Forslag til Lov om ændring af lov om offentlige arkiver m.v.

§ 1

I lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 foretages følgende ændringer

1. I § 9 indsættes som stk. 3

»Stk. 3. Kulturministeren kan efter forhandling med forskningsministeren fastsætte bestemmelser om, at statslige myndigheder, der inden for en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for omkostningerne ved bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter den nævnte dato dannes på papir.«

2. § 13, 1. pkt. affattes således

»De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle. «

3. § 14 ophæves.

4. Efter § 15 indsættes

»§ 15a. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om offentlige arkivers opbevaring af materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

5. I § 20, stk. 2, 2. pkt., ændres »§ 22, stk. 1, nr. 1-5« til: »§ 22, stk. 1, nr. 1-4.«

6. § 22, stk. 1, nr. 2, ophæves.

Nr. 3-5 bliver herefter nr. 2-4.

7. I § 22, stk. 2, indsættes som 2. pkt.

»Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet.«

8. I § 24, stk. 2, nr. 2, ændres »§ 22, stk. 1, nr. 2-5« til: »§ 22, stk. 1, nr. 2-4.«

9. § 24, stk. 3, affattes således

»Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og

1) tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger, eller

2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.«

10. I § 24, stk. 6, indsættes som 2. pkt.

»Herunder kan der efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes særlige regler om vilkår for brugen af oplysninger af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

11. I § 27 indsættes som 2. pkt.

»Der kan herunder efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

12. Efter § 28 indsættes

»§ 28 a. Private arkivalier af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan afleveres til offentlige arkiver.«

13. I § 31 indsættes som stk. 2

»Stk. 2. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er afleveret til offentlige arkiver.«

14. Efter § 32 indsættes

§ 2.

»Stk. 1. Loven træder i kraft dagen efter bekendtgørelse i Lovtidende.

Stk. 2. Regler, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i § 31, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v., som affattet ved denne lovs § 1, nr. 13, omfatter arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver efter lovens ikrafttræden.«

Almindelige bemærkninger

Lovforslagets formål

Folketinget vedtog i maj 1997 en revision af arkivloven, jf. lov nr. 421 af 10. juni 1997 om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. Om behandlingen af lovrevisionen henvises til Folketingstidende 1996-97 s. 3901, tillæg A, s. 3882, tillæg A, s. 5055, FF, s. 883, tillæg B, s. 943, tillæg B, s. 7078, FF, s. 1035, tillæg B, s. 7358, FF, s. 441, tillæg C.

Lovens hovedformål var i lys af indhentede erfaringer primært at styrke den udvikling, som blev igangsat med arkivloven af 1992, med hensyn dels til fremme af større åbenhed til de offentlige arkivers samlinger, dels til sikring af en koordineret bevarings- og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier.

I bemærkningerne til lovforslaget gjorde Kulturministeriet opmærksom på, at en række forhold i forbindelse med den stigende anvendelse af informationsteknologi i den offentlige forvaltning gør det hensigtsmæssigt at optage bestemmelser i arkivlovgivningen, der præciserer de offentlige arkivers rolle i informationssamfundet.

Samtidig bemærkedes det, at gennemførelsen af EU-direktiv 95/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger måtte aktualisere en revision af arkivlovens regler om aflevering, bevaring og tilgængelighed af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, og som indeholder personoplysninger, men at Kulturministeriet fandt det mest hensigtsmæssigt at afvente afslutningen af arbejdet i Justitsministeriets udvalg om registerlovgivningen, før der stilledes konkrete forslag om revision af arkivlovgivningen.

Udvalget afgav i december 1997 betænkning om behandling af personoplysninger (betænkning nr. 1345/1997) og justitsministeren fremsatte på baggrund heraf den 30. april 1998, genfremsat den 8. oktober 1998, forslag til lov om behandling af personoplysninger (L 44, 1998-99). Lovforslaget er udarbejdet til afløsning af den nuværende generelle registerlovgivning (lov om offentlige myndigheders registre og lov om private registre m.v.).

I forbindelse med den ny lovgivning om behandling af personoplysninger finder Kulturministeriet det hensigtsmæssigt at justere arkivlovgivningen i lys heraf og af den teknologiske udvikling. Hovedpunkterne i Kulturministeriets lovforslag er følgende

Der skelnes ikke mellem papirarkivalier og elektroniske arkivalier ved beslutning om bevaring af materiale med personoplysninger. Forslaget indebærer således en forenkling af den gældende ordning, hvorefter bevaring af arkivalier, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, som hovedregel kræver samtykke fra Registertilsynet. Materiale, der tidligere har været underkastet denne særlige regulering, vil blive omfattet af de almindelige regler om aflevering, bevaring og kassation af offentlige arkivalier.

Hensynet til beskyttelse af den personlige integritet hos de personer, om hvem der bevares oplysninger i offentlige arkiver, varetages ved inddragelse af Datatilsynet ved fastsættelse af generelle regler om offentlige arkivers behandling af personoplysninger, herunder behandlingssikkerhed, tilgængelighed til og vilkår for brugen af personoplysninger.

Endvidere inddrages Datatilsynet i afgørelsen af konkrete spørgsmål, f.s.v. angår dels fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, dels dispensationer fra tilgængelighedsfristen i tilfælde, hvor det drejer sig om oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

Samtidig tilsigtes det at skabe hjemmelsmæssig klarhed med hensyn til aflevering og bevaring af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, ved at indsætte en særlig bestemmelse herom i arkivloven. Det foreslås endvidere at bemyndige kulturministeren til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til private arkivalier, som indeholder oplysninger, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Endvidere indeholder lovforslaget en bestemmelse, der knytter sig til forvaltningens gradvise overgang til elektroniske sagsbehandlings- og arkivsystemer. Det foreslås således, at kulturministeren bemyndiges til efter forhandling med forskningsministeren at fastsætte bestemmelse om, at statslige myndigheder, der inden for en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter denne dato dannes på papir.

Endelig indeholder lovforslaget en bestemmelse, hvorefter kulturministeren kan delegere den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring og kassation samt en række andre forhold af overvejende arkivteknisk karakter til rigsarkivaren.

Det skal tilføjes, at der i henhold til § 41 i lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 skal finde en revision af loven sted senest i Folketingsåret 2001-2.

Gældende bestemmelser om sletning og arkivering af registre, der er omfattet af registerlovgivningen

Offentlige myndigheders registre var indtil gennemførelsen af lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre omfattet af de for statens arkivalier i øvrigt gældende regler. Loven er på enkelte punkter ændret ved lov nr. 383 af 10. juni 1987, ved lov nr. 346 af 6. juni 1991 og ved lov nr. 1093 af 19. december 1994 samt endelig ved lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v.

Ved lov om offentlige myndigheders registre indførtes særlige regler om behandling, bevaring og kassation af arkivalier (registre), der var omfattet af loven. Lov om offentlige myndigheders registre gælder ifølge dens § 1, stk. 1, for »edb-registre, der føres for den offentlige forvaltning, og som indeholder personoplysninger.« Edb-registre defineres i samme lovs § 1, stk. 2, som »registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling.«

Ifølge lov om offentlige myndigheders registre, § 9, stk. 3, skal registrerede oplysninger, der på grund af alder eller af andre grunde har mistet deres betydning for varetagelsen af registrets opgaver, slettes. Bestemmelsen skal sikre, at registret til stadighed har de aktuelt gældende oplysninger og kun disse.

Den gældende regulering om arkivering af registre, der indeholder personoplysninger, tager således sit udgangspunkt i databeskyttelseshensyn, det vil sige hensynet til den personlige integritet hos det enkelte registrerede individ.

Et ubetinget krav om sletning vil imidlertid i mange tilfælde kunne medføre uoprettelig skade for planlægning og forskning, herunder navnlig historieforskning. Der blev derfor i lov om offentlige myndigheders registre, § 9, stk. 4, indsat en bestemmelse om, at registereksemplarer i stedet for at blive slettet kunne overføres til opbevaring i arkiv. Bestemmelsen lyder

»Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i Statens Arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

For så vidt angår statslige myndigheders registre er det i den gældende arkivlovs § 14, stk. 1, fastsat, at journalregistre er omfattet af en almindelig afleveringspligt, idet bevaringen af sådanne registre er en betingelse for, at myndighedens øvrige arkiv vil kunne anvendes i forskningsmæssig eller anden sammenhæng. Andre registre, der indeholder personhenførbare oplysninger, skal afleveres til Statens Arkiver, såfremt det findes nødvendigt for udførelsen af forskningsmæssige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Afgørelsen af, om et givet register, bortset fra statslige myndigheders journalregistre, skal afleveres til arkiv, træffes ifølge arkivlovens § 14, stk. 2, af Registertilsynet efter indstilling fra rigsarkivaren. At afgørelseskompetencen er henlagt til Registertilsynet, baserer sig på hensynet til databeskyttelse. I praksis tillægges rigsarkivarens udtalelse vedrørende den forskningsmæssige eller statistiske betydning af arkivering i denne forbindelse stor vægt.

Til udfyldelse af denne bestemmelse er det i § 11, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed fastsat, at vurdering af, om et register indeholder oplysninger, der tilsiger, at registret skal afleveres, i alle tilfælde bør finde sted. Denne vurdering bør foretages snarest efter registrets oprettelse ved drøftelse mellem den oprettende myndighed og Statens Arkiver. Inden der foretages sletning af et statsligt register, skal spørgsmålet om aflevering til Statens Arkiver forelægges Registertilsynet med en indstilling fra myndigheden og rigsarkivaren.

Ifølge arkivlovens § 14, stk. 3, sker arkivering af statslige myndigheders registre, der indeholder personhenførbare oplysninger, i henhold til nærmere angivne vilkår. Sådanne vilkår blev i hovedtræk fastlagt i forbindelse med ikrafttrædelsen af registerloven i 1979, jf. Registertilsynets årsberetning 1982. Bl.a. er det et vilkår, at arkiveringen er endelig. Det indebærer, at udlevering af oplysninger fra registre i Statens Arkiver til den afleverende myndighed eller andre som udgangspunkt kun kan ske efter udløbet af tilgængelighedsfristen for det pågældende registereksemplar. For det enkelte registereksemplar skal der endvidere foreligge en specifikation af omfanget af det materiale, der overlades til opbevaring i Statens Arkiver. I hvert enkelt tilfælde skal det tillige angives, hvor ofte der kan overføres registereksemplarer fra den afleverende myndighed til Statens Arkiver. For opbevaringen i Statens Arkiver gælder særlige sikkerhedsforskrifter.

Tilgængelighedsfrister blev før ikrafttrædelsen af lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. fastsat med udgangspunkt i de af rigsarkivaren fastsatte almindelige tilgængelighedsfrister. I arkivlovens § 22, stk. 1, nr. 2, fastsattes en generel 80 års tilgængelighedsfrist for materiale, der vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Det bemærkes, at der i enkelte tilfælde, hvor det har drejet sig om særlig følsomme oplysninger, er fastsat længere tilgængelighedsfrist end 80 år.

Dispensationer fra tilgængelighedsfristerne kan efter bestemmelsen i arkivlovens § 24, stk. 1 og 3, meddeles af rigsarkivaren, for så vidt der foreligger samtykke såvel fra den afleverende myndighed som fra Registertilsynet.

Særligt om kommunale registre

Kommunale myndigheders registre kan som nævnt efter bestemmelsen i registerlovens § 9, stk. 4, 1. pkt., jf. arkivlovens § 37, efter tilladelse fra Registertilsynet overføres til opbevaring i kommunale arkiver. Det vil sige, at afgørelsen om arkivering af kommunale registre i modsætning til statslige registre træffes på grundlag af bestemmelserne i registerloven og ikke på grundlag af bestemmelser i arkivloven.

Det tilføjes, at det følger af arkivlovens § 14, stk. 4, at kommunerne kan aflevere kommunale registre til Statens Arkiver efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

Særligt om private registre

Lov nr. 293 af 8. juni 1978 om private registre regulerer ikke spørgsmålet om arkivering.

Registertilsynet har imidlertid antaget, at dette ikke i sig selv indebærer, at der ikke vil kunne ske arkivering af registre, som er omfattet af denne lov. Det bemærkes her, at lov om private registre har et noget videre anvendelsesområde end lov om offentlige myndigheders registre, idet loven, jf. § 1, stk. 1, ud over registrering, der omfatter personoplysninger, og hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, også omfatter systematisk registrering, der omfatter oplysninger om personers, institutioners, foreningers eller virksomheders private eller økonomiske forhold eller i øvrigt oplysninger om personlige forhold, som med rimelighed kan forlanges unddraget offentligheden, uanset om der er tale om manuelle eller elektroniske registre.

Det følger af § 28, stk. 1, i arkivloven, at Statens Arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Ved aflevering af private arkivalier til Statens Arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed, jf. arkivlovens § 31.

Særligt om forskningsregistre

Forskningsregistre, der føres for statslige myndigheder, kan afleveres til Statens Arkiver efter de regler, der er fastsat i den gældende lovs § 14 og de i medfør heraf fastsatte nærmere regler.

Private forskningsregistre - især inden for de samfundsvidenskabelige og sundhedsvidenskabelige områder - indsamles og bevares af Dansk Data Arkiv, der indgår i Statens Arkiver. For så vidt der er tale om registre, der indeholder oplysninger, der kan henføres til enkelte personer, sker bevaringen efter tilladelse fra Registertilsynet.

Forholdet mellem lovgivningen om behandling af personoplysninger og arkivlovgivningen.

Det lovforslag om behandling af personoplysninger, der er fremsat af justitsministeren (L 44, 1998-99) har et videre anvendelsesområde end den gældende registerlovgivning.

For så vidt angår den organisatoriske afgrænsning omfatter lovforslaget ud over den behandling af personoplysninger, der finder sted for den offentlige forvaltning og private, som udgangspunkt også domstolenes behandling af personoplysninger.

For så vidt angår lovforslagets funktionelle anvendelsesområde er dette ikke som i den gældende registerlovgivning afgrænset på grundlag af en definition af et »register«, men omfatter al behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et manuelt register.

Den offentlige forvaltnings og domstolenes stigende anvendelse af elektronisk sagsbehandling vil således medføre, at et stadig større område vil blive omfattet af lovgivningen om behandling af personoplysninger.

Om forholdet mellem arkivlovgivning og den kommende lovgivning om behandling af personoplysninger anføres i bemærkningerne til det ovennævnte lovforslag følgende

»Særligt hvad angår forholdet mellem forslaget til lov om behandling af personoplysninger og arkivlovgivningen, bemærkes, at lovforslaget bygger på den forudsætning, at spørgsmålet om arkivmæssig anvendelse (behandling) af personoplysninger afgøres efter arkivlovgivningens regler herom (og ikke efter regler i lov om behandling af personoplysninger kapitel 4), medens de øvrige generelle regler i lov om behandling af personoplysninger finder anvendelse på arkivmæssig behandling af personoplysninger, medmindre det databeskyttelsesretlige spørgsmål er reguleret i arkivlovgivningen.«

Nærværende lovforslag bygger på den samme ordning og indeholder en række bestemmelser om arkivmæssig behandling af personoplysninger. Medmindre andet er fastsat i arkivlovgivningen, vil det i øvrigt være reglerne i lov om behandling af personoplysninger, der finder anvendelse på arkivernes behandling af personoplysninger. Dette indebærer bl.a., at de regler i lov om behandling af personoplysninger, der vedrører anmeldelse til Datatilsynet af behandling af personoplysninger samt registreredes rettigheder, som udgangspunkt finder anvendelse. Tilsynet med bl.a. disse reglers overholdelse i forbindelse med offentlige arkivers behandling af personoplysninger føres af Datatilsynet, jf. kapitel 16 i lovforslaget om behandling af personoplysninger.

For så vidt angår bestemmelserne i kapitel 9 i lovforslaget om behandling af personoplysninger om den registreredes indsigtsret bemærkes dog, at der i det foreliggende ændringslovforslag foreslås fastsat særlige regler for proceduren i forbindelse med anmodning om indsigt. Der henvises herom til ændringsforslag nr. 14 og bemærkningerne hertil.

Særligt om § 14 i forslag til lov om behandling af personoplysninger

Som § 14 i forslag til lov om behandling af personoplysninger er indsat følgende bestemmelse, der i det væsentlige svarer til bestemmelsen i lov om offentlige myndigheders registre, § 9, stk. 4, jf. arkivlovens § 37. Bestemmelsen lyder

»Oplysninger, som er omfattet af denne lov, kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.«

Af bemærkningerne til denne bestemmelse fremgår

»Bestemmelsen regulerer spørgsmålet om arkivering. Efter bestemmelsen kan oplysninger, som er omfattet af loven, overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Bestemmelsen indebærer, at der vil kunne ske arkivering af oplysninger i det omfang, dette følger af reglerne i arkivlovgivningen. Dette gælder for oplysninger, som er behandlet for såvel offentlige myndigheder som for private. Med hensyn til de private arkivalier bemærkes, at den foreslåede bestemmelse er udtryk for en kodificering af, hvad der antages at gælde efter lov om private registre. [ ]. Der henvises i øvrigt til lovforslagets almindelige bemærkninger pkt. 4.2.11.3. og betænkningen, side 145-150.«

Udvalget om registerlovgivningen har i Betænkning nr. 1345/1997, s. 166, påpeget, »at en række forhold kan anføres til støtte for, at kompetencen til at meddele tilladelse til arkivering af oplysninger, som er omfattet af lovudkastet, generelt henlægges til Rigsarkivaren. Der kan bl.a. peges på, at Rigsarkivarens udtalelse om, hvorvidt arkivalier er bevaringsværdige, i praksis tillægges stor betydning [...]. Endvidere kan der peges på, at den forventede udvikling hen imod digital forvaltning også synes at tale for, at kompetencen til at meddele tilladelse til arkivering af oplysninger, som er omfattet af lovudkastet, henlægges til Rigsarkivaren. Herved vil retstilstanden svare til de regler, der i dag gælder for papirbaserede arkivalier.«

Kulturministeriet er enig i udvalgets vurdering, og det foreslås således at ophæve de bestemmelser i den gældende arkivlov, der fastsætter inddragelse af Registertilsynet ved afgørelsen af konkrete bevaringssager, nemlig § 14.

Det tilføjes, at en nyordning vil medføre en administrativ forenkling. Statens Arkiver har oplyst, at der i perioden 1992-1997 er forelagt Registertilsynet ca. 70 sager, der vedrører bevaring af registre. I perioden 1998-2000 forventes det, at Statens Arkiver efter den gældende ordning vil skulle indstille ca. 550 registre til bevaring. Det mere omfattende virkeområde for lovgivningen om behandling af personoplysninger i forhold til den gældende registerlovgivning ville sammen med udviklingen hen imod digital forvaltning resultere i, at en stigende mængde konkrete afgørelser af arkiveringsspørgsmål skulle træffes af Datatilsynet.

Forslag til ændringer i arkivlovgivningen

Som ovenfor bemærket er Kulturministeriet enig i det synspunkt, at reguleringen af den behandling af personoplysninger, der sker primært af hensyn til historiske eller videnskabelige forskningsformål, skal finde sted i arkivlovgivningen. Denne lovgivning må endvidere indeholde bestemmelser, der sikrer varetagelsen af de databeskyttelsesmæssige vilkår for opbevaring af og tilgængelighed til arkiverede personoplysninger.

Det er et hovedprincip i lovforslaget, at der ikke som i den gældende lovgivning skelnes mellem papirarkivalier og elektroniske arkivalier ved beslutning om arkivering af materiale med personoplysninger, jf. ovenfor om § 14 i forslag til lov om behandling af personoplysninger.

Den omstændighed, at en oplysning ikke længere er administrativt aktuel, indebærer imidlertid ikke, at den samtidig har mistet sin betydning i forhold det enkelte individ. Der må derfor samtidig fastsættes sådanne vilkår for arkiveringen, at hensynet til den personlige integritet hos de registrerede personer varetages.

Hensynet til den personlige integritet varetages i den gældende arkivlovgivning ved fastsættelse af en 80 års tilgængelighedsfrist for arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, jf. lovens § 22, stk. 1, nr. 1.

Ifølge § 22, stk. 2, kan den afleverende myndighed efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist end 80 år, hvor forholdene taler herfor. For at sikre, at hensynet til den personlige integritet varetages fuldt ud, er der i forslaget optaget en bestemmelse om, at fastsættelse af kortere frist end 80 år for materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kun kan finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, jf. ændringsforslag nr. 7.

Lovforslaget indeholder derudover en bestemmelse, hvorefter kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet kan fastsætte de nærmere regler, der skal sikre varetagelsen af databeskyttelsesmæssige hensyn i forbindelse med arkivering af personoplysninger, jf. ændringsforslag nr. 4.

Ifølge § 24, stk. 1, kan rigsarkivaren i konkrete tilfælde give dispensation til benyttelse af arkivalier inden udløbet af tilgængelighedsfristerne. Indeholder arkivalierne materiale, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, kræver dispensation tillige samtykke fra Registertilsynet og den afleverende myndighed, jf. § 24, stk. 3.

Under hensyn til den i forhold til den gældende registerlovgivning ændrede funktionelle afgrænsning af lovgivningen om behandling af personoplysninger, der medfører en betydelig udvidelse af denne lovgivnings virkeområde, ville en opretholdelse af en ordning, hvorefter såvel den afleverende myndighed som det kommende Datatilsyn i alle tilfælde skulle inddrages i afgørelsen af en større mængde dispensationsansøgninger, der vedrører personoplysninger, være uhensigtsmæssig allerede derved, at det vil medføre en væsentlig administrativ belastning af Datatilsynet.

Kulturministeriet finder, at sikring af, at der ikke sker misbrug af personoplysninger i forbindelse med dispensationsadgang i vidt omfang kan finde sted ved fastsættelse af særlige vilkår for benyttelse af sådanne oplysninger. Der henvises herom til bemærkningerne til ændringsforslagene nr. 10 og 11.

Det foreslås imidlertid også, at det kommende Datatilsyn, hvor det drejer sig om adgang til oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, vil blive inddraget i afgørelsen af konkrete spørgsmål om dispensationer fra de tilgængelighedsfrister, der gælder for arkivalier, som vil blive omfattet af den kommende lovgivning om behandling af personoplysninger. Der henvises herom til bemærkningerne til ændringsforslag nr. 9.

Lovforslaget indeholder endvidere en bestemmelse, hvorefter der kun kan ske aflevering af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, til offentlige arkiver, jf. ændringsforslag nr. 12. Det foreslås i denne forbindelse, at kulturministeren bemyndiges til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til private arkivalier, som indeholder oplysninger, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Den gældende lov indeholder ikke hjemmel for kulturministeren til at fastsætte regler om tilgængeligheden til private arkivalier, idet det af lovens § 31 fremgår, at »ved aflevering af private arkivalier til Statens Arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.« Af hensyn til beskyttelse af den personlige integritet hos registrerede personer i de tilfælde, hvor personoplysninger overføres fra private dataansvarlige til offentlige arkiver, findes det hensigtsmæssigt at bemyndige kulturministeren til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte regler om tilgængelighed til sådanne arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver, jf. ændringsforslag nr. 13.

Bestemmelserne i lovforslaget om behandling af personoplysninger om registrerede personers indsigtsret gælder som udgangspunkt også for personoplysninger, der er overført til opbevaring i arkiv. Under hensyn til de særlige vilkår, der gør sig gældende for arkivvæsenet, der opbevarer en meget betydelig mængde af oplysninger, foreslås imidlertid, at arkivloven indeholder en procedurebestemmelse, hvorefter begæring om indsigt skal angive den myndighed eller private dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Endvidere foreslås det, at det for oplysninger i offentlige arkivalier, der er overført til arkiv, vil være den myndighed, der oprindelig har behandlet oplysningerne, der vil skulle træffe afgørelse om indsigt, jf. ændringsforslag nr. 14.

Endvidere indeholder lovforslaget en bestemmelse, jf. ændringsforslag nr. 1, der vedrører det forhold, at udviklingen hen imod digital forvaltning på sigt vil kunne få konsekvenser for dækning af omkostningerne ved bevaring af papirarkivalier.

Endelig indeholder lovforslaget en bestemmelse, hvorefter kulturministeren kan delegere den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring og kassation samt forhold af arkivteknisk karakter til rigsarkivaren. Det drejer sig om de bemyndigelser til regelfastsættelse, der er indeholdt i lovens § 10, stk. 1-2, § 12, stk. 2, § 13, 2. pkt., samt § 15, stk. 2, jf. ændringsforslag nr. 15.

Lovforslagets økonomiske konsekvenser m.v.

Lovforslaget indebærer en ophævelse af den gældende ordning, hvorefter aflevering, bevaring og tilgængelighed af arkivalier, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, som hovedregel afgøres af Registertilsynet efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren.

Som tidligere omtalt har Statens Arkiver oplyst, at der i perioden 1992-97 er forelagt Registertilsynet ca. 70 sager, der vedrører bevaring af registre.

Ændringen antages at medføre en vis arbejdsmæssig lettelse af det kommende Datatilsyn, der ikke længere vil skulle foretage afgørelser i enkelte sager vedrørende bevaring.

Datatilsynet vil imidlertid som følge af de nye bestemmelser i ændringsforslagene nr. 4, 10, 11 og 13 skulle udtale sig om generelle bestemmelser om dels behandling af materiale med personoplysninger, dels vilkår for benyttelse af sådant materiale før udløbet af tilgængelighedsfristerne. Endvidere vil Datatilsynet skulle udtale sig i konkrete sager, hvor der kan blive tale om fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrister end 80 år for materiale med personoplysninger, eller hvor det drejer sig om dispensation til benyttelse af materiale med særlig følsomme personoplysninger, jf. ændringsforslagene nr. 7 og 9. Det skønnes ikke, at disse administrative omlægninger vil medføre økonomiske konsekvenser.

Som følge af den generelle udvikling hen imod digital forvaltning vil Statens Arkiver i de kommende år skulle behandle et markant øget antal sager, der vedrører elektronisk arkivering af personoplysninger. Baseret på opgørelser over eksisterende elektroniske registre i forvaltningen, der er omfattet af den gældende registerlovgivning, forventer Statens Arkiver som nævnt ovenfor således i perioden 1998-2000 at skulle behandle ca. 550 sager om bevaring af registre.

Det bemærkes, at dette forhold var forudset i forbindelse med revisionen af arkivloven i folketingssamlingen 1996-97. Der er i forbindelse med den resultatkontrakt, der er indgået mellem Kulturministeriet og Statens Arkiver for perioden 1997-2000, tilført Statens Arkiver bevilling til gennemførelse af den nævnte opgave. Lovforslaget medfører således ikke i denne henseende økonomiske konsekvenser for staten.

Det skønnes ikke, at lovforslaget vil have økonomiske eller væsentlige administrative konsekvenser for stat, kommuner og amtskommuner, når bortses fra de administrative konsekvenser, der er beskrevet ovenfor om omlægningen af arbejdsbyrden i Datatilsynet.

For så vidt angår de økonomiske og administrative konsekvenser ved forvaltningens gradvise overgang til elektroniske sagsbehandlings- og arkivsystemer henvises til bemærkningerne til lovforslagets § 1, nr. 1.

Lovforslaget har ikke miljømæssige konsekvenser, ligesom lovforslaget ikke indeholder bestemmelser med økonomiske eller administrative konsekvenser for erhvervslivet.

Forholdet til EU-retten

Lovforslaget knytter sig som nævnt til den lovgivning om behandling af personoplysninger, der gennemføres til implementering af EU-direktiv 95/46/EF.

I følge denne lovgivning vil overførsel til offentligt arkiv skulle ske efter reglerne i arkivlovgivningen. Det er således arkivlovgivningen eller bestemmelser, der udstedes i henhold til denne, der fastlægger vilkårene for overførsel af materiale med personoplysninger til offentlige arkiver samt for den behandling, som dette materiale gøres til genstand for i arkivsammenhæng. Der henvises i øvrigt til afsnittet ovenfor om forholdet mellem lovgivningen om behandling af personoplysninger og arkivlovgivningen.

Efter Kulturministeriets opfattelse må det antages, at de foreslåede ændringer i arkivlovgivningen er forenelige med det nævnte direktiv. Det bemærkes i denne forbindelse, at det i EU-direktivets artikel 6, stk. 1, litr. b, fastslås, at senere behandling af personoplysninger i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed ikke anses for at være uforenelig med de legitime formål, hvortil oplysninger i sin tid er indsamlet, for så vidt medlemsstaterne giver de fornødne garantier.

Vurdering af konsekvenser af lovforslag

Positive

konsekvenser/mindreudgifter

(hvis ja, angiv omfang)

Negative

konsekvenser/merudgifter

(hvis ja, angiv omfang)

Økonomiske konsekvenser for stat, kommuner og

amtskommuner

Nej

Nej

Administrative konsekvenser for stat, kommuner og amtskommuner

Nej

Nej

Økonomiske konsekvenser for erhvervslivet

Nej

Nej

Administrative konsekvenser for erhvervslivet

Nej

Nej

Miljømæssige konsekvenser

Nej

Nej

Administrative konsekvenser for borgerne

Nej

Nej

Forholdet til EU-retten

Nej

Nej

Høring

Kulturministeriet har modtaget høringssvar over lovudkastet fra følgende myndigheder, organisationer m.v.

Advokatrådet, Arbejdsmarkedets Tillægspension, Danmarks Nationalbank, Danmarks Radio, Danske Dagblades Forening, Dansk Journalistforbund, Erhvervsministeriet, Finansministeriet, Forskningsministeriet, Forskningsrådene, Forsvarsministeriet, Indenrigsministeriet, Kommunernes Landsforening, Justitsministeriet, Kort- og Matrikelstyrelsen, Københavns Kommune, Københavns Universitet, Københavns Universitet, Institut for Historie, Københavns Universitet, Institut for Statskundskab, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, Registertilsynet, Sammenslutningen af Lokalarkiver, Skatteministeriet, Socialministeriet, Stadsarkivarforeningen, Statsbiblioteket, Statsministeriet, Trafikministeriet, Udenrigsministeriet, Undervisningsministeriet, Værdipapircentralen, Økonomiministeriet, Aalborg Universitet, Det samfundsvidenskabelige Fakultet, Aarhus Universitet, Det samfundsvidenskabelige Fakultet.

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til § 1

Til nr. 1

Det foreslås, at kulturministeren bemyndiges til efter forhandling med forskningsministeren at fastsætte bestemmelser om, at statslige myndigheder kan pålægges betaling for bevaring af papirarkivalier, der dannes efter en bestemt dato. En sådan betaling skal dække de meromkostninger, der er forbundet med bevaring af papirarkivalier i forhold til elektroniske arkivalier.

I regeringens IT-politiske handlingsplan (1995) udgør overgang fra papirbaseret til elektronisk sagsbehandling et vigtigt element. Denne overgang har allerede været genstand for regulering på arkivområdet, idet det i Statens Arkivers cirkulære af 23. november 1995 om elektronisk arkivering er fastsat, at arkivalier, der skabes eller tilvejebringes på elektronisk medium, også bevares elektronisk. De bevaringsmæssige hensyn varetages derved, at Statens Arkiver skal godkende elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer, som benyttes af statslige myndigheder.

Udviklingen i retning mod en digital forvaltning er i gang. En række statslige myndigheder har iværksat eller planlægger overgang til elektronisk sagsbehandling og arkivering for at opnå ressourcemæssige besparelser, effektiviseringsgevinster samt et højere serviceniveau over for borgere og virksomheder. Også Statens Arkiver kan opnå ressourcemæssige besparelser, hvis de myndigheder, som skal aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, afleverer disse i elektronisk form.

Det forudsættes, at bemyndigelsen først udnyttes i lyset af resultaterne af en udredning, der iværksættes af forskningsministeren med det formål at afklare, hvornår det vil være teknisk, økonomisk og organisatorisk forsvarligt at fastsætte en frist for overgang til elektronisk sagsbehandling og arkivering. Det forudsættes således, at der gives nogle års varsel til de statslige myndigheder, svarende til den omtrentlige gennemsnitlige levetid for IT-systemer til arkivering m.v.

Forskningsministeren vil derfor tage initiativ til, at der igangsættes et udredningsarbejde med repræsentation fra bl.a. Finansministeriet, Justitsministeriet og Kulturministeriet. Udredningen skal kortlægge en række spørgsmål i forbindelse med forvaltningens overgang til elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer, herunder tekniske, organisatoriske og økonomiske aspekter. Det skal i denne forbindelse bl.a. på basis af de relevante myndigheders udtalelser herom vurderes, hvor langt varsel der skal gives myndighederne.

Til nr. 2

Ændringen er redaktionel som konsekvens af ændringsforslagets § 1, nr. 3.

Til nr. 3

Den gældende § 14 foreslås ophævet. Idet der henvises til de almindelige bemærkninger, skal det anføres, at ved ophævelsen af den særlige regulering af aflevering af edb-registre indeholdende personoplysninger i lovens § 14, stk. 1-2, opnås, at retstilstanden bliver den samme, hvad enten der er tale om statslige myndigheders aflevering af elektronisk lagrede eller af papirbaserede arkivalier.

De bemyndigelser for kulturministeren, der er indeholdt i § 14, stk. 3-4, vil blive afløst af bemyndigelsen i ændringsforslagets § 1, nr. 4.

Til nr. 4

Det foreslås, at der i lovens kapitel 4 om aflevering indsættes en bestemmelse, hvorefter kulturministeren bemyndiges til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at kunne fastsætte nærmere regler om offentlige arkivers opbevaring af afleverede arkivalier, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Reglerne vil omfatte opbevaring i bred forstand, herunder tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, arkivmæssig behandling m.v. Reglerne vil tillige omfatte arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. bemærkningerne til ændringsforslagets § 1, nr. 3.

Til nr. 5

I den gældende § 20, stk. 2, 2. pkt., henvises til § 22, stk. 1, nr. 1-5. Ændringen, der indebærer henvisning til § 22, stk. 1, nr. 1-4, foreslås som en konsekvens af ændringsforslagets § 1, nr. 6, om ophævelse af § 22, stk. 1, nr. 2, om arkivenheder, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Til nr. 6

Det foreslås, at bestemmelsen i § 22, stk. 1, nr. 2, ophæves som en konsekvens af, at lov om offentlige myndigheders registre ophæves. Nr. 3-5 bliver herefter nr. 2-4. Det bemærkes, at oplysninger, der vedrører enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er omfattet af bestemmelsen i § 22, stk. 1, nr. 1. Der henvises i øvrigt til ændringsforslagets § 1, nr. 9, om de tilfælde, der kræver Datatilsynets samtykke til dispensation fra tilgængelighedsfristen.

Til nr. 7

Der foreslås som 2. pkt. optaget en bestemmelse, hvorefter fastsættelse af en kortere generel tilgængelighedsfrist end 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kun kan finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet. Herved sikres, at databeskyttelsesmæssige hensyn tages i betragtning i tilfælde, hvor en kortere tilgængelighedsfrist foreslås fastsat ud fra en vurdering af oplysningernes karakter.

Til nr. 8

Ændringen er redaktionel som konsekvens af ændringsforslagets § 1, nr. 6.

Til nr. 9

Bestemmelsen indebærer, at Datatilsynets samtykke skal foreligge, hvis der skal dispenseres fra 80 års tilgængelighedsfristen for så vidt angår arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og 1) tidligere behandlinger af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger, eller 2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.

Under den gældende ordning kræves i forbindelse med dispensation til benyttelse af arkivenheder, der er omfattet af den gældende § 22, stk. 1, nr. 2, (arkivenheder, der vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre) samtykke fra såvel vedkommende ressortmyndighed som Registertilsynet, mens rigsarkivaren uden forudgående samtykke fra andre myndigheder kan meddele dispensation for så vidt angår materiale, der kun er omfattet af § 22, stk. 1, nr. 1, (arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold). Den gældende bestemmelse i § 22, stk. 1, nr. 2, medfører, at der i alle spørgsmål om tilgængelighed til arkivalier, der i dag er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal indhentes samtykke fra såvel ressortmyndigheden som Registertilsynet, uanset oplysningernes større eller mindre følsomhed.

Efter den foreslåede bestemmelse begrænses kravet om samtykke fra Datatilsynet ved afgørelse af ansøgninger om dispensation fra tilgængelighedsfristen efter § 22, stk. 1, nr. 1, til de tilfælde, hvor der søges adgang til oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold. For så vidt angår »enkeltpersoners rent private forhold« henvises til § 28 i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985), der til rent private forhold henregner »oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende.«

Datatilsynet kan således sikre, at hensynet til de interesser, der betinger 80 års tilgængelighedsfristen, herunder hensynet til den, oplysningerne angår, afvejes over for de hensyn, der kan begrunde dispensation fra tilgængelighedsfristen, herunder hensynet til forskningen. Datatilsynet kan endvidere sikre, at der ikke sker en omgåelse af § 10 i lov om behandling af personoplysninger, hvoraf bl.a. fremgår, at oplysninger, der oprindelig er behandlet i videnskabeligt eller statistisk øjemed, ikke senere må behandles i andet end videnskabeligt eller statistisk øjemed, og at de i bestemmelsen omhandlede oplysninger kun må videregives til tredjemand efter forudgående tilladelse fra Datatilsynet.

Bestemmelsens nr. 1 omfatter oplysninger af den nævnte karakter, der af den afleverende part er behandlet efter reglerne i lov om behandling af personoplysninger efter dennes ikrafttræden, og som senere måtte blive afleveret til offentlige arkiver.

Bestemmelsens nr. 2 indebærer, at Datatilsynets samtykke skal indhentes for så vidt angår dispensationer, der drejer sig om adgang til oplysninger af den nævnte karakter, som stammer fra registre, der har været omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Til nr. 10

Der foreslås indsat en bestemmelse, som bemyndiger kulturministeren til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte nærmere regler om vilkår for brugen af oplysninger, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Med hjemmel i lovens § 24, stk. 6, er der i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsat generelle vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. De generelle vilkår omfatter oplysning om formålet med benyttelsen (bekendtgørelsens § 17), kopiering af det materiale, der gives adgang til (bekendtgørelsens § 19) samt erklæring om at overholde de vilkår, der er fastsat for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt materiale. Det bemærkes, at det af bestemmelsen i § 19 fremgår, at kopiering af edb-registre som udgangspunkt ikke kan finde sted.

Ifølge bekendtgørelsens § 18 kan rigsarkivaren fastsætte nærmere vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til Statens Arkiver, herunder om brug af og videregivelse af oplysninger m.v., idet det fremgår, at særlige vilkår for benyttelse af materiale, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, fastsættes af Registertilsynet i forbindelse med indhentning af samtykke derfra.

Det må på baggrund af den ny lovgivning om behandling af personoplysninger og af den teknologiske udvikling anses for hensigtsmæssigt, at der søges fastsat generelle vilkår for benyttelse af oplysninger, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Herved kan det sikres, at der foretages en afbalancering af på den ene side princippet om størst mulig åbenhed og på den anden side de databeskyttelsesmæssige principper.

Til nr. 11

Der foreslås som 2 pkt. indsat en bestemmelse, der bemyndiger kulturministeren til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte regler om tilgængelighed til offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, og som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

I § 15 i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed er fastsat, at bestemmelserne om tilgængelighed i lovens § 20, stk. 1, §§ 21-23 samt § 25 også gælder for offentlige arkivalier i kommunale arkiver.

Det foreslås, at den ordning, hvorefter der for offentlige arkivalier gælder samme tilgængelighedsprincipper, hvad enten de er afleveret til Statens Arkiver eller til kommunale arkiver, opretholdes, når det gælder arkivalier, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Til nr. 12

Det foreslås, at der i lovens kapitel 6 om private arkivalier indsættes en bestemmelse, hvorefter private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan afleveres til offentlige arkiver. Herved sikres, at der kan ske den fornødne varetagelse af beskyttelseshensyn i forhold til den enkelte borger. Der henvises til § 14 i forslag til lov om behandling af personoplysninger, hvorefter oplysninger, der er omfattet af denne lov, kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Det følger heraf, at der ikke kan ske overførsel af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, til arkiver, der ikke er omfattet af lov om offentlige arkiver m.v.

Til nr. 13

Der foreslås indsat et stk. 2, hvorefter kulturministeren bemyndiges til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Ifølge arkivlovens § 31, stk. 1, træffes der i forbindelse med aflevering af private arkivalier aftale om tilgængelighed mellem den afleverende part og det modtagende arkiv. Statens Arkiver har tilstræbt en standardisering af sådanne aftaler. Private personarkiver er som regel umiddelbart tilgængelige efter en 80 års frist. Private institutioners, foreningers samt selskabers arkiver er som regel tilgængelige efter en 30 års frist, med mindre de indeholder oplysninger af den karakter, der er omhandlet i arkivlovens § 22, stk. 1, (enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold). I så tilfælde er tilgængelighedsfristen som regel 80 år.

Det bemærkes, at indgåede aftaler om tilgængelighed til private arkivalier, der er afleveret før lovens ikrafttræden, ikke ændres jf. ændringslovens § 2, stk. 2.

Det ny stk. 2 foreslås indsat for at sikre varetagelsen af databeskyttelsesmæssige hensyn i forbindelse med offentlige arkivers, jf. ændringsforslagets § 1, nr. 12, modtagelse og bevaring af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, f.eks. private forskningsregistre inden for det sundhedsvidenskabelige område.

Til nr. 14

ad stk. 1.

Bestemmelserne i kapitel 9 om den registreredes indsigtsret i lov om behandling af personoplysninger gælder også for personoplysninger, der er overført til opbevaring i arkiv.

Kulturministeriet finder det imidlertid nødvendigt på grund af de særlige forhold, der gør sig gældende på arkivområdet at fastsætte særlige regler om proceduren i forbindelse med begæring om indsigt i oplysninger, der er overført til opbevaring i arkiv. Det bemærkes, at det for offentlige arkiver gør sig gældende , at der er tale om meget store mængder af personoplysninger, der er modtaget som arkivafleveringer fra de myndigheder, der i sin tid har indsamlet dem. En gennemførelse af retten til indsigt efter den procedure, der er omtalt i lov om behandling af personoplysninger, vil for offentlige arkivers vedkommende således kunne medføre et meget betydeligt ressourceforbrug, idet i princippet alle arkivalier fra alle myndigheder, der kan indeholde oplysninger om den pågældende, ville skulle gennemgås. Det foreslås derfor fastsat, at en begæring om indsigt skal angive den myndighed eller private dataansvarlige, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger, jf. de foreslåede bestemmelser i stk. 2. For oplysninger, der er overført til offentlige arkiver fra myndigheder, vil det som hovedregel være den pågældende myndighed, der træffer afgørelse om og gennemfører indsigten, jf. den foreslåede bestemmelse i stk. 3. Det sikres herved, at den ret til indsigt, der efter lov om behandling af personoplysninger tilkommer registrerede personer, er den samme, hvad enten oplysninger er afleveret til offentligt arkiv eller ej. For så vidt der er tale om ophævede myndigheder, hvis sagsområde ikke er overtaget af en anden myndighed, vil afgørelse af og gennemførelse af indsigt påhvile vedkommende arkiv.

ad stk. 2.

Det foreslås, at en begæring om indsigt skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger, jf. ovenfor.

ad stk. 3.

Den procedure, der efter bestemmelsen vil skulle følges i sager om indsigt, jf. stk. 1, er følgende: Modtager et offentligt arkiv en begæring om indsigt, videresendes begæringen til den myndighed, der har afleveret de begærede oplysninger. Myndigheden træffer efter reglerne i lov om behandling af personoplysninger afgørelse om gennemførelse af indsigten.

Der henvises i denne forbindelse til Betænkning nr. 1345, s. 165 f., hvoraf det fremgår, at »det udarbejdede lovudkast bygger [...] på den forudsætning, at registrerede personer også efter arkivering af oplysninger, som er omfattet af lovudkastet, vil kunne fremsætte anmodning om indsigt i disse oplysninger over for den dataansvarlige. I givet fald forudsættes det, at arkivmyndigheden udleverer de arkiverede oplysninger til den dataansvarlige med henblik på dennes vurdering af, om der kan meddeles den registrerede indsigt i oplysningerne.«

ad stk. 4.

Svarende til bestemmelsen i stk. 2, der gælder for offentlige arkivalier, foreslås, at en begæring om indsigt i personoplysninger, der er afleveret fra private dataansvarlige, skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Der henvises til bemærkningerne til stk. 1 og 2.

Til nr. 15

I forbindelse med behandling af en konkret sag har Folketingets Ombudsmand givet udtryk for den opfattelse, at delegation af kompetence fra kulturministeren til rigsarkivaren til at fastsætte regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier ikke kan anses for tilladelig uden en udtrykkelig lovhjemmel til delegationen. Ombudsmanden peger i denne forbindelse på, at reglerne om bevaring og kassation har en væsentlig betydning for borgerne, idet de indirekte fastlægger omfanget og betydningen af arkivlovens regler om tilgængelighed. Dette forhold kan efter ombudsmandens opfattelse tale for, at ministerens kompetence til regelfastsættelse ikke delegeres.

Kulturministeriet er imidlertid af den opfattelse, at der under hensyn til arkivområdets karakter bør være en mulighed for, at ministeren kan delegere kompetencen til nærmere regelfastsættelse til rigsarkivaren. Det drejer sig om den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring og kassation af såvel statslige som kommunale arkivalier samt den arkivmæssige behandling, jf. § 10, stk. 1-2. Det drejer sig endvidere om offentlige myndigheders aflevering af arkivalier til Statens Arkiver, jf. § 12, stk. 2, § 13, 2. pkt., samt § 15, stk. 2. Kulturministeriet finder det på denne baggrund hensigtsmæssigt at optage en bestemmelse, der indeholder en klar hjemmel til at delegere den mere detaljerede regelfastsættelse, der sker til varetagelse af arkivmæssige hensyn, og som beror på en arkivfaglig vurdering, til rigsarkivaren. Det forudsættes, at rigsarkivarens regelfastsættelse finder sted efter drøftelse med de berørte parter.

Til § 2

ad stk. 1.

Det foreslås, at loven træder i kraft dagen efter bekendtgørelse i Lovtidende.

ad stk. 2.

Den foreslåede bestemmelse præciserer, at de regler, der fastsættes med hjemmel i arkivlovens § 31, stk. 2, og som vedrører tilgængelighed til private arkivalier, ikke tilsidesætter allerede indgåede aftaler mellem enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. og det modtagende arkiv.

§ 2.

Stk. 1. Loven træder i kraft dagen efter bekendtgørelsen i Lovtidende.

Stk. 2. Regler, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i § 31, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v., som affattet ved denne lovs § 1, nr. 13, omfatter arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver efter lovens ikrafttræden.

BILAG

Lovforslaget sammenholdt med gældende lov

Gældende formulering

Lovforslaget

I lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 foretages følgende ændringer

Kapitel 6 a

Begæring om indsigt

»§ 32a. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i oplysninger om den pågældende af den art, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til opbevaring i det pågældende arkiv.

Stk. 2. Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til vedkommende myndighed, der træffer afgørelse efter bestemmelserne herom i lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 4. For så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, træffer det pågældende arkiv afgørelse efter bestemmelserne herom i den nævnte lov. Begæringen skal angive den dataansvarlige, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger.«

15. Efter § 33 indsættes

Kapitel 6 a

Begæring om indsigt

»§ 32 a. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i oplysninger om den pågældende af den art, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til opbevaring i det pågældende arkiv.

Stk. 2. Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til vedkommende myndighed, der træffer afgørelse efter bestemmelserne herom i lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 4. For så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, træffer det pågældende arkiv afgørelse efter bestemmelserne herom i den nævnte lov. Begæringen skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.«

15. Efter § 33 indsættes

Kapitel 7 a

Delegation

»§ 33 a. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om behandling, bevaring, kassation af offentlige arkivalier samt aflevering af arkivalier til Statens Arkiver, jf. § 10, stk. 1-2, § 12, stk. 2, § 13, 2. pkt., samt § 15, stk. 2.«

Kapitel 7 a

Delegation

»§ 33 a. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om behandling, bevaring, kassation af offentlige arkivalier samt aflevering af arkivalier til Statens Arkiver, jf. § 10, stk. 1-2, § 12, stk. 2, § 13, 2. pkt., samt § 15, stk. 2.«

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.

I § 9 indsættes som stk. 3

»Stk. 3. Kulturministeren kan efter forhandling med forskningsministeren fastsætte bestemmelser om, at statslige myndigheder, der inden for en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for omkostningerne ved bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter den nævnte dato dannes på papir.«

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

2. § 13, 1. pkt. affattes således

»De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle.«

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Statens Arkiver, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Statens Arkiver, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

3. § 14 ophæves.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Statens Arkiver, jf. § 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

4. Efter § 15 indsættes

»§ 15 a. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om offentlige arkivers opbevaring af materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

5. I § 20, stk. 2, 2. pkt., ændres »§ 22, stk. 1, nr. 1-5« til: »§ 22, stk. 1, nr. 1-4«.

Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, medmindre de hensyn, der er nævnt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk. 1, nr. 1-5, foreligger. § 24, stk. 3, og § 25 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 3. Myndigheden afgør så vidt muligt inden 30 dage, om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes, og på hvilken måde der kan gives adgang til arkivlierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

6. § 22, stk. 1, nr. 2, ophæves.

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

Nr. 3-5 bliver herefter nr. 2-4.

2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre,

3) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres,

eller

5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

7. I § 22, stk. 2, indsættes som 2. pkt.

»Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet.«

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2, 3 og 6.

8. I § 24, stk. 2, nr. 2, ændres »§ 22, stk. 1, nr. 2-5« til: »§ 22, stk. 1, nr. 2-4.«

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) et dokument eller en arkivenhed er yngre end 30 år.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkivenheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

9. § 24, stk. 3, affattes således

»Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og

1) tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger, eller

2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.«

Stk. 4. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil.

Stk. 5. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom.

Stk. 6.Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

10. I § 24, stk. 6, indsættes som 2. pkt.

»Herunder kan der efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes særlige regler om vilkår for brugen af oplysninger af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

§ 27. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1, og § 15, stk. 1.

11. I § 27 indsættes som 2. pkt.

»Der kan herunder efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsættes regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.«

12. Efter § 28 indsættes

»§ 28 a. Private arkivalier af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan afleveres til offentlige arkiver. «

§ 31. Ved aflevering af private arkivalier til Statens Arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

13. I § 31 indsættes som stk. 2

»Stk. 2. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er afleveret til offentlige arkiver.«

14. Efter § 32 indsættes

Fremsat den 25. november 1998 af kulturministeren (Elsebeth Gerner Nielsen)

Forslag

til

Lov om ændring af lov om offentlige arkiver m.v.

(Arkivlovens registerbestemmelser m.v.)