Art. 5 Ausführungsbestimmungen über den Vollzug des Finanzhaushaltsgesetzes durch den Kanton (AB FHG) - Prüfung und Kontierung der Belege

1. Die Belege müssen von den Anweisungsberechtigten geprüft und kontiert werden. Dabei müssen mindestens folgende Prüfungen durchgeführt werden

a. vor der Anweisung und Kontierung wird geprüft, ob der entsprechende Budgetkredit vorhanden ist; der Beleg wird dann entsprechend kontiert;

b. vor der Bestätigung der materiellen Richtigkeit eines Beleges wird geprüft, ob die Rechnung korrekt auf den Kanton ausgestellt wurde, ob die auf dem Beleg verrechnete Leistung dem Auftrag entsprechend richtig erfolgt ist; geprüft wird auch der verrechnete Preis sowie die Berechtigung von Zuschlägen und Abzügen; bei Zahlungen ohne Gegenleistung erfolgt die materielle Prüfung aufgrund der Rechtsgrundlagen;

c. vor der Bestätigung der formellen Richtigkeit wird geprüft, ob der Beleg ordnungsgemäss erstellt ist und zwingend folgende Angaben enthält

1. Name, Vorname und vollständige Adresse des Begünstigten bzw. des Kontoinhabers,

2. * Gültige Kontoverbindung im IBAN-Format (QR-IBAN),

3. Auszahlungsbetrag;

d. vor der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit wird geprüft, ob die Rechenvorgänge stimmen und allfällige Rabatte und Skonti abgezogen worden sind.

2. Fällt die Zahlungsanweisung unmittelbar mit der Verfügung über einen Kantonsbeitrag zusammen, so muss der Kantonsbeitrag auch in materieller Hinsicht auf die Rechtmässigkeit geprüft werden.

3. Amtsstellen, welche der Mehrwertsteuer (MwSt.) unterstehen, müssen bei den Kreditoren-Rechnungen folgende Punkte zusätzlich überprüfen

a. den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;

b. den Namen und den Ort des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;

c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;

d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;

e. das Entgelt für die Leistung;

f. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.

4. Die Rechnungen werden innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen. Die Auszahlung erfolgt in der Regel einmal wöchentlich, jeweils am Freitag. Rechnungen, die im Kreditorenworkflow bis am Donnerstagabend korrekt kontiert und schlussvisiert sind, werden für den Zahllauf am darauffolgenden Freitag berücksichtigt, wenn die Zahlungsfälligkeit gegeben ist.

5. Die materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit wird von den Anweisungsberechtigten auf dem Beleg bzw. der Verfügung mit einem Visum bestätigt. Der Beleg bzw. die Verfügung ist departementsintern gegenzuzeichnen, in der Regel durch die sachbearbeitende oder eine zweite, anweisungsberechtigte Person, sofern er nicht der Departementsvorsteherin oder dem Departementsvorsteher zum Endvisum nach Art. 6 dieser Ausführungsbestimmungen vorgelegt werden muss.

6. Damit Rechnungsbelege korrekt durch den Kreditorenworkflowprozess laufen, ist bei der Leistungsbestellung der Leistungserbringerin oder dem Leistungserbringer zwingend die Referenz-Nummer anzugeben. Belege können der Finanzverwaltung entweder per E-Mail oder per Post zugestellt werden, vorbehalten bleibt Art. 8 dieser Ausführungsbestimmungen. Elektronische Belege müssen im PDF-Format übermittelt werden. Die gleichzeitige Zustellung desselben Belegs per E-Mail und per Post ist zwingend zu unterlassen.

← Art. 4 AB FHG Ausführungsbestimmungen über den Vollzug des Finanzhaushaltsgesetzes durch den Kanton (AB FHG) - Zuständigkeit Art. 6 AB FHG →