Art. 32 : Vollzugsverordnung zur Personalverordnung

1 Personalakten im Sinn dieser Verordnung sind alle Doku- Personalakten

mente, die sich mit Pfarrerinnen, Pfarrern und Angestellten sowie deren

Arbeitsverhältnis befassen.

2 Zu den Personalakten gehören insbesondere

a. der Personalbogen und andere Akten mit Personalien und Anga-

ben über die persönlichen Verhältnisse,

b. Bewerbungsunterlagen,

c. Akten, die im Rahmen des Anstellungs- oder Wahlverfahrens an-

gelegt werden, wie zusätzlich eingeholte Informationen, grafologi-

sche Gutachten, andere Eignungsabklärungen, Referenzauskünfte,

Aktennotizen über Einstellungsgespräche, Auszüge aus dem Straf-

register und Leumundsberichte,

d. Anordnungen sowie die dazugehörenden Akten,

e. Akten über Lohn und Versicherungen,

f. Akten über Ferien, Urlaube und andere Dienstaussetzungen sowie

über Nebenbeschäftigungen und öffentliche Ämter,

g.30 Ergebnisse von Mitarbeitendengesprächen,

h.23 Akten über Aus- und Weiterbildungen sowie die Karriereplanung,

i. ärztliche Zeugnisse und Gutachten,

j. Jahresabrechnungen der persönlichen Zeitbuchhaltung,

k. Korrespondenzen zwischen der Anstellungsinstanz sowie Pfarre-

rinnen, Pfarrern und Angestellten,

l. Akten über besondere Ereignisse und Verfahren.

1. 1. 25-127

11

181.401 VVO zur Personalverordnung der Evang.-ref. Landeskirche

3 Die Personalakten sind verschlossen aufzubewahren sowie vor

dem Zugriff, der Einsichtnahme und Veränderungen durch unbefugte

Personen zu schützen, insbesondere wenn sie zur Bearbeitung von Per-

sonalgeschäften durch verschiedene Stellen versandt werden müssen.

Personaldossier § 33. 1 Die Anstellungsinstanz führt für Pfarrerinnen, Pfarrer und

Angestellte ein Personaldossier. Die Kirchenpflege und die Dekanin

oder der Dekan führen für die in einer Kirchgemeinde tätigen Pfarre-

rinnen und Pfarrer je ein eigenes Personaldossier. Der Vorstand eines

Kirchgemeindeverbands kann für Pfarrerinnen, Pfarrer und Angestellte,

die in einer dem Kirchgemeindeverband angehörenden Kirchgemeinde

tätig sind, ein eigenes Personaldossier führen.

Aufbewahrung

von Personen-

daten

Fallbegleitung

a. Grundsätze

2 Das Personaldossier umfasst sämtliche Personalakten einer Per-

son. Es kann elektronisch geführt werden.23

3 Ausserhalb des Personaldossiers dürfen keine Personalakten

geführt werden. Ausgenommen sind Aktennotizen, die ausschliesslich

zum eigenen Gebrauch, als persönliche Arbeitshilfe oder Gedächtnis-

stütze bestimmt sind und anderen Stellen nicht bekannt gegeben wer-

den dürfen. Sie sind zu vernichten, wenn

a. sie ihren Zweck erfüllt oder ihre Aktualität verloren haben,

c. die betreffende Person die Stelle wechselt,

d. seit der Erstellung zwei Jahre vergangen sind.

4 Die Anstellungsinstanz bezeichnet die zur Führung der Personal-

dossiers zuständige Stelle und regelt den Zugriff. Niemand darf sein

eigenes Personaldossier führen.

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