1996 BTL 183 BETÆNKNING OVER FORSLAG TIL LOV OM ÆNDRING AF LOV OM OFFENTLIGE ARKIVER M.V. (YDERLIGERE ÅBENHED I ARKIVADGANG M.V.) NR L 183 1996-97, 1. SAMLING

Bilag

Nogle af udvalgets spørgsmål til kulturministeren og dennes svar herpå

Spørgsmål nr. 16

Finder ministeren det rimeligt, at adoptivbørn ikke kan få adgang til deres »sag« med henvisning til arkivlovens § 22?

Svar

Arkivlovens § 22, stk. 1, nr. 1, fastsætter en tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Adoptionssager falder ind under denne bestemmelse. Ifølge lovens § 24, stk. 1, kan rigsarkivaren dispensere fra denne frist.

Statens Arkiver har oplyst, at der i adskillige tilfælde er meddelt adoptivbørn tilladelse til at benytte deres »sag«. Der er således ikke grundlag for at hævde, at arkivlovens § 22 i sig selv hindrer adoptivbørn i at opnå indsigt i deres sag.

I vurderingen af den enkelte sag om adgang til adoptionssager må det efter Statens Arkivers opfattelse også indgå, om det pågældende barns virkelige forældre f.eks. har betinget sig anonymitet i forbindelse med adoptionen og derved har et krav på beskyttelse af privatlivets fred, der må afvejes over for adoptivbarnets interesse i at kende sin biologiske slægt. Det bemærkes, at beskyttelseshensynene som regel vil gøre sig gældende med mindre vægt for sager, der er væsentlig ældre end 30 år.

Spørgsmål nr. 17

Ville ministeren finde det rimeligt med en opblødning af arkivlovens § 22 med henblik på, at adoptivbørn kunne få adgang til deres »sag«, f.eks. når de bliver myndige?

Svar

Indledningsvis bemærkes, at arkivlovgivningen regulerer tilgængelighed til arkivmateriale, der er over 30 gammelt. Sager om dispensation fra den 80-års tilgængelighedsfrist, jf. svar på spørgsmål 16, der gælder for arkivmateriale, der er omfattet af arkivlovens § 22, stk. 1, nr. 1, afgøres af rigsarkivaren, der i tvivlstilfælde kan indhente udtalelser fra de afleverende myndigheder.

Det er Statens Arkivers opfattelse, at den gældende ordning udgør et hensigtsmæssigt grundlag for den afvejning af modstående hensyn, som konkrete spørgsmål om arkivadgang kan give anledning til.

Ministeriet kan tilslutte sig denne opfattelse.

Hvorvidt f.eks. adoptivbørn skal tillægges særlig ret til indsigt i deres sag, bør efter ministeriets mening ikke reguleres gennem arkivlovgivningen.

Spørgsmål nr. 18

Er det rigtigt forstået, at danske børn, adopteret af danske forældre, alle har en »sag« i Rigsarkivet eller andre steder?

Svar

Adoption fandt indtil adoptionsloven af 1923 sted ved kgl. bevilling, derefter ved bevilling gennem statsamtet. Adoption har således ikke kunnet finde sted uden statslige myndigheders mellemkomst. Alle adoptivbørn har således en »sag« hos det pågældende statsamt, i visse tilfælde tillige hos Civilretsdirektoratet.

Sager fra de statslige myndigheder, der behandler adoptionssager, afleveres til Statens Arkiver (Rigsarkivet og landsarkiverne), når de er 30 år gamle.

Spørgsmål nr. 19

I forlængelse af svar på spørgsmål 17 bedes ministeren oplyse, gennem hvilken lovgivning spørgsmålet om adoptivbørns eventuelle »særlige ret« kunne tænkes reguleret.

Svar

Indledningsvis bemærkes, at det ikke forekommer hensigtsmæssigt at regulere adoptivbørns eventuelle »særlige ret« til indsigt i deres »sag« gennem særlig lovgivning. Det bemærkes i den forbindelse, at Civilretsdirektoratet over for Statens Arkiver om praksis med hensyn til adoptivbørns indsigt i deres »sag« har oplyst, at der rutinemæssigt gives adoptivbørn oplysning om deres biologiske forældres navn, fødselsdato, eventuelle stilling samt adresse på adoptionstidspunktet.

Det vil således være muligt for et adoptivbarn på grundlag af de meddelte oplysninger at søge forbindelse med sin virkelige slægt. Oplysningerne meddeles efter offentlighedslovens regler om aktindsigt, herunder om meroffentlighed. Derimod meddeles der af hensyn til beskyttelse af privatlivets fred ikke aktindsigt i eventuelle oplysninger om private forhold hos såvel de biologiske forældre som adoptanterne.

Spørgsmål nr. 20

Ministeren bedes angive, på hvilken måde det kan sikres, at adoptivbørn som hovedregel kan få udleveret deres »sag« fra Rigsarkivet.

Det ønskes herunder præciseret, hvordan arkivlovens § 24, stk. 1, i praksis kan administreres for at sikre, at udlevering kun nægtes, hvis der foreligger ganske særlige omstændigheder, der taler herimod.

Svar

Statens Arkiver har om den praksis, der følges med hensyn til afgørelse af dispensationsansøgninger, der drejer sig om adgang til indsigt i adoptionssager, oplyst, at der i de konkrete tilfælde foretages en vurdering af følsomheden af de oplysninger om enkeltpersoners private forhold, der indgår i de enkelte sager. Herunder tages sagens alder i betragtning, da beskyttelseshensynene som hovedregel vil gøre sig gældende med mindre vægt, hvor der er tale om sager, der er væsentlig ældre end 30 år, men endnu ikke 80 år gamle. Udlevering af sagen vil således efter praksis kun blive nægtet, hvor der i sagen indgår oplysninger af en karakter, der af hensyn til privatlivets fred hos de pågældende fordrer hemmeligholdelse i 80 år. Der kan f.eks. være tale om oplysninger om strafbare forhold, om væsentlige sociale problemer, om helbredsmæssige og om seksuelle forhold m.v.

Udvalget har behandlet lovforslaget i nogle møder og har herunder

stillet spørgsmål til kulturministeren, som denne har besvaret

skriftligt. Et af udvalgets spørgsmål og kulturministerens svar

herpå og 2 notater fra Kulturministeriet er optrykt som bilag til

betænkningen.

Endvidere har udvalget modtaget skriftlige og mundtlige henvendelser fra Dansk Journalistforbund og Sammenslutningen af Lokalarkiver.

Udvalget finder som udgangspunkt, at en myndigheds afgørelse af, hvorvidt og på hvilken måde en ansøgning kan imødekommes, bør foreligge inden for en frist af 10 dage, men med henvisning til ministerens svar på spørgsmål 15, der er optrykt som bilag til betænkningen, er der forståelse for, at 30-dages-fristen fastholdes, idet det understreges, at de 30 dage er den maksimale tid, der kan accepteres. Udgangspunktet må være, at der gives svar så hurtigt, som det er muligt.

I forbindelse med den planlagte lovrevision bør der fremlægges en oversigt over, hvor lang svartiden i praksis har været. På baggrund heraf kan en 10-dages-frist genovervejes.

Udvalget udtrykker tilfredshed med den positive holdning til de lokale arkiver m.v., der er kommet til udtryk i Kulturministeriets notat om privatarkivområdet, som er optrykt som bilag til betænkningen.

Udvalget ser frem til, at der i forbindelse med lovrevisionen er mulighed for at overveje, om også dette område kan styrkes yderligere.

Endelig forudsætter udvalget, at den praksis, der er beskrevet i Kulturministeriets notat om beskyttelse af personlig integritet og af privatlivets fred hos enkeltpersoner i forbindelse med bevaring og benyttelse af arkivalier i Statens Arkiver, fortsættes.

Der tænkes især på den praksis, der gælder, for så vidt angår private personarkiver og institutionsarkiver, når der ikke er truffet aftale i forbindelse med modtagelsen, f.eks. fordi modtagelse er sket efter testamentarisk disposition.

Herefter indstiller udvalget lovforslaget til vedtagelse uændret.

Et mindretal (Socialistisk Folkepartis medlemmer af udvalget) udtrykker forbløffelse over, at de offentligt ejede selskaber som udgangspunkt ikke er omfattet af arkivloven. Hensynet til disse selskabers konkurrenceevne, der sædvanligvis anvendes som begrundelse for at undtage selskaberne fra offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt, kan jo ikke gøres gældende, for så vidt angår arkivloven. Nøjagtig det samme kan anføres mod Kulturministeriets henvisning til den ringe anvendelse af de bemyndigelser i offentlighedsloven og forvaltningsloven, der svarer til arkivlovens § 8, der åbner mulighed for at inddrage nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, under lovens område.

Derfor burde kulturministeren selvsagt tage initiativ til, at disse selskaber får arkivpligt, så deres historie sikres for den fælles hukommelse, uanset at de har været unddraget den demokratiske kontrol, mens tid var. Det er dog folkets penge og ejendom, selskaberne har forvaltet.

Hanne Andersen (S) fmd. Søren Hansen (S) Eva Fatum (S) Poul Qvist Jørgensen (S) Peder Sass (S) Margrete Auken (SF) Henrik Svane (RV) Aage Frandsen (SF) Peter Duetoft (CD) Ester Larsen (V) Helge Sander (V) Lars Løkke Rasmussen (V) nfmd. Hans Christian Schmidt (V) Torben Rechendorff (KF) Agnete Laustsen (KF) Brian Mikkelsen (KF) Ole Donner (DF)

Fremskridtspartiet og Enhedslisten havde ikke medlemmer i udvalget.

Bilag I

Et af udvalgets spørgsmål til kulturministeren og dennes svar herpå

Spørgsmål nr. 15

Ministerens bistand til udarbejdelse af et ændringsforslag til § 20, stk. 3, udbedes. Ændringen skal indebære, at myndighedens svarfrist fastsættes til 10 dage svarende til svarfristen i offentlighedsloven, idet myndigheden i særlige tilfælde dog bør have en svarfrist på 30 dage. I givet fald skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Svar

Ministeriet skal bemærke, at man finder et sådant ændringsforslag uhensigtsmæssigt, da forholdet mellem de to frister, der nævnes i spørgsmålet, forekommer uklart. Det bemærkes i denne forbindelse, at det efter ministeriets opfattelse bør undgås at fastsætte en absolut frist for afgivelsen af det egentlige svar. En sådan absolut frist findes heller ikke i offentlighedsloven.

Det forekommer endvidere, at det i praksis vil være vanskeligt at arbejde med to frister for myndighedens meddelelse af enten det egentlige svar eller orientering om, hvornår det egentlige svar forventes at foreligge.

Notat fra kulturministerenBilag II

2. maj 1997

Privatarkivområdet

For så vidt angår angår privatarkivområdet, indeholder lovforslaget bestemmelse om, at privatarkivudvalget gøres permanent. Privatarkivudvalget har ifølge sit kommissorium til hovedopgave at fremme og lægge rammer for samarbejdet mellem Statens Arkiver og de offentlige og private institutioner, der indsamler og tilgængeliggør private arkivalier. Privatarkivudvalget har i sin rapport fremlagt en række forslag til det videre arbejde på dette område.

Det anses i denne forbindelse for vigtigt, at det indgår i privatarkivudvalgets fortsatte virksomhed at videreudvikle samarbejdet om bevaring og tilgængeliggørelse af udvalgte dele af det privat skabte arkivmateriale. I det kommende arbejde bør således indgå en stillingtagen til opfølgningen af bl.a. pilotprojektet vedrørende fælles privatarkivdatabase. Endvidere bør udvalget vurdere, om det vil være hensigtsmæssigt, at arbejdet med private arkivalier, herunder på lokalarkivområdet, gøres til genstand for yderligere omtale i lovgivningen i forbindelse med en kommende lovrevision. Kulturministeren vil være indstillet på af tipsmidlerne for 1997 at stille et beløb til rådighed for privatarkivområdet, herunder særligt til det videre arbejde med databaseprojektet.

Notat fra kulturministerenBilag III

KULTURMINISTERIET

28. april 1997

Beskyttelse af personlig integritet og af privatlivets fred hos enkeltpersoner i forbindelse med

bevaring og benyttelse af arkivalier i Statens Arkiver.

1. Offentlige myndigheders arkivalier

Hensynet til beskyttelse af privatlivets fred og den personlige integritet hos enkeltpersoner varetages i arkivloven ved den 80 års tilgængelighedsfrist, der er fastsat i lovens § 22, stk. 1, eller de frister, der i medfør af lovens § 21 og 22, stk. 2, kan fastsættes for arkivmateriale, der indeholder særligt følsomme oplysninger.

80 års tilgængelighedsfristen, fastsat efter § 22, stk. 1, omfatter arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold, herunder registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Endvidere finder 80 års tilgængelighedsfristen anvendelse på sager inden for strafferetsplejen, på myndighedernes brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, samt på materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

I medfør af lovens § 22, stk. 2, kan den afleverende myndighed, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist end 80 år for arkivenheder, der er omfattet af § 22, stk. 1.

I medfør af lovens § 21 kan endvidere fastsættes en længere tilgængelighedsfrist end 30 år til beskyttelse af væsentlige hensyn. Der kan være tale om beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning. Der kan også være tale om beskyttelse af enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i forbindelse med oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende. Endelig kan der være tale om at beskytte private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

For så vidt der over for benyttere - forskere og andre - dispenseres fra fristerne, således at materiale, der indeholder følsomme oplysninger, stilles til rådighed for benyttelse inden fristernes udløb, varetages hensynet gennem den tavshedspligt, benytteren ved arkivlovens § 25 pålægges. Af § 25 fremgår, at den, der får adgang til arkivenheder, ikke uberettiget må offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab.

Strafferammen for tilsidesættelse af tavshedspligten efter arkivlovens § 25 går op til fængsel i 6 måneder, hvilket svarer til den strafferamme, der gælder for offentligt ansattes tilsidesættelse af den tjenstlige tavshedspligt i almindelighed.

I øvrigt bemærkes, at der ved afgørelse af spørgsmål om dispensation fra de tidsfrister, der er fastsat til beskyttelse af privatlivets fred m.v. hos enkeltpersoner, tages hensyn til det formål, der tilsigtes med benyttelsen af det pågældende arkivmateriale. Der kan endvidere stilles yderligere vilkår for udnyttelsen af de oplysninger, det konkrete materiale indeholder, jf. bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, §§ 16 og 17. Herunder kan det stilles som vilkår, at oplysninger om enkeltpersoner i materialet ikke viderebringes på en måde, der gør identifikation af de pågældende mulig. I medfør af lovens § 34, stk. 3, er det i bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992, § 20, fastsat, at overtrædelse af vilkår straffes med bøde.

Dispensation fra 80 års fristen kan, for så vidt det drejer sig om oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold i almindelighed, meddeles af rigsarkivaren. Drejer det sig derimod om oplysninger i materiale, der omfatter f.eks. sager inden for strafferetsplejen, kræves samtykke fra ressortmyndigheden, og hvis det drejer sig om materiale, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, tillige fra Registertilsynet.

2. Private arkivalier

Statens Arkiver indsamler, modtager og bevarer i lighed med en række andre institutioner på arkivområdet arkivalier fra private personer, institutioner, selskaber, foreninger m.v.

For private arkivalier gælder, at tilgængelighedsfrister og betingelser aftales mellem den afleverende part og det modtagende arkiv. Der kan herunder træffes aftale om tilgængelighedsfrister, om dispensationskompetence m.v.

I Statens Arkiver søger man i forbindelse med modtagelse af private arkivalier at få aftalt tilgængelighedsbestemmelser, der i princippet svarer til dem, der gælder for offentlige arkivalier. For så vidt ingen aftale træffes i forbindelse med modtagelsen (hvor modtagelse f.eks. sker efter testamentarisk disposition), fastsættes efter praksis i Statens Arkiver en 80 års frist for private personarkiver og en 30 års frist for institutionsarkiver, idet oplysninger om enkeltpersoners private forhold også i det sidstnævnte tilfælde vil være omfattet af en tilgængelighedsfrist på 80 år.

Den, der efter dispensation benytter ikke umiddelbart tilgængelige private arkivalier i Statens Arkiver, er underkastet samme tavshedspligt efter arkivlovens § 25 som benyttere af ikke umiddelbart tilgængelige offentlige arkivalier.

Ændringsforslag

Af Keld Albrechtsen (EL)

Til § 1 1) I den under nr. 8 foreslåede affattelse af § 13 udgår ordene », medmindre modstående hensyn gør sig gældende,», og »30 år« ændres til: »25 år«.

2) Efter nr. 9 indsættes som nyt nummer

»01. I § 20, stk. 1, ændres »30 år« til: »25 år«.'

3) I det under nr. 10 foreslåede § 20, stk. 2, 1. pkt., ændres »30 år« til: »25 år«.

4) I det under nr. 10 foreslåede § 20, stk. 3, ændres »30 dage« til: »10 dage« (2 steder), og efter 2. pkt. indsættes som nyt punktum

»Endelig skriftlig afgørelse skal foreligge inden 20 dage.«

5) Efter nr. 10 indsættes som nyt nummer

»02. I § 21, stk. 1, ændres »30 år« til: »25 år«.'

6) I det under nr. 12 foreslåede § 21, stk. 2, udgår ordene », herunder ressourcemæssige forhold,».

7) Efter nr. 12 indsættes som nyt nummer

»03. I § 22, stk. 1, ændres »80 år« til: »40 år«.'

8) I den under nr. 15 foreslåede affattelse af § 24, stk. 2, nr. 3, ændres »30 år« til: »25 år«.

9) I det under nr. 16 foreslåede § 24, stk. 4, indsættes efter »skal Statens Arkiver« ordet: »skriftligt«.

10) I det under nr. 16 foreslåede § 24, stk. 5 ændres »30 dage« til: »10 dage« (2 steder).

11) Efter nr. 17 indsættes som nyt nummer

»04. I § 26 indsættes efter stk. 2 som nyt stykke

» Stk. 3. Udvalget kan udtale sig om konkrete afgørelser om tilgængelighed. Udvalget kan, såfremt der er flertal herfor i udvalget, henstille til en myndighed at omgøre en afgørelse herom.«»

Bemærkninger

Til nr. 1 Ændringsforslaget sikrer med bestemmelsen om aflevering af arkiver, inden de er 25 år gamle, større åbenhed. Endvidere bør der ikke være mulighed for af ressourcemæssige, herunder økonomiske, grunde at kunne udskyde afleveringen.

Til nr. 2 og 7 Det fremgår af undertitlen til lovforslaget, at det er hensigten at forbedre adgangen til Statens Arkiver, hvilket tilgodeses ved ændringsforslaget.

Til nr. 3 og 5 Ændringsforslaget er en konsekvens af ændringsforslag nr. 2.

Til nr. 4 og 10 Ændringsforslaget følger tilgængelighedsudvalgets indstilling om, at der indsættes en bestemmelse, der i sit indhold svarer til svarfristen i forvaltningsloven og offentlighedsloven.

Til nr. 6 Der bør ikke være mulighed for af ressourcemæssige, herunder økonomiske, grunde at kunne udskyde afleveringen.

Til nr. 8 Ændringsforslaget er en konsekvens af ændringsforslag nr. 1.

Til nr. 9 Ændringsforslaget sikrer, at en myndigheds svar, herunder især afslag, gives skriftligt.

Til nr. 11 Ændringsforslaget har til formål at styrke princippet om størst mulig åbenhed samt at give brugere af Statens Arkiver og offentligheden, herunder Folketinget, en mulighed for en uvildig rådgivning vedrørende afvejningen af hensynet mellem ønsket om åbenhed og de i arkivlovens §§ 21 og 22 anførte beskyttelseshensyn.

Tillægsbetænkning

Udvalget har, efter at lovforslaget ved 2. behandling blev henvist

til fornyet udvalgsbehandling, behandlet dette i et møde og har

herunder stillet spørgsmål til kulturministeren, som denne har

besvaret skriftligt. Nogle af udvalgets spørgsmål og

kulturministerens svar herpå er optrykt som bilag til betænkningen.

Spørgsmålet om adoptivbørns adgang til deres sag, jf. arkivlovens § 22, stk. 1, nr. 1, har været gjort til genstand for en drøftelse i udvalget.

Udvalget understreger, at arkivlovens § 22 i sig selv ikke hindrer adoptivbørn i at opnå indsigt i deres sag. Udvalget understreger det ønskelige i, at adoptivbørn som hovedregel bør have adgang til deres sag, såfremt ikke andre hensyn afgørende strider derimod.

Herefter indstiller udvalget lovforslaget til vedtagelse uændret.

Et mindretal (Socialistisk Folkepartis medlemmer af udvalget) understreger, at det er en svaghed ved arkivloven, at den ikke udtrykkeligt medtager offentligt ejede selskaber, uanset at de forvalter betydelige offentlige summer og er ansvarlige for vidtrækkende beslutninger. Af grunde, der er ret uigennemskuelige, er de stadig væk unddraget offentlighed. Den begrundelse for lukkethed, der anføres, når man spørger til offentlighedsloven, er hensynet til konkurrencen. Men den har jo ikke meget med arkivloven at gøre. Kulturministeriet må da også ty til helt abstrakt-formalistiske grunde, når man skal forklare, hvorfor disse selskaber ikke som en selvfølge er arkivpligtige.

Ved 2. behandling gav kulturministeren udtryk for, at man ville undersøge de enkelte selskaber for at se, om deres arkiver er af historisk interesse og så eventuelt sikre dem for Statens Arkiver, men svarene på spørgsmål 21 og 22 giver ikke noget sikkert signal om, at det faktisk også vil ske på en forsvarlig og tilstrækkelig måde. Heller ikke vore efterkommere må se, hvad der skete, hvem der var ansvarlig for dumheder, heltebedrifter osv. I betragtning af, i hvor høj grad disse selskaber vedkommer offentligheden - det er faktisk den, der ejer dem - er det helt utilfredsstillende, at de kan leve et så skjult et liv - også om 30 år.

Problemet er selvsagt langt vigtigere at få løst inden for offentlighedsloven og forvaltningsloven, men mindretallet håber alligevel, at ministeren ikke helt vil glemme ansvaret for eftertiden, så denne urimelighed i arkivloven bringes i orden. Det kan sagtens lade sig gøre, hvis blot viljen til åbenhed er til stede. Ministeren kan f.eks. ved 3. behandling love, at han vil undersøge disse selskaber og at kun meget gode - og alment forståelige - grunde kan friholde selskaberne for arkivpligt.

Hanne Andersen (S) fmd. Søren Hansen (S) Eva Fatum (S) Poul Qvist Jørgensen (S) Peder Sass (S) Margrete Auken (SF) Henrik Svane (RV) Aage Frandsen (SF) Peter Duetoft (CD) Ester Larsen (V) Helge Sander (V) Lars Løkke Rasmussen (V) nfmd. Hans Christian Schmidt (V) Torben Rechendorff (KF) Agnete Laustsen (KF) Brian Mikkelsen (KF) Ole Donner (DF)

Fremskridtspartiet og Enhedslisten havde ikke medlemmer i udvalget.

Ingen

Nr BTL 183

Betænkning over Forslag til lov om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. (Yderligere åbenhed i arkivadgang m.v.)

Nr L 183 1996-97, 1. samling

Afgivet af Kulturudvalget

Afgivet: 19970507