DÉCRET permettant le déploiement de la prestation de déménagement par voie électronique (Ddémve) - But

1. Le présent décret vise à permettre l'offre d'une prestation de déménagement par voie électronique par le Canton de Vaud.

1. L'Etat de Vaud est autorisé à instaurer une procédure de déménagement par voie électronique.

2. A cet effet, il conclut des conventions, réglant notamment les conditions de la sous-traitance de données (article 18, alinéa 1, lettre a LPrD [A] ), avec les prestataires fournissant le service de déménagement par voie électronique (ci-après : prestataires), ainsi qu'avec les communes vaudoises participantes.

1. Les prestataires sont autorisés, dans le cadre de la prestation de déménagement par voie électronique, à accéder au registre cantonal des personnes par procédure d'appel au sens de la LPrD [A] , en dérogation à l'article 6 LVLHR [C] .

2. L'accès accordé aux prestataires est limité aux données strictement nécessaires au processus de déménagement par voie électronique.

3. Le RCPers [B] rend accessibles les données de la personne bénéficiaire de la prestation de déménagement par voie électronique suivantes

a) Nom (s)

b) Prénom (s)

c) Date de naissance

d) NAVS13

e) Adresse

f) Sexe

g) Type de permis de séjour

h) Composition familiale au sens de l'article 7 LCH [D]

1. Les prestataires sont autorisés, dans la mesure strictement nécessaire à réaliser la prestation de déménagement par voie électronique, à utiliser de façon systématique le NAVS13 à des fins d'identification des personnes concernées, en dérogation à l'article 9 LVLHR [C] .

Le Conseil d'Etat s'assure que les prestataires ne peuvent utiliser le numéro AVS de manière systématique que s'ils ont pris les mesures techniques et organisationnelles suivantes

a. Limiter l'accès aux banques de données qui contiennent le numéro AVS aux personnes qui ont besoin de ce numéro pour accomplir leurs tâches et restreindre en conséquence les droits de lecture et d'écriture dans les banques de données électroniques contenant ce numéro ;

b. Désigner une personne responsable de l'utilisation systématique du numéro AVS ;

c. Veiller à ce que les personnes autorisées à accéder aux données soient informées, dans le cadre de formations et de perfectionnements, que le numéro AVS ne peut être utilisé qu'en rapport avec leurs tâches et ne peut être communiqué que conformément aux prescriptions légales ;

d. Garantir la sécurité de l'information et la protection des données en fonction des risques encourus et conformément à l'état de la technique ; veiller en particulier à ce que les fichiers de données qui comprennent le numéro AVS et qui transitent par un réseau public soient cryptés conformément à l'état de la technique ; e. Définir la manière de procéder en cas d'accès non autorisé aux banques de données ou d'utilisation abusive de celles-ci.

1. En sus des données énumérées à l'article 3, alinéa 3 du présent décret, les prestataires sont autorisés, dans la mesure strictement nécessaire, à réaliser la prestation de déménagement par voie électronique, à traiter

a. Le numéro de téléphone ;

b. L'adresse de messagerie électronique ;

c. La copie du contrat de bail ;

d. La copie de « l'attestation du logeur » de la personne bénéficiaire de la prestation. Ces données seront conservées, pour des questions techniques et de sécurité, durant 90 jours au maximum.

2. En dérogation à l'article 4 LCH [D] , l'alinéa 1 est complété par le numéro de téléphone et l'adresse de messagerie électronique de la personne bénéficiaire.

3. Lorsque la personne bénéficiaire de la prestation n'est pas en mesure de renseigner les champs relatifs aux indicateurs de bâtiment (EGID) et de logement (EWID), elle peut joindre le document « copie du contrat de bail ». Ce document est détruit par le bureau du contrôle de l'habitant dès l'arrivée validée.

4. Lorsque la personne bénéficiaire de la prestation n'est pas propriétaire ni titulaire ou cotitulaire du bail, elle doit joindre le document « attestation du logeur » pour clore l'annonce de déménagement par voie électronique. Ce document peut être conservé aussi longtemps que la personne réside dans la commune et dix ans après son départ.

1. Le paiement des émoluments prévus aux articles 23 LCH [D] et 9 LVLHR [C] peut être réclamé préalablement à la réalisation de la prestation de déménagement par voie électronique.

1. Le présent décret est valable pour une durée de cinq ans à compter de son entrée en vigueur.

1. Le Conseil d'État est chargé de l'exécution du présent décret. Il en publiera le texte conformément à l'article 84, alinéa 1, lettre a) de la Constitution cantonale et en fixera, par voie d'arrêté, la date d'entrée en vigueur.