Verordnung über das Interne Kontrollsystem (IKS-Verordnung, IKSV) - Geltungsbereich (IKSV)

1. Diese Verordnung gilt für alle kantonalen Verwaltungseinheiten, die dem Regierungsrat direkt unterstellt sind (Direktionen, Staatskanzlei) sowie für die kantonalen Verwaltungseinheiten der Rechtspflege (Gerichte, Schlichtungsbehörde, Staatsanwaltschaft).

2. Ausgelagerte Aufgaben (Outsourcing) bleiben trotz Übertragung in der Verantwortung der Auftrag gebenden kantonalen Verwaltungseinheit und sind deshalb Bestandteil deren Internen Kontrollsystems (IKS).

1. Das IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer kantonalen Verwaltungseinheit eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt wird.

2. Ziel des IKS ist, bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern, um mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende kantonale Verwaltungseinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht

1. das Vermögen des Kantons zu schützen sowie die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen (Vermögensschutz);

2. finanziell relevante Prozesse ordnungsgemäss abzuwickeln und zu optimieren (operative Geschäftstätigkeit);

3. die Zuverlässigkeit der Finanz- und Führungsinformationen sicherzustellen (Rechnungslegung, Reporting);

4. Gesetze, Verordnungen und Reglemente in Bezug auf Ziff. 1-3 einzuhalten (Compliance);

5. ein internes Umfeld zur Verminderung von unbeabsichtigten Fehlern und betrügerischem Verhalten zu schaffen.

1. Das IKS und das Risikomanagement werden als zwei gesonderte Instrumente betrachtet.

2. Das IKS fokussiert sich auf die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten der finanziell relevanten Geschäftsprozesse und -risiken.

1. Als «Prozess» gilt eine oft standardmässig wiederholte Abfolge von Aufgaben, um für interne oder externe Prozesskunden Leistungen zu erbringen.

2. Als «Finanzprozesse» gelten Prozesse, die der finanziellen Planung, der ordnungsgemässen Buchführung und der finanziellen Berichterstattung dienen.

1. Die Finanzdirektion erlässt ein IKS-Handbuch und entwickelt dieses regelmässig weiter.

2. Das IKS-Handbuch enthält Erläuterungen und Empfehlungen zur Ausgestaltung und Umsetzung der IKS-Regeln.

1. Dem Regierungsrat obliegt die Gesamtverantwortung für das IKS.

2. Die Finanzdirektion ist für die fachliche Führung (IKS-Fachstelle) verantwortlich und stellt die notwendigen Instrumente zur Verfügung.

3. Die IKS-Fachstelle nimmt die fachlichen und verwaltungseinheitsübergreifenden Aufgaben wahr und stellt ein risikoorientiertes IKS sicher, in dem sie auf Basis der finanziellen Planung, der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung die Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungseinheiten identifiziert.

4. Die Finanzkontrolle prüft das IKS in den kantonalen Verwaltungseinheiten gemäss Art. 8 Ziff. 2 des Gesetzes über die Finanzkontrolle (Kantonales Finanzkontrollgesetz, kFKG) und erstattet darüber Bericht gemäss Art. 12 kFKG.

1. Die obersten Führungsinstanzen der kantonalen Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Einsatz und die Überwachung des IKS in ihrem Zuständigkeitsbereich.

2. Sie stellen sicher, dass die nachfolgenden, allgemeinen Voraussetzungen für die Existenz eines IKS erfüllt sind

1. Das IKS ist vorhanden und überprüfbar (dokumentiert).

2. Das IKS ist den Risiken und Tätigkeiten der Verwaltungseinheiten angepasst.

3. Das IKS ist den Mitarbeitenden bekannt.

4. Das definierte IKS wird angewendet.

5. Das Kontrollbewusstsein ist in der Verwaltungseinheit vorhanden und überprüfbar.

3. Sie bezeichnen je eine IKS-Koordinationsstelle, welche die Schnittstelle zwischen IKS-Fachstelle und den kantonalen Verwaltungseinheiten bildet.

1. Jede kantonale Verwaltungseinheit ist verantwortlich für die Pflege und die Überwachung des IKS in ihren Einheiten gemäss Institutioneller Gliederung.

2. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an der IKS-Umsetzung beteiligt. Sie führen die Prozesskontrollen durch und dokumentieren die Kontrollergebnisse. Sie melden aufgedeckte Kontrollschwächen an die vorgesetzte Stelle.

1. Jede kantonale Verwaltungseinheit gestaltet das IKS so aus, dass ihre wesentlichen und von ihr beeinflussbaren finanziellen Risiken abgedeckt sind. Bei Schnittstellen zu andern kantonalen Verwaltungseinheiten werden die Zuständigkeiten für die Prozessrisiken und -kontrollen definiert.

2. Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten- / Nutzenabwägung.

1. Die finanziellen Risiken der Aufgaben der kantonalen Verwaltungseinheiten werden in Prozessen, durch die IT sowie auf Führungsebene durch angemessene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten auf ein akzeptables Mass reduziert.

2. Soweit möglich und wirtschaftlich, sind präventive und automatisierte Steuerungs- und Kontrollaktivitäten allen anderen Typen (manuell, aufdeckend) vorzuziehen.

3. Die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten im Rahmen des IKS sind möglichst in die bestehenden Abläufe zu integrieren.

1. Die kantonalen Verwaltungseinheiten unterhalten ein nach den Vorgaben des IKS-Handbuchs angepasstes und systematisches IKS.

1. Die IKS-Fachstelle erstellt jährlich einen IKS-Report zuhanden des Regierungsrates. Die Berichterstattung erfolgt jeweils im zweiten Quartal.

2. Das Reporting der obersten Führungsinstanzen und der kantonalen Verwaltungseinheiten richtet sich nach dem IKS-Handbuch.

1. Die Finanzdirektion hat das IKS ab 1. Januar 2021 anzuwenden. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im dritten Quartal des Jahres 2021.

2. Die weiteren kantonalen Verwaltungseinheiten haben das IKS ab 1. Januar 2023 anzuwenden. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im dritten Quartal des Jahres 2023.

1. Der Anhang der Vollzugsverordnung vom 7. Juli 1998 zum Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Regierungsratsverordnung, RRV) wird wie folgt geändert: ...

1. Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft.