Art. 7a Ausführungsbestimmungen über die Anstellungsbefugnisse und das Personaldossier - Führung des Personaldossiers

1. Als Personalakten oder Personaldaten gelten alle Dokumente zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis, die vom Arbeitgeber im Personaldossier in elektronischer Form oder in Papierform aufbewahrt werden.

2. Die Personaldossiers der Mitarbeitenden können in Haupt- und Nebendossier unterteilt werden.

3. Das Personalamt führt während der Dauer des Arbeitsverhältnisses für alle Mitarbeitenden ein einheitlich strukturiertes Personaldossier (Hauptdossier), welches laufend nachzuführen ist. Die Führung hat nach allgemein anerkannten Regeln zu erfolgen.

4. Die Lohnadministration kann ein Nebendossier mit den Daten betreffend Lohnerfassung und -auszahlung führen.

5. Die direkten Vorgesetzten können pro Mitarbeitenden ein Nebendossier mit folgendem Inhalt führen

a. Kopien der Mitarbeiterbeurteilungen;

b. Kopie des Anstellungsvertrags und der Stellenbeschreibung;

c. Tabellen zur Arbeitszeit- und Abwesenheitskontrolle;

d. Akten über Aus- und Weiterbildungen.

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