Verordnung über die Notariatsverwaltung (Notariatsverwaltungsverordnung)

Die Notariatsverwaltung umfasst die Führung im Notariats- Notariats-

wesen, insbesondere die Bereiche Finanzwesen, Personalwesen, Einrich- verwaltung

tung der Amtsräume, Anschaffung und Unterhalt von Bürogeräten

und Mittel der Informatik sowie die Vorsorge für eine ordnungsgemässe

Geschäftsabwicklung der Notariate.

Die Notariatsverwaltung wird von der Verwaltungskommis- Träger

sion, vom Notariatsinspektorat, der erweiterten Geschäftsleitung und

vom Notariat ausgeübt, soweit sie nicht dem Obergericht als Gesamt-

behörde vorbehalten ist.

1 Das Notariatsinspektorat besorgt für die Verwaltungskom- Notariats-

mission des Obergerichts die Geschäftsleitung des Notariatswesens in inspektorat

den Bereichen Aufsicht und Verwaltung, soweit es hiezu in dieser Ver-

ordnung ermächtigt ist.

2 Es bereitet die in die Zuständigkeit der Verwaltungskommission

fallenden Geschäfte vor, soweit sie das Notariatswesen betreffen, und

stellt in der Regel Antrag.

3 Es kann mit den Notariaten die Kontrakte abschliessen, durch

welche das Globalbudget auf die einzelnen Ämter übertragen wird.

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Notariatsverwaltungsverordnung

Notarial

1 Den Notariaten obliegt die Notariatsverwaltung in den ihnen

durch diese Verordnung zugewiesenen Bereichen und der ihnen über-

tragenen Kompetenzen.

2 Soweit diese Verordnung einzelne Verwaltungsbefugnisse dem

Notariat zuweist, obliegen sie dem Notar oder der Notarin.

II. Finanzwesen

Voranschlag

und

Jahresrechnung

Gebühren-

und Rechnungs-

wesen

Kompetenzen

a. Notariats-

inspektorat

b. Notariate

Das Notariatsinspektorat bereitet zuhanden der Verwaltungs-

kommission den Voranschlag, die Jahresrechnung und die erforder-

lichen Planungsgrundlagen für das Notariatswesen vor.

Das Notariatsinspektorat überwacht das gesamte Gebühren-

und Rechnungswesen und ist für die Einhaltung der für das Notariats-

wesen bewilligten Kredite sowie für einen wirkungsvollen Einsatz der

zur Verfügung stehenden Mittel verantwortlich.

Die Ausgabenkompetenz des Notariatsinspektorates richtet

sich nach den Bestimmungen der Verordnung über die Organisation

des Obergerichtes7.

1 Die Notariate verfügen im Rahmen der ihnen zugewiese-

nen Kompetenzen über den ihnen bewilligten Voranschlag.

2 Sie sind für die ordnungsgemässe Rechnungsführung und für die

Einhaltung der ihnen im Rahmen der Kontrakte zur Verfügung ste-

henden Mittel sowie für den wirkungsvollen Einsatz derselben verant-

wortlich.

III. Personalwesen

Grundsätze

Stellenpläne

Die Verwaltungskommission bestimmt die im Personalwesen

einzuhaltenden Richtlinien. Sie legt die für den Stellenplan im Nota-

riatswesen massgebende Gesamtpunktzahl fest und übt die Aufsicht

über den Stellenplan aus.

1 Das Notariatsinspektorat ist zuständig zur Festsetzung,

Änderung und Bearbeitung der Stellenpläne für das Notariatsinspek-

torat und für die einzelnen Notariate.

2 Es erstattet der Verwaltungskommission periodisch Bericht über

den Stellenplan und dessen Auslastung.

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Notariatsverwaltungsverordnung

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Das Notariatsinspektorat ist Anstellungsbehörde bezüglich Anstellungs-

seiner eigenen Angestellten sowie der Notar-Stellvertreter und Notar-behörde

Stellvertreterinnen der Notariate.

a. Angestellte

des Notariats-

inspektorates

und Notar-

Stellvertreter

1 Das Notariat ist im Rahmen des Stellenplanes Anstellungs- b. Übrige

behörde für die übrigen Angestellten.

Angestellte

2 Das Notariatsinspektorat kann den Notariaten im Rahmen der

zur Verfügung stehenden Mittel die Anstellung von Personal ausser-

halb des Stellenplans für das einzelne Notariat bewilligen.

3 Für die Gewährung von Zulagen gemäss §§ 25, 26 Abs. 1–3 und 27

Personalverordnung ist das Einvernehmen mit dem Notariatsinspek-

torat erforderlich.

Das Notariatsinspektorat erteilt die erweiterten Befugnisse Erweiterte

im Sinne von § 13 ff. NotG8 an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Befugnisse

Das Notariatsinspektorat führt zentrale Ausbildungskurse Aus- und

für die Lehrlinge und Lehrtöchter sowie Weiterbildungskurse für die Weiterbildung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch.

Dem Notariat obliegt mit Unterstützung des Notariats- Planung,

inspektorates die Personalplanung, die Personalrekrutierung und die Rekrutierung

Personalbetreuung.

und Betreuung

Das Notariatsinspektorat überwacht die Einhaltung der Überwachung

Anstellungs-, Einreihungs- und Beförderungsgrundsätze durch die

Notariate und koordiniert deren Praxis. Es erlässt ergänzende verbind-

liche Richtlinien.

1 Das Notariatsinspektorat plant und entwickelt organisato- Hilfsmittel

rische, administrative und technische Hilfsmittel für die Personalfüh- zur Personal-

führung

rung. Es führt ein zentrales Personalinformationssystem.

2 Es legt das fiktive Eintrittsdatum der Notare, Notarinnen und des

übrigen Personals fest.

Das Notariatsinspektorat ist zuständig für die Versetzung Versetzung

von Angestellten auf ein anderes Notariat (§ 28 Personalgesetz³).

und Verweis

Die Anordnung von vorsorglichen Massnahmen und die Vorsorgliche

Erteilung eines Verweises gegenüber einem Notar oder einer Notarin, Massnahmen

einem Notar-Stellvertreter oder einer Notar-Stellvertreterin obliegt

der Verwaltungskommission, gegenüber den übrigen Angestellten dem

Notariatsinspektorat (§ 29 Personalgesetz³).

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Stellvertretung § 20. Das Notariatsinspektorat trifft die erforderlichen Massnah-

men bei vorübergehender Überlastung eines Amtes oder bei länger

dauernden Vakanzen.

Amtsübergaben § 21. Das Notariatsinspektorat trifft im Zusammenhang mit Amts-

übergaben die erforderlichen Anordnungen.

Miete IV. Amtsräume

1 Mietverträge werden vom Notariatsinspektorat abgeschlos-

sen, welches auch über die Einteilung der Amtsräume bestimmt.

2 Die Miete von Amtsräumen bedarf der Zustimmung der Verwal-

tungskommission.

Kontakt zur § 23. Das Notariat pflegt den Kontakt mit der Vermieterschaft

Vermieterschaft und besorgt den baulichen Unterhalt im Rahmen der ihm zugewiese-

und baulicher nen Mittel.

Unterhalt

Informatik- V. Informatikmittel, Mobiliar und Büromaschinen

mittel § 24. Das Notariatsinspektorat leitet und koordiniert die Infor-

matikprojekte im Notariatswesen und stellt der Verwaltungskommis-

sion Antrag auf Beschaffung der Informatikmittel (Hardware und

Software), soweit es dazu nicht in eigener Kompetenz ermächtigt ist.

Mobiliar und § 25. Die Notariate beschaffen Mobiliar und Büromaschinen im

Büromaschinen Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Mittel und der bestehen-

den Richtlinien.

Verantwortung VI. Geschäftsabwicklung der Notariate

Die Notariate sind für die ordnungsgemässe Erfüllung der

ihnen übertragenen Aufgaben verantwortlich.

Führung § 27. Dem Notar oder der Notarin obliegt die Führung des

Amtes. Er oder sie erfüllt die Führungsaufgaben unter Einsatz der Per-

sönlichkeit, fördert die Angestellten und setzt sie ihren Fähigkeiten

und Funktionen entsprechend ein.

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Notariatsverwaltungsverordnung

VII. Notariatsinspektorat

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10 Dem Notariatsinspektorat steht ein Geschäftsleiter oder Geschäfts- leitung

eine Geschäftsleiterin vor. Die Stellvertretung wird von einem Nota-

riatsinspektor oder von einer Notariatsinspektorin ausgeübt. Bei meh-

reren bestimmt die Verwaltungskommission die Stellvertretung.

11 1 Das Notariatsinspektorat inspiziert in der Regel einmal Aufsicht

jährlich jedes seiner Aufsicht unterstehende Amt.

2 Es erstattet der Verwaltungskommission schriftlichen Bericht.

1 Das Notariatsinspektorat kann den Ämtern im Einzelfall, Anweisungen

insbesondere im Zusammenhang mit Inspektionen, verbindliche An-

weisungen, auch über die Rechtsanwendung, erteilen und Auflagen

machen oder der Verwaltungskommission entsprechende Anträge stel-

len.11

2 Der Erlass allgemeiner Dienstanweisungen in der Form von Kreis-

schreiben und Reglementen ist der Verwaltungskommission vorbehal-

ten.

Das Notariatsinspektorat erstattet der Verwaltungskom- Bericht-

mission jährlich Bericht über die Geschäftslast, die Geschäftsführung, erstattung

die Personalsituation, die finanzielle Entwicklung, über den Stand der

Grundbucheinführung und über die Tätigkeit des Notariatsinspekto-

rates.

VIII. Die erweiterte Geschäftsleitung

1 Dem Notariatsinspektorat ist eine erweiterte Geschäfts- Bestellung

leitung beigegeben. Sie besteht aus dem Geschäftsleiter oder der

Geschäftsleiterin des Notariatsinspektorates und dessen bzw. deren

Stellvertretung sowie aus fünf Notaren oder Notarinnen. Weitere Nota-

riatsinspektoren oder -innen nehmen an Sitzungen mit beratender

Stimme teil. Der Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin führt den

Vorsitz.10

2 Die fünf Notare oder Notarinnen werden von der Verwaltungs-

kommission auf eine Amtsdauer von zwei Jahren gewählt. Eine zwei-

malige Wiederwahl ist zulässig.

3 Die Notare und Notarinnen können der Verwaltungskommission

Wahlvorschläge unterbreiten.

Das Sekretariat der erweiterten Geschäftsleitung wird vom Sekretariat

Notariatsinspektorat besorgt.

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242.25 Notariatsverwaltungsverordnung

Beschluss-

fassung

Einberufung

Aufgaben

1 Die erweiterte Geschäftsleitung ist beschlussfähig, wenn

drei Notare oder Notarinnen und der Geschäftsleiter oder die Geschäfts-

leiterin des Notariatsinspektorates oder dessen bzw. deren Stellvertre-

tung anwesend sind. Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit

der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst.10

2 Kommt ein Beschluss nicht einstimmig zustande, können zwei

Mitglieder der erweiterten Geschäftsleitung verlangen, dass das Ge-

schäft der Verwaltungskommission zum Entscheid unterbreitet wird.

Die erweiterte Geschäftsleitung wird wenigstens zweimal

jährlich durch das Notariatsinspektorat oder auf Antrag von drei

Notariatsvertretern zu Sitzungen einberufen.

Der erweiterten Geschäftsleitung obliegen

a. Festlegung der Führungsinstrumente für das Notariatswesen,

b. Festlegung des Stellenplans für das gesamte Notariatswesen im

Rahmen der vorgegebenen Gesamtpunktzahl und der Erlass von

Grundsätzen für die Festlegung der Stellenpläne für die einzelnen

Notariate durch das Notariatsinspektorat,

c. Festlegung der Grundsätze zur Förderung des Personals und der

Instrumente zur Auswahl und zur Förderung des fachlichen Nach-

wuchses,

d. Erhebung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit,

e. Formulierung des Leistungsauftrags und Erlass der Grundsätze

über die Kontrakte,

f. Erlass der Grundsätze für die bauliche Ausgestaltung der Notariate,

g. Stellungnahme zu fachlichen Arbeitshilfen und im Formularwesen,

h. Stellungnahme zu den der Verwaltungskommission oder dem

Gesamtobergericht zustehenden grundsätzlichen Anordnungen,

generelle Weisungen, Informatikstrategie, Kompetenzordnungen

im Notariatswesen, Festlegung der Richtpositionen und weitere

Anordnungen im Personalwesen sowie zur Änderung bestehender

oder zum Erlass neuer gesetzlicher Erlasse,

i. Erledigung der von der Verwaltungskommission oder dem Nota-

riatsinspektorat unterbreiteten Angelegenheiten,

k. Erlass einer Geschäftsordnung für die erweiterte Geschäftsleitung.

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Notariatsverwaltungsverordnung

IX. Schlussbestimmung

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1 Diese Verordnung tritt gleichzeitig mit der Verordnung

über die Organisation des Obergerichts vom 8. Dezember 1999 in Kraft2.

Sie ist im Amtsblatt und in der Gesetzessammlung zu veröffentlichen.

2 Gleichzeitig wird die Verordnung über die Notariatsverwaltung

vom 14. Dezember 1988 aufgehoben.

1 OS 56, 238.

2 In Kraft seit 1. Januar 2001 (OS 56, 184).

3 LS 177.10.

4 LS 177.11.

5 LS 211.1.

6 LS 211.21.

7 LS 212.51.

8 LS 242.

9 Fassung gemäss B vom 3. November 2010 (OS 65, 859; ABI 2010, 2525). In

Kraft seit 1. Januar 2011.

10 Fassung gemäss B vom 3. Dezember 2014 (OS 70, 7; ABI 2014-12-12). In Kraft

seit 1. März 2015.

11 Fassung gemäss B vom 2. März 2016 (OS 71, 185; ABI 2016-03-18). In Kraft

seit 1. Juli 2016.

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