Reglement über die Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich

4 1 Dieses Reglement regelt die finanzrelevanten Zuständig- Zweck

keiten und Prozesse im Immobilienwesen der Universität Zürich.

2 Es gilt für Ausgaben in der laufenden Rechnung und in der Inves-

titionsrechnung für bauliche Projekte der Universität.

3 Sofern dieses Reglement keine Regelung enthält, gelten die all-

gemeinen finanzrechtlichen Bestimmungen der Universität Zürich.

In diesem Reglement bedeuten

a. Bauliche Projekte: zeitlich und nach dem Zweck bestimmte bauliche

Massnahmen an den Immobilien, insbesondere Neu- und Umbau-

ten, Instandsetzung sowie Instandhaltung;

b. Vorstudienkredit: Ermächtigung, zur Vorbereitung eines Projekt-

auftrags oder zur Erarbeitung von Grundlagen für eine Gebietspla-

nung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Vorstudienkredite sind

gebundene, nicht aktivierungspflichtige Ausgaben;

c. Projektierungskredit: Ermächtigung, in der Entwicklung eines Pro-

jekts zur Baureife finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Projektie-

rungskredite sind gebundene, aktivierungspflichtige Ausgaben, wenn

sie für die vorgezogene Ausführungsplanung keine Mittel enthalten

oder diese Mittel 3 Mio. Franken nicht übersteigen;

d. Objektkredit: Ermächtigung, in der Projektierung und Realisierung

eines Projekts finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Objektkredite

bestehen aus gebundenen und/oder neuen, aktivierungspflichtigen

Ausgaben;

und Geltungs-

bereich

Begriffe

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415.117.1

Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich

e. Rahmenkredit: Ermächtigung, bei einem Programm von verschie-

densten Projekten in der Projektierung und Realisierung finanzielle

Verpflichtungen einzugehen. Der Rahmenkredit besteht aus Pro-

jekten mit aktivierungspflichtigen, gebundenen Ausgaben und/oder

neuen Ausgaben unter 3 Mio. Franken;

f.4 Zusatzkredit: Ermächtigung, ergänzend zu einem Vorstudien-, Pro-

jektierungs-, Objekt- oder Ausstattungskredit aufgrund von Projekt-

änderungen bzw. unvorhersehbaren Umständen zusätzliche finan-

zielle Verpflichtungen einzugehen;

g. Vergabe: Ermächtigung zur Auftragserteilung an Anbietende von

Leistungen und Unterzeichnung der entsprechenden Verträge;

h.4 Ausstattungskredit: Mittel für mobile Einrichtungen wie Geräte,

Möbel, Textilien, Beleuchtungskörper, Kleininventar, künstlerischer

Schmuck.

Kredit-

bewilligung

und -erhöhung

2. Kreditbewilligung und Berichterstattung

1 Die Universität plant und verwaltet die notwendigen Mittel

und stellt einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz sicher.

2 Über die Bewilligung von einzelnen Vorstudienkrediten oder Pau-

schalen für mehrere kleine Vorstudienkredite entscheiden

a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage-

ment und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb,

b. bis einschliesslich Fr. 1000000 kollektiv die Direktorin oder der

Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk-

tor Finanzen und Personal,

c. ab Fr. 1000000 der Universitätsrat.

3 Über die Bewilligung von einzelnen Projektierungs-, Objekt- und

Ausstattungskrediten im Rahmenkredit oder entsprechende Pauscha-

len entscheiden4

a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage-

ment und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb,

b. bis einschliesslich Fr. 1000000 kollektiv die Direktorin oder der

Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk-

tor Finanzen und Personal,

c. ab Fr. 1000000 der Universitätsrat.

4 Der Universitätsrat beantragt zuhanden der Bildungsdirektion den

Rahmenkredit sowie die Objektkredite in der Zuständigkeit des Kan-

tonsrates.

2

Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1

5 Zusatzkredite werden von der gemäss der neuen Gesamtsumme

des Kredits zuständigen Instanz bewilligt.

Die Entwicklung der Kredite ist Gegenstand der Zwischen- Bericht-

berichterstattung zuhanden von Universitätsleitung und Universitäts- erstattung

rat.

3. Kreditbewirtschaftung

1 Die Projektsteuerung ist für die strategische Steuerung des Projekt-

Projekts verantwortlich. Sie stellt die Einhaltung der Kredite sicher. steuerung

Fehlt eine Projektsteuerung, obliegt diese Aufgabe den jeweiligen Linien-

verantwortlichen.

2 Die Projektsteuerung legt die Rahmenbedingungen für das Projekt

fest, namentlich bezüglich Qualität, Leistung, Kosten und Terminen,

und überwacht deren Einhaltung.

3 Die Gesamtprojektleitung unterstützt mit der Berichterstattung

die Projektsteuerung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Bericht-

erstattung umfasst insbesondere Informationen über wichtige Verga-

ben, den Umgang mit der Reserve sowie das Änderungsmanagement

bei allen zu einem Projekt gehörenden Teilkrediten.4

4 1 Die Gesamtprojektleitung ist für die operative Leitung des Gesamtprojekt-

Projekts zuständig. Sie optimiert Aufwand und Nutzen und verantwor- leitung

tet das Gesamtresultat hinsichtlich Leistung, Kosten und Terminen.

2 Die Gesamtprojektleitung bewirtschaftet den Vorstudien-, Pro-

jektierungs- und Objektkredit sowie die Mittel für die Ausstattung zu-

handen der Projektsteuerung.

3 Sie unterbreitet den universitären Gremien mit der Beantragung

des Objektkredits eine Schätzung der Mittel für den Ausstattungskre-

dit.

4 1 Über Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektie-

rungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten für an der Universität geführte

Projekte entscheiden

a. bis einschliesslich Fr. 50 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojekt-

leitung mit einer weiteren Gesamtprojektleitung an der Universität,

b. über Fr. 50 000 bis einschliesslich Fr. 100 000 kollektiv die zuständige

Gesamtprojektleitung mit ihrer oder ihrem Vorgesetzten,

c. über Fr. 100000 bis einschliesslich Fr. 250000 kollektiv die zustän-

dige Gesamtprojektleitung mit der Leitung Bauprojekte,

Vergaben für an

der Universität

geführte

Projekte

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3

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d. über Fr. 250000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit

der Direktorin oder dem Direktor Immobilien und Betrieb und der

Direktorin oder dem Direktor Finanzen und Personal.

2 Die Aufteilung von Vergaben zur Umgehung der Schwellenwerte

ist unzulässig.

3 Die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen aus den Vergaben er-

folgt gemäss den Einstellungen in den Systemen der Universität.

1 Für Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektierungs-,

Objekt- und Ausstattungskrediten für beim Hochbauamt beauftragte

Projekte gelten vorbehältlich Abs. 3 die Regelungen des Hochbauamts.4

2 Das Hochbauamt stellt prozessual kurze Durchlaufzeiten sicher.

3 Über folgende Vergaben des Hochbauamts entscheidet die Direk-

torin oder der Direktor Immobilien und Betrieb

a. Vergaben betriebskritischer Gewerke mit hohen Auswirkungen auf

die Höhe der Kosten im Lebenszyklus des Gebäudes. Die Projekt-

leitung Nutzer und Betrieb legt gemeinsam mit der Gesamtprojekt-

leitung die entsprechenden Gewerke im Rahmen der Submissions-

planung fest,

b. Vergaben über 1,5 Mio. Franken.

4 Die Anweisungsberechtigung für Kreditorenrechnungen aus den

Vergaben unterliegt den Regelungen des Hochbauamts.

1 Die Reserve für alle baulichen Projekte der Universität wird

pro Reserveposition geplant und durch die jeweilige Gesamtprojekt-

leitung bewirtschaftet.

2 Die zuständige Projektsteuerung beschliesst über die Nutzung der

Reservepositionen für Unvorhergesehenes, für Zusatzbestellungen sowie

für Umbuchungen ausserhalb der Reserveposition für Vergabeeffekte.

4 1 Die Gesamtprojektleitung legt den Prozess und die Eck-

werte für die Planung der Ausstattung zuhanden der Projektleitung

Nutzer und Betrieb fest.

2 Die Projektleitung Nutzer und Betrieb erarbeitet eine Schätzung

der benötigten Mittel für die Ausstattung. Sie stellt sicher, dass die

Nutzervertretungen mit der für die Beschaffung Mobilien zuständigen

Stellen eine geeignete Ausstattung festlegen. Sie definiert die baulich

relevanten Ausstattungsmerkmale wie Anforderungen an Statik oder

Anschlüsse.

3 Die Nutzervertretungen und die für die Beschaffung Mobilien zu-

ständige Stelle legen eine qualitativ und wirtschaftlich optimale Aus-

stattung fest. Sie können bei Bedarf weitere Stellen wie die Fakultäts-

leitung oder die Technologiekommission beiziehen.

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Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1

1 Erhöhungen der Mittel für den Ausstattungskredit erfordern einen

gemeinsamen Antrag der Direktionen Immobilien und Betrieb sowie

Finanzen und Personal.

1 OS 74, 106; Begründung siehe ABI 2019-01-11.

2 Inkrafttreten: 1. Januar 2019.

3 LS 415.117.

4 Fassung gemäss URB vom 7. Dezember 2020 (OS 76, 42; ABI 2020-12-18). In

Kraft seit 1. März 2021.

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