerhed, tilgængelighed til og vilkår for brugen af personoplysninger.

Det foreslås endvidere, at Datatilsynet inddrages i afgørelsen af konkrete spørgsmål, f.s.v. angår dels fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, dels dispensationer fra tilgængelighedsfristen i tilfælde, hvor det drejer sig om oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

De nødvendige beskyttelseshensyn sikres endvidere ved, at der med lovforslaget skabes hjemmelsmæssig klarhed med hensyn til aflevering og bevaring af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Arkivalier af denne art kan efter forslaget udelukkende afleveres til offentlige arkiver, idet kun offentlige arkiver kan sikre varetagelsen af beskyttelseshensynet. Det følger heraf, at der ikke kan ske aflevering af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, til arkiver, der ikke reguleres af arkivloven.

Det skal ved fastsættelsen af generelle regler m.v. sikres, at der tages fornødent hensyn til, at det princip om størst mulig åbenhed til offentlige arkiver, som arkivloven er baseret på, afbalanceres over for beskyttelseshensynet til den enkelte borger.

Herudover indeholder lovforslaget to bestemmelser, der ikke har direkte sammenhæng med justitsministerens lovforslag om behandling af personoplysninger.

I forbindelse med forvaltningens overgang til elektronisk sagsbehandling m.v. indeholder lovforslaget en bestemmelse om elektronisk sagsbehandling og arkivering. Forslaget skal ses som en udløber af regeringens IT-politiske handlingsplan, hvor overgang fra papirbaseret til elektronisk sagsbehandling i den statslige forvaltning er et vigtigt element. Også Statens Arkiver kan opnå ressourcemæssige besparelser, hvis de myndigheder, som skal aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, afleverer disse i elektronisk form.

For at understrege det ønskelige i denne udvikling foreslås det, at kulturministeren bemyndiges til efter forhandling med forskningsministeren at fastsætte bestemmelse om, at statslige myndigheder, der inden for en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter denne dato dannes på papir. En sådan betaling skal dække de meromkostninger, der er forbundet med bevaring af papirarkivalier i forhold til elektroniske arkivalier.

Det skal understreges, at kulturministerens bemyndigelse først kan udnyttes, når resultaterne af en af forskningsministeren iværksat undersøgelse foreligger.

Endelig foreslås det, at kulturministeren kan delegere den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring, kassation og aflevering af såvel statslige som kommunale arkivalier samt en række andre forhold af overvejende arkivteknisk karakter til rigsarkivaren. Det forudsættes, at rigsarkivarens regelfastsættelse finder sted efter drøftelse med de berørte parter.

Idet jeg i øvrigt henviser til lovforslaget med bemærkninger, anbefaler jeg forslaget til Folketingets

velvillige behandling.