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Art. 5 Verordnung vom 15. Oktober 2008 über das informatisierte Personennachweis, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung) - Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol
Art. 5 IPAS-Verordnung · Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol
Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol dient dazu, die Verwaltung der Unterlagen und Dossiers zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen; ausgenommen sind Unterlagen und fallbezogene Einträge zu Geschäften, die im Nationalen Ermittlungssystem bearbeitet werden.
Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol kann alle Mitteilungen umfassen, insbesondere solche, die per Telefon, E-Mails, Briefe und Fax an fedpol gerichtet sind oder von ihm ausgehen. Es umfasst insbesondere die im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Europäischen Polizeiamt (Europol) ergangenen Mitteilungen.
Es erlaubt den Zugriff auf: a. spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte von fedpol beziehen ; b. Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers wie auch über allfällige Recherchen die in den von fedpol zugänglichen Informationssystemen gemacht wurden; c. den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.
Die im Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol bearbeiteten Daten können nach Personen, Objekten oder Ereignissen klassifiziert und mit anderen Unterkategorien oder Informationssystemen von fedpol verknüpft werden. Für Daten, die mit anderen Unterkategorien oder einem anderen Informationssystem verknüpft sind, gelten die Bearbeitungsbestimmungen und Zugriffsbeschränkungen der jeweiligen Systeme.