Verordnung der obersten kantonalen Gerichte über die Archivierung von Verfahrensakten (Archivverordnung der obersten Gerichte)

1 Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der

obersten Gerichte, der dem Obergericht angegliederten Kommissio-

nen, der Bezirksgerichte, der Arbeitsgerichte, der Mietgerichte, der

Schlichtungsbehörden, der Schätzungskommissionen in Abtretungs-

streitigkeiten, des Baurekursgerichts, des Steuerrekursgerichts und,

soweit anwendbar, der Schiedsgerichte mit Sitz im Kanton Zürich.6

2 Die Archivierung der Akten der Gemeindeammann- und Betrei-

bungsämter und der Notariate richtet sich nach den entsprechenden

besonderen Verordnungen des Obergerichts.

II. Allgemeine Bestimmungen

Das Archiv ist dazu bestimmt, nach Verfahrensabschluss die

weitere Benützung der Akten und der Spruchbücher durch Verfah-

rensbeteiligte und Amtsstellen sowie Dritte zu gewährleisten und eine

dauerhafte dokumentarische Überlieferung nach Massgabe des Archiv-

gesetzes³ sicherzustellen.

6 Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeich-

nungen, Augenscheinobjekte und andere Gegenstände oder Werte,

die in einem Verfahren vor den in § 1 genannten Instanzen entgegen-

genommen, beigezogen oder erstellt worden sind.

Die Spruchbücher enthalten die prozesserledigenden Ent-

scheide der Gerichte.

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Jede in § 1 Abs. 1 erwähnte Instanz sorgt für eine zweck-

dienliche Aufbewahrung ihrer Akten und Spruchbücher.

1 Die dem Obergericht angegliederten Kommissionen kön-

nen die Akten und die Spruchbücher zur Aufbewahrung dem Ober-

gericht übergeben.6

2 Das Obergerichtsarchiv übernimmt ferner die Aufbewahrung der

ihm zu diesem Zweck übergebenen Akten von Schiedsgerichten mit

Sitz im Kanton Zürich.

Die Akten der Arbeitsgerichte, der Mietgerichte und der

Schlichtungsbehörden in Miet- und Pachtsachen werden im entspre-

chenden Bezirksgerichtsarchiv aufbewahrt.

Die Friedensrichterämter liefern ihre Akten jeweils drei

Jahre nach der Geschäftserledigung zur weiteren Aufbewahrung dem

entsprechenden Bezirksgerichtsarchiv ab.

Die Akten der Schätzungskommissionen in Abtretungsstrei-

tigkeiten werden sowohl in den weitergezogenen als auch in den übri-

gen Fällen von den Statthalterämtern aufbewahrt.

6 Verantwortlich für die ordnungsgemässe Aufbewahrung und

Verwaltung der Akten in den Gerichtsarchiven sowie für die Abliefe-

rung und Vernichtung sind bei den obersten Gerichten die General-

sekretäre bzw. die Generalsekretärinnen, bei den Bezirksgerichten

die Leitenden Bezirksgerichtsschreiber bzw. die Leitenden Bezirks-

gerichtsschreiberinnen bzw. die entsprechenden Funktionen bei den

unteren Gerichten. Wo ein Archivar bzw. eine Archivarin bestellt ist,

trägt dieser bzw. diese die Verantwortung.

Für die sichere Aufbewahrung bzw. Vernichtung persön-

licher Unterlagen wie Verfügungsentwürfe, Handnotizen usw. sind die

Verfasser bzw. die Verfasserinnen verantwortlich.

Für Akten in den Gerichtsarchiven und im Staatsarchiv

gelten Amtsgeheimnis und Datenschutz während einer Schutzfrist von

dreissig Jahren von ihrer Archivierung an gerechnet. Für Akten mit

Personendaten beträgt diese Schutzfrist dreissig Jahre seit dem Tod der

Betroffenen und, falls der Tod ungewiss ist, hundert Jahre seit ihrer

Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person fest-

stellbar, endet die Schutzfrist achtzig Jahre nach der Anlage.

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III. Grundsätze der Archivierung

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Die archivierten Akten sind in verschliessbaren Räumen

aufzubewahren und vor schädlichen Einwirkungen (Feuer, Staub,

Feuchtigkeit, Sonneneinstrahlung usw.) zu schützen.

Die Archivakten sind nach Gerichtsstelle, Verfahrensart und

Erledigungsdatum oder nach Archivnummern zu ordnen. Die Ver-

bindung von Archiv- und Prozessnummer ist durch die elektronische

Geschäftsverwaltung sicherzustellen. Die entsprechenden Listen sind

mindestens einmal im Jahr auszudrucken und gesamthaft aufzubewah-

ren.

Die Behältnisse (Schränke, Schachteln, Mappen, gebun-

dene Spruchbücher) sind aussen gut lesbar zu beschriften.

IV. Einsicht in nicht beim Staatsarchiv archivierte Akten

Bei Gesuchen von Verfahrensbeteiligten um Aktenheraus-

gabe und Akteneinsicht ist die Berechtigung der Gesuchstellenden zu

prüfen.

6 Die Einsichtnahme durch Dritte, die Überlassung von

Akten und die Erteilung von Auskünften an Dritte, einschliesslich

Gerichtsberichterstatter, richtet sich nach der Verordnung über die

Information über Gerichtsverfahren und die Akteneinsicht bei Gerich-

ten durch Dritte2.

6 Die dem Obergerichtsarchiv übergebenen Akten der Auf-

sichtskommission über die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte

dürfen aussenstehenden Personen, einschliesslich Gerichts- und Amts-

stellen, nur aufgrund eines schriftlichen Beschlusses der Kommission

selbst zugänglich gemacht werden.

Bei der Aktenherausgabe ist nach folgenden Richtlinien

vorzugehen

a. Ausgehende Akten sind unter deutlichem Hinweis auf die Aus-

gabestelle als Archivakten zu kennzeichnen,

b. über Aus- und Wiedereingang der Akten ist eine schriftliche Kont-

rolle zu führen,

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c. bei jeder Aktenherausgabe ist eine Empfangsbescheinigung zu ver-

langen, aus der Ausgabedatum, Zweck und voraussichtliche Dauer

des Gebrauchs ersichtlich sind,

d. an die Stelle der herausgegebenen Akten ist ein Doppel der Emp-

fangsbescheinigung zu legen.

V. Beginn und Dauer der Archivierung

6 Die Archivierung erfolgt in der Regel nach Abschluss des

Verfahrens. Aus zureichendem Grund, insbesondere wenn die Akten

in einem weiteren, noch hängigen Verfahren beigezogen werden, erfolgt

die Archivierung erst im Zeitpunkt des Abschlusses dieses weiteren

Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Ablauf der Fris-

ten für die Erhebung ordentlicher und ausserordentlicher Rechtsmit-

tel (ohne Revision).

1 Die Akten sind fünfzehn Jahre in den Gerichtsarchiven

aufzubewahren, soweit die nachstehenden Bestimmungen oder über-

geordnetes Recht nicht eine andere Regelung vorschreiben.

2 Die Akten von Scheidungsverfahren sowie Verlustscheine sind

zwanzig Jahre aufzubewahren. In Strafverfahren bleibt Art. 103 StPO4

vorbehalten.6

3 Die Spruchbücher sind fünfzig Jahre aufzubewahren, ebenso die

Akten des Einzelgerichts in Erbschaftssachen.6

VI. Ablieferung an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung

der Akten

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Akten dem

Staatsarchiv zur weiteren Aufbewahrung anzubieten.

2 Das Staatsarchiv legt in Absprache mit den zur Ablieferung ver-

pflichteten Stellen fest, welche Akten abzuliefern sind und welche

nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen vernichtet werden

können.

3 Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Ver-

zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Ver-

fügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.

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Dem Staatsarchiv ist ferner laufend von allen eigenen Ver-

öffentlichungen (Rechenschaftsberichte, Festschriften, Dokumentatio-

nen usw.) ein Exemplar zuzustellen.

Der Transport der Akten in das Staatsarchiv ist Sache der

abliefernden Stellen.

Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten sind nach

Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Dabei ist dafür zu sor-

gen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.

Die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv und die Ver-

nichtung der übrigen Akten sind durch den Gerichtspräsidenten bzw.

die Gerichtspräsidentin anzuordnen.

VII. Aufbewahrung von Tonaufnahmen und Handprotokollen

6 Tonaufnahmen und Handprotokolle von Verhandlungen

dürfen frühestens ein Jahr nach Abschluss des Verfahrens vernichtet

werden.

VIII. Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2001 in Kraft. Sie ist in die

Gesetzessammlung aufzunehmen. Die Verordnung des Obergerich-

tes über die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeinde-

ammann-, Stadtammann- und der Betreibungsämter vom 29. Juni 1994

wird mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben.

1 OS 56, 576.

2 LS 211.15.

3 LS 432.11; heute: LS 170.6.

4 SR 312.0.

5 Fassung gemäss B vom 11. Juni 2002 (OS 58, 143). In Kraft seit 1. August 2003.

6 Fassung gemäss B vom 14. September 2010 (OS 65, 711; ABI 2010, 2131). In

Kraft seit 1. Januar 2011.

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