Regolamento sulla gestione dei documenti nell’amministrazione cantonale

1 Il presente regolamento disciplina la gestione dei documenti presso l’amministrazione cantonale.

2 Restano riservate le disposizioni speciali previste dal diritto federale e dalle leggi cantonali.

3 Il presente regolamento non disciplina l’accesso ai documenti ufficiali ai sensi della legge sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 (LIT).

1 Sono considerati documenti ai sensi del presente regolamento tutte le informazioni, indipendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adempimento di compiti pubblici, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e all’utilizzazione di dette informazioni .

2 Sono considerati tali anche i documenti ufficiali ai sensi della LIT, i documenti la cui elaborazione non è terminata e quelli che non sono destinati a scopi esclusivamente privati .

1 La gestione dei documenti consente di elaborare in modo efficace le pratiche, garantendo in particolare la documentabilità, la trasparenza, la sicurezza e la verifica dell’attività amministrativa.

2 La gestione dei documenti permette all’amministrazione, segnatamente

a) di utilizzare e gestire in modo efficiente le informazioni sulle proprie attività;

b) di avere una panoramica sugli affari in corso e di assicurarne il coordinamento ;

c) di rendere conto delle proprie attività al Gran Consiglio e alle autorità di vigilanza ;

d) di consentire a terzi di esercitare i diritti di informazione e di consultazione .

3 La gestione dei documenti costituisce il presupposto per conservare sul lungo periodo i documenti con valore archivistico del Cantone ai sensi della legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011 (LArch).

1 Le unità amministrative gestiscono e conservano i loro documenti nel rispetto delle presenti disposizioni, osservando le raccomandazioni contenute nell’allegato.

2 I documenti devono essere completi, affidabili e conservati in modo tale da essere disponibili in ogni momento durante il ciclo della loro esistenza.

3 I documenti devono essere classificati secondo un ordinamento predefinito e facilmente comprensibile.

Organizzazione e responsabilità

1 Le unità amministrative sono responsabili dell’organizzazione della gestione dei documenti che le concernono e dell’emanazione delle necessarie prescrizioni organizzative interne. A tale scopo designano i collaboratori di riferimento.

2 Le prescrizioni organizzative interne disciplinano in modo vincolante compiti, competenze, procedure e mezzi per la gestione dei documenti, come pure le misure di sicurezza.

3 I funzionari dirigenti delle unità amministrative verificano periodicamente il rispetto delle prescrizioni organizzative interne.

1 Possono essere impiegati solo supporti idonei all’archiviazione dei documenti.

2 I servizi centrali definiscono gli standard tecnici e di sicurezza per i supporti informatici, tenendo conto dell’evoluzione tecnologica.

3 I mezzi tecnici impiegati devono

a) essere conformi alle norme tecniche in uso presso l’amministrazione cantonale nel settore dell’automazione d’ufficio;

b) soddisfare i requisiti di sicurezza vigenti, in particolare quelli della sicurezza informatica e della protezione dei dati personali.

4 Prima di introdurre nuovi mezzi tecnici, devono essere garantiti l’uso e l’archiviazione dei documenti provenienti dai sistemi precedenti.

Conservazione, archivia zione

1 Le unità amministrative definiscono le modalità e i termini di conservazione dei documenti in base a obiettive esigenze di utilizzazione, rispettando i termini definiti nelle leggi federali e cantonali.

2 I documenti che non vengono più utilizzati in modo permanente o che non sono più utili per l’attività amministrativa corrente devono essere offerti all’Archivio di Stato nelle modalità definite dalla LArch.

3 Le unità amministrative distruggono i documenti che l’Archivio di Stato ha designato come non aventi valore archivistico, tranne quando tali documenti

a) sono resi anonimi, o

b) devono essere conservati a titolo di prova, per misura di sicurezza o per salvaguardare un interesse degno di protezione della persona interessata, o

c ) sono conservati per altri motivi d’interesse pubblico, nel rispetto delle disposizioni sulla protezione dei dati .

1 La Cancelleria dello Stato, in collaborazione con gli altri dipartimenti, coordina e controlla l’applicazione del presente regolamento e delle raccomandazioni contenute nell’allegato.

2 Rimangono riservate le competenze di vigilanza e consulenza dell’Incaricato cantonale della protezione dei dati, dell’Archivio di Stato e del Controllo cantonale delle finanze.

Entrata in vigore

Il presente regolamento è pubblicato nel Bollettino ufficiale delle leggi e degli atti esecutivi ed entra in vigore il 1° gennaio 2013.

Allegato