Verordnung vom 16. Oktober 2024 über die Datenbearbeitung im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts (Zivildiensts) - Gegenstand

Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der folgenden Daten im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts: a. Personendaten über Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst stellen; b. Personendaten über zivildienstpflichtige Personen; c. Personendaten über Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter von landwirtschaftlichen Betrieben; d. Daten über Einsatzbetriebe.

La présente ordonnance règle le traitement, dans le système d’information automatisé du service civil, des catégories de données ci-après: a. les données personnelles relatives aux personnes demandant à être admises au service civil; b. les données personnelles relatives aux personnes astreintes au service civil; c. les données personnelles relatives aux gérants d’exploitations agricoles; d. les données relatives aux établissements d’affectation.

L’Office fédéral du service civil (CIVI) est responsable du traitement des données dans le système automatisé d’information du service civil.

Il peut faire appel à d’autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et la gestion du système.

Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI) ist für die Datenbearbeitung im Informationssystem des Zivildiensts verantwortlich.

Es kann für die technische Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems andere Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.

Le système d’information automatisé du service civil est constitué des bases de données «Ziviconnect» et «Business Intelligence System» (BIS).

Les catégories de données gérées dans Ziviconnect sont énumérées en annexe.

La base de données BIS contient: a. des données anonymisées provenant de Ziviconnect; b. des données anonymisées sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations ainsi qu’à la conduite et à l’optimisation des processus du CIVI.

Das automatisierte Informationssystem des Zivildiensts besteht aus den Datenbanken «Ziviconnect» und «Business Intelligence System» (BIS).

Die Kategorien der im Ziviconnect enthaltenen Daten sind im Anhang aufgeführt.

Das BIS enthält: a. anonymisierte Daten aus dem Ziviconnect; b. anonymisierte Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüberwachung sowie Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse des ZIVI.

An das Ziviconnect können zu den nachstehenden Zwecken die folgenden Dienste und Stellen online angeschlossen werden: a. der Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst des Bundes: zur Authentifizierung der Benutzerinnen und Benutzer des Ziviconnect; b. das Personalinformationssystem der Armee und des Zivilschutzes: zur Behandlung von Gesuchen militärdienstpflichtiger Personen um Zulassung zum Zivildienst; c. die Datenbank «Unique Personal Identifier Database» der Zentralen Ausgleichsstelle: zur Überprüfung der Identität von Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst gestellt haben; d. das Informationssystem der Militärversicherung: zur Bearbeitung von Versicherungsfällen zivildienstpflichtiger Personen; e. das Ticketsystem der Schweizerischen Bundesbahnen: zum Bezug elektronischer Billette durch das ZIVI sowie durch gesuchstellende und zivildienstleistende Personen; f. die SAP-Standardsoftware «S4/HANA» sowie das Stammdatenverwaltungssystem der Eidgenössischen Finanzverwaltung zur: 1. Fakturierung der Gebühren nach Artikel 111 b der Zivildienstverordnung vom 11. September 1996 (ZDV) sowie der Bussen nach Artikel 68 ZDG, 2. Fakturierung der Abgaben nach Artikel 46 ZDG, 3. Gewährung der Finanzhilfen nach Artikel 47 ZDG; g. das Informationssystem der Zentralen Ausgleichsstelle, über das Dienstleidende ihren Entschädigungsanspruch geltend machen können: zur Durchführung der Erwerbsersatzordnung.

Les services et organismes suivants peuvent être connectés en ligne à Ziviconnect aux fins mentionnées ci-après: a. le service de gestion des identités et des accès de la Confédération, pour l’authentification des utilisateurs de Ziviconnect; b. le système d’information sur le personnel de l’armée et de la protection civile, pour traiter les demandes d’admission au service civil des personnes astreintes au service militaire; c. la base de données «Unique Personal Identifier Database» de la Centrale de compensation, pour vérifier l’identité des personnes ayant déposé une demande d’admission au service civil; d. le système d’information de l’assurance militaire, pour le traitement des cas d’assurance des personnes astreintes au service civil; e. le système de billetterie des Chemins de fer fédéraux suisses, pour l’achat de billets électroniques par le CIVI ainsi que par les personnes demandant à être admises au service civil et celles accomplissant leur service civil; f. le logiciel SAP standard «S4/Hana» ainsi que le système de gestion des données de base de l’Administration fédérale des finances: 1. pour la facturation des émoluments selon l’art. 111 b de l’ordonnance du 11 septembre 1996 sur le service civil (OSCi) ainsi que des amendes selon l’art. 68 LSC, 2. pour la facturation des contributions conformément à l’art. 46 LSC, 3. pour l’octroi des aides financières prévues à l’art. 47 LSC; g. le système d’information de la Centrale de compensation, par lequel les personnes qui effectuent un service peuvent faire valoir leur droit à l’indemnisation: pour l’exécution du régime des allocations pour perte de gain.

Die Bearbeitung der Daten dient der Erfüllung der folgenden Aufgaben: a. der Durchführung des Zulassungsverfahrens; b. der Durchführung des Verfahrens zur Anerkennung von Einsatzbetrieben; c. der Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen bei der Suche nach Einsatzmöglichkeiten und Ausbildungskursen sowie bei der Vereinbarung von Einsätzen mit anerkannten Einsatzbetrieben; d. der Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einsätzen; e. der Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatzbetrieben sowie der Pflege der Beziehungen zu den Einsatzbetrieben; f. der Vorbereitung, Durchführung, Finanzierung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einführungstagen für gesuchstellende Personen und von Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen; g. der Durchführung von Disziplinarverfahren und Erstattung von Strafanzeigen; h. der Ermittlung des Aufenthalts von zivildienstpflichtigen Personen mittels Ausschreibung im automatisierten Polizeifahndungssystem sowie der Revokation nach erfolgter Ermittlung; i. der Bearbeitung von Begehren auf Schadenersatz nach den Artikeln 52–61 ZDG; j. der Beratung und Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen (Art. 26 ZDG); k. der Durchführung von Unterredungen mit den Einsatzbetrieben (Art. 62 ZDG); l. der Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und der Gewährung von Finanzhilfen an diese; m. der Mitwirkung in Beschwerdeverfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht; n. der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung; o. der Statistik.

Le traitement des données sert à l’accomplissement des tâches suivantes: a. l’exécution de la procédure d’admission au service civil; b. l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affectation; c. le soutien des personnes astreintes au service civil dans la recherche de possibilités d’affectation et de cours de formation ainsi que dans la conclusion de conventions d’affectation avec des établissements reconnus; d. la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des affectations; e. l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation ainsi que la gestion des relations avec les établissements d’affectation; f. la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des journées d’introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux personnes astreintes au service civil; g. l’exécution des procédures disciplinaires et le dépôt de plaintes pénales; h. la recherche du lieu de séjour de personnes astreintes au service civil au moyen d’un signalement dans le système de recherches informatisées de police et la révocation une fois la recherche effectuée; i. le traitement des demandes en dommages-intérêts conformément aux art. 52 à 61 LSC; j. le conseil et l’assistance aux personnes astreintes au service civil (art. 26 LSC); k. la tenue d’entrevues avec les établissements d’affectation (art. 62 LSC); l. le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements; m. la participation aux procédures de recours devant le Tribunal administratif fédéral; n. la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers; o. l’établissement de statistiques.

Das ZIVI gewährt im Ziviconnect den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Zugriff: a. den zur Erfüllung der Aufgaben nach dem ZDG beteiligten Bundesorganen, kantonalen Organen sowie privaten Personen: auf Personendaten zu den Zwecken nach Artikel 5; b. den nach Artikel 80 Absatz 2 ZDG an das Ziviconnect angeschlossenen Organen des Bundes und der Kantone: auf besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 80 Absatz 1 bis ZDG, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem ZDG erforderlich ist; c. den zivildienstpflichtigen Personen: auf die zur Suche nach Einsatzmöglichkeiten sowie zur Vereinbarung, Vorbereitung und Leistung von Einsätzen erforderlichen Daten anerkannter Einsatzbetriebe; d. anerkannten Einsatzbetrieben, die Ziviconnect nutzen: auf die zwecks Vereinbarung, Vorbereitung und Durchführung von Einsätzen erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen, die sich auf Einsatzplätze beworben und die einen Einsatz vereinbart haben; e. den anerkannten Einsatzbetrieben zur Sicherstellung des volkswirtschaftlichen Nutzens der Zivildiensteinsätze und zur Steuerung der Schwerpunktprogramme: auf die für eine Einsatzvereinbarung erforderlichen Personendaten von zivildienstpflichtigen Personen, sofern sich diese damit einverstanden erklärt haben; f. den von den Ausbildungsbetrieben eingesetzten Kursleiterinnen und Kursleitern: auf die zur Durchführung der Ausbildungskurse erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen; g. den kantonalen Organen der Wehrpflichtersatzabgabe sowie der Eidgenössischen Steuerverwaltung: auf die zur Vornahme ersatzrechtlicher Handlungen erforderlichen Personendaten; h. den Organen der Erwerbsersatzordnung: auf die für Abklärungen im Zusammenhang mit der Bezugsberechtigung erforderlichen Personendaten.

Das ZIVI gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten aus dem Ziviconnect bekannt: a. den Stellen nach Artikel 80 b Absatz 1 Buchstaben a–m ZDG: zur Erfüllung ihrer Aufgaben; b. den Wohngemeinden: zur Ermittlung des Wohnsitzes und des Aufenthaltsorts zivildienstpflichtiger Personen; c. schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institutionen: 1. zur Gewährleistung der Sicherheit zivildienstpflichtiger Personen im Zusammenhang mit Auslandeinsätzen, 2. zur Bearbeitung von Anerkennungsgesuchen von Einsatzbetrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen, 3. zur Bearbeitung von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben; d. den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern der zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Artikel 336 c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts ; e. den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienstleistenden Personen; f. dem Betreiber des E-Shops des ZIVI: zur Administration und Abgabe der für die Kennzeichnung der zivildienstleistenden Personen vorgesehenen Ausrüstungsgegenstände; g. dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge; h. dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenver-sände; i. den Hotellerie- und Restaurationsbetrieben: zur Buchung von Übernachtungen und Mahlzeiten der zivildienstleistenden Personen im Rahmen von Ausbildungskursen; j. den vom ZIVI bezeichneten Anbietern elektronischer Plattformen: zur Durchführung von Online-Kursen; k. den vom ZIVI bezeichneten Fachstellen: zur Durchführung von medizinischen Untersuchungen sowie zur Festlegung von Präventivmassnahmen im Hinblick auf Auslandeinsätze; l. den Institutionen, die im Hinblick auf Auslandeinsätze Assessments durchführen: zur Erfüllung ihrer Aufgaben; m. den Dienstleistungserbringern, die im Auftrag des ZIVI Einführungstage, Ausbildungskurse und Einsätze evaluieren: zur Befragung der gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen, der Einsatzbetriebe sowie der Kursleiterinnen und -leiter.

Le CIVI accorde un accès à Ziviconnect aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après: a. aux organes fédéraux et cantonaux ainsi qu’aux particuliers contribuant à l’accomplissement des tâches prévues par la LSC, en vue d’accéder aux données personnelles aux fins énumérées à l’art. 5; b. aux organes fédéraux et cantonaux raccordés à Ziviconnect en vertu de l’art. 80, al. 2, LSC, en vue d’accéder aux données personnelles sensibles au sens de l’art. 80, al. 1 bis, LSC, dans la mesure où un tel accès est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches en vertu de la LSC; c. aux personnes astreintes au service civil, en vue d’accéder aux données d’établissements d’affectation reconnus qui sont nécessaires à la recherche de possibilités d’affectation ainsi qu’à la conclusion de conventions d’affectation et à la préparation et à l’accomplissement des affectations; d. aux établissements d’affectation reconnus qui utilisent Ziviconnect, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil ayant posé leur candidature et convenu d’une affectation qui sont nécessaires à la conclusion d’une convention d’affectation ainsi qu’à la préparation et à l’exécution des affectations; e. aux établissements d’affectation reconnus, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil qui sont nécessaires à la conclusion d’une convention d’affectation, pour autant que ces dernières aient donné leur accord, dans le but de garantir l’utilité économique des affectations et de piloter les programmes prioritaires; f. aux enseignants désignés par les établissements de formation, en vue d’accéder aux données personnelles des personnes astreintes au service civil qui sont nécessaires à la tenue des cours de formation; g. aux organes cantonaux chargés de la taxe d’exemption de l’obligation de servir ainsi qu’à l’Administration fédérale des contributions, en vue d’accéder aux données personnelles nécessaires dans le contexte de l’exemption; h. aux organes chargés des questions d’allocations pour perte de gain, en vue d’accéder aux données personnelles nécessaires à la détermination des ayants droits.

Le CIVI communique des données personnelles provenant de Ziviconnect aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après: a. aux services visés à l’art. 80 b, al. 1, let. a à m, LSC, en vue de l’exécution de leurs tâches; b. aux communes de domicile, en vue de déterminer le domicile et le lieu de séjour des personnes astreintes au service civil; c. aux autorités suisses et éventuellement à d’autres institutions spécialisées, en vue: 1. de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d’affectations à l’étranger, 2. d’examiner les demandes de reconnaissance d’établissements d’affectation souhaitant proposer des affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture, 3. d’examiner les demandes d’aide financière d’établissements d’affectation; d. aux employeurs des personnes accomplissant leur service civil, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l’art 336 c, al. 1, let. a, du code des obligations ; e. aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l’obligation de s’assurer pour les personnes accomplissant leur service civil; f. à l’opérateur de la boutique en ligne du CIVI, en vue de l’administration et de la remise des effets d’équipement destinés à identifier les personnes accomplissant leur service civil; g. à l’Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l’exécution de mandats d’impression; h. à l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en vue d’envois en nombre; i. aux établissements hôteliers et de restauration, en vue de la réservation des nuitées et des repas des personnes accomplissant leur service civil dans le cadre des cours de formation; j. aux fournisseurs de plateformes électroniques désignés par le CIVI, en vue de dispenser des cours en ligne; k. aux services spécialisés désignés par le CIVI, en vue de la réalisation d’examens médicaux et de la définition de mesures préventives en prévision d’affectations à l’étranger; l. aux institutions mandatées pour mener des tests d’aptitude en prévision d’affectations à l’étranger, en vue de l’accomplissement de leurs tâches; m. aux prestataires de services mandatés par le CIVI pour évaluer les journées d’introduction, les cours de formation et les affectations, en vue de mener des enquêtes auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des personnes astreintes au service civil, des établissements d’affectation et des enseignants.

Le CIVI peut rendre accessibles au public les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus.

Il peut également utiliser des services de communication informatisés à cette fin.

Das ZIVI kann die Stammdaten von anerkannten Einsatzbetrieben und deren Einsatzmöglichkeiten öffentlich zugänglich machen.

Es kann dazu auch automatisierte Kommunikationsdienste nutzen.

Das ZIVI übt die Aufsicht aus über: a. die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung; b. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.

Es koordiniert seine Tätigkeiten mit den Behörden des Bundes, privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.

Es erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für das Ziviconnect.

Le CIVI exerce la surveillance: a. sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance; b. sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui traitent des données dans Ziviconnect.

Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération, les particuliers et les institutions privées qui traitent des données dans Ziviconnect.

Il octroie les droits individuels de traitement des données pour Ziviconnect.

Les autorités, les particuliers et les institutions privées doivent garantir que les données personnelles qu’elles traitent dans Ziviconnect sont complètes, exactes et à jour.

Die Behörden, privaten Personen und Institutionen müssen gewährleisten, dass die Personendaten, die sie im Ziviconnect bearbeiten, vollständig, richtig und aktuell sind.

Das ZIVI erstellt ein Bearbeitungsreglement.

Die Behörden, privaten Institutionen und Personen nach den Artikeln 4 und 6 Absatz 1 treffen die erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind.

Le CIVI édicte un règlement sur le traitement des données.

Les autorités, les particuliers et les institutions privées énumérées aux art. 4 et 6, al. 1, prennent les mesures organisationnelles et techniques requises afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.

Les données suivantes sont conservées cinq ans: a. les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l’astreinte prend fin; b. les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus; c. les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l’année civile du dernier cours de formation.

Les données visées à l’al. 1, let. b, qui sont traitées à des fins ne se rapportant pas à des personnes, peuvent être conservées aussi longtemps que l’exige la finalité du traitement, pour autant que l’établissement d’affectation soit une personne morale.

À l’échéance de la durée de conservation, les données sont remises aux Archives fédérales, anonymisées ou détruites.

Die folgenden Daten werden fünf Jahre aufbewahrt: a. die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivildienstpflicht; b. die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung; c. die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.

Daten nach Absatz 1 Buchstabe b, die zu nicht personenbezogenen Zwecken bearbeitet werden, können so lange aufbewahrt werden, wie es der Bearbeitungszweck erfordert, sofern es sich beim Einsatzbetrieb um eine juristische Person handelt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.

L’ordonnance du 20 août 2014 sur le système d’information du service civil est abrogée.

Die Verordnung vom 20. August 2014 über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.

Le système d’information E-ZIVI est mis hors service au plus tard le 31 décembre 2025.

Les données personnelles du système d’information E-ZIVI sont transférées dans Ziviconnect au plus tard le 31 décembre 2025.

Das Informationssystem E-ZIVI wird spätestens am 31. Dezember 2025 ausser Betrieb genommen.

Die Personendaten des Informationssystems E-ZIVI werden bis spätestens 31. Dezember 2025 in das Ziviconnect überführt.

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2024 in Kraft.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er décembre 2024.