4. Éducation, science, culture, Église » 44. Culture » 441. Documentation

1 Constituent des documents tous les supports de l'information, notamment

a) les actes officiels (conventions, accords, actes notariés et toute autre pièce écrite par laquelle un état de chose reçoit force de loi);

b) les pièces écrites telles que correspondance, rapports, procès-verbaux, notes;

c) les documents comptables et les pièces à l'appui des comptes;

d) les porteurs de données électroniques;

e) le matériel visuel (cartes, plans, photographies, films, affiches, etc.);

f) les documents sonores (disques, bandes magnétiques);

g) les imprimés (livres, journaux, revues, etc.);

h) les instruments de recherche (plans de classement, registres, fichiers).

2 Un dossier est un ensemble de documents réunis pour le traitement d'une affaire déterminée.

1 Les archives de district font partie des archives publiques de la République et Canton du Jura (ci-après "archives").

2 Elles sont constituées des documents et actes émanant du registre foncier, du Tribunal de district, du registre du commerce, du registre des régimes matrimoniaux, de l'Office des poursuites et faillites et de la Recette et Administration de district.

La conservation des documents dans les communes est réglementée par l'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant l'administration des archives communales.

Les délais et classes de conservation sont portés sur les états des pièces figurant en annexe à la présente ordonnance.

Les documents sont conservés conformément à la loi pour un temps limité ou illimité, en vue de leur utilisation par l'administration ou de leur consultation par des particuliers.

Les trois classes de conservation sont les suivantes

- classe No 1 : conservation de manière durable;

- classe No 2 : conservation limitée, avec destruction après tri;

- classe No 3 : conservation limitée, avec destruction automatique.

1 En règle générale, on veillera à conserver l'original du document sur un bon support.

2 Si cela n'est pas possible, on utilisera une copie de qualité.

1 En application de l'article 8, alinéa 1, de la loi, il sera procédé à une destruction complète des pièces, attestée par procès-verbal.

2 La remise d'actes à des tiers, à titre gracieux ou onéreux, est interdite.

Les dossiers clos sous souveraineté bernoise sont placés sous la responsabilité de l'Office du patrimoine historique.

Les dossiers clos par un service de l'administration cantonale sont placés sous la responsabilité du Service des archives et de la documentation jusqu'à leur transfert.

Le transfert d'archives prescrit par l'article 7 de la loi sera effectué en règle générale une fois par législature.

1 S'ils disposent de la place suffisante, les services et offices décentralisés peuvent conserver leurs archives dans leurs locaux, avec l'accord et sous la responsabilité du Service des archives et de la documentation.

2 Les directives pour l'archivage sont applicables aux dépôts d'archives décentralisés.

La commission des archives visite les grands dépôts en principe une fois par législature.

Chaque unité administrative constitue ses propres archives.

Chaque unité administrative établit un plan de classement de ses dossiers, qu'elle transmet au Service des archives et de la documentation.

1 Dans tous les cas, les actes officiels seront conservés sur leur support original.

2 La Chancellerie d'Etat conserve tous les actes officiels et les messages émanant du Gouvernement.

3 Les départements et la Chancellerie d'Etat détiennent les actes officiels relevant de leur compétence.

4 Le Service des archives et de la documentation relie les procès-verbaux originaux du Gouvernement.

Chaque unité administrative conserve les circulaires qu'elle émet.

1 Toute publication officielle de l'Etat ou de ses services est transmise, dès édition, en deux exemplaires au Service des archives et de la documentation et à la Bibliothèque cantonale.

2 Lorsque les autorités cantonales contribuent à l'élaboration ou au financement d'une publication, il est prescrit d'en verser trois exemplaires au Service des archives et de la documentation.

3 Les imprimés tels que journaux, revues, etc. ne sont pas archivés.

1 Les documents émis par les commissions et groupes de travail dont le secrétariat est assumé par l'Etat sont versés aux archives.

2 Les représentants de l'Etat dans des commissions, groupes de travail ou organismes divers peuvent verser aux archives les documents qu'ils reçoivent dans le cadre de leur mandat.

1 En règle générale, toute personne a la possibilité de déposer des fonds d'archives privés aux archives.

2 Cette possibilité vaut notamment pour les professions soumises à une patente de l'Etat.

1 D'entente avec le Service des archives et de la documentation, les unités administratives décident du moment du versement de leurs documents aux archives.

2 Les documents de valeur permanente ne doivent rester dans les services qu'aussi longtemps que leur présence y est requise par les besoins courants de l'activity administrative. Passé ce délai, ils sont versés au Service des archives et de la documentation, en règle générale tous les dix ans.

Tout versement d'archives est accompagné d'un bordereau.

Le Service des archives et de la documentation élabore des directives de versements des documents aux archives.

Les unités administratives détruisent les documents qu'elles reçoivent à "titre d'information" (doubles, copies de procès-verbaux, rapports, etc.) s'ils ne les concernent pas directement ou s'ils sont sans intérêt pour elles.

L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de la documentation élaborent des inventaires et fournissent la documentation et les rapports historiques demandés par les autorités et les particuliers.

L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de la documentation veillent à ce que les archives soient conservées dans des locaux adéquats, à l'abri des éléments naturels tels que feu, eau, lumière ou poussière.

Chaque unité administrative a accès en tout temps aux documents qu'elle a versés aux archives.

1 L'Office du patrimoine historique édicte un règlement d'utilisation des archives par le public.

2 L'usager qui ne respecte pas le règlement d'utilisation des archives peut se voir interdire l'accès à ces dernières par le chef de l'Office du patrimoine historique.

En règle générale, la photocopie de documents d'archives est autorisée s'il n'y a aucun risque de détérioration pour l'original.

1 L'Office du patrimoine historique peut pratiquer le prêt à l'extérieur.

2 Dans le Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux services de l'Etat, aux communes et aux musées.

3 Hors du Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux archives et bibliothèques suisses et étrangères qui usent de réciprocité envers les archives jurassiennes.

4 L'Office du patrimoine historique tient un registre des prêts et se fait délivrer un reçu des pièces sorties.

1 La consultation des documents est en principe gratuite.

2 L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de la documentation perçoivent les émoluments prévus par le décret fixant les émoluments de l'administration cantonale.

L'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant les archives de district est abrogée.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er mai 1988.