Verordnung über das PolizeiInformationssystem POLIS (POLISVerordnung) (POLIS)

14 Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung Gegenstand

des Datenbearbeitungs- und Informationssystems POLIS.

Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadt- Betreiber

polizeien Zürich und Winterthur.

1 Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf Weitere

POLIS gemäss § 54 Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzu- beteiligte

reichen.14

Polizeien und

Forensisches

2 Für den Umgang mit den in POLIS gespeicherten Daten unterste- Institut Zürich

hen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut

Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.16

14 POLIS dient folgenden Zwecken:12

a. Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO7,

b. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen,

c. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister),

d. Dokumentation polizeilichen Handelns,

e. Recherche,

f. Erstellen von Täterschaftsprofilen,

g. Datenübermittlung in Systeme des Bundes,

h. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank,

i. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungs-

behörden,

j. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind,

Zweck von

POLIS

1. 1. 22-115

1

551.103 POLIS-Verordnung

k. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermitt-

lungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benö-

tigt werden,

1. Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Auf-

bewahrungsfristen,

m. Statistische Auswertungen.

14 POLIS besteht aus

a. dem Journal,

b. dem Rapport,

c. der Personendatenbank,

d. der Geschäftsdatenbank,

e. den themenspezifischen Datenbanken,

f. der Recherche,

g. der Archiv-Datenbank,

h. der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle),

i. der Asservaten-Datenbank.

Bestandteile

von POLIS

Inhalt der

Geschäfts-

datenbank

II. Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS

Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann fol-

gende Daten enthalten

a. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer,

b. Lauffrist (Löschdatum),

c. Journalnummer,

d. UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll),

e. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt),

f. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt),

g. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person),

h. Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.),

i. Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte,

j. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person),

k. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument,

1. Ereignisdatum (Tag, Zeit),

m. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation,

n. PLZ/Ort, Stadtkreis,

2

POLIS-Verordnung

551.103

o. Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Ein-

heit,

p. Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum.

¹ Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann Inhalt der

folgende Daten enthalten

a.

Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Ge-

nanntvorname, Aliasname, Spitzname,

b.

Firma, Institution,

c.

Branche,

d. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum,

e.

Geschlecht,

f.

Nationalität, Heimatort,

g.

Zivilstand,

h.

Beruf,

i.

j.

k.

Sprache,

Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation,

Adresszusatz),

Eltern,

l.

Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin,

m.

Arbeitsort,

n.

Konfession,

o.

Anzahl Kinder,

p.11 Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand,

q.

Ausweispapier,

r.

S.

t.

u.

v.

w.

x.

y.

Foto, Haarfarbe, Grösse,

Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel),

Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias,

angeblich),

Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erken-

nungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis),

Sterbedatum,

Freitext (Bemerkungen),

Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter,

Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.

2 Für Rapporte werden Personenkategorien mit definierten Daten-

feldern zur Verfügung gestellt.14

1. 1. 22-115

3

POLIS-Verordnung

551.103

Inhalt der

themen-

spezifischen

Datenbanken

Inhalt der

Gästekontrolle

Datenfelder für

Rapporte

Ausschreibun-

gen in RIPOL

und SIS

13 Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-,

Personen- und Geschäftsdaten gemäss §§ 6 und 7 enthalten.

13 Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten

a. Name, Vorname,

b. Geschlecht,

c. Geburtsdatum,

d. Nationalität,

e. Adresse,

f. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),

g. Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),

h. Aufenthaltsdaten,

i. Fahrzeugdaten,

j. Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen).

Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Ver-

fügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammen-

gestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten

bearbeitet

a. Geschäft (§ 6),

b. Person (§ 7),

c. Signalement,

d. Spur,

e. Sache,

f. Fahrzeug.

III. Bekanntgabe von Daten

14 Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich

in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die

Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-,

Sach- und Fahrzeugfahndungen. Diese werden nach Eingabe durch die

ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei ver-

breitet.

4

POLIS-Verordnung

551.103

1 Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an Amts- und

folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder Rechtshilfe

internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden

a. Justiz- und Polizeibehörden,

b. Grenzstellen,

c. Strassenverkehrsämter,

d. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Auf-

gaben,

e. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden,

f. Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunk-

tionen,

g. Unfalluntersuchungsbehörden,

h. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach § 4 erfüllen.

2 Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende

Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechts-

hilfe verfügt.

3 Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen,

wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere

Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf

hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung

in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren

keine Auskunft geben.

Polizeien einzureichen.

2 Gesuche müssen enthalten

a. Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden,

b. Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation),

c. Art, Ort und Zeit des Vorfalls,

d. Namen und Adressen der Beteiligten,

e. bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis,

f. bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen

Person oder deren Vollmacht.

3 Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert wer-

den, wenn

a. in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde

oder

b.10 eine der Voraussetzungen gemäss § 23 des Gesetzes über die

Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2

gegeben ist.

1. 1. 22-115

5

551.103 POLIS-Verordnung

4 Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die

entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem

Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.

5 Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben wer-

den.

Auskunftsrecht

Andere Rechte

IV. Rechte der Betroffenen

1 Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss Akteneinsicht

1 Die Wahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss § 20 Abs. 2

IDG2 erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach § 11

dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2

lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.10

2 Die Auskunftserteilung erfolgt kostenlos. Eine angemessene Betei-

ligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn

a. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen

des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wur-

den und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunfts-

erteilung nachgewiesen werden kann;

b. die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsauf-

wand verbunden ist.

3 Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere

gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene

Person verändert wurden.

4 Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuch-

stellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftsertei-

lung in Kenntnis zu setzen und können ihre Gesuche innert zehn Tagen

zurückziehen.

1 Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbe-

sondere des Berichtigungsrechts nach §21 IDG², sind schriftlich bei

einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.10

2 Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e

oder lit. f enthalten sowie den Nachweis eines schützenswerten Inte-

resses.

3 In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von

Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS

gemäss § 54 a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine

Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann

die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Ent-

scheids die Nachführung verlangen.14

6

POLIS-Verordnung

V. Schutz und Sicherheit der Daten

551.103

16 1 Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verant- Verantwortung

wortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder und Aufsicht

bearbeiten lässt.

2 Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut

Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenver-

antwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptver-

antwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei.

Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verord-

nung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

3 Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien

zuständigen Datenschutzbeauftragten.

1 Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen Datenzugriff

Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Auf-

gaben benötigen.

2 Die Sicherheitsdirektion regelt für die einzelnen Benutzergruppen

die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und

Benutzer erfolgt unter der Verantwortung der jeweiligen Datenverant-

wortlichen der beteiligten Polizeien.

3 Die an POLIS beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die

Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.

1 Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere Datensicherheit

Datensysteme erfolgt chiffriert.

2 Die an POLIS beteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die

gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen orga-

nisatorischen und technischen Massnahmen.

3 Der Zugriff auf POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.14

4 Die an POLIS beteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechti-

gung zu den Datenstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam

gegen den Zutritt unbefugter Personen.

1 In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokol- Protokollierung

liert. Das Protokoll ist während eines Jahres zugriffs- und schreib-

geschützt aufzubewahren.

2 Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder

Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Miss-

brauch von in POLIS gespeicherten Daten anordnen.

1. 1. 22-115

7

Aufbewah-

rungsdauer

551.103

POLIS-Verordnung

¹ Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten wer-

den mit den Geschäftsdaten gelöscht.

2 Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen

oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt

mit dem Datum des Ereignisses.

3 Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu

Rapporten gemäss § 5 lit. b mehr bestehen.

4 Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf

Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei

Jahren gelöscht.

5 Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:14

a. Aussergewöhnliche Todesfälle 30 Jahre

b. Grossereignisse/Katastrophen 30 Jahre

c. Vermisste 30 Jahre

d. Ausweisverluste 15 Jahre

e. Fürsorgerische Unterbringungen 15 Jahre

f. Aufzubewahrende Zuschriften 10 Jahre

g. Gewaltschutzverfahren 10 Jahre

h. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte 10 Jahre

i. Suizidversuche 10 Jahre

k. Aufenthaltsnachforschungen 5 Jahre

1. Entweichung/Entlaufen 5 Jahre

m. Fundsachen 5 Jahre

n. Informationsberichte 5 Jahre

0. Personen- und Fahrzeugmeldekarten 5 Jahre

p. Übrige Berichte 5 Jahre

q. Andere Ereignisse 5 Jahre

r. Daten der Gästekontrolle 3 Jahre

6 Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeits-

register) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechen-

den POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des

Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten

sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.

7 Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die

Archivierung4.

8

POLIS-Verordnung

VI. Schlussbestimmungen

551.103

1 Die Betreiber übernehmen die Anschaffungs- und Betriebs- Kostentragung

kosten der erforderlichen Hard- und Software.

2 Die Betreiber übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung

von POLIS nach Kostenschlüssel.

3 Die weiteren beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an

POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Verein-

barung mit den Betreibern festgesetzt.

Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Ver- Übergangs-

ordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Rege- bestimmung

lung von § 18 anzupassen.

Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Polizeiorgani- Inkrafttreten

sationsgesetz in Kraft®.

Anhang15

1 OS 60, 484; ABI 2005, 1563.

2 LS 170.4.

3 LS 170.41.

4 LS 432.11; LS 432.111. Heute: LS 170.6; LS 170.61.

5 LS 550.1.

6 LS 551.1.

7 SR 312.0.

8 In Kraft seit 1. Januar 2006 (OS 60, 472).

9 Fassung gemäss RRB vom 15. März 2006 (OS 61, 112; AB12006, 348). In Kraft

seit 1. Mai 2006.

10 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 336; ABI 2008, 916). In Kraft

seit 1. Oktober 2008.

11 Fassung gemäss RRB vom 7. November 2012 (OS 67, 610; ABI 2012-11-16).

In Kraft seit 1. Januar 2013.

12 Fassung gemäss RRB vom 21. November 2012 (OS 68, 63; ABI 2012-11-30).

In Kraft seit 1. März 2013.

13 Eingefügt durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; AB1 2014-02-21). In

Kraft seit 1. Juni 2014.

1. 1. 22-115

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551.103

POLIS-Verordnung

14 Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABI 2014-02-21). In

Kraft seit 1. Juni 2014.

15 Aufgehoben durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABI 2014-02-21).

In Kraft seit 1. Juni 2014.

16 Fassung gemäss RRB vom 7. Juli 2021 (OS 76, 394; ABI 2021-07-16). In Kraft

seit 1. Januar 2022.

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