1997 BTL 17 BETÆNKNING OVER FORSLAG TIL LOV OM ÆNDRING AF LOV OM KOMMUNERNES STYRELSE OG BEREDSKABSLOVEN (ÅBNE UDVALGSDAGSORDENER M.V.) NR L 17 1997-98. 1. SAMLING

§ 35. Dokumenter, der er indkommet til eller oprettet af en kommune eller amtskommune, og som indgår i en administrativ sagsbehandling, skal snarest og senest den efterfølgende arbejdsdag registreres i en fortegnelse over de dokumenter, der vedrører den pågældende sag (journalliste).

Stk. 2. Ind- og udgående post skal senest den efterfølgende arbejdsdag registreres i en fortegnelse over de dokumenter, der den pågældende dag er indgået til og udgået fra kommunen henholdsvis amtskommunen (postliste).

Stk. 3. Journallisten, jf. stk. 1, og postlisten, jf. stk. 2, skal indeholde

1) dato for dokumentets indgåelse, oprettelse og ekspedition,

2) journalnummer eller anden betegnelse,

3) oplysninger om, hvor dokumentet stammer fra, og i givet fald hvortil det er ekspederet,

4) kort beskrivelse af den sag, som henholdsvis journallisten og det enkelte dokument på postlisten angår.

Stk. 4. Ved førelsen af journallister og postlister, jf. stk. 1-3, har kommunen henholdsvis amtskommunen pligt til at gøre brug af elektronisk databehandling.«»

Bemærkninger

Ændringsforslaget er en konsekvens af ændringsforslag nr. 3.

Til nr. 2

Ændringsforslaget er en konsekvens af ændringsforslag nr. 3, der indebærer, at lov om kommunernes styrelse kommer til at omhandle andet end regler om kommunalbestyrelsens og de øvrige kommunalpolitiske organers konstituering og virkemåde.

Til nr. 3

Socialistisk Folkeparti har mange gange fremsat forslag om journallister og postlister, senest ved forslag til lov om ændring af lov om offentlighed i forvaltningen. (Anvendelsesområde, journal- og postlister) (Af Margrete Auken (SF) m.fl.) (L 181) i folketingsåret 1996-97 (se Folketingstidende 1996-97, FF s. 5163 og tillæg A s. 3856 og 3866).

SF bebudede allerede ved 1. behandling af L 17, at SF godt kunne tænke sig, at der blev lavet en yderligere åbenhed i det kommunale arbejde ved at indføre åbne postlister, og SF noterede sig, at også indenrigsministeren tilkendegav, at han var tilhænger af åbne postlister.

Bestemmelsen om journallister og postlister i kommuner og amtskommuner i den nu foreslåede nye § 35 i den kommunale styrelseslov anvender det dokumentbegreb, som kendes fra offentlighedslovens § 4, stk. 1.

Journallisten i det foreslåede § 35, stk. 1, er knyttet til den enkelte sag, mens postlisten i stk. 2 indeholder en samlet registrering af ind- og udgående post i kommunen hhv. amtskommunen.

Journaliseringspligten har til formål at sikre kommunen/amtskommunen overblik over, hvilke dokumenter en sag indeholder, således at bl.a. anmodninger om aktindsigt i den pågældende sag kan behandles korrekt, og journallisten knytter sig således til den enkelte sag.

Til forskel herfra angår postlister alle sager i en kommune/amtskommune.

Registreringspligten for dokumenter gælder, uanset hvilken teknik der er benyttet ved produktion og formidling, f.eks. elektronisk post og telefax.

Offentligheden har ret til aktindsigt i journallister og postlister efter offentlighedslovens almindelige regler, jf. offentlighedslovens § 5 og Folketingets Ombudsmands beretning 1994 side 79.

Ifølge offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1, og § 13, stk. 1, nr. 6, skal retten til aktindsigt begrænses for at beskytte oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Disse begrænsninger vedrører også indsigt i journal- og postlister.

Med anvendelse af edb ved førelsen af journallister og postlister som foreslået i § 35, stk. 4, vil arbejdsindsatsen kunne minimeres, og det ressourceforbrug, der medgår til disse opgaver, vil føre til besparelser i det samlede ressourceforbrug i den daglige sagsbehandling.

Klaus Hækkerup (S) fmd . Erling Christensen (S) Poul Erik Dyrlund (S) Holger Graversen (S) Ole Stavad (S) Kristen Touborg (SF) Dorit Myltoft (RV) Lotte Henriksen (S) Villy Søvndal (SF) Else Winther Andersen (V) Helge Sander (V) Mariann Fischer Boel (V) Jens Vibjerg (V) Pia Christmas-Møller (KF) Christian O. Aagaard (KF) Jens Jørgensen (KF) Poul Nødgaard (DF) nfmd.

Fremskridtspartiet, Enhedslisten og Centrum-Demokraterne havde ikke medlemmer i udvalget.

Udvalget har behandlet lovforslaget i nogle møder og har herunder stillet spørgsmål til indenrigsministeren, som denne har besvaret skriftligt.

Der er af et mindretal stillet ændringsforslag, hvorom henvises til de ledsagende bemærkninger.

Herefter indstiller et flertal (Socialdemokratiets, Venstres, Det Konservative Folkepartis, Det Radikale Venstres og Dansk Folkepartis medlemmer af udvalget) lovforslaget til vedtagelse uændret.

Et mindretal inden for flertallet (Socialdemokratiets og Det Radikale Venstres medlemmer af udvalget) udtaler, at det vil stemme imod de af Socialistisk Folkeparti stillede ændringsforslag. Mindretallet skal herved bemærke, at justitsministeren i april 1997 i forbindelse med 1. behandling af Socialistisk Folkepartis lovforslag nr. L 181 om ændring af lov om offentlighed i forvaltningen. (Anvendelsesområde, journal- og postlister), jf. Folketingstidende 1996-97, FF side 5163, oplyste, at tiden ikke er inde til at lovfæste en pligt for myndighederne til føre åbne postlister. Baggrunden herfor er bl.a., at en obligatorisk ordning med åbne post- og journallister må antages at medføre betydelige administrative og økonomiske konsekvenser.

Et mindretal (Socialistisk Folkepartis medlemmer af udvalget) indstiller lovforslaget til vedtagelse med de stillede ændringsforslag. Hvis ændringsforslagene forkastes, vil mindretallet redegøre for sin stilling til lovforslaget ved 3. behandling.

Socialistisk Folkeparti ønsker, at der indføres åbne postlister. SF vil styrke en yderligere åbenhed for borgerne om, hvad der foregår i kommunen henholdsvis amtskommunen. Da postlister indeholder en samlet registrering af, hvad der indgår og udgår af post, vil det at gøre dem åbne være en styrkelse af åbenheden om kommunens henholdsvis amtskommunens virksomhed.

Ændringsforslag

Af et mindretal (SF)

Til titlen

1) I undertitlen indsættes efter ordet »udvalgsdagsordener«: », journal- og postlister«.

Til § 1

2) Før nr. 1 indsættes som nyt nummer

»01. I lovens titel indsættes efter ordet »styrelse«: »m.v.«.'

3) Efter nr. 4 indsættes som nyt nummer

»02. Efter § 34 indsættes som nyt kapitel

»Kapitel IV A

Journallister og postlister

Ingen

Nr BTL 17

Betænkning over Forslag til lov om ændring af lov om kommunernes styrelse og beredskabsloven (Åbne udvalgsdagsordener m.v.)

Nr L 17 1997-98. 1. samling

Afgivet af Kommunaludvalget

Afgivet: 19971202