1991 LSF 182 FORSLAG TIL LOV OM OFFENTLIGE ARKIVER M.V.

BILAG 1

Kapitel 1

Offentlige arkiver

Kapitel 1

Offentlige arkiver

Kapitel 1

Offentlige arkiver

Til § 1

Ved statens arkiver forstås i denne lov Rigsarkivet samt landsarkiver, hvis virksomhed dækker bestemte dele af landet, (Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm, Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland samt Landsarkivet for de Sønderjyske Landsdele). Endvidere indgår Erhvervsarkivet som statens erhvervshistoriske arkiv som en del af det statslige arkivsystem.

Statens arkiver udgør en organisatorisk helhed under rigsarkivarens ledelse. Den daglige ledelse af landsarkiverne og Erhvervsarkivet varetages af de pågældende institutionschefer.

Ved lov nr. 217 af 28. april 1962 overtog staten den selvejende institution Erhvervsarkivet i Århus. Erhvervsarkivet ledes nu af en bestyrelse bestående af rigsarkivaren samt repræsentanter for erhvervslivet og universiteterne. Da det må anses for hensigtsmæssigt, at de statslige arkivinstitutioner har ensartede ledelsesforhold, indebærer lovforslaget, at den hidtidige, særlige styrelsesordning for Erhvervsarkivet bortfalder. Forslaget indebærer ikke nedlæggelse af Erhvervsarkivets Forskningsfond. Der henvises i øvrigt til bemærkningerne til § 27, stk. 2.

Til § 2

Bestemmelsen opregner hovedformålene for de statslige arkivers virksomhed, d.v.s. gennemførelse af den nationale bevaringspolitik, herunder varetagelse af kassationshensynet, tilgængeliggørelse af arkiverne for myndighederne og offentligheden samt gennemførelse af forskning.

Til stk. 1, nr. 1

Arkivernes formål er at sikre bevaring af dækkende dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mulig aspekter.

Den primære genstand for denne målsætning er den statslige forvaltnings arkivalier. Dette har delvis historiske årsager, men skyldes navnlig statsforvaltningens centrale placering i samfundslivet. Imidlertid er det statslige område ikke tilstrækkeligt til at formidle et fuldstændigt billede af det danske samfunds tilstand og udvikling gennem tiderne. Det indgår derfor også som led i arkivernes målsætning at bidrage til at sikre bevaringen af primær- og amtskommunale arkivalier og af private arkivalier af historisk værdi.

På de private arkivers område opfylder statens arkiver deres målsætning ved en systematisk indsamling af arkiver fra fremtrædende personer og virksomheder i det danske samfund. En særlig, statslig arkivinstitution, Erhvervsarkivet, har som sin vigtigste funktion at indsamle arkiver fra erhvervsvirksomheder og erhvervslivets organisationer. Rigsarkivet og landsarkiverne indsamler arkiver fra foreninger og fra privatpersoner, navnlig sådanne, som har spillet en fremtrædende rolle i det politisk-administrative liv. For så vidt angår forholdet til kommunale arkivalier henvises til bemærkningerne nedenfor til § 4 og § 15.

Til stk. 1, nr. 2

Det er et led i arkivernes målsætning at sikre, at kassation af ikke-bevaringsværdigt materiale kan gennemføres.

Allerede af ressourcemæssige grunde er det klart, at kun en mindre del af de offentlige myndigheders arkivalier kan bevares. Nøjagtige opgørelser over den årlige tilvækst af arkivalier i den offentlige sektor findes ikke, men det kan beregnes, at tilvæksten ligger på omkring 10.000 hyldemeter årligt pr. mio. indbyggere.

Kassation foretages således af økonomiske hensyn, ikke af forskningsmæssige. Der skal kasseres indtil grænsen for, hvad der er forsvarligt under hensyn til de formål, der søges opnået ved bevaring af arkivalier, og under anvendelse af metoder, der omkostningsmæssigt står i rimeligt forhold til den opnåede pladsgevinst. Kassationsprocessen er med andre ord en imødekommelse af samfundets berettigede krav om økonomisering med de ressourcer, der skal anvendes i forbindelse med bevaringen. Arkiverne har således en forpligtelse til stadig at udvikle og forbedre kassationsprocessen i samarbejde med de arkivskabende myndigheder.

Arkiverne arbejder her ud fra en klar, økonomisk prioritering, hvis mål er

- bevaring af flest mulig oplysninger med færrest mulig omkostninger i form af lokaleforbrug, arkivmæssig efterbehandling og tidsforbrug for benytterne;

- størst mulig fysisk holdbarhed af de arkivalier, som skal bevares.

Målsætningen er i øjeblikket at sikre kassation af 70-80% af den samlede arkivtilvækst i den offentlige forvaltning. Dette søges bl.a. opnået ved en forhåndsplanlægning af arkivdannelsen, således at ikke-bevaringsværdige arkivalier let kan udskilles uden detaljeret gennemgang af de enkelte sager. Samtidig tjener planlægning af arkivdannelsen også som hjælp til orientering i arkivalierne, mens de er i administrativt brug. Herved opnås ikke blot en effektivisering af det administrative arbejde, men også en øget retssikkerhed for borgerne i tilknytning til reglerne i forvaltnings- og offentlighedslovene.

Bevaring af flest mulig oplysninger med færrest mulig omkostninger forudsætter et tæt samarbejde med de arkivskabende myndigheder. De betydelige datamængder, som opbygges i det moderne informationssamfund, må bringes på anvendelig og overskuelig form ved hensigtsmæssig tilrettelæggelse af papir- og informationsgangen i myndighederne og ved systematisk kassation af ikke-bevaringsværdigt materiale, f.eks. overflødige kopier, ensartede sager uden væsentlig interesse i kraft af det individuelle tilfælde, materiale af rutinemæssig eller orienterende karakter, etc.

Til stk. 1, nr. 3

Arkivernes målsætning er rettet mod dels en betjening af myndighederne m.h.t. oplysninger i afleverede arkivalier, dels en betjening af offentligheden, herunder navnlig forskningen. Denne forskning er ikke kun knyttet til faget historie i snævrere forstand, men også til talrige andre discipliner, som arbejder på grundlag af historiske data; som eksempler kan nævnes lægevidenskab, geografi, miljøforskning, demografi, økonomi, politologi og sociologi. En meget betydelig del af arkivbenyttelsen falder endvidere uden for det videnskabelige forskningsbegreb, idet den er knyttet til f.eks. journalistisk arbejde eller opfyldelsen af individuelle borgeres behov bl.a. for egen udforskning af deres personlige afstamning eller af deres hjemstavns historie.

Benyttelsen af arkivernes samlinger er et højt prioriteret led i arkivernes aktuelle målsætning. Et så bredt udsnit af befolkningen som muligt bør kunne benytte arkiverne og gøre sig bekendt med resultaterne af andres arkivbenyttelse. Dette mål fremmes af arkiverne ved

- at betjene læsesale, hvor publikum kan benytte arkivalierne,

- at udarbejde og publicere oversigter og hjælpemidler til arkivernes benyttelse (registraturer mv.), og

- at åbne mulighed for benyttelse af arkivalierne uden for arkivernes egne læsesale, enten ved udlån til benyttelse på godkendte institutioner eller ved salg eller udlån af mikrofilm m.v.

Udarbejdelsen af nye hjælpemidler - registraturer m.v.- og en bevidst udlåns- og kopispredningspolitik er en forudsætning for, at arkiverne også i fremtiden kan betjene den store kreds af stadig mere alsidigt historisk interesserede, som benytter arkivalier.

Det bør nævnes i denne forbindelse, at arkiverne også har en vigtig kulturel funktion over for andre lande. Som følge af den danske stats politiske historie rummer arkiverne centrale kilder for den historiske forskning vedrørende lande og områder, som nu har en særlig statsretlig stilling inden for det danske monarki (Færøerne og Grønland), er selvstændige (Island og Norge) eller bestanddele af fremmede stater (Ghana, Indien, Estland og Letland, Storbritannien, Sverige, Tyskland og U.S.A.).

De problemer med hensyn til arkivbenyttelsen, som udspringer af dette forhold, søges løst ved bilateralt samarbejde med de respektive nationale arkivmyndigheder, primært baseret på udveksling af kopier. Herved søger arkiverne at sikre en tilsvarende forbedring af danske historikeres muligheder for at benytte materiale til belysning af dansk historie i fremmede arkiver. Derudover skal det nævnes, at arkivernes samlinger på det nævnte område også udnyttes af udenlandske forskere, der besøger arkivernes læsesale.

Til stk. 1, nr. 4

Det er en nødvendig forudsætning for opfyldelsen af arkivernes målsætning, at de råder over et bredt kendskab til den historisk orienterede forsknings problemstillinger og metoder, både nationalt og internationalt. Såvel kassation som registrering og vejledning kan således kun udføres forsvarligt på grundlag af et ajourført kendskab til forskningens metoder og problemstillinger.

For at sikre, at arkivernes forskningsindsats til stadighed kan leve op til de kvalitetskrav, der må stilles til et nationalt forskningsmiljø på internationalt niveau, har arkiverne status som sektorforskningsinstitution.

Det indgår samtidig i arkivernes målsætning at udbrede kendskabet til forskningens resultater. Dette skyldes primært arkivernes placering som national institution med den opgave at bevare og formidle kulturarven. Hertil kommer det praktiske forhold, at arkivmedarbejdernes forskning ofte yder væsentlige bidrag til forståelsen og anvendeligheden af arkivernes samlinger.

Til § 3

Det er en af arkivernes hovedopgaver at bistå de arkivskabende myndigheder i arkivmæssig henseende. En væsentlig del af arkivernes arbejdskraft er derfor sat ind på myndighedsservice i form af vejledning og rådgivning, bistand ved udarbejdelsen af journal- og arkivplaner, m.v. Arkiverne søger endvidere gennem rådgivning, navnlig i form af samarbejde med Direktoratet for Statens Indkøb, at sikre, at bevaringsværdige arkivalier udfærdiges med materialer (papir, skriftmidler etc.), som er tilstrækkelig bestandige til at overflødiggøre aktiv, konserveringsmæssig indsats i den nærmere fremtid. Et særligt problem i denne retning udgør de flygtige elektroniske datalagringsmidler, som endnu kræver jævnlig kontrol, kopiering og hyppigt også konvertering til nye tekniske formater for at forblive anvendelige.

I de senere år er denne indsats blevet suppleret med egentlig undervisning af administrationens medarbejdere i form af journal- og arkivkurser. Denne side af arkivernes myndighedsservice vil formentlig skulle udbygges i de kommende år for at holde trit med det konstant voksende servicebehov hos myndighederne.

I det omfang, myndighederne ikke selv kan afse arbejdskraft til at forberede arkivalier til aflevering herunder gennemføre kassationer, tilbyder arkiverne at udføre opgaverne som indtægtsdækket virksomhed.

Til § 4

Lovforslagets bestemmelser med hensyn til kommunale arkivinstitutioner tilsigter ingen ændring med hensyn til kommunernes kompetence. Bestemmelserne er et udtryk for ønsket om en større opmærksomhed i forhold til de af kommunerne skabte arkivalier ud fra såvel historiske som ressourcemæssige synsvinkler.

Hvor en kommune har oprettet en egentlig arkivinstitution, der modtager kommunens arkivalier, f.eks. et stadsarkiv, har denne ansvaret for bevaring af kommunens arkivalier. En sådan institution vil være et offentligt arkiv i lovens forstand. Lovforslaget medfører ingen pligt for kommunerne til at oprette kommunale arkivinstitutioner. De senere årtiers udvikling på det kommunale område, med bl.a. en øget decentralisering, gør det imidlertid naturligt at påpege muligheden af, at større kommuner eller flere kommuner i et samarbejde opretter arkiver. De kommunale arkiver vil således kunne indgå i det samlede offentlige arkivsystem og i et samarbejde med statens arkiver medvirke til gennemførelsen af overordnede målsætninger på arkivområdet.

Det bemærkes, at der allerede i en række kommuner er oprettet kommunale arkiver med stadsarkivfunktioner. Siden middelalderen har København varetaget egne arkivfunktioner, og i de senere år er der oprettet stadsarkiver i bl.a. Ballerup, Esbjerg, Farum, Gentofte, Herlev, Kolding, Næstved, Odense og Søllerød kommuner.

Der er ikke oprettet amtskommunale eller fælleskommunale arkivinstitutioner. Det skal bemærkes, at hvis to eller flere kommuners oprettelse af en fælles arkivinstitution sker i form af et kommunalt fællesskab, kræver dette den kommunale tilsynsmyndigheds godkendelse i henhold til § 60 i den kommunale styrelseslov.

Til stk. 2

De kommunale arkiver udgør en integreret del af det offentlige arkivsystem. Statens arkiver skal samarbejde med de kommunale arkiver, bl.a. vedrørende udformning og gennemførelse af overordnede målsætninger på arkivområdet.

Den stærkt forøgede arkivtilvækst, der også sker i kommunerne, bl.a. i forbindelse med decentralisering m.v., medfører behov for en nærmere vurdering af, hvorledes der kan etableres en arkivstruktur, der kan tilgodese de voksende opgaver, som såvel de arkivskabende som de arkivopbevarende offentlige institutioner - statslige som kommunale - vil stå overfor i fremtiden.

Lovforslaget lægger således op til en koordineret offentlig arkivpolitik med hensyn til bevaring, kassation og tilgængeliggørelse af offentlige arkivalier, det være sig statslige eller kommunale.

Til § 5

Bestemmelsen pålægger statens arkiver at samarbejde med andre kulturelle og videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende. Med bestemmelsen tilsigtes et tættere og mere koordineret samarbejde mellem statens arkiver og statslige, kommunale samt selvejende institutioner m.v. med arkivmæssige opgaver vedrørende private arkivalier.

Statens arkiver samarbejder med en række andre institutioner, hvis virkefelt omfatter opgaver af arkivmæssig karakter. Inden for det statslige område skal særligt fremhæves Det Kongelige Bibliotek, der indsamler, modtager og bevarer arkivalier fra private institutioner og personer, fortrinsvis inden for litteratur, videnskab og kunst. Endvidere kan nævnes Folketingets Arkiv og Bibliotek, Statsbiblioteket i Århus, Dansk Folkemindesamling, Nationalmuseet og Kunstakademiet. Uden for det statslige område kan nævnes Arbejderbevægelsens Arkiv og Bibliotek, Det Danske Udvandrerarkiv, Selskabet for Udgivelse af Kilder til Dansk Historie.

Udover de her nævnte institutioner er der en lang række andre institutioner, der beskæftiger sig med indsamling og bevaring af historisk kildemateriale - hovedsagelig private arkivalier, fotos m.v. Her tænkes der specielt på de lokalhistoriske arkiver, hvis samlinger på det lokalhistoriske område udgør et værdifuldt supplement til de offentlige, statslige og kommunale arkivers samlinger. Der findes ca. 400 større og mindre lokalhistoriske arkiver, hvis arbejdsområde dog ofte går ud over det egentligt arkivmæssige.

I høringssvarene har en række historiske foreninger og specielt Sammenslutningen af LokalArkiver påpeget, at en arkivlov bør sikre, at arkivalsk materiale, der belyser det danske folks historie i bred forstand, systematisk indsamles, bevares og tilgængeliggøres. Der er endvidere ønske om, at der etableres et formelt samarbejdsorgan - baseret på et konkret formuleret regelsæt - mellem statens arkiver og andre statslige, kommunale eller private institutioner på arkivområdet. Dette samarbejdsorgan skulle have bestemte opgaver, såsom

1) etablering og drift af en national arkivdatabase,

2) koordinering af arkivernes saglige og geografiske dækningsområde,

3) bevaringsplanlægning på arkivområdet og

4) kopispredning mellem arkiverne.

Der henvises i denne forbindelse til bemærkningerne ovenfor om lovens område.

Spørgsmålet om oprettelse af et særligt samarbejdsorgan, der f.eks. skulle have til opgave at forestå bl.a. drift af en samlet arkivdatabase og kopispredning, har været nøje overvejet. Det er ministeriets opfattelse, at det allerede af ressourcemæssige grunde må findes uhensigtsmæssigt at oprette et egentligt forvaltningsorgan på området, ligesom det må antages, at et samarbejde vil kunne etableres inden for de eksisterende institutionelle rammer, jf. nedenfor.

Til stk. 2

Det må anses for hensigtsmæssigt, at der finder et samarbejde sted mellem de statslige arkiver og statslige, kommunale eller selvejende institutioner, der arbejder med private arkivalier. Et sådant samarbejde vil indebære arkivfaglig rådgivning fra de statslige arkivers side, koordinering af aktiviteter på privatarkivområdet og almindelig erfaringsudveksling. Med bestemmelsen i § 5, stk. 2, tilsigtes tilvejebragt et grundlag for etablering af et forum for dette samarbejde.

Til § 6

Ved kongelig resolution af 31. august 1984 blev sager vedrørende rigsvåbenet og de sager, der tidligere har været varetaget af statens heraldiske konsulent, overført fra Indenrigsministeriet til Kulturministeriet, der fra 1. januar 1985 henlagde sagerne under Rigsarkivet.

Da det må anses for ønskeligt, at anvendelse af statskendetegnene - rigsvåbenet eller dele af dette, f.eks. kronen - sker i overensstemmelse med de heraldiske principper, foreslås, at Rigsarkivets kompetence til at behandle sådanne sager lovfæstes. Sager vedrørende anvendelse af statskendetegnene f.eks. i et logo skal således forelægges Rigsarkivet til udtalelse. Såfremt Rigsarkivet finder en påtænkt anvendelse i strid med de heraldiske principper, indberettes sagen til Kulturministeriet.

Om kronen bemærkes særligt, at den er en uadskillelig del af det kgl. våben, og at et skjold med statsvåbenet kun for Folketingets vedkommende kan anvendes uden krone. Brugen af kronen har både en retlig og en æstetisk side. Udformningen af kronen blev således første gang fastsat i Christian Vs kronereglement af 25. april 1693. Gengivelser af kronen må for at kunne opfattes som den danske kongekrone afspejle de væsentlige træk ved Christian Vs krone. Afgørelsen af, om en gengiven version er korrekt, hviler på en heraldisk bedømmelse.

Til stk. 2

I henhold til lovforslagets § 6, stk. 2, vil det i overensstemmelse med den hidtidige praksis være Rigsarkivets opgave at afgive erklæring vedrørende udformningen af offentlige våbener, segl, emblemer samt flag, ligesom det påhviler Rigsarkivet at føre tilsyn med, at sådanne mærker, hvor de anvendes af det offentlige eller med særlig hjemmel af private, er udført efter gældende bestemmelser og i overensstemmelse med de heraldiske regler. Bestemmelsen medfører ingen ændring af Justitsministeriets kompetence på området.

Kapitel 1

Offentlige arkiver

§ 1. Statens arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne og Erhvervsarkivet.

Stk. 2. Statens arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

§ 1. Statens arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne og Erhvervsarkivet.

Stk. 2. Statens arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

§ 1. Statens arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne og Erhvervsarkivet.

Stk. 2. Statens arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

BILAG 2

Registertilsynet

Skrivelse af 18. december 1991 til Justitsministeriet

Ved skrivelse af 29. oktober 1991 (j.nr. L.A. 1988-77133-1) har Justitsministeriet anmodet Registertilsynet om eventuelle bemærkninger til Kulturministeriets udkast til lov om offentlige arkiver m.v., som bl.a. indeholder en ændring af § 9, stk. 4, i lov om offentlige myndigheders registre.

Justitsministeriet har efterfølgende ved skrivelse af 15. november 1991 fremsendt Kulturministeriets lovudkast af 5. november 1991 med tilhørende bemærkninger.

Det fremgår af de almindelige bemærkninger, at formålet med lovforslaget er at understrege de offentlige arkivers rolle ved udformningen og gennemførelsen af en overordnet bevarings- og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier. Forslaget skal endvidere understrege myndighedernes ansvar for behandlingen af deres arkivalier som led i en sådan politik. Formålet er endelig at skabe størst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til de offentlige arkivers samlinger for offentligheden, herunder forskningen.

Det fremgår endvidere, at bevaring, behandling og tilgængeliggørelse af den del af det danske samfunds kulturarv, der består i arkivalier, ikke hidtil er behandlet samlet i lovform, samt at der er et behov for en mere præcis udformning af retsgrundlaget for og omfanget af statslige arkivers myndighedsudøvelse.

Efter § 7 i udkastet skal lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kap. 3-5 gælde for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene. Anvendelsesområdet er således, når bortses fra domstolene, identisk med området for lov om offentlige myndigheders registre.

De centrale bestemmelser i relation til det gældende lovgrundlag og for Registertilsynets virksomhed findes i udkastets § 13, § 21, § 23 og § 35.

Hovedpunkterne heri er følgende

- For journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, fastsættes en egentlig pligt til aflevering til Rigsarkivet (§ 13).

- Andre statslige edb-registre skal afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning. Afgørelse herom træffes af Registertilsynet efter indhentet udtalelse fra Rigsarkivaren (§ 13).

- Arkivering af edb-registre omfattet af lov om offentlige myndigheders registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Disse vilkår fastsættes af Kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet. Det anføres i bemærkningerne hertil, at der ikke hermed forudses ændringer i den eksisterende praksis (§ 13).

- Der fastsættes en generel 80-årig tilgængelighedsfrist bl.a. for arkivenheder, der vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist. Det anføres i bemærkningerne hertil, at fastsættelse af en kortere tilgængelighedsfrist, for så vidt angår edb-registre, forudsætter, at Registertilsynet godkender en afvigelse fra den normale frist (§ 21).

- Der kan i konkrete tilfælde af rigsarkivaren eller den, han bemyndiger hertil, meddeles tilladelse til benyttelse af en arkivenhed før udløbet af tilgængelighedsfristen. For så vidt angår adgang til arkivenheder, der vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, kræves endvidere Registertilsynets samtykke (§ 23).

- Som en konsekvens af ovenstående foreslås § 9, stk. 4, i lov om offentlige myndigheders registre ændret tiil udelukkende at omfatte registre, der føres for kommunale myndigheder (§ 35).

Efter forslaget sker der således en væsentlig ændring af proceduren for behandling af spørgsmål om sletning/bevaring af register-oplysninger af forskningsmæssig værdi, idet det sikres, at en vurdering af denne værdi i alle tilfælde skal finde sted.

Sagen har været behandlet på Registerrådets møde den 11. december 1991.

Registertilsynet skal herefter udtale følgende

Det er Registertilsynets opfattelse, at lovudkastet indeholder en meget væsentlig ændring i den gældende retstilstand for edb-registre med personoplysninger, der ikke længere opfylder et administrativt formål. Det gælder særligt for edb-journalregistre, for hvilke der indføres en egentlig afleveringspligt. For andre edb-registre med personoplysninger skal Registertilsynet, forinden sletning kan finde sted, afgøre, om arkivering af hensyn til bl.a. forskningen bør finde sted. Det er således ikke længere Justitsministeriet, der skal give tilladelse til, at registereksemplarer overføres til arkiv.

Efter lov om offentlige myndigheders registre er udgangspunktet, at registrerede oplysninger, der på grund af deres alder eller af andre grunde har mistet deres betydning for varetagelsen af registerets opgaver, skal slettes, jf. lovens § 9, stk. 3, 1. pkt.

Af bemærkningerne hertil fremgår, at denne bestemmelse skal hindre en unødig ophobning af data om den enkelte.

Det anføres imidlertid endvidere i bemærkningerne til loven om offentlige myndigheders registre, at et ubetinget krav om sletning af oplysninger i mange tilfælde vil være til ubodelig skade for forskningen og planlægningen. Dette er baggrunden for det hidtil gældende tilladelsessystem, jf. lovens § 9, stk. 4. Årsagen til, at et krav om tilladelse er anset for nødvendigt, er dels, at en fortsat opbevaring bør være undergivet kontrol, og dels, at der bør være tilstrækkelig mulighed for at udøve et skøn over, om der er et rimeligt grundlag for arkivering af registret.

Denne retstilstand skal ses i sammenhæng med det grundlæggende princip i lov om offentlige myndigheders registre, hvorefter registrerede oplysninger ikke bør anvendes til andre formål end de, hvortil de er samlet, jf. lovens § 9, stk. 1 og 2. Dette er baggrunden for, at registertilsynet i forbindelse med sin stillingstagen til arkiveringsspørgsmål i sin hidtidige praksis har lagt afgørende vægt på, at Rigsarkivet, vedkommende myndighed eller andre har kunnet give en fyldestgørende begrundelse for en fortsat opbevaring af vedkommende register, herunder at bevaring må anses for at være nødvendig af hensyn til den fremtidige forskning.

Registertilsynet finder i denne forbindelse således anledning til at understrege, at der ved en gennemførelse af de foreslåede ændringer ved Registertilsynets behandling af spørgsmålet om arkivering af andre edb-registre end journalregistre bør ske opretholdelse af hidtidig praksis, således at der fortsat foretages en afvejning af på den ene side hensynet til princippet om at undgå unødig dataophobning og på den anden side hensynet til, at der fremtidigt skal kunne udføres videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Registertilsynet skal herudover henlede opmærksomheden på, at der i international sammenhæng kan iagttages visse tendenser, som ikke stemmer overens med formålet med det forelagte udkast til lovforslag. Registertilsynet skal bl.a. pege på, at der ikke i det af EF-kommisionen fremlagte udkast til direktiv om beskyttelse af personer i forbindelse med behandling af personoplysninger (SYN 287) ses at være taget stilling til spørgsmålet om anvendelse af oplysninger i forskningsøjemed eller overførsel af disse til arkivering. Udkastet til direktivet indeholder derimod en Artikel 16, litra e, hvorefter oplysningerne ikke må opbevares på den måde, der giver mulighed for at identificere de registrerede personer i et tidsrum, der er længere end det, der er nødvendigt af hensyn til registreringsformålet.

Der er således mulighed for, at der bl.a. afhængigt af den endelige udformning af et eventuelt EF-direktiv på området kan blive behov for på ny at overveje retstilstanden på arkiveringsområdet.

Registertilsynet har i øvrigt ikke bemærkninger til det af Kulturministeriet udarbejdede udkast til forslag til lov om offentlige arkiver m.v.

Registertilsynet skal dog af lovtekniske grunde foreslå, at der i lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 4, som den foreslås affattet i § 35 i forslaget til lov om offentlige arkiver m.v., som 2. pkt. indsættes

»Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

P. R. V.

M. Koktvedgaard

/ Torsten Hesselbjerg

BILAG 3.

Udsendelsesliste.

1. Samtlige ministerier samt kabinetssekretariatet

2. Universiteternes historiske institutter

3. Universiteternes samfundsvidenskabelige institutter

4. Historiske foreninger m.v.

Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv

Dansk historisk Fællesforening

Foreningen af Stadsarkivarer

Historielærerforeningen for Gymnasiet og HF

Sammenslutningen af Lokalarkiver samt Lokalarkivernes amtskredse

Sammenslutningen af Lokalhistoriske Foreninger

Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger

5. Forskningsråd m.v.

Det humanistiske Forskningsråd

Det samfundsvidenskabelige Forskningsråd

Institut for Grænseregionsforskning

Dansk Folkeoplysnings Samråd

Dansk Magisterforening

Danmarks Forskningsbiblioteksforening

6. Kommunale organisationer m.v.

Amtsrådsforeningen

Kommunernes Landsforening

Frederiksberg Kommune

Københavns Kommune

7. Arbejdsmarkedets foreninger m.v.

Dansk Arbejdsgiverforening

Danske Dagblades Forening

Dansk Journalistforbund

Det danske Handelskammer

Industrirådet

Landbrugsrådet

LO

8. Private foreninger m.v.

Den danske Dommerforening

Den danske Præsteforening

Foreningen af Auktionsledere i Danmark

Foreningen af Politimestre i Danmark

9. Øvrige institutioner

ATP

Danmarks Nationalbank

Datacentralen af 1959

Værdipapircentralen

10. Kulturministeriets område

Dansk Folkemindesamling

Det Kongelige Bibliotek

Erhvervsarkivets bestyrelse

Nationalmuseet - rigsantikvaren

Rigsarkivet - rigsarkivaren

Statsbiblioteket i Århus

Statens Bibliotekstjeneste - rigsbibliotekaren

Statens Museumsnævn

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

Til § 7

De offentlige arkivers hovedopgave er varetagelsen af en række funktioner m.h.t. offentlige myndigheders arkivalier. Bestemmelsen afgrænser de myndigheder m.v., hvis arkivalier er omfattet af lovens regulering.

Lovens bestemmelser om myndighedernes behandling m.v. af arkivalier gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, dvs. loven har samme virkeområde som forvaltningsloven og lov om offentlighed i forvaltningen. Loven omfatter således alle forvaltningsmyndigheder, uanset om de tilhører den statslige eller den kommunale forvaltning og uanset, om der er tale om almindelige forvaltningsmyndigheder, særlige nævn eller råd f.eks. menighedsråd eller særlige forvaltningsenheder.

Ved fastsættelse af de nærmere regler på arkivområdet i henhold til § 10 og § 13, kan der tages hensyn til forholdene hos særlige forvaltningsenheder m.v.

Loven omfatter endvidere domstolene og kan ved kgl. anordning sættes i kraft for rigsmyndighederne på Færøerne og i Grønland.

Loven omfatter ikke Folketinget, Folketingets ombudsmand og visse andre organer med tilknytning til Folketinget, f.eks. statsrevisorerne og deres sekretariat. Rigsrevisionen skal dog i henhold til lov nr. 489 af 24 juni 1991, § 18c, fortsat aflevere sine arkivalier til Rigsarkivet.

Det bemærkes, at for en række internationale organisationers vedkommende (f.eks. NATO. og EF) er Danmark traktatmæssigt forpligtet til at følge de særlige bestemmelser, som organisationen har fastsat eller måtte fastsætte på arkivområdet.

Til stk. 2

Som offentlige arkivalier opfattes endvidere anerkendte trossamfunds ministerialbøger, jf. Kirkeministeriets cirkulære nr. 123 af 14. august 1987.

Til § 8

Uden for loven falder som hovedregel institutioner, foreninger og lignende, der er organiseret på privatretligt grundlag. Kulturministeren kan dog bestemme, at sådanne institutioner, hvis driftsomkostninger helt eller overvejende dækkes af offentlige midler, eller hvis virksomhed kan sidestilles med den, der udøves af offentlige forvaltningsmyndigheder, skal omfattes af lovens bestemmelser. § 8 svarer til lignende bestemmelser i offentligheds- og forvaltningslovene.

Med henblik på sikring af dokumentation for vigtige sider af samfundslivet skaber bestemmelsen således grundlag for anvendelse af arkivloven på områder, hvor traditionelt offentlige opgaver varetages af institutioner uden for den egentlige offentlige forvaltning.

Kapitel 2

Offentlige arkivalier

§ 2. Statens arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. § 7, stk. 1, samt § 8,

3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål, og

4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

§ 2. Statens arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. § 7, stk. 1 samt § 8,

3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål og

4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

§ 2. Statens arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov, jf. § 7, stk. 1, samt § 8,

3) at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål, og

4) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

Kapitel 3

Bevaring og kassation

Kapitel 3

Bevaring og kassation

Kapitel 3

Bevaring og kassation

Til kapitel 3

Det er de offentlige arkivers hovedopgave at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller som tjener til dokumentation af forhold af væsentlig betydning for forvaltning og borgere. Denne opgave må som beskrevet i bemærkningerne til kapitel 1 løses i samarbejde med de berørte myndigheder.

Det præciseres, at der påhviler myndighederne ansvar for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Heri indgår det, at myndigheder ikke på egen hånd må foretage kassation af arkivalier. Endvidere bærer myndighederne ansvaret for at sikre deres arkivalier mod enhver form for overlast. I lys af erfaringerne er det ministeriets opfattelse, at en lovfæstelse af dette ansvar for hele den offentlige forvaltning må anses for ønskelig.

Der tillægges kulturministeren bemyndigelse til at fastsætte regler til varetagelse af arkivmæssige hensyn, og statens arkivers kompetence som tilsynsmyndighed over for den offentlige forvaltning præciseres.

Til § 9

Det påhviler offentlige myndigheder at drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde. Kassation må kun finde sted efter de regler, der fastsættes herom, jf. nedenfor.

Bestemmelsen svarer til de regler, der hidtil har været gældende på det kommunale område, d.v.s. § 62 i lov om kommunernes styrelse og § 52 i lov om Københavns Kommunes styrelse. Tilsvarende bestemmelser for det statslige område har ikke tidligere været optaget i en generel lov, men regler for særlige embeders eller myndigheders behandling af arkivalier har tidligt været fastsat. De nugældende regler på det statslige område findes i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976. Heri indgår, at kassation kun må finde sted med rigsarkivarens tilladelse.

Til stk. 2

Når arkivalier afleveres fra en offentlig myndighed til et offentligt arkiv, overgår ansvaret for arkivaliernes bevaring til arkivet. Arkivalierne vil som hovedregel fortsat kunne stilles til rådighed for de afleverende myndigheder til administrativt brug, jf. § 2, nr. 3. For edb-registre, der indeholder personoplysninger, henvises til § 14 og bemærkninger til denne bestemmelse. Det bemærkes dog særligt, at efter afleveringen af et edb-register til Rigsarkivet overgår ansvaret for det pågældende registers sikkerhed m.v., jf. § 12 i lov om offentlige myndigheders registre, til Rigsarkivet. Udlånes registret til den afleverende myndighed, vil ansvaret for registret naturligvis også påhvile denne myndighed.

Til § 10

Med henblik på en koordineret bevarings- og kassationspolitik inden for den statslige forvaltning fastsætter kulturministeren nærmere regler om disse forhold, og statens arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse. De nugældende regler på området omfatter forskrifter for opbevaringsforhold hos de statslige myndigheder, for tekniske krav til arkivmedier (papir, mikrofilm, edb-bånd m.v.) samt for arkivdannelsen (journalplaner, journalføring, arkivfortegnelser m.v.). Arkivernes bistand til og vejledning af forvaltningen i forbindelse med arkivrutiner skal også ses som et led i arbejdet med gennemførelse af kassationer. Særligt for så vidt angår registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, bemærkes, at bestemmelsen ikke som følge af de særlige regler i § 9, stk. 3, i lov om offentlige myndigheders registre indebærer nogen ændring i de regler, som gælder m.h.t. sletning m.v. af registeroplysninger. Vedrørende dette spørgsmål henvises endvidere til § 14 og bemærkningerne til denne bestemmelse.

Til stk. 2

De gældende bestemmelser om kommunernes forpligtelser i forhold til de kommunalt skabte arkivalier findes i lov om kommunernes styrelse (§ 62) og i lov om Københavns Kommunes styrelse (§ 52). Disse bestemmelser ophæves (jf. §§ 37 og 38).

Som noget nyt i forhold til den gældende ordning overføres regelfastsættelsen med hensyn til bevaring og kassation på det kommunale område fra indenrigsministeren til kulturministeren. De bestemmelser, der er fastsat på dette område, forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af nye bestemmelser, jf. § 39. Evt. ændring af hidtidige regler på det kommunale område forudsættes forhandlet med de kommunale parter.

Tilsyn med kommunernes overholdelse af reglerne om bevaring og kassation af arkivalier føres af statens arkiver, jf. stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt kommunerne handler i strid med lovgivningen i forbindelse med behandling og opbevaring af arkivalier vil derimod henhøre under det almindelige kommunale tilsyn (tilsynsrådene og Indenrigsministeriet).

Til stk. 3

Det pålægges statens arkiver at føre tilsyn med, at de regler, der er eller måtte blive fastsat om behandling, bevaring og kassation af arkivalier, overholdes.

I praksis gennemføres udskillelse af ikke-bevaringsværdigt arkivmateriale ved den afleverende myndigheds foranstaltning før aflevering til arkivinstitutionerne. Det må bl.a. af denne grund anses for nødvendigt, at der tillægges statens arkiver kompetence til at føre det fornødne tilsyn med, at dette arbejde udføres på betryggende vis.

Statens arkivers tilsyn med statslige myndigheders arkiver omfatter herudover især materialekvaliteter og -normer, opbevaringsforhold og arkivlokaler, arkivfortegnelser og registrering, ordning og arkivdannelse samt journalplaner, styrings- og søgesystemer og sagsdannelse. De nærmere regler herom vil blive fastsat ved bekendtgørelse.

Kapitel 3

Bevaring og kassation

§ 3. Statens arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende.

§ 3. Statens arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende.

§ 3. Statens arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende.

BILAG 4

Definitioner.

Arkivalier.

Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information. Arkivaliebegrebet omfatter f.eks. kort, tegninger, planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd og elektroniske opbevaringsmedier af enhver art.

Offentlige arkivalier.

Ved offentlige arkivalier forstås arkivalier, der tilhører offentlige myndigheder, og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med en offentlig institutions eller dens medarbejderes tjenstlige virke.

Private arkivalier.

Ved private arkivalier forstås arkivalier, der tilhører private personer, virksomheder m.v., herunder arkivalier, der er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med private personers, institutioners, foreningers m.v. virke.

Arkivenhed.

Ved en arkivenhed forstås en fysisk enhed f.eks. en protokol, et sagslæg, et magnetbånd, mikrofilm/kort eller en enhed frembragt ved arkivdannelsen.

Offentlige arkiver.

Offentlige arkiver er institutioner, der som primær opgave skal indsamle og bevare offentlige arkivalier af hensyn til borgernes retssikkerhed, det offentliges dokumentationsbehov samt af kulturelle og forskningsmæssige grunde.

Efter 2. behandling den 5. maj 1992

Kapitel 4

Aflevering m.v.

Kapitel 4

Aflevering m.v.

Kapitel 4

Aflevering mv.

Til kapitel 4

Kapitlet indeholder bestemmelser om, til hvilke arkivinstitutioner, myndighederne skal aflevere deres arkivalier. Det bemærkes i denne forbindelse, at kommuner som tidligere nævnt kan vælge ikke at aflevere arkivalier til en særlig arkivinstitution.

Statslige myndigheders arkivalier afleveres efter de gældende regler til statens arkiver, når arkivalierne er 30 år gamle, da det må antages, at arkivalierne efter en 30 års periode ikke længere er nødvendige for den løbende administration.

Myndighederne kan, hvor forholdene taler derfor, efter aftale med det modtagende arkiv aflevere arkivalier senere end 30 år. I den hidtige praksis er dette bl.a. tilfældet, hvor arkivalierne stadig er i administrativ brug.

Det er af flere årsager væsentligt, at aflevering som hovedregel sker efter 30 år eller før. For det første må det antages, at der er økonomiske fordele forbundet med dette. Statens arkiver opbevarer og behandler de store mængder af statslige arkivalier centralt og med mindre enhedsomkostninger end de enkelte myndigheder vil kunne gøre på længere sigt. For det andet sker opbevaringen og behandlingen i arkiverne på grund af disse institutioners faglige kompetence på dette område i langt de fleste tilfælde på en mere forsvarlig måde end hos de enkelte myndigheder. For det tredie er aflevering en betingelse for at arkivalierne kan gøres tilgængelige for offentligheden og for den historiske forskning m.v. i arkiverne.

Det er derfor vigtigt, at en arkivlovgivning nærmere regulerer, hvorledes aflevering til de offentlige arkivinstitutioner skal finde sted.

Det foreslås, at den nugældende praksis, hvorefter statslige myndigheders arkivalier afleveres til statens arkiver efter 30 år, nu lovfæstes, idet der dog, hvor modstående hensyn gør sig gældende, kan ske fravigelse fra denne hovedregel. Der kan her bl.a. være tale om rent praktiske hensyn til forvaltningen hos den afleverende myndighed, eller om ressource- og sikkerhedsmæssige hensyn.

Lovforslaget indeholder tillige bestemmelser om aflevering og dermed bevaring af registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Statslige myndigheders journalregistre skal afleveres til Rigsarkivet. Det vil ifølge forslaget være Registertilsynet, der træffer afgørelse med hensyn til andre registre, der skal bevares, ligesom Registertilsynet afgiver udtalelse om vilkårene for opbevaring. Der er ved registerbestemmelserne sket en væsentlig ændring af proceduren for behandling af spørgsmål om sletning/bevaring af registeroplysninger af forskningsmæssig værdi, idet det sikres, at en vurdering af denne værdi i alle tilfælde skal finde sted.

Til § 11

For statslige myndigheder fastsætter Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 en egentlig afleveringspligt i den forstand, at alle statslige myndigheder skal aflevere deres arkivalier til statens arkiver, og at myndighederne kun må aflevere deres arkivalier til statens arkiver, ikke til andre statslige, kommunale eller private institutioner. Lovforslaget tilsigter en lovfæstelse for hele den offentlige forvaltning m.h.t. spørgsmålet om aflevering i forhold til de offentlige arkiver, statslige eller kommunale.

Til § 12

I henhold til bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 afleverer centraladministrationen og landsdækkende statsinstitutioner deres arkivalier til Rigsarkivet. Det drejer sig om ministerier og styrelser, Højesteret samt Forsvarets afdelinger. Af historiske og praktiske grunde afleverer en række landsdækkende institutioner deres arkivalier til et landsarkiv. Det gælder således f.eks. Sø- og Handelsretten, der afleverer til Landsarkivet for Sjælland, og Aarhus Universitet, der afleverer til Landsarkivet for Nørrejylland. Det forudsættes, at denne praksis kan fortsætte.

Forslaget er i overensstemmelse med den gældende ordning på området.

Til stk. 2

Bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 fastsætter, at lokale statslige myndigheder samt folkekirkens institutioner afleverer deres arkivalier til landsarkiverne. Særligt om folkekirkens institutioner bemærkes, at den adgang, menighedsråd ifølge Kirkeministeriets cirkulære af 25. juni 1986 har til med rigsarkivarens godkendelse at deponere deres arkivalier i et lokalhistorisk arkiv, ikke ændres ved bestemmelsen. Endvidere modtager landsarkiverne arkivalier vedrørende de anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse, jf. Kirkeministeriets cirkulære af 14. august 1987.

Forslaget er i overensstemmelse med de gældende regler på området.

Til § 13

De nugældende regler om statslige myndigheders aflevering af arkivalier til statens arkiver er optaget i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976. Hovedreglen er, at arkivalierne afleveres til statens arkiver, når de er 30 år gamle, da det generelt må antages, at arkivalierne efter en 30 års periode ikke længere er nødvendige for den løbende administration.

Bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 er udstedt efter forhandling med samtlige ministerier.

Under den gældende ordning kan myndighederne, hvor forholdene taler herfor, efter aftale med det modtagende arkiv aflevere arkivalier senere end 30 år. En række administrative og praktiske hensyn kan således føre til, at der fastsættes en længere afleveringsfrist. I den hidtidige praksis er dette blandt andet tilfældet, hvor arkivalierne stadig er i administrativ brug. En række myndigheder afleverer dog - af praktiske og ressourcemæssige grunde - arkivalier til statens arkiver, før de er 30 år gamle.

Det foreslås, at hovedreglen - aflevering efter 30 år - nu lovfæstes. Det præciseres dog, at modstående hensyn kan medføre, at denne hovedregel fraviges.

Kulturministeren bemyndiges til, efter forhandling med de berørte ministerier, at fastsætte nærmere regler om myndighedernes aflevering af arkivalier, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af hovedreglen kan finde sted.

Den praktiske gennemførelse af afleveringen vil være baseret på aftale mellem det modtagende arkiv og den afleverende myndighed. Praktiske årsager (bl.a. journalperioder) kan indebære, at der kan medgå et vist tidsrum udover 30 år, inden afleveringen er endelig gennemført.

Det vil i reglerne blive fastsat, at afgørelse om afvigelse fra den almindelige afleveringsfrist som hovedregel træffes af Rigsarkivaren eller vedkommende landsarkivar i samråd med den afleverende myndighed.

Den afleverende myndighed kan dog fastsætte en længere frist for så vidt angår materiale, der er klassificeret »FORTROLIGT« eller højere i henhold til de bestemmelser, som er fastsat herom, herunder Statsministeriets cirkulære af 1. november 1986 og Forsvarets tilsvarende bestemmelser. Dette svarer til den gældende praksis.

Efter praksis afleveres disse arkivalier i et vidt omfang først efter nedklassificering er foretaget. Nedklassificering foretages som hovedregel først, når sagerne er 60 år gamle, og sagerne opbevares således indtil dette tidspunkt hos den afleverende myndighed. Denne praksis forudses videreført.

Dette forhold kan have sikkerhedsmæssige grunde og har i denne sammenhæng først og fremmest betydning for Forsvarets myndigheder og efterretningstjenesterne.

Derudover kan der foreligge ressourcemæssige problemer i forbindelse med nedklassificering, i det udskydelsen af afleveringstidspunktet har sammenhæng med de forholdsvis betydelige ressourcer, der ville medgå dels til en gennemgang af sagerne med henblik på nedklassificering efter 30 års perioden, dels til opfyldelse af de sikkerhedskrav, det modtagende arkiv ved større afleveringer af ikke-nedklassificeret arkivmateriale ville blive stillet overfor.

De regler, der til afløsning af de nugældende bestemmelser agtes fastsat med hjemmel i § 13, vil derudover bl.a. indeholde bestemmelser om de tilfælde, hvor aflevering sker før udløbet af den generelle afleveringsfrist. Hvor aflevering af arkivalier sker før udløbet af 30 års fristen, vil der kunne fastsættes regler om vederlag for opbevaring m.v., indtil arkivalierne har opnået 30 års alder.

Fravigelse af den i § 13, stk. 1, 1. pkt. nævnte hovedregel kan endvidere i særlige tilfælde vedrøre afleveringspligten. Der tænkes herved navnlig på, at der for så vidt angår de særlige forvaltningsenheder, som ifølge lovforslaget vil være omfattet af arkivlovens bestemmelser, kan være tale om at tage hensyn til den praksis, som hidtil har været fulgt m.h.t. aflevering. Endvidere kan henvises til, at afleveringspligten efter de gældende regler ikke omfatter arkivalier, som er en del af en institutions videnskabelige samlinger.

Angående de særlige bestemmelser, der vedrører aflevering af registre, som falder ind under lov om offentlige myndigheders registre, henvises til § 14 og bemærkningerne til denne bestemmelse.

Til § 14

Offentlige myndigheders edb-registre var indtil gennemførelsen af lov om offentlige myndigheders registre omfattet af de for statens arkivalier i øvrigt gældende bestemmelser. Ved registerloven indførtes for edb-registre, der indeholder personhenførbare oplysninger, en sletningspligt med hensyn til ikke aktuelle oplysninger (§9, stk. 3). Loven hjemlede dog mulighed for bevaring af registre derved, at justitsministeren efter indstilling fra Registertilsynet kunne tillade, at registereksemplarer overførtes til arkiv (§ 9, stk. 4).

Bestemmelsens 1. punktum fastsætter en egentlig afleveringspligt for journalregistre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. I de senere år er en lang række statsinstitutioner m.v. overgået til edb-journalisering, og i en række tilfælde er der for sådanne journaler, sagsfortegnelser m.v. fastsat registerforskrifter i henhold til lov om offentlige myndigheders registre. Bevaring af sådanne registre er en betingelse for, at myndighedens arkiv vil kunne anvendes i forskningsmæssig eller anden sammenhæng, og sådanne registre foreslås derfor omfattet af en obligatorisk aflevering.

Bestemmelsen indebærer ændring af § 9, stk. 4, i lov om offentlige myndigheders registre, jf. forslagets § 36.

I bestemmelsens 2. pkt. fastsættes, at andre registre, der indeholder personhenførbare oplysninger, skal afleveres til Rigsarkivet, såfremt det efter vurdering findes nødvendigt af forskningsmæssige hensyn.

Ved revisionen af registerloven i 1986/87 udtalte Folketingets retsudvalg, jf. FT 1986/87, Tillæg B, sp. 2573 ff., »at hensynet til, at forskningen også i fremtiden kan få tilfredstillende vilkår, med stor vægt taler imod den foreslåede yderligere indskrænkning i adgangen til at arkivere edb-registre, navnlig inden for de dele af den lægevidenskabelige forskning, hvor f.eks. arvebiologiske faktorer eller miljømæssige faktorer er af betydning, og hvor det må antages, at adgang til at anvende arkiverede administrative edb-registre kan være af afgørende betydning for de resultater, der kan opnås. . . . . . . .

Udvalget forudsætter, at administrationen af den gældende ordning fortsat vil ske således, at hensynet til forskningens fremtidige behov for edb-registrerede personoplysninger indgår med vægt i vurderingen af, om registre bør arkiveres, og at Rigsarkivets særlige sagkundskab vedrørende den forskningsmæssige interesse i registrene indgår ved vurderingen heraf.«

De hensyn, der tilsiger bevaring af edb-registre, er de samme, der lægges til grund ved vurderingen af, om andre arkivalier bør bevares, og findes mest hensigtsmæssigt at kunne tilgodeses derved, at edb-registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, omfattes af de regler, der i øvrigt gælder for bevaring af offentlige arkivalier, såfremt registrene efter Registertilsynets og rigsarkivarens vurdering indeholder oplysninger af væsentlig forskningsmæssig betydning.

Til stk. 2

Afgørelse om aflevering af registre træffes af Registertilsynet efter udtalelse fra rigsarkivaren. Herved sikres, at de hensyn, der under den hidtidige ordning er søgt varetaget gennem lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 4, fortsat vil indgå i spørgsmålet om bevaring af registeroplysninger. Det skal bemærkes, at der for nedklassificering og aflevering af klassificerede registre i det omfang de afleveres, skal gælde de samme regler som for aflevering af klassificerede sager, jf. bemærkningerne til § 13.

Til stk. 3

Overfor hensynet til bevaring står hensynet til at undgå, at uaktuelle registeroplysninger ophobes med de muligheder for misbrug, som dette indebærer. Varetagelsen af disse hensyn er hidtil sket ved fastsættelsen af særlige vilkår for arkivering, herunder for tilgængelighed.

Under den gældende ordning fastsættes vilkårene af justitsministeren efter indstilling fra Registertilsynet. Som hovedregel gælder der for registre, der er tilladt arkiverede i henhold til registerlovens § 9, stk. 4, en 80 års tilgængelighedsfrist. Før udløbet af denne frist kan Rigsarkivet med samtykke af Registertilsynet tillade, at den afleverende myndighed får adgang til registret, ligesom Rigsarkivet efter samtykke såvel af den afleverende myndighed som af Registertilsynet kan tillade, at andre får adgang til registret. Rigsarkivets og Registertilsynets afgørelser kan indbringes for Justitsministeriet, der træffer den endelige administrative afgørelse. For så vidt angår spørgsmålet om tilgængelighed henvises til forslagets §§ 22-24 og bemærkninger hertil.

Forslaget forudses ikke at medføre ændring i praksis med hensyn til fastsættelse af vilkår i forbindelse med de konkrete arkivtilladelser. Dog får kulturministeren kompetence til, efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet, at fastsætte generelle regler om aflevering af edb-registre til Rigsarkivet.

Derudover bemærkes, at der for opbevaring og behandling af edb-registre, der indeholder personoplysninger, og som er afleveret til Rigsarkivet, gælder særlige sikkerhedsforskrifter, fastsat af Rigsarkivet og Registertilsynet.

Til stk. 4

Bestemmelserne i stk. 1-3 omfatter statslige myndigheders registre. I stk. 4 åbnes mulighed for, at kommunale registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, og som det under hensyn til videnskabelige eller statistiske formål må anses for ønskeligt at bevare, afleveres til Rigsarkivet efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet. At aflevering i givet fald skal finde sted til Rigsarkivet, er begrundet i de særlige sikkerhedskrav, der må stilles til opbevaringen af registre, jf. bemærkninger til stk. 3. Der henvises i øvrigt til § 36 samt bemærkninger hertil.

Til § 15

Til stk. 1

Det omtales udtrykkeligt, at kommuner kan aflevere deres arkivalier til arkiver uden for statens arkiver, dvs. til kommunalt oprettede og drevne arkiver (stadsarkiver m.v.), jf. bemærkninger til § 4, stk. 1.

Til stk. 2

Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og arkivbekendtgørelsen af 10. marts 1891 giver kommunerne ret, men ikke pligt, til at aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Denne bestemmelse er opretholdt i Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985 samt bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

Det foreslås, at denne mulighed opretholdes, men at der kan fastsættes nærmere regler herom, bl.a. om vederlag for opbevaringen.

Kommunernes Landsforening har udtalt, at en bestemmelse, hvorefter kommunerne skal betale for opbevaring af deres arkivalier i statens arkiver, må forudsætte, at aflevering fortsat skal være en frivillig sag.

I det lovudkast, der i efteråret 1990 udsendtes til høring, var det foreslået, at amtskommunale arkivalier skulle være omfattet af en afleveringspligt til statens arkiver. Amterne har efter gældende praksis afleveret til landsarkiverne, og Rigsarkivet har understreget det ønskelige i at bibeholde en kontinuitet i forhold til tidligere afleveringer fra de indtil 1970 eksisterende statsamter. Det er i denne forbindelse påpeget, at man i en række tilfælde har udlagt sagområder til amtskommunal forvaltning for senere atter at lægge dem ind under statslig forvaltning.

Fra Amtsrådsforeningen påpegedes under høringen, at en afleveringspligt var en skærpelse i forhold til den gældende ordning, og at man af ressourcemæssige grunde måtte foretrække de gældende regler på området opretholdt.

Det er endvidere fra Københavns Kommune samt Frederiksberg Kommune blevet understreget, at det for såvel primærkommunale som amtskommunale arkivalier bør være frivilligt, om aflevering til statens arkiver skal ske.

På trods af de betænkeligheder, der er blevet udtrykt fra Rigsarkivets side, findes det rigtigt, jf. bemærkninger til § 4, at såvel primær- som amtskommuner selv kan træffe afgørelse om, hvorvidt arkivalierne i givet fald skal afleveres til et kommunalt oprettet og drevet arkiv eller til et landsarkiv.

Til § 16

Offentlige institutioner, der har arkivalier fra (andre) tidligere eller eksisterende statslige myndigheder i deres besiddelse, pålægges at underrette statens arkiver om sådanne arkivalier. Hensigten med bestemmelsen, der er i overensstemmelse med den nuværende praksis, er dels at sikre, at sådanne arkivalier ikke på grund af uhensigtsmæssige opbevaringsforhold står i fare for at gå til grunde, dels at opnå oversigt over, hvilke statslige arkivalier, der opbevares i institutioner uden for statens arkiver. Derved sikres også, at disse arkivalier bliver kendt for offentligheden og kan stilles til rådighed for forskningen.

Til stk. 2

Der åbnes i bestemmelsen mulighed for, at institutioner uden for statens arkiver, hvor forholdene taler for det, kan opbevare statslige arkivalier efter nærmere aftale med arkivmyndighederne.

Til § 17

Private personer, der er i besiddelse af arkivalier fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, pålægges som pligt at aflevere sådanne arkivalier til statens arkiver.

Bestemmelsen er i overensstemmelse med den siden Justitsministeriets cirkulære af 15. januar 1885 gældende praksis, hvorefter alle aktstykker, protokoller, regnskaber osv., som indkommer til eller fremgår af statens administration i videste forstand, som regel ikke retmæssigt kunne være i privates besiddelse eller genstand for salg eller privat disposition, og derfor efter forholdene er blevet indkrævet til statens arkiver. Det bemærkes, at statens arkiver i hidtidig praksis kun har indkrævet arkivalier fra private besiddere i de tilfælde, hvor der har foreligget en klar vindikationsret, og hvor forholdene i øvrigt har gjort det påkrævet.

Til § 18

Bestemmelsen vedrører såvel arkivalier, der kan opfattes som herreløse, jf. bemærkninger til § 29, som arkivalier fra tidligere eller nuværende statslige myndigheder, der forsøges solgt som privat ejendom ved offentlig auktion. Bestemmelsen lovfæster principperne i Justitsministeriets cirkulære af 15. januar 1885 til samtlige skifte- og auktionsretter samt politimestre om statens vindikationsret til sine arkivalier. Der henvises i øvrigt til § 8 i lov om offentlig auktion ved auktionsledere, jf. lovbekendtgørelse nr. 191 af 9. april 1986.

Til § 19

Det fastslås, at statens ret til sine arkivalier ikke kan bortfalde ved hævd eller ekstinktion. Bestemmelsen er i overensstemmelse med gældende retsopfattelse og med international arkivpraksis.

Kapitel 4

Aflevering m.v.

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk. 2. Statens arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk. 2. Statens arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk. 2. Statens arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

Kapitel 5

Tilgængelighed

Kapitel 5

Tilgængelighed

Kapitel 5

Tilgængelighed.

Til kapitel 5

1.

Adgangen til offentlige arkivers samlinger er ikke tidligere reguleret ved lov.

Spørgsmålet om offentlige arkivaliers tilgængelighed er et forhold, som ofte har været genstand for debat, bl.a. i forbindelse med overvejelser om eventuel lovgivning på arkivområdet.

Der har i denne forbindelse været fremført kritik af den gældende ordning, som bl.a. påstås at være for restriktiv m.h.t. arkivadgang og for uigennemsigtig i administrativ henseende.

Det er ministeriets opfattelse, at der er behov for en politisk afklaring af de hensyn, der skal afvejes mod hinanden i spørgsmålet om adgang til arkivalier. På den ene side står hensynet til offentlighedens, herunder forskningens interesse i at benytte de oplysninger om bl.a. politiske og historiske forhold, der opbevares i arkiverne. På den anden side står hensynet til beskyttelse af væsentlige interesser, der vedrører privatlivets fred, statens sikkerhed m.v.

Lovforslaget er baseret på et ønske om størst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til offentlige arkivalier.

Dette kommer til udtryk i en generel tilgængelighedsfrist, der er kortere end den i dag gældende, samt ved opstilling af særlige krav til de situationer, hvor en længere tilgængelighedsfrist ønskes fastsat.

For så vidt angår de ovennævnte beskyttelseshensyn er forslaget baseret på et ønske om at bringe reglerne herom i overensstemmelse med bestemmelserne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningslovene, jf. nedenfor.

For så vidt angår spørgsmålet om dispensation fra fastsatte frister er forslaget baseret på et ønske om en præcisering af kompetenceforholdene i denne forbindelse, således at det klargøres, hvornår en afgørelse træffes af rigsarkivaren, og hvornår en afgørelse om tilgængelighed forudsætter ressortmyndighedens samtykke. Det forudsættes i øvrigt, at ønsket om størst mulig åbenhed med hensyn til adgang til offentlige arkivalier også kommer til udtryk i behandlingen af dispensationsansøgninger.

2.

Om den gældende regulering af tilgængeligheden af arkivalier i statens arkiver bemærkes følgende

Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 42 af 20. februar 1976 fastsætter i § 9, at rigsarkivaren inden for den gældende lovgivnings rammer træffer afgørelse om benyttelse af de afleverede arkivalier. De afleverende myndigheder kan efter samråd med det modtagende arkiv forbeholde sig i en bestemt årrække at give tilladelse til benyttelse af arkivalier, der er afleveret fra myndigheden eller dennes underordnede institutioner.

De af rigsarkivaren i henhold til Kultusministeriets instruks for rigsarkivaren af 16. december 1896 fastsatte regler om benyttelse af arkivalier er indeholdt i cirkulærer af 30. december 1964 om tilgængelighed for materiale i landsarkiverne og 30. september 1968 om tilgængelighed af materiale i Rigsarkivet. Hovedreglen er en såkaldt glidende 50-års frist, hvorfra der gælder en række undtagelser. Disse gælder sager, der indeholder oplysninger, som

1) er af betydning for rigets sikkerhed,

2) angår kongehuset,

3) kan være krænkende for den person, de angår, og hans nærmeste familie eller

4) vedrører forhold, der tilhører privatlivet, og som med rimelig grund kan forlanges unddraget offentligheden.

Tilgængelighedsfristen for sådanne sager er 80 eller 100 år, evt. 100 år efter den pågældendes fødsel. Hvor en tilgængelighedsfrist regnes fra en persons fødsel, er det tillige en betingelse for tilgængelighed, at arkivalierne er 50 eller 80 gamle. Rigsarkivarens cirkulære af 30. september 1968 opregner en række sagstyper, for hvilke 80 års eller 100 års tilgængelighedsfristen gælder. Fortegnelsen over sådanne sagstyper er dog kun vejledende, og fortolkningen af cirkulærets bestemmelser i denne henseende har kunnet give anledning til tvivl. Sådanne tvivlstilfælde er ifølge cirkulæret blevet afgjort af rigsarkivaren.

Dispensationer fra de gældende tilgængelighedsfrister meddeles af rigsarkivaren, der normalt har kompetence til at meddele tilladelse til benyttelse af arkivalier, der er over 25 år gamle, hvor tilgængelighedsfristen er 50 år, og over 50 år gamle, hvor tilgængelighedsfristen er 80 år eller længere. En række myndigheder har forbeholdt sig at give tilladelse til benyttelse af de ifølge de ovennævnte regler ikke almindelig tilgængelige arkivalier. I disse tilfælde afgiver Rigsarkivet i reglen en udtalelse til myndigheden om karakteren af de oplysninger, der er indeholdt i det arkivmateriale, der ønskes benyttet. Dette gælder således bl.a. Statsministeriet, Udenrigsministeriet, Justitsministeriet og Forsvarsministeriet.

For så vidt angår praksis med hensyn til meddelelse af dispensationer fra de fastsatte tilgængelighedsfrister kan oplyses, at en opgørelse over ca. 1600 dispensationsansøgninger fra perioden 1986-1990 viser, at 40 helt er blevet afslået.

Uanset at praksis således viser, at langt størsteparten af anmodninger om tilgængelighed er imødekommet, må det erkendes, at den hidtidige ordning har kunnet opfattes som uigennemsigtig, og at der er behov for en klarere regulering af dette område.

3.

Det skal præciseres, at spørgsmålet om almindelig aktindsigt efter offentlighedsloven og parters aktindsigt efter forvaltningsloven ikke ændres ved, at sager, dokumenter m.v. afleveres til arkiverne. Forholdet er her, at sager, dokumenter m.v., der efter de nævnte love er undergivet aktindsigt, også efter aflevering til arkiverne vil kunne benyttes i overensstemmelse hermed.

Om forholdet mellem aktindsigt efter offentligheds- og forvaltningslovene og arkivadgang skal derudover bemærkes

Aktindsigt efter offentligheds- og forvaltningslovene kræver, at den, der begærer aktindsigt, angiver de dokumenter eller den sag, som der ønskes indsigt i (offentlighedslovens § 4, stk. 3). Af bemærkningerne til offentlighedsloven fremgår, at der ikke kan forlanges adgang til at gennemgå en forvaltningsmyndigheds journalmateriale med henblik på herigennem at finde frem til sager, hvis dokumenter man kan have interesse i at blive gjort bekendt med, ligesom bestemmelsen ikke giver adgang til at gennemse alle sager af en bestemt art eller sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. I modsætning hertil tager en historisk undersøgelse ofte udgangspunkt i en konstatering af, om der overhovedet findes arkivalier, der indeholder oplysninger om dette eller hint forhold. Arkivbenyttelse medfører således som regel en mere vidtgående udnyttelse af forvaltningens sagsmateriale end aktindsigt i offentlighedslovens forstand.

Til § 20

Bestemmelsen fastsætter, at offentlige arkivalier som hovedregel er tilgængelige for enhver, når arkivalierne er 30 år gamle. Udgangspunktet for forslaget er således en væsentlig liberalisering af adgangen til arkivalier i forhold til den nugældende generelle 50-års frist.

En forlængelse af fristen vil kun kunne ske, når der foreligger ganske særlige beskyttelseshensyn, jf. bemærkninger til § 21 og § 22. Det bemærkes endvidere, at der efter § 24 kan dispenseres fra den generelle tilgængelighedsfrist, når arkivalierne er afleveret før 30-års fristens udløb, jf. bemærkninger til § 24.

Det understreges, at enhver har adgang til at benytte offentlige arkivalier. Der stilles således ikke særlige krav til benyttere, f.eks. om forskningsmæssig baggrund.

Til § 21

Bestemmelsen giver den afleverende myndighed mulighed for at fastsætte en længere tilgængelighedsfrist for arkivalier, der indeholder oplysninger, der af hensyn til offentlige interesser, herunder hensynet til statens sikkerhed eller hensynet til fremmede magter, eller til private økonomiske interesser, ikke efter udløbet af den generelle 30 års frist kan gøres frit tilgængelige. De hensyn, der kan betinge en forlængelse af 30 års fristen, svarer til dem, der i offentlighedslovens § 13 kan hjemle undtagelse fra aktindsigt, således at arkivmyndighedens administration i forhold til brugerne kan blive så smidig som mulig.

Det forudsættes i denne forbindelse, at fastsættelse af en længere frist så vidt muligt sker ved afleveringen.

Det er i den forbindelse under høringen hævdet, at myndighedernes adgang til at fastsætte særlige tilgængelighedsfrister vil resultere i, at reglerne på området bliver uigennemsigtige for offentligheden samt administrativt tyngende for arkiverne.

Det er yderligere hævdet, at reglen vil kunne medføre, at der fastsættes forskellige tidsfrister for materiale af samme karakter, der afleveres fra forskellige sideordnede myndigheder, f.eks. politimestre. Det er i denne forbindelse foreslået, at der i de særlige tilfælde skal gælde en generel, længere tilgængelighedsfrist.

Det skal hertil bemærkes, at forlængelse af 30-års fristen kun forudsættes foretaget, hvor dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til de nævnte interesser.

Det er således præciseret, at myndighederne ikke kan udøve et vilkårligt skøn ved fastsættelsen af en særlig frist, og det bemærkes i denne forbindelse, at fastsættelse af længere tilgængelighedsfrist skal ske efter drøftelse med det modtagende arkiv.

Beskyttelseshensynene er som nævnt udformet på grundlag af offentlighedsloven. Det forudsættes, at beskyttelseshensynene i forbindelse med arkivadgang på grund af den forløbne tid - normalt 30 år - vil gøre sig gældende med væsentlig mindre vægt end i spørgsmål om aktindsigt i helt aktuelle sager efter offentlighedsloven.

Med henblik på at tilvejebringe en større åbenhed med hensyn til adgangen til benyttelse af arkivalier må det anses for ønskeligt, at den afleverende myndighed kan fastsætte fristen under hensyn til de særlige forhold, der konkret gør sig gældende, og det vil derfor næppe være hensigtsmæssigt at fastsætte en fælles, længere frist for disse tilfælde.

Gennemførelse af forslagets regler vil under denne forudsætning næppe medføre øget administration for arkiverne, ligesom det må afvises, at tilgængelighedsreglerne herved vil blive uigennemsigtige. Tværtimod sigter forslaget på dette punkt til en større bevidsthed om tilgængelighedsspørgsmålet hos de afleverende myndigheder, der forudses at føre til, at forlængelse af den generelle frist kun sker i ganske særlige tilfælde.

Dette vil være en væsentlig forbedring i forhold til den nugældende praksis, hvor fortolkning af de gældende tilgængelighedsbestemmelser har kunnet give anledning til tvivl bl.a. med den virkning, at behandlingen af ansøgninger om dispensation fra tilgængelighedsfristerne ofte kræver høring af flere myndigheder og dermed kan forekomme langsommelig.

Reglen vil heller ikke kunne føre til, at der af sideordnede myndigheder fastsættes forskellige tilgængelighedsfrister for materiale af samme karakter, idet fastsættelse af frister dels vil ske i samråd med det modtagende arkiv, dels efter behov forudsættes koordineret af højere myndighed.

Til § 22

Til stk. 1

Bestemmelsen fastsætter en tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold, herunder registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Tilgængelighedsfristen svarer til den i øjeblikket gældende, idet det dog bemærkes, at en række arkivalier, der indeholder særligt følsomme oplysninger, efter de gældende regler først er tilgængelige efter 100 år. Der er således tale om en nedsættelse af den generelle tilgængelighedsfrist for en række sager.

Tilgængelighedsfristen på 80 år finder ligeledes anvendelse på sager inden for strafferetsplejen, på myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, samt på materiale, der tilvejebringes af Danmarks Statistik med henblik på udarbejdelse af offentlig statistik. Bestemmelsen er i overensstemmelse med den praksis, der følges under de nugældende regler.

I det udkast, der i efteråret 1990 blev udsendt til høring, var fristen for tilgængelighed med hensyn til personoplysninger m.v. foreslået fastsat til 90 år. Baggrunden for dette forslag var især nyere udenlandsk arkivlovgivning, hvor fristen for fri tilgængelighed på dette område er fastsat til 90 år under hensyn til den generelt højere levealder. Ligeledes var i det nævnte udkast samme frist anvendt på materiale, der vedrører møder mellem ministre.

Det blev i høringsrunden fremført, at en skærpelse af tilgængelighedsfristen fra 80 til 90 år på personbeskyttelsesområdet næppe kunne anses for tilstrækkeligt begrundet i en højere gennemsnitslevetid, samt at benyttelse af adskillige arkivalier, hvis frie tilgængelighed efter 80 år ikke har medført problemer, ved bestemmelsen ville blive gjort afhængig af dispensation. Særligt er det blevet påpeget, at en generel 90 års tilgængelighedsfrist for personoplysninger syntes at indebære en stramning med hensyn til tilgængeligheden af kirkebøger. Endelig er det påpeget, at en generel 90-års tilgængelighedsfrist med hensyn til materiale, der vedrører møder mellem ministre, ikke forekom begrundet.

Forslaget er i lyset heraf udformet således, at den gældende 80-års frist for arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold m.v., opretholdes.

Med hensyn til fristen for tilgængelighed til materiale, der vedrører møder mellem ministre, må det antages, at den almindelige 30 års frist i langt de fleste tilfælde vil yde tilstrækkelig beskyttelse, hvortil kommer, at den afleverende myndighed vil kunne forlænge 30 års fristen, jf. § 21, hvor ganske særlige hensyn gør sig gældende. Hvad særligt angår kirkebøger, skal bemærkes, at der ikke tilsigtes nogen ændring i den 50-års frist, som er fastsat ved Kulturministeriets cirkulære nr. 47 af 10. marts 1976. Fastsættelse af sådan særlig tilgængelighedsfrist er hjemlet i forslagets § 22, stk. 2.

Til stk. 2

Hvis der i særlige tilfælde måtte være anledning til at fastsætte en frist for tilgængelighed til det i stk. 1 nævnte materiale, der rækker ud over 80 år, kan en længere frist fastsættes af den afleverende myndighed efter samråd med det modtagende arkiv.

Det skal påpeges, at bestemmelsen tillige hjemler mulighed for, at den afleverende myndighed i samråd med det modtagende arkiv fastsætter en tilgængelighedsfrist, der er kortere end 80 år, hvis det findes, at beskyttelseshensynet må anses for at være bortfaldet før udløbet af den generelle frist.

Der kan her henvises til det ovennævnte cirkulære om kirkebøgers tilgængelighed, ligesom der muligt vil kunne fastsættes kortere frister for visse former for statistisk grundmateriale m.v.

Det bemærkes særligt, at fastsættelse af en kortere tilgængelighedsfrist for så vidt angår edb-registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, forudsætter, at Registertilsynet i kraft af tilsynets almindelige forpligtelser efter lov om offentlige myndigheders registre, og de vilkår, der fastsættes efter § 14, stk. 3, godkender en afvigelse fra 80 års tilgængelighedsfristen.

Til § 23

De i §§ 20-22 nævnte frister regnes fra sagens administrative afslutning. Den i det ovennævnte cirkulære af 30. september 1968 anvendte ordning, hvor perioden i visse tilfælde regnes fra den pågældende persons fødsel, har ikke vist sig hensigtsmæssig.

Til § 24

Til stk. 1

Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 42 af 20. februar 1976 fastsætter i § 9, at rigsarkivaren inden for den gældende lovgivnings rammer træffer afgørelse om benyttelse af de afleverede arkivalier. De afleverende myndigheder kan efter samråd med det modtagende arkiv forbeholde sig i en bestemt årrække at give tilladelse til benyttelse af arkivalier, afleveret fra myndigheden eller dennes underordnede institutioner. Sådanne ordninger er etableret for en række myndigheders vedkommende, jf. ovenfor.

I forslaget præciseres kompetenceforholdene vedrørende afgørelser om dispensationer fra de efter §§ 20, 21 og 22 generelle eller særligt fastsatte tilgængelighedsfrister.

Præciseringen af reglerne på dette område forventes at medføre en smidigere og hurtigere behandling af ansøgninger om dispensation fra de fastsatte tilgængelighedsfrister.

Med hensyn til proceduren for behandling af henvendelser om arkivadgang skal bemærkes følgende

Det pågældende arkiv konstaterer indledningsvis, om den konkrete henvendelse vedrører arkivalier, som efter den relevante tilgængelighedsfrist er frit tilgængelige.

Er dette ikke tilfældet, opstår spørgsmålet om dispensation fra de pågældende frister.

I praksis vurderes i forbindelse med dispensationsansøgninger dels karakteren af de oplysninger, der ønskes indsigt i, dels formålet med benyttelsen af oplysningerne. Afgørelsen baserer sig på et skøn over, hvorvidt de betingelser, der måtte være knyttet til dispensationen og som fastsættes ud fra karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, kan overholdes under hensyn til formålet. Der henvises i denne forbindelse til § 25, hvorefter det påhviler den, der får dispensation fra de generelle eller særligt fastsatte tilgængelighedsfrister, at iagttage tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger i det materiale, den pågældende får adgang til at benytte. Denne ordning vil bane vej for en mere fleksibel behandling af dispensationsansøgninger.

Der er i høringsrunden fra forskerside udtrykt ønske om, at der opstilledes objektive kriterier for afgørelse af dispensationssager.

Hertil bemærkes, at sådanne kriterier næppe lader sig opstille, idet afgørelser i spørgsmål om meddelelse af arkivadgang ligesom afgørelser om meddelelse af aktindsigt efter offentlighedsloven må bero på et skøn i den konkrete sag.

Om statens arkivers kompetence i spørgsmål om dispensation fra tilgængelighedsfristerne bemærkes følgende

Hvis arkivalier er afleveret før 30-års fristen, kan rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, inden fristens udløb give dispensation, når der ikke foreligger de i § 21 og § 22, stk. 1, punkt 2-5, opregnede beskyttelseshensyn. Foreligger der sådanne beskyttelseshensyn, forelægges spørgsmålet ressortmyndigheden til afgørelse, jf. bemærkninger til stk. 2, ligesom ressortmyndigheden høres, såfremt en konkret dispensationssag måtte give anledning til tvivl.

Endvidere kan rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, meddele dispensation fra 80-års fristen, for så vidt angår de arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, jf. § 22, stk. 1, punkt 1.

En afgørelse om afslag, der er truffet af rigsarkivaren, eventuelt som ankeinstans i forhold til landsarkivaren, kan indbringes for ressortmyndigheden, jf. bestemmelsen i § 32, stk. 1.

Til stk. 2

Bestemmelsen opregner de tilfælde, hvor dispensation fra tilgængelighedsfristen kræver samtykke fra vedkommende ressortmyndighed.

Samtykke fra ressortmyndigheden kræves,

1) når den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist end 30 år efter § 21. Forlængelse af den generelle 30 års frist forudsættes som nævnt kun foretaget, hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det må i sådanne tilfælde anses for mest hensigtsmæssigt, at den pågældende ressortmyndighed har mulighed for at modsætte sig, at der meddeles dispensation.

2) når en arkivenhed indeholder materiale som nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2 samt nr. 3 - 5.

Kapitel 5

Tilgængelighed

§ 5. Statens arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren kan nedsætte udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

§ 5. Statens arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren kan nedsætte udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

§ 5. Statens arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren kan nedsætte udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

Kapitel 6

Private arkivalier

Kapitel 6

Private arkivalier

Kapitel 6

Private arkivalier

Til § 27

Statens arkiver modtager private personers og institutioners arkivalier ud fra den grundbetragtning, at man i det hele har forpligtelse til at bevare skriftlige kilder af væsentlig betydning for dansk historie, jf. bemærkninger til § 2, 1. punkt.

Private arkivalier erhverves som regel kun derved, at arkiverne direkte sætter sig i forbindelse med arkivskaberne eller deres efterladte pårørende og slægtninge. Normalt overdrages privatarkiver som gave til arkiverne.

Andre statslige institutioner foretager ligeledes indsamling og opbevaring af private arkivalier, således f.eks. Det Kongelige Bibliotek primært inden for det humanistiske område. Det er ikke hensigten med bestemmelsen at foretage nogen indskrænkning eller ændring i disse institutioners virkekreds inden for privatarkivområdet, jf. at det i § 27, stk. 1, præciseres, at statens arkiver primært indsamler materiale, der belyser forhold af samfundsmæssig karakter.

Visse organisationsarkiver og en række privatarkiver opbevares i Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv. Mindre virksomheder inden for handel, industri, fiskeri og landbrug har afleveret til de lokalhistoriske arkiver. Der henvises til bemærkningerne ovenfor til § 5 vedrørende samarbejdet mellem statens arkiver og andre kulturelle og videnskabelige institutioner på arkivområdet.

Der har på området udviklet sig en praksis, hvorefter private arkiver i visse tilfælde overføres fra en institution til en anden, inden for hvis område de naturligt falder. Dog respekteres i alle tilfælde eventuelle ønsker fra den afleverende part med hensyn til opbevaring i en bestemt institution.

Det er i høringen foreslået, at der skulle oprettes et særligt nævn til at tage stilling til eventuelle tvister institutionerne imellem på privatarkivområdet. Oprettelsen af et sådant nævn kan næppe anses for hensigtsmæssigt. Eventuelt opståede tvister forudsættes afgjort administrativt efter forhandling med de pågældende institutioner.

Til stk. 2

Arkivalier fra erhvervslivets organisationer og virksomheder opbevares for størstedelens vedkommende på Erhvervsarkivet. Også arkivalier fra enkeltpersoner med tilknytning til erhvervslivet opbevares på Erhvervsarkivet.

I 1942 dannedes ved Århus Universitet »Komiteen for oprettelse af et erhvervsarkiv i Århus«, og i 1948 oprettedes en selvejende institution under navnet Erhvervsarkivet. Ved lov nr. 217 af 16. juni 1962 overtog staten den selvejende institution Erhvervsarkivet.

Den stedfundne udvikling gør det naturligt, at Erhvervsarkivet betragtes som en integreret del af statens arkiver med samme ledelsesforhold som de øvrige berørte institutioner, jf. bemærkninger til § 1.

Bestemmelsen præciserer, jf. stk. 1, at de arkivalier, som Erhvervsarkivet modtager, skal være af væsentlig forskningsmæssig betydning.

Til § 28

Efter forslaget vil det påhvile skifteretterne at aflevere til Rigsarkivet de arkivalier, der måtte findes i ethvert bo, der tilfalder staten efter den gældende arvelov, idet vurderingen af disse arkivaliers betydning finder sted i Rigsarkivet.

Til § 29

Bestemmelsen skal sikre, at værdifulde historiske arkivalier, hvortil ingen ejer kan påvises, ikke går tabt, og har baggrund i det forhold, at der i de senere år er forekomet flere tilfælde, hvor historisk værdifulde arkivalier er fundet som hittegods, uden at nogen ejer har kunnet påvises.

Til § 30

For de fleste privatarkiver er fastsat særlige tilgængelighedsbestemmelser i forbindelse med deres aflevering. Er der ikke fastsat sådanne bestemmelser, træffer rigsarkivaren afgørelse.

Efter den hidtidige praksis gælder i sådanne tilfælde for hovedparten af private personarkiver en 80 års tilgængelighedsfrist og for private institutioners, foreningers m.v. arkiver en 50 års frist.

Til § 31

Det fastsættes som supplement til lovgivningen om beskyttelse af kulturværdier (lov nr. 332 af 4. juni 1986), at der skal gives Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning inden udførsel fra landet. Der er ikke herved taget stilling til, hvor opbevaring af disse kopier skal ske, men det findes administrativt hensigtsmæssigt at fastsætte, at forvaltningen af bestemmelsen koncentreres hos een myndighed.

Kapitel 6

Private arkivalier

§ 6. Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Rigsarkivet er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

§ 6. Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Rigsarkivet er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

§ 6. Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Rigsarkivet er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

Kapitel 7

Klageregler

Kapitel 7

Klageregler

Kapitel 7

Klageregler

Til § 32

De afgørelser rigsarkivaren træffer om dispensation fra tilgængelighedsfristerne efter § 24, eventuelt som ankeinstans i forhold til den rigsarkivaren i det konkrete tilfælde har bemyndiget til at træffe afgørelse i sagen, kan påklages til vedkommende ressortmyndighed. Herved forstås den myndighed, der på tidspunktet for ansøgningen har ansvaret for sager af den karakter, som ansøgningen vedrører. I de tilfælde hvor afslaget er givet, fordi ressortmyndigheden ikke har fundet at kunne give samtykke til dispensationsansøgningen, vil klagebehandlingen have karakter af en remonstrationsordning. Der henvises i øvrigt til bemærkningerne til § 24.

Til stk. 2

Bestemmelsen giver mulighed for at fastsætte, at afgørelser, som træffes af rigsarkivaren efter bestemmelser fastsat i medfør af lovens kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

Kapitel 7

Klageregler

§ 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kapitel 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

§ 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kap. 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

§ 7. Lovens regler om myndighedernes behandling af arkivalier i kapitel 3-5 gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

Til § 33

Overtrædelse af bestemmelsen vedrørende tavshedspligt i § 25 straffes med bøde, hæfte eller fængsel i indtil 6 måneder.

Til stk. 2

Overtrædelse af bestemmelserne i §§ 17 og 18 vedrørende aflevering m.v., § 29 vedrørende herreløse arkivalier og § 31 vedrørende udførsel straffes med bøde.

Til stk. 3

I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelserne i forskrifterne.

Til stk. 4

Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Til stk. 5

Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens Kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

Til § 34

Bestemmelserne om offentlige arkivaliers bevaring og kassation, aflevering samt tilgængelighed finder ligeledes anvendelse på arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden, jf. dog stk. 2.

Til stk. 2

Det er er hensigten at fastsætte bestemmelser, hvorefter lovens regler om tilgængelighed også skal gælde for arkivalier, der er afleveret til statens arkiver før lovens ikrafttræden, medmindre andet aftales med ressortmyndigheden.

I en række tilfælde har myndigheder truffet særlig aftale om tilgængelighed med det modtagende arkiv, herunder om kompetenceforhold med hensyn til meddelelse af dispensationer fra de gældende tilgængelighedsfrister. Sådanne aftaler vil i de fleste tilfælde umiddelbart kunne afløses af de foreslåede almindelige bestemmelser om tilgængelighed, jf. kapitel 5. Det kan dog af ressourcemæssige grunde være hensigtsmæssigt at opretholde sådanne aftaler i en overgangsperiode.

Til § 35

Bestemmelsen ophæver den tidligere lovgivning om statens arkiver, jf. de almindelige bemærkninger.

Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd,

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele, og

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

Til § 36

Lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 4, lyder således

»Justitsministeren kan, efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet tillade, at registereksemplarer overføres til arkiv på nærmere angivne vilkår.«

Det foreslås, jf. § 14, stk. 4, at lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 4, affattes således

Stk. 4. »Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i Rigsarkivet på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

Forslagets pkt. 1 omfatter såvel enkelte kommuners registre som registre, der føres for flere kommuner samt fælleskommunale registre. De hensyn til sikring mod misbrug af registeroplysninger, som er søgt varetaget gennem den gældende bestemmelse i registerloven, findes bedst under den foreslåede ordning at kunne tilgodeses ved at fastsætte, at sådanne registre skal afleveres til og opbevares i Rigsarkivet, jf. bemærkninger til § 14, stk. 2-4.

Til § 37 og § 38

Bestemmelserne i lov om kommunernes styrelse og i lov om Københavns kommunes styrelse om kommunernes forpligtelse til at opbevare deres arkiver på betryggende måde afløses af den generelle bestemmelse i § 9, stk. 1.

Til § 39

De særlige bestemmelserne om bevaring og kassation i kommunale arkiver, der er fastsat med hjemmel i de ved §§ 37 og 38 ophævede bestemmelser, opretholdes, indtil de ophæves eller afløses af nye bestemmelser fastsat med hjemmel i lov om offentlige arkiver m.v. Nye bestemmelser forudsættes forhandlet med de kommunale parter.

Til § 40

Det bemærkes, at der med hensyn til aflevering, bevaring m.v. af arkivalier skabt af rigsmyndighederne på Færøerne er indgået aftale mellem Statsministeriet og Færøernes Landsstyre, hvorefter Landsarkivet i Torshavn modtager afleveringer fra rigsmyndighederne på Færøerne, Forsvarets institutioner dog undtaget. Ifølge aftalen skal disse arkivalier behandles efter de på ethvert tidspunkt for statslige myndigheders arkivalier gældende regler.

Om de tilsvarende grønlandske forhold bemærkes, at det i den grønlandske arkivlov er fastsat, at Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan varetage arkivmæssige opgaver over for statens myndigheder i Grønland. Statens myndigheder i Grønland har i vidt omfang deponeret arkivalier i Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. For disse arkivalier følges m.h.t. tilgængelighed m.v. de for statens myndigheders arkivalier i øvrigt gældende regler.

Kapitel 8

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser

§ 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-5 om behandling af offentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

§ 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kap. 3-5 om behandling af offentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

§ 8. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-5 om behandling af offentlige myndigheders arkivalier helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun, hvis udgifterne ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller i det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Statens arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Statens arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Statens arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 11. Myndighederne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1.

§ 11. Myndighederne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1.

§ 11. Myndighederne kan kun aflevere deres arkivalier til de offentlige arkiver, jf. kapitel 1.

§ 12. Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres af landsdækkende statslige myndigheder og institutioner.

Stk. 2. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

§ 12. Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres af landsdækkende statslige myndigheder og institutioner.

Stk. 2. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

§ 12. Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres af landsdækkende statslige myndigheder og institutioner.

Stk. 2. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, stk. 1 og 2, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, stk. 1 og 2, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, stk. 1 og 2, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Rigsarkivet, jf. § 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Rigsarkivet, jf. § 36, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Rigsarkivet, jf. § 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk.1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

§ 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette statens arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette statens arkiver herom.

Stk. 2. Statens arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til statens arkiver.

§ 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette statens arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette statens arkiver herom.

Stk. 2. Statens arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til statens arkiver.

§ 16. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette statens arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette statens arkiver herom.

Stk. 2. Statens arkiver kan bestemme, at arkivalier, der omhandles i stk. 1, afleveres til statens arkiver.

§ 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til statens arkiver.

§ 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til statens arkiver.

§ 17. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til statens arkiver.

§ 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette statens arkiver herom.

§ 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette statens arkiver herom.

§ 18. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette statens arkiver herom.

§ 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 19. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til statens arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til statens arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til statens arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre,

3) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller

5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre,

3) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller

5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

§ 22, stk. 1, nr. 2, omhandler materiale, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, jf. bemærkninger til stk. 3.

For arkivenheder, der omfatter sager inden for strafferetsplejen, myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager m.v. samt materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik, kræves ligeledes ressortmyndighedens samtykke ved meddelelse af dispensation. Bestemmelsen svarer til den nugældende praksis.

3) Ressortmyndighedens samtykke kræves ligeledes, hvor arkivalier er afleveret inden 30 års fristens udløb, for så vidt arkivalierne indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21. Den generelle 30 års tilgængelighedsfrist vil i langt de fleste tilfælde yde en tilstrækkelig beskyttelse, jf. bemærkninger til § 21. For sager, der er yngre end 30 år, kan beskyttelseshensynene imidlertid gøre sig gældende med større vægt, alt efter materialets karakter og alder.

For så vidt angår afgørelser om afslag, der træffes fordi ressortmyndigheden ikke finder at kunne meddele samtykke, har det bl. a. på grundlag af de foreliggende høringssvar været overvejet, om der skal etableres en særlig ankeinstans, der tager stilling til ressortmyndighedens afgørelse i det konkrete tilfælde.

Lovudkastets regler om tilgængelighed bygger på de samme principper, som er indeholdt i lov om offentlighed i forvaltningen og i forvaltningsloven. Afgørelser om indsigt i h.t. de to love træffes i sidste instans af den pågældende minister.

Det bemærkes, at spørgsmålet om oprettelse af ankenævn blev taget under overvejelse i offentlighedskommissionen af 1956 og senere i offentlighedsudvalget af 1973. I begge tilfælde kunne flertallet ikke anbefale oprettelse af et sådant nævn, idet man henholdt sig til en udtalelse fra Justitsministeriet af 14. november 1960, der konkluderede, at »ordningen indebærer, at nævnet bliver til en administrativ klageinstans i forhold til ministrenes afgørelser; dette forekommer vanskeligt foreneligt med det ministerielle system og dermed med ministrenes statsretlige stilling«.

Lovforslaget indeholder på dette grundlag ikke forslag om etablering af en særlig ankeinstans for så vidt angår afgørelser om arkivadgang.

Til stk. 3

Som det er tilfældet efter den gældende retstilstand, fastsætter bestemmelsen, at Registertilsynets udtrykkelige samtykke skal foreligge, forinden der kan meddeles tilladelse til at benytte et edb-register, der er afleveret til Rigsarkivet, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Til stk. 4

Nærmere regler vedrørende tilgængelighed for arkivalier, der ikke er umiddelbart tilgængelige, samt om brugen af de oplysninger, der gives adgang til, fastsættes af kulturministeren.

Det bemærkes, at der ved meddelelse af dispensationer fra de gældende tilgængelighedsfrister også i den nuværende praksis fastsættes vilkår for brugen af de oplysninger, der findes i det materiale, der er omfattet af en dispensation, herunder bl.a. om anonymisering af personoplysninger m.v.

Til § 25

Bestemmelsen pålægger den, der får tilladelse til at benytte ikke almindelig tilgængelige arkivalier, tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, der måtte findes i arkivalierne. Denne bestemmelse er ny i arkivlovssammenhæng og må som nævnt antages at ville bane vej for en smidigere behandling af ansøgninger om adgang til ikke almindelig tilgængelige arkivalier.

Siden 1987 er der i en række tilfælde blevet pålagt forskere og andre, der har ønsket at anvende ikke almindelig tilgængeligt arkivmateriale, tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens § 27, stk. 3, med hensyn til oplysninger af fortrolig karakter, der måtte findes i det benyttede materiale.

Det er i den offentlige debat hævdet, at tavshedspligtspålægget vil lægge hindringer i vejen for den forskningsmæssige udnyttelse af arkivalier. Praksis har imidlertid vist, at dette ikke er tilfældet.

Til § 26

Adgang til at benytte kommunale arkivalier, der ikke er afleveret til statens arkiver, er ikke reguleret ved særlig lov eller på anden måde. I praksis er spørgsmålet om arkivadgang i en række kommuner blevet behandlet som aktindsigtssager efter reglerne i offentlighedsloven. Under hensyn til de interesser, der fra forskerside er påpeget vedrørende adgang til at udnytte de oplysninger, der findes i den kommunale forvaltnings arkiver, findes det hensigtsmæssigt, at kulturministeren kan fastsætte regler for tilgængelighed vedrørende sådanne arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1. Reglerne bør efter ministeriets opfattelse baseres på de tilsvarende regler om tilgængelighed for arkivalier i statens arkiver.

Det bemærkes, at Kommunernes Landsforening i sit høringssvar har udtrykt interesse for hurtigt at få fastlagt bestemmelser om tilgængelighed på det kommunale område.

§ 22. Tilgængelighedsfristen er 80 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der

1) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,

2) vedrører registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre,

3) omfatter sager inden for strafferetsplejen,

4) omfatter myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, eller

5) omfatter materiale, der tilvejebringes som grundlag for Danmarks Statistiks udarbejdelse af offentlig statistik.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

§ 23. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.

§ 23. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.

§ 23. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) en arkivenhed er afleveret til statens arkiver, inden den er 30 år gammel, og den indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkiv-enheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

Stk. 4. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

§ 24. Rigsarkivaren, eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) en arkivenhed er afleveret til statens arkiver, inden den er 30 år gammel, og den indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1., kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkiv-enheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

Stk. 4. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) en arkivenhed er afleveret til statens arkiver, inden den er 30 år gammel, og den indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkiv-enheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

Stk. 4. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

§ 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 25. Den, der får adgang til arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 26. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en repræsentant for forskningen, en repræsentant for pressen, en dommer og en departementschef.

§ 26. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1 og § 15, stk. 1.

§ 26. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en repræsentant for forskningen, en repræsentant for pressen, en dommer og en departementschef.

§ 27. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1, og § 15, stk. 1.

§ 27. Statens arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

Stk. 2. Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet kan indsamle, modtage og bevare arkivalier af væsentlig forskningsmæssig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

§ 27. Kulturministeren kan fastsætte regler om tilgængelighed vedrørende offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1, og § 15, stk. 1.

§ 28. Statens arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

Stk. 2. Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet kan indsamle, modtage og bevare arkivalier af væsentlig forskningsmæssig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

§ 28. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til statens arkiver.

§ 28. Statens arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

Stk. 2. Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet kan indsamle, modtage og bevare arkivalier af væsentlig forskningsmæssig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

§ 29. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til statens arkiver.

§ 29. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til statens arkiver.

§ 29. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til statens arkiver.

§ 30. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til statens arkiver.

§ 30. Ved aflevering af private arkivalier til statens arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

§ 30. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til statens arkiver.

§ 31. Ved aflevering af private arkivalier til statens arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

§ 31. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal inden de udføres af landet give Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 31. Ved aflevering af private arkivalier til statens arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

§ 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 32. Rigsarkivarens afgørelser om tilgængelighed efter § 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturminsteren.

§ 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 33. Rigsarkivarens afgørelser om tilgængelighed efter § 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

§ 33. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 17, 18, 29 og 31.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Stk. 5. Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens Kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

§ 33. Rigsarkivarens afgørelser om tilgængelighed efter § 24 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3 og 4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

§ 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 17, 18, 30 og 32.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Stk. 5. Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

§ 34. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed til arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden.

§ 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 17, 18, 30 og 32.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Stk. 5. Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

§ 35. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed til arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden.

§ 35. Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd.

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

§ 35. Loven træder i kraft den 1. oktober 1992. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed til arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden.

§ 36. Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd.

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

§ 36. I lov om offentlige myndigheders registre, jf. lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991, affattes § 9, stk. 4 således

»Stk. 4. Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i Rigsarkivet på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i statens arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

§ 36. Følgende love ophæves

1) Lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd.

2) Lov nr. 152 af 28. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele.

3) Lov nr. 217 af 16. juni 1962 om statens overtagelse af den selvejende institution Erhvervsarkivet.

§ 37. I lov om offentlige myndigheders registre, jf. lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991, affattes § 9, stk. 4, således

»Stk. 4. Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i statens arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

§ 37. I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves § 62.

§ 37. I lov om offentlige myndigheders registre, jf. lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991, affattes § 9, stk. 4, således

»Stk. 4. Registertilsynet kan tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår. Registre, der føres for statslige myndigheder, overføres til opbevaring i statens arkiver efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v.«

§ 38. I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves § 62.

§ 38. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves § 52.

§ 38. I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991, ophæves § 62.

§ 39. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves § 52.

§ 39. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov

1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

§ 39. I lov om Københavns Kommunes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991, ophæves § 52.

§ 40. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov

1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

§ 40. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Bemærkninger til lovforslaget

Almindelige bemærkninger

Ved lovforslaget søges for første gang de væsentlige dele af de offentlige arkivers virksomhed reguleret i sammenhæng.

Under hensyn til de samfundsmæssige interesser, der knytter sig til de offentlige arkivers virksomhed, finder regeringen det rigtigt, at principperne for de offentlige arkivers forhold gøres til genstand for lovgivning.

Denne lovgivning må udformes under hensyn til de love, der er gældende på områder af betydning for de offentlige arkivers forhold, og der tænkes herved navnlig på lov om offentlighed i forvaltningen og lov om offentlige myndigheders registre.

Det er primært hensigten med lovforslaget at fastsætte de overordnede retningslinjer på området og dermed skabe en hensigtsmæssig ramme for den mere detaljerede regulering af de offentlige arkivers forhold, som må finde sted i lys af de krav, som udviklingen vil stille.

Formålet med lovforslaget er at understrege de offentlige arkivers rolle ved udformningen og gennemførelsen af en overordnet bevarings-og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier. Forslaget skal endvidere understrege myndighedernes ansvar for behandlingen af deres arkivalier som led i en sådan politik. Formålet er endelig at skabe størst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til de offentlige arkivers samlinger for offentligheden, herunder forskningen.

Gældende lovgivning m.v. på arkivområdet

Det gældende lovgrundlag er lov om oprettelse af et rigsarkiv, herunder indbefattet landsarkiverne, (lov nr. 42 af 30. marts 1889), lov om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjyske landsdele (lov nr. 152 af 28. april 1931) og lov om statens overtagelse af Erhvervsarkivet (lov nr. 217 af 16. juni 1962). Denne lovgivning fastsætter kun regler om arkivernes institutionelle opbygning.

Regler om aflevering, bevaring og kassation af arkivalier samt om arkivernes funktion i øvrigt findes i Kulturministeriets bekendtgørelse om statsinstitutionernes arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne (bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976, bilag 1). Spørgsmålet om tilgængelighed er nærmere behandlet i cirkulærer, som er udstedt af rigsarkivaren, samt i aftaler med berørte myndigheder.

De ovennævnte bestemmelser vedrører kun det statslige område. For så vidt angår det kommunale område bemærkes, at arkivansvaret efter lov om kommunernes styrelse hører under kommunerne (lovbekendtgørelse nr. 483 af 21. juni 1991 om kommunernes styrelse samt lovbekendtgørelse nr. 484 af 21. juni 1991 om Københavns kommunes styrelse). Nærmere bestemmelser om kassation m.v. er udstedt af Indenrigsministeriet efter forslag fra Rigsarkivet (Indenrigsministeriets bekendtgørelser nr. 201 af 29. april 1981 som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985, nr. 152 af 18. april 1985 samt nr. 65 af 31. januar 1990).

Særlige bestemmelser om behandling af visse edb-arkivalier findes i lov om offentlige myndigheders registre (lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991).

Baggrund for forslaget

Bevaring, behandling og tilgængeliggørelse af den del af det danske samfunds kulturarv, der består i arkivalier, er hidtil ikke behandlet samlet i lovform.

Inden for de seneste årtier er der i en række lande følt behov for en sådan samlet lovmæssig regulering. Behovet er begrundet dels i de meget store arkivmasser, der skabes i det moderne informationssamfund, dels i det forhold, at det moderne samfunds indsamling og behandling af informationer bliver stadig mere kompliceret.

Blandt de lande, der har etableret lovgivning på arkivområdet, kan nævnes USA 1984, Frankrig 1979, Finland 1981, Canada 1987 og Sverige i 1991. Lovgivning er endvidere gennemført i visse tyske delstater, ligesom der i Norge forberedes lovgivning på arkivområdet.

De spørgsmål, som de pågældende landes arkivlovgivning tager stilling til, afhænger naturligvis af forholdene i de enkelte lande, herunder den lovgivning, der findes på beslægtede områder.

Et grundlæggende element i en lovgivning på området er imidlertid en fastlæggelse af de offentlige myndigheders ansvar med hensyn til bevaring af dokumentationsmateriale af væsentlig betydning for borgernes retssikkerhed, det offentliges dokumentationsbehov samt for forståelsen af landets historie. En side af samme sag er fastlæggelsen af ansvaret for, at der ikke bevares mere end nødvendigt, dvs. at det materiale, som det ikke er nødvendigt at bevare af de ovennævnte grunde, kasseres på betryggende måde. Det må anses for ønskeligt på dette område at understrege statens arkivers rolle som tilsynsmyndighed over for den offentlige forvaltning med hensyn til bevaring og kassation af arkivalier.

Som baggrund for en samlet lovgivning på arkivområdet i Danmark er der peget på behovet for en mere præcis udformning af retsgrundlaget for og omfanget af de statslige arkivers myndighedsudøvelse. En sådan præcisering skal navnlig have til formål at fastlægge statens arkivers opgaver og kompetence i forhold til den offentlige forvaltnings arkivalier og andre arkivalier af offentlig interesse, bl. a. under hensyn til de træk i samfundsudviklingen, som stiller nye krav til arkiverne.

Samfundsudviklingen har medført, at en stadig større del af traditionelt offentlige opgaver overføres til institutioner uden for den egentlige offentlige forvaltning. Til dette kommer, at en lang række nye opgaver af offentlig karakter henlægges til institutioner, der er organiseret på privatretligt grundlag. En arkivlov vil derfor ligeledes skulle sikre, at disse vigtige sider af samfundslivet vil kunne dokumenteres.

Lovgivningen skal gælde for alle offentlige arkivalier, herunder arkivalier, der hidrører fra særlige forvaltningsenheder samt den kommunale forvaltning. Lovforslaget indeholder i denne forbindelse bestemmelser om oprettelse af kommunale institutioner til varetagelse af arkivopgaver.

Lovudkastets bestemmelser om disse forhold er i et vist omfang en stadfæstelse af gældende ordninger og praksis. Men en lovgivning på området må antages at skabe et mere hensigtsmæssigt grundlag bl. a. for udformningen af en overordnet bevarings- og kassationspolitik for den offentlige forvaltning og for den praktiske gennemførelse af en sådan politik, således at de ressourcer, der anvendes til bevaring af offentlige arkivalier, udnyttes så effektivt og hensigtsmæssigt som muligt.

Den debat, der med mellemrum opstår om offentlighedens og den historiske forsknings adgang til arkivalier - hvad enten disse befinder sig hos myndighederne eller er afleveret til arkiverne - har også rettet opmærksomheden mod behovet for en afklaring og forenkling af de bestemmelser, der regulerer spørgsmålet om betingelserne for arkivtilgængelighed og kompetenceforholdene i denne forbindelse.

Det må således anses for ønskeligt i en ny lovgivning at samle og forenkle de overordnede regler på området for herigennem at sikre større gennemsigtighed over for borgerne. Lovforslaget har til formål at skabe den størst mulige åbenhed med hensyn til arkivadgang. Den almindelige tilgængelighedsfrist nedsættes fra 50 år til 30 år. Det præciseres, hvilke arkivalier, der er tilgængelige efter den normale 30-års frist, og hvilke arkivalier, der på grund af væsentlige beskyttelseshensyn må undtages fra denne frist. Der må ligeledes være klare regler for, hvornår der kan dispenseres fra 30-års fristen og de særlige, længere frister, og hvem, der har kompetencen til at dispensere, når offentlighed og forskere søger om tilladelse til at benytte ikke tilgængeligt materiale. Endvidere indeholder forslaget bestemmelser, der sigter til at regulere adgangen til kommunale arkivalier, der opbevares i kommunale arkivinstitutioner.

Den foreslåede lovgivning tager sit udgangspunkt i ønskeligheden af en regulering af myndighedernes og de offentlige arkivers behandling af offentlige arkivalier. Det er imidlertid anset for hensigtsmæssigt også at medtage en omtale af den funktion, som statens arkiver har med hensyn til bevaring m.v. af private arkivalier af væsentlig historisk betydning.

Den foreslåede lovgivning tager udelukkende sigte på at regulere de offentlige arkiver, dvs. statens arkivinstitutioner samt de institutioner, som kommuner etablerer med det formål at bevare kommunale arkivalier. Uden for det statslige område er der oprettet godt 400 lokalhistoriske arkiver. Disse omfattes ikke af lovforslaget, jf. bemærkninger nedenfor om lovens område. En række større, kommunalt drevne lokalhistoriske arkiver har imidlertid udviklet sig til egentlige arkivinstitutioner, der modtager og opbevarer kommunale arkivalier. Disse institutioner vil således, når det gælder arkivalier af kommunal oprindelse, være omfattet af loven.

Lovforslaget fastsætter, at statens arkiver skal samarbejde med de lokalhistoriske arkiver og andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende, men man har ikke fundet det nødvendigt eller hensigtsmæssigt med en egentlig lovregulering af den indsamling af private arkivalier, der finder sted uden for de statslige arkivinstitutioner.

Blandt andet efter ønske fra brede forskerkredse er der i forslaget optaget særlige bestemmelser om arkivering af edb-registre omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Afgørelse om bevaring (arkivering) af registre med personhenførbare data træffes i følge denne lov (§ 9, stk. 4) af justitsministeren efter indstilling fra Registertilsynet. Efter hidtidig praksis har Registertilsynet i alle sager, hvor der har foreligget ansøgning om bevaring, indhentet udtalelse fra Rigsarkivet.

Efter lovforslaget, der indebærer en ændring af § 9, stk. 4, i registerloven, skal statslige myndigheders journalregistre afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrative formål. Andre registre afleveres til Rigsarkivet, hvis det er nødvendigt for at tilgodese væsentlige forskningsmæssige interesser. Afgørelse herom træffes af Registertilsynet efter indhentet udtalelse fra Rigsarkivet.

Det bemærkes, at Rigsarkivet i medfør af den nugældende regulering på arkivområdet har fastsat bestemmelser om de tekniske krav, der skal opfyldes med hensyn til edb-medier (bånd m.v.), som afleveres til statens arkiver.

Der henvises i øvrigt til Registertilsynets høringsudtalelse om lovforslaget, der er optrykt som bilag 2.

Høring

Den 9. november 1990 blev et udkast til lov om offentlige arkiver m.v. samt udkast til udfyldende regler om aflevering og tilgængelighed sendt til høring hos en bred kreds af berørte institutioner og organisationer. Høringslisten er optrykt som bilag 3.

De hovedsynspunkter, der er fremkommet under høringsrunden, vil blive kommenteret nærmere i bemærkningerne til de enkelte bestemmelser. Der skal dog her fremsættes kommentarer til de hovedsynspunkter, som er fremkommet med hensyn til spørgsmålet om det område, som en arkivlovgivning bør dække.

Lovens område

Som ovenfor nævnt er en lovgivning på arkivområdet navnlig begrundet i et ønske om et mere præcist retsgrundlag for så vidt angår de institutioner, der har som hovedopgave at varetage behandlingen af de offentlige myndigheders arkivalier.

Der er under høringsrunden fra flere sider fremsat ønske om en lovgivning, der regulerer behandlingen af samfundets samlede arkivmasse, d.v.s. både offentlige og private arkivalier, og som derfor skulle omfatte ikke blot de egentlige arkivinstitutioner, men også andre institutioner mv. med opgaver på arkivområdet.

For så vidt angår det arkivområde, der har særlig betydning for lokalarkiverne, har hovedsynspunktet været, at en lov bør sikre, at arkivalsk materiale, der belyser det danske folks historie i bred forstand, systematisk indsamles, bevares og tilgængeliggøres.

Ministeriet og det statslige arkivvæsen er opmærksom på det værdifulde arbejde, som foregår i lokalområderne med hensyn til indsamling af arkivalier m.v.

Når ministeriet imidlertid må være afvisende over for en lovregulering på området, skyldes det primært, at der er tale om aktiviteter, hvor den lokale styring og finansiering bør være afgørende.

Det er på den anden side klart, at der er en række spørgsmål af fælles interesse, som kan danne grundlag for koordineringsdrøftelser mellem de statslige arkiver og den lokale arkivverden.

For så vidt angår privatarkivindsamlingen på andre statslige institutioner som f.eks. biblioteker og museer skal bemærkes, at lovforslaget er baseret på den opfattelse, at der ikke er behov for en lovgivning, der særligt regulerer disse institutioners virke på arkivområdet.

Såfremt der skulle vise sig behov for en regulering af forholdet mellem de statslige institutioner med opgaver vedrørende private arkivalier, finder ministeriet, at sådanne bestemmelser vil kunne fastsættes administrativt.

Der henvises i denne forbindelse til bemærkningerne til § 5.

Når der i lovforslaget er medtaget et kapitel om private arkivalier, skyldes det, at det dels er naturligt at nævne dette arbejdsområde i en lovgivning for de statslige arkivinstitutioner, som nærmere er defineret i loven, dels at det er ønskeligt at regulere visse forhold vedrørende private arkivalier, som har relation til staten.

Det er fra nogle høringsinstanser anført, at en arkivlov også bør omfatte audiovisuelt materiale, jf. at Statsbiblioteket i Århus igennem nogle år har foretaget indsamling og bevaring af materiale på dette område.

Det bemærkes, at den gældende bekendtgørelse fra 1976 om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne ikke omfatter Danmarks Radio.

Det foreliggende lovforslag forudsætter, at de administrative arkivalier fra Danmarks Radio og TV 2 er omfattet af lovens bestemmelser om offentlige arkivalier, idet de pågældende institutioner som særlige forvaltningsenheder anses for omfattet af lovudkastets § 7. Det bemærkes i denne forbindelse, at DR og TV 2 i arkivmæssig henseende som udgangspunkt vil være omfattet af samme bestemmelser, som gælder for det statslige område.

Ved afgrænsningen af området for en arkivlovgivning finder ministeriet det under hensyn til lovens almindelige sigte ikke nødvendigt eller hensigtsmæssigt at inddrage det særlige materiale, som udgøres af radio- og tv-udsendelser, og dermed heller ikke den institution - Statsbiblioteket i Århus - som varetager en indsamlings- og bevaringsopgave på dette område.

Forholdet til ophavsretslovgivningen

Tilgængelighed af arkivalier rejser spørgsmål om forholdet til ophavsretslovgivningen. En del materiale, der hidrører fra forvaltningsmyndigheder eller fra private arkiver, vil kunne betragtes som litterære eller kunstneriske værker, som beskyttes efter ophavsretsloven. Hovedreglen i denne lov er, at værket ikke må gøres tilgængeligt for almenheden uden samtykke fra ophavsmanden. Den ophavsretlige beskyttelse varer normalt indtil 50 år efter ophavsmandens død, jf. ophavsretslovens § 43. Det er Kulturministeriets hensigt at tage spørgsmålet op i forbindelse med den generelle revision af ophavsretsloven, som forventes forelagt for Folketinget i efteråret 1992.

Definitioner

Der henvises til bilag 4.

Økonomiske konsekvenser

Lovforslaget forudsættes ikke at have økonomiske konsekvenser hverken for staten eller kommunerne.

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

§ 40. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov

1) Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

2) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

3) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 1996-97.

§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 1996-97.

§ 42. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Oprindeligt fremsat forslag

§ 42. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Ingen

Nr LSF 182

Forslag til Lov om offentlige arkiver m.v.

Fremsat af kulturministeren (Grethe Rostbøll)

den 22. januar 1992

Vedtaget ved tredjebehandling den 8. maj 1992

Lov nr. 337 af 14/05/1992