Art. 8 Ausführungsbestimmungen über den Vollzug des Finanzhaushaltsgesetzes durch den Kanton (AB FHG) - Gehalts- und Spesenabrechnungen

1. Die Auszahlung erfolgt in der Regel am 25. des Monats. Ist der 25. des Monats kein Bank-Valutatag, erfolgt die Auszahlung am vorhergehenden Valuta-Tag. Damit variable Lohnbelege (keine Spesenabrechnungen) in der Lohnverarbeitung des entsprechenden Monats berücksichtigt werden, müssen diese bis zum 15. des Monats bei der Finanzverwaltung eintreffen.

2. Für Spesenabrechnungen müssen die Formulare des Personalamtes verwendet werden. Der abzurechnende Spesenbeleg ist zusammen mit den dazugehörenden Kaufquittungen und weiteren Nachweisen in einer PDF-Datei zusammenzufassen und digital einzureichen. Die Finanzverwaltung kann Abweichungen davon festlegen.

2a Die Kontierung, Visierung sowie Auszahlung der Spesen erfolgt grundsätzlich über den Kreditorenworkflow der Kreditorenbuchhaltung. Für Auswertungs- sowie Kontrollzwecke sind die Spesenarten Reisekosten und Halbtax separat und detailliert im Kreditorenworkflow zu erfassen.

3. Die letzten Spesenabrechnungen des Jahres müssen den Kreditorenworkflowprozess bis am 20. Januar des neuen Jahres durchlaufen haben, damit der Aufwand in das richtige Buchhaltungsjahr verbucht werden kann.

4. Bei Angestellten mit einem Lohn unter dem jährlichen AHV-Freibetrag werden die Sozialversicherungsbeiträge nur abgerechnet, wenn das Personalamt eine entsprechende Mitteilung erhält.

5. Selbstständigerwerbende, welche in einem Auftragsverhältnis mit dem Kanton stehen, haben eine aktuelle Bestätigung ihrer Ausgleichskasse beizubringen, wonach sie über die Beträge an die Sozialversicherungen direkt abrechnen.

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