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Chaque commune aménage pour ses archives un local sec, clair, facile à aérer et à l'épreuve du feu, qui doit en outre être d'un accès facile et pouvoir se fermer à clef.

2 Toutes ouvertures servant à l'aération sont pourvues d'un treillis métallique.

L'agencement intérieur des archives doit être conçu de manière à présenter la plus grande garantie possible quant à la conservation bien ordonnée des pièces déposées et à leur préservation de tout dommage ou détérioration.

2 Pour autant que cela se puisse, il y aura une armoire en fer, à l'épreuve du vol et du feu, destinée principalement à la garde des titres et autres pièces et documents importants.

Les archives communales servent à conserver les registres et autres livres de la commune qui ne sont pas d'un emploi courant, ainsi que ses procès-verbaux, ses titres (en tant qu'ils ne sont pas déposés dans une banque), la correspondance, etc.

On y verse et garde dès lors en particulier

1. les titres et autres pièces et documents importants;

2. les anciens registres des bourgeois ou des ressortissants;

3. les anciens registres des domiciles;

4. les anciens procès-verbaux de délibérations;

5. les anciens recueils de comptes;

6. les anciens registres de l'impôt et rôles de perception;

7. les anciens comptes communaux, avec les recueils de pièces justificatives;

8. toutes les anciennes pièces en matière tutélaire et les anciens recueils des comptes de tutelle;

9. les anciens règlements communaux, s'il y en a;

10. toutes autres pièces présentant pour la commune une valeur ou un intérêt quelconque.

Les pièces des archives sont classées clairement d'après la matière qu'elles concernent, de façon que même les personnes étrangères à l'administration puissent en tout temps s'y reconnaître promptement.

2 Les divers casiers, tablettes, les dos de registres, cartons, etc., sont pourvus d'une suscription appropriée ou de numéros correspondant au répertoire des archives.

Il est établi et tenu à jour, pour l'ensemble du contenu des archives, un répertoire exact, indiquant d'une manière claire, compréhensible à chacun et avec classement selon la matière, toutes les pièces conservées aux archives. On mentionne l'entrée et le cas échéant la sortie de toute pièce, de telle sorte que l'endroit où elle se trouve puisse être déterminé en tout temps, même si elle n'est momentanément pas dans les archives.

2 Ledit répertoire demeure toujours aux archives.

Le préposé aux archives communales tient également un état spécial des titres et autres pièces ou documents de valeur conservés aux archives. Cet état, établi conformément au répertoire, ne doit jamais être déposé aux archives, le préposé devant pouvoir le présenter en tout temps.

Le conseil communal détermine au moins une fois chaque année ce qui doit être versé aux archives.

2 La correspondance des autorités, des commissions et des divers services (notamment du secrétariat) de la commune est déposée aux archives tous les ans sans décision spéciale, classée par ordre chronologique et séparément pour chacun de ces organes.

Les pièces conservées dans les archives communales ne peuvent être mises au rebut qu'avec le consentement de l'Office du patrimoine historique, en collaboration avec le Service des communes. Ce dernier, dans les cas douteux, demande des instructions au Département de la Justice et de l'Intérieur.

Le règlement communal désigne l'organe de la commune qui administre les archives.

2 Le préposé répond personnellement en première ligne du bon agencement et de la tenue correcte des archives.

L'Office du patrimoine historique a en tout temps la faculté d'inspecter les archives de communes et de corporations, en vertu de la loi du 9 novembre 1978 sur la conservation des objets d'art et monuments historiques, aux fins de constater si les documents historiques qu'elles renferment sont dûment conservés.

2 Pareils documents peuvent d'ailleurs être remis en garde à l'Office du patrimoine historique.

Le Service des communes est tenu de veiller à la stricte observation des dispositions qui précèdent.

2 Dans le cas où des autorités communales enfreignent les dispositions de la présente ordonnance, il est fait application des articles 53 et suivants de la loi sur les communes.

Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.