2 Droit privé - Procédure civile - Exécution - 21 Dispositions complémentaires et d'exécution du code civil - 212 Droit des personnes - CHAPITRE premier Dispositions générales (PSTV)

Le présent règlement définit les modalités d'application des dispositions fédérales en matière d'état civil.

La langue officielle des offices de l'état civil (ci-après : offices) est le français.

Le tarif des émoluments est fixé par l’ordonnance fédérale sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC), du 27 octobre 1999.

[5] Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture (ci-après : le département) est l'autorité de surveillance. Ses tâches découlent de la législation fédérale.

Les décisions des officières et officiers de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours auprès de l'autorité de surveillance, celles de cette dernière auprès du Tribunal cantonal.

Le Canton de Neuchâtel est divisé en cinq arrondissements de l'état civil

a) Boudry (Boudry, Cortaillod, La Grande Béroche, Milvignes, Rochefort) ;

b) Le Locle (Le Locle, Brot-Plamboz, La Brévine, Le Cerneux-Péquignot, La Chaux-de-Fonds, La Chaux-du-Milieu, Les Planchettes, Les Ponts-de-Martel, La Sagne) ;

c) Neuchâtel (Neuchâtel, Cressier, Cornaux, Enges, Hauterive, Le Landeron, La Tène, Lignières, Saint-Blaise) ;

d) Val-de-Travers (Les Verrières, La Côte-aux-Fées, Val-de-Travers) ;

e) Val-de-Ruz (Val-de-Ruz).

Lorsque le taux d'occupation des officières et officiers de l'état civil n'est plus adapté à la législation fédérale, ou pour d'autres raisons, le Conseil d'État peut procéder à des regroupements d’arrondissements après avoir consulté les communes intéressées.

1 Lorsqu'un arrondissement de l'état civil comprend plusieurs communes, celles-ci fixent d’un commun accord le siège de l’office de l’arrondissement.

2. La décision des communes est soumise à l’approbation du Conseil d’État.

3. En cas de désaccord entre les communes d'un arrondissement sur le siège de l’office de l’arrondissement, le Conseil d'État statue.

1 Lorsqu’un office change de siège au sein d’un même arrondissement, le Conseil communal du futur siège de l’arrondissement demande l’approbation à l’autorité de surveillance.

1 La commune du siège de l'arrondissement est tenue de mettre à disposition des officières et officiers de l'état civil

a) le personnel et le matériel nécessaires à l’exécution de leur travail ;

b) des locaux accessibles à chacun, y compris aux personnes à mobilité réduite, qui permettent la célébration de mariages et la conversion de partenariats enregistrés en mariages sous forme de cérémonie aux jours et heures convenus entre la commune et l’office ;

c) des locaux pour l'audition des fiancés, la réception de déclarations de changement de sexe ainsi que les reconnaissances d’enfants.

2. Elle pourvoit au surplus à l’aménagement des locaux en prenant les mesures de confidentialité et de sécurité imposées par la législation fédérale.

3. Elle veille à ce que les registres et autres documents de l’état civil soient à l’abri du feu, de l'humidité et de l’effraction.

1 Les heures d’ouverture des offices sont soumises à l’approbation de l’autorité de surveillance.

2. En cas de modification ponctuelle, les offices informent l’autorité de surveillance.

Les tâches confiées aux offices spécialisés en application de l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont attribuées aux offices ordinaires.

1 Chaque office est composé d’officières et d’officiers de l’état civil avec à leur tête une officière cheffe d’office ou un officier chef d’office.

2. Les officières et officiers de l’état civil sont nommés par le Conseil communal ou les Conseils communaux de la ou des communes de l'arrondissement.

3. Ces nominations sont soumises à la ratification du Conseil d'État et publiées dans la feuille officielle.

1 Les conditions pour être nommé-e en qualité d’officière ou d’officier de l'état civil sont régies par la législation fédérale.

En cas d'empêchement de l’officière ou de l’officier de l'état civil, l'autorité de surveillance, sur proposition des Conseils communaux concernés, désigne un-e suppléant-e extraordinaire, titulaire du brevet d’officière ou d’officier de l’état civil.

1 Le traitement des officières et officiers de l'état civil est fixé par la ou les communes de l'arrondissement.

2. En cas de contestation entre les communes d'un arrondissement sur le montant de ces traitements, le Conseil d'État statue.

Les officières et officiers de l'état civil accomplissent leur fonction en se conformant aux législations fédérales et cantonales ainsi qu’aux directives, circulaires et instructions émises par l’autorité fédérale compétente en matière d’état civil et l'autorité de surveillance.

2. L'autorité de surveillance détermine quels cours doivent être suivis.

3. Les frais sont à la charge des communes des arrondissements.

Les mesures disciplinaires, le renvoi et la révocation des officières et officiers de l'état civil qui manquent à leurs devoirs ou qui se révèlent inaptes sont réglés par la législation fédérale.

Les registres de l'état civil qui ont été établis à une date antérieure à celles fixées à l'article 92 a, alinéa 1 OEC, sont considérés comme des archives. Ils doivent être déposés aux Archives de l’État, conformément aux directives de l’office des archives de l’État.

1 Chaque office est pourvu d'un sceau à sec portant l'écusson cantonal avec la légende "République et Canton de Neuchâtel, État civil [arrondissement]".

2. Le sceau doit être apposé sur tous les documents ayant un caractère officiel. Il ne peut en revanche être utilisé pour des pièces étrangères à l'état civil.

Lorsque des ressortissantes étrangères ou des ressortissants étrangers doivent être saisis dans le registre de l’état civil, les documents étrangers sont soumis à l'autorité de surveillance pour vérification avant enregistrement de l’événement, conformément aux directives de l’autorité de surveillance.

La personne qui trouve un enfant de filiation inconnue en informe immédiatement la police neuchâteloise, qui en informe l’office de l’état civil de l’arrondissement concerné.

1 L’officière ou l’officier de l'état civil ne peut obtenir l’accès au registre informatisé de l’état civil qu’après approbation par l'autorité de surveillance. Cette dernière effectue les demandes d'accès auprès de l’autorité fédérale compétente.

2. L’autorité de surveillance définit les rôles et les tâches accordées à chaque utilisateur et utilisatrice.

3. L'installation du système est de la compétence du service cantonal en charge de l’informatique.

Les contraventions prévues à l'article 91 de l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont poursuivies conformément à la loi d’introduction du Code de procédure pénale suisse (LI-CPP), du 27 janvier 2010 [6] .