Art. 4 Règlement d'exécution de la loi sur l'archivage, du 29 avril 2013 - Gestion et conservation des documents (art. 6, al. 1 LArch)

1 Chaque autorité fixe par écrit les procédures de gestion de ses documents. Celles-ci définissent

a) l'organisation du classement et de la conservation des documents;

b) les rôles et responsabilités en matière de gestion et d'accès aux documents.

2. L'autorité s'assure que les supports des documents offrent la garantie d'une vie suffisante.

3. Pour éviter toute perte, détérioration ou falsification, elle conserve ses documents à l’abri du vol, du feu, de l’eau, de l’humidité, et de la poussière. Elle prend toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires à cet effet.

4. Elle veille à ce que les personnes non autorisées n’aient pas accès aux documents.

5. La direction de l’autorité contrôle régulièrement l’application de ces procédures par l’ensemble de son personnel. Elle s'assure que les documents conservés permettent de vérifier et de rendre compte des activités de l'autorité.

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