Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register

¹ Zu den Gemeindearchiven im Sinne der staatlichen Verord- Geltungsbereich

nung über die Gemeindearchive vom 21. April 1960 gehört neben dem

Archiv der Kirchgemeinde das Pfarrarchiv. Seinen Inhalt bezeichnet

Art. 123 der Kirchenordnung.

2 Im Rahmen der erwähnten Rechtsgrundlagen regelt diese Ver-

ordnung gestützt auf Art. 124 der Kirchenordnung Einzelheiten über

die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register.

B. Archivführung

¹ Einteilung und Aufbewahrung des Pfarrarchivs sowie Ge- Archivordnung

staltung und Führung des Archivverzeichnisses richten sich nach der

Verordnung über die Gemeindearchive und den zusätzlichen Anlei-

tungen des Staatsarchivs.

2 Werden die Archive der Kirchgemeinde und des Pfarramtes im

gleichen Raum untergebracht, so sind sie ihren Verzeichnissen gemäss

getrennt zu halten.

¹ In Kirchgemeinden mit mehreren Pfarrstellen bezeichnet Pfarrarchiv und

der Pfarrkonvent gemäss Kirchenordnung den für das Pfarrarchiv ver-Amtsakten

antwortlichen Archivführer.

2 Alle weiteren Pfarrer haben für ihre Pfarrstelle die Amtsakten in

dem von Art. 123 Abs. 3 der Kirchenordnung vorgeschriebenen Um-

fang gemäss den geltenden Archivgrundsätzen aufzubewahren. Über

den Umfang der Amtsakten orientiert ein von der Kirchenratskanzlei

nach Bedarf herausgegebenes Verzeichnis.

¹ Die Bezirkskirchenpflege visitiert während ihrer Amtsdauer Aufsicht

mindestens einmal das Pfarrarchiv und die Amtsakten jedes Pfarrers.

Im Visitationsbericht über die Pfarrer ist ein Hinweis darüber aufzu-

nehmen.

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2 Beim Freiwerden einer Pfarrstelle ist durch einen Vertreter der

Bezirkskirchenpflege im Beisein des Pfarrers und eines Mitgliedes der

Kirchenpflege das Pfarrarchiv abzunehmen. Das Abnahmeprotokoll

ist von allen drei Beteiligten zu unterzeichnen und dem Kirchenrat

vom ordnungsgemässen Zustand Kenntnis zu geben. Diese Regelung

gilt entsprechend für die Amtsakten. Für das Abnahmeprotokoll stellt

die Kirchenratskanzlei Formulare zur Verfügung. Bei Neubesetzung

der Pfarrstelle erklärt der neue Amtsinhaber der Bezirkskirchenpflege

gegenüber mit seiner Unterschrift, das Archiv bzw. die Amtsakten

protokollgemäss übernommen zu haben.

3 Zeigen sich bei einer Kontrolle von Archiv oder Amtsakten Män-

gel, so sind diese innerhalb einer von der Bezirkskirchenpflege festzu-

setzenden Frist nach den allgemein gültigen Grundsätzen zu beheben.

Treten Unklarheiten auf, so sind vom Staatsarchiv die erforderlichen

Weisungen einzuholen.

Vakanzen

Aufhebung

einer Pfarrstelle

Neue

Pfarrarchive

1 Bis zur Wiederbesetzung einer Pfarrstelle trägt die Kirchen-

pflege die Verantwortung für Bestand und Weiterführung des Pfarr-

archivs bzw. der Amtsakten.

2 In Kirchgemeinden mit zwei Pfarrstellen führt nach erfolgter Ab-

nahme der verbleibende Pfarrer das Pfarrarchiv weiter, bei mehr als

zwei Pfarrstellen hat der Pfarrkonvent unverzüglich einen neuen Ver-

antwortlichen zu bezeichnen.

Wird eine Pfarrstelle aufgehoben, so sind die Amtsakten nach

den gültigen Aufbewahrungsgrundsätzen ins Pfarrarchiv zu legen und

veraltete oder sonst wertlose Duplikate zu vernichten. Brauchbare Du-

plikate von Büchern oder amtlichen Erlassen, an denen weder die Kir-

chenpflege noch die verbleibenden Pfarrer Interesse zeigen, sind der

Kirchenratskanzlei zurückzuschicken.

Bei Aufteilung einer Kirchgemeinde verbleibt das bestehende

Pfarrarchiv der Stammgemeinde, während die der neuen Kirchgemeinde

zugeteilten Pfarrer ihre Amtsakten behalten. Die Pfarrer der neuen

Kirchgemeinde haben das Recht, jederzeit ins alte Pfarrarchiv Ein-

blick zu nehmen. In Zweifelsfällen sind im Teilungsbeschluss nähere

Bestimmungen vorzusehen. Das neue Pfarrarchiv wird mit dem Datum

eröffnet, an dem der Teilungsbeschluss in Kraft tritt.

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C. Kirchliche Register

1 In jeder Kirchgemeinde ist das Pfarramt für die Führung Kirchliche

folgender offizieller Register verantwortlich: Taufregister, Konfirman- Register

denregister, Konvertitenregister, Trauregister und Abdankungsregister.

2 In kleinen Kirchgemeinden können Konfirmanden- und Konver-

titenregister kombiniert werden.

1 In Kirchgemeinden mit mehr als einem Pfarrer obliegt die Registerführung

Verantwortung für die kirchlichen Register demjenigen Pfarrer, der

das Pfarrarchiv betreut.

2 Jeder Pfarrer, der in einer Kirchgemeinde eine kirchliche Hand-

lung vollzieht, hat dem am Eintragungsort für die Registerführung

Verantwortlichen die nötigen Meldungen zu erstatten.

4 Taufen, Trauungen und Konfirmationen werden in der Ort der

Kirchgemeinde am Ort des Vollzuges, Abdankungen in der Kirch- Eintragung

gemeinde am letzten Wohnsitz des Verstorbenen ins kirchliche Regis-a. Grundsatz

ter eingetragen.

3 1 Taufen, Konfirmationen und Trauungen, die durch Pfarr- b. Ausnahmen

ämter in Institutionen, Pfarrämter mit gemischter Trägerschaft und

Pfarrämter der Gesamtkirchlichen Dienste sowie in Einrichtungen ge-

mäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in Institutio-

nen² erfolgen, werden in die kirchlichen Register in der Kirchgemeinde

am Wohnsitz der betreffenden Person eingetragen.

2 Besteht kein Wohnsitz ausserhalb einer Institution oder einer Ein-

richtung gemäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in

Institutionen oder in einer Kirchgemeinde der Landeskirche, so werden

Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Abdankungen in die Register

der Kirchgemeinde eingetragen, auf deren Gebiet die Institution, die

Einrichtung gemäss § 5 Abs. 1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge

in Institutionen², das Pfarramt mit gemischter Trägerschaft oder das

Pfarramt der Gesamtkirchlichen Dienste liegt.

3 Das Pfarramt am Universitätsspital Zürich führt ein Taufregister.

In dieses werden eingetragen

a. Taufen durch das Pfarramt am Universitätsspital Zürich,

b. Taufen durch ein Pfarramt in einem Spital, sofern keine Eintragung

gemäss Abs. 1 und 2 erfolgen kann.

4 Keine Eintragung gemäss § 10 Abs. 1 erfolgt bei Handlungen, die

von Pfarrerinnen und Pfarrern einer Kirchgemeinschaft vollzogen und

in die kirchlichen Register dieser Kirchgemeinschaft eingetragen wer-

den.

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5 Kirchliche Handlungen, die ausserhalb der Landeskirche vollzogen,

nach dem dortigen Recht aber nicht eingetragen werden, können in den

kirchlichen Registern der Kirchgemeinde am Wohnsitz eines an der

Handlung beteiligten Gemeindemitglieds festgehalten werden.

Eintragungs-

pflichtige

Handlungen

1 In die Register der evangelisch-reformierten Kirchgemein-

den und der französischen Kirchgemeinschaften Winterthur und Zürich

werden nur Handlungen eingetragen, die von einem nach Massgabe

der Kirchenordnung zum Vollzug kirchlicher Handlungen berechtig-

ten Pfarrer oder Stellvertreter vorgenommen werden.

Änderungen

und Nachträge

Rechtswirkung

Auszüge

Formulare,

Archivierung

2 Vom Pfarrer oder Prediger einer evangelischen Freikirche oder

Gemeinschaft vollzogene kirchliche Handlungen werden eingetragen,

sofern ein gleichzeitig der Landeskirche angehörendes Gemeindeglied,

oder bei Abdankungen dessen Erben, einen entsprechenden Wunsch

äussern.

3 Für «ökumenische Trauungen» gelten die vom Kirchenrat heraus-

gegebenen Weisungen.

Vorgenommene Eintragungen dürfen nicht gelöscht wer-

den. Es darf in keinem Register radiert werden. Sind Fehler unterlau-

fen oder erfolgen spätere Änderungen, z. B. in der Person von Paten

oder zufolge gesetzlich bewilligter Namensänderung usw., so ist dies in

der Regel und in jedem Fall auf Wunsch der Betroffenen durch Nach-

trag in Form einer Fussnote zu vermerken. Auf jedem Registerblatt ist

unten für derartige Nachträge Raum freizulassen.

In kirchlichen Registern eingetragene Handlungen gelten

als richtig und kirchlich rechtsgültig erfolgt, sofern nicht das Gegenteil

nachgewiesen werden kann.

1 Auszüge sind auf Wunsch der beteiligten Personen vom

Pfarrer jederzeit und gebührenfrei auszustellen.

2 An staatliche Amtsstellen und Gerichte im Kanton Zürich sowie

an Pfarrämter und Behörden aller dem Schweizerischen Evangelischen

Kirchenbund angeschlossenen Kirchen sind Auszüge auf Wunsch und

gegen Begründung kostenlos abzugeben.

3 In Auszügen ist im Falle von Nachträgen (Namensänderungen usw.)

nur der letztgültige Text des Registereintrages aufzunehmen, sofern

Betroffene selbst oder deren Erben nicht ausdrücklich den vollständi-

gen Text verlangen.

Für sämtliche Register sind die durch die Kirchenratskanz-

lei zu beziehenden einheitlichen Formulare zu verwenden. Abgeschlos-

sene Registerbände bleiben Bestandteil des Pfarrarchivs.

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Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V

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1 Der Visitator der Bezirkskirchenpflege prüft in jeder Amts- Aufsicht

dauer mindestens einmal die kirchlichen Register und nimmt darauf in

seinem Visitationsbericht Bezug.

2 Stellt er Mängel fest, so hat der verantwortliche Pfarrer diese inner-

halb einer von der Bezirkskirchenpflege festzusetzenden Frist zu behe-

ben. Im Falle von Unklarheiten sind erforderliche Weisungen von der

Kirchenratskanzlei einzuholen.

D. Schlussbestimmung

2 Sie ersetzt alle ihr widersprechenden früheren Bestimmungen und

Weisungen.

Inkrafttreten

Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 20. April 2016

(OS 71, 283)

1 Führen Pfarrämter in Institutionen, Pfarrämter mit gemischter

Trägerschaft und die Pfarrämter der Gesamtkirchlichen Dienste kirch-

liche Register, so werden diese mit dem Inkrafttreten von § 10 a ge-

schlossen. Vorbehalten bleibt § 10 a Abs. 3.

2 Die geschlossenen kirchlichen Register verbleiben im Archiv des

betreffenden Pfarramts.

1 OS 71, 278.

2 LS 181.50.

3 Eingefügt durch B vom 20. April 2016 (OS 71, 283; ABI 2016-06-10). In Kraft

seit 1. September 2016.

4 Fassung gemäss B vom 20. April 2016 (OS 71, 283; ABI 2016-06-10). In Kraft

seit 1. September 2016.

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