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Ordonnance du 23 août 2023 sur les systèmes d’information sur le personnel du DFAE (DFAE) - Objet (DFAE)
Inhaltsübersicht (50)
Gesetzestext (50 Artikel)
La présente ordonnance régit l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information sur le personnel de la division Personnel du Département fédéral des affaires étrangères (division Personnel DFAE) au sein de la Direction des ressources (DR).
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Personalinformationssysteme des Bereichs Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Bereich Personal EDA) in der Direktion für Ressourcen (DR).
Der Bereich Personal EDA trägt die Verantwortung für die Personalinformationssysteme.
La division Personnel DFAE est responsable des systèmes d’information sur le personnel.
Das Informationssystem EDAtransfer dient dem Bereich Personal EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen.
Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stellen zu vergleichen, Entscheidgrundlagen für Arbeitgeberentscheide bereitzustellen sowie Versetzungen und Personaleinsätze administrativ abzuwickeln.
Le système d’information EDAtransfer permet à la division Personnel DFAE d’accomplir ses tâches en matière d’affectation et de transfert de personnel.
Il lui permet d’effectuer une comparaison entre les aptitudes et compétences des personnes et les exigences et conditions-cadres liées aux postes mis au concours, de préparer les éléments sur la base desquels l’employeur prend ses décisions et de traiter sur le plan administratif les transferts et affectations de personnel.
Das EDAtransfer enthält Daten über: a. versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung des EDA vom 20. September 2002 zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA); b. andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b VBPV-EDA; c. Angestellte des EDA und anderer Departemente, die eine für versetzungspflichtige Angestellte vorbehaltene Stelle im Inland innehaben; d. Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach den Buchstaben a und b.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
L’application EDAtransfer contient des données concernant: a. les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts au sens de l’art. 3, let. a, de l’ordonnance du DFAE du 20 septembre 2002 concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération (O-OPers – DFAE) ; b. les autres employés affectés à l’étranger au sens de l’art. 3, let. b, O-OPers; c. les employés du DFAE et d’autres départements qui occupent en Suisse un poste réservé aux employés soumis à la discipline des transferts; d. les personnes accompagnantes et les enfants, au sens de l’art. 3, let. d et e, O-OPers – DFAE, des employés visés aux let. a et b.
Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 1.
Les données contenues dans l’application EDAtransfer proviennent des sources ci-après: a. système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) de l’Office fédéral du personnel (OFPER); b. système d’information E-Recrutement de l’OFPER; c. données saisies par la division Personnel DFAE.
Les données visées à l’al. 1, let. a et b, ne peuvent être modifiées.
Die Daten im EDAtransfer stammen aus: a. dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) des Eidgenössischen Personalamts (EPA); b. dem Informationssystem E-Rekrutierung des EPA; c. Eingaben des Bereichs Personal EDA.
Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.
La division Personnel DFAE dispose de tous les droits de traitement pour les données visées à l’art. 5, al. 1, let. c, et d’un droit de lecture pour les autres données.
Les supérieurs hiérarchiques compétents pour un poste mis au concours ont le droit de traiter le contenu de l’offre d’emploi.
L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.
Der Bereich Personal EDA verfügt für Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c über vollständige Bearbeitungsrechte und für die übrigen Daten über ein Leserecht.
Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten haben das Recht, Inhalte zum Stelleninserat zu bearbeiten.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Der Bereich Personal EDA kann den für Arbeitgeberentscheide und für die Abwicklung der Versetzungen zuständigen Stellen im EDA zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen Daten aus dem EDAtransfer bekanntgegeben.
Angaben zum Vertragsstatus werden automatisiert in das Informationssystem EDApbu übertragen.
La division Personnel DFAE peut communiquer aux services du DFAE compétents pour les décisions de l’employeur et le traitement des transferts les données provenant de l’application EDATransfer dont ils ont besoin pour exécuter leurs tâches en matière d’affectation et de transfert de personnel.
Les indications relatives au statut contractuel sont transférées automatiquement dans le système EDApbu.
Les données provenant du système d’information pour la gestion des données du personnel IGDP ou de saisies effectuées par la division Personnel DFAE sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter du moment où les personnes concernées ne relèvent plus des catégories de personnel visées à l’art. 4, al. 1.
Les données provenant du système d’information E-Recrutement et celles en lien avec la candidature sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter de la clôture de la procédure d’attribution des postes.
Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.
Daten, die aus dem IPDM oder aus Eingaben des Bereichs Personal EDA stammen, werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorien nach Artikel 4 Absatz 1 fallen.
Daten, die aus dem Informationssystem E-Rekrutierung stammen, sowie mit der Bewerbung zusammenhängende Daten werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
Das EDApbu dient dem Bereich Personal EDA, versetzungspflichtigen Angestellten und deren Vorgesetzten zur administrativen Abwicklung und Überwachung des Potenzialbeurteilungsprozesses in den Karrieren nach Artikel 2 VBPV-EDA . Es dient insbesondere der Erstellung der Potenzialbeurteilung.
EDApbu est un outil sur lequel s’appuie la division Personnel DFAE pour permettre aux employés soumis à la discipline des transferts et à leurs supérieurs hiérarchiques de procéder au traitement administratif du processus d’évaluation du potentiel et d’en assurer la surveillance dans les carrières visées à l’art. 2 O-OPers – DFAE . Il sert en particulier à la réalisation de l’évaluation de potentiel.
Das EDApbu enthält Daten über versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a VBPV-EDA und deren Vorgesetzte.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 2 aufgeführt.
EDApbu contient des données concernant les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts au sens de l’art. 3, let. a, O-OPers – DFAE et leurs supérieurs hiérarchiques.
Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 2.
Les données contenues dans EDApbu proviennent des sources ci-après: a. IGDP de l’OFPER; b. EDAtransfer; c. saisies effectuées par la division Personnel DFAE, les personnes concernées et leurs supérieurs hiérarchiques.
Les données visées à l’al. 1, let. a et b, ne peuvent être modifiées.
Die Daten im EDApbu stammen aus: a. dem IPDM des EPA; b. dem EDAtransfer; c. Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten.
Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.
Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten nach Artikel 11 über ein Leserecht.
Die betroffenen Personen verfügen für die sie betreffenden Daten über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Vorgesetzten verfügen für die Daten, welche die vom Potenzialbeurteilungsprozess betroffene Person betreffen, über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
La division Personnel DFAE dispose d’un droit de lecture pour toutes les données visées à l’art. 11.
Les personnes concernées disposent d’un droit de lecture pour toutes les données qui les concernent. Elles disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’elles peuvent saisir elles-mêmes.
Les supérieurs hiérarchiques disposent d’un droit de lecture pour les données relatives aux personnes concernées par le processus d’évaluation du potentiel. Ils disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’ils peuvent saisir eux-mêmes.
L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.
Une fois le processus d’évaluation du potentiel achevé, l’évaluation est archivée dans le dossier personnel électronique et détruite au bout de cinq ans au plus tard.
Les autres données sont détruites au bout de trois mois au plus tard à compter du moment où les personnes concernées ne relèvent plus des catégories de personnel visées à l’art. 10, al. 1.
Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.
Die abgeschlossene Personalbeurteilung wird nach Abschluss des Potenzialbeurteilungsprozesses im E-Personaldossier abgelegt und spätestens nach fünf Jahren vernichtet.
Die übrigen Daten werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorie nach Artikel 10 Absatz 1 fallen.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
Das Informationssystem EDAcv dient den Angestellten des EDA zur Erstellung von standardisierten Lebensläufen im Hinblick auf künftige Einsätze.
Es dient zudem dem Bereich Personal EDA im Rahmen der Planung der Einsätze von Angestellten dazu, deren berufliche und thematische Erfahrungen und Kompetenzen, Bildungsabschlüsse sowie Sprachkenntnisse auszuwerten.
Le système d’information EDAcv permet aux employés du DFAE d’établir un CV standard dans le but de soumettre une candidature à un poste.
Il fournit à la division Personnel DFAE les renseignements lui permettant d’évaluer, en vue de la planification des affectations, les expériences par domaine, les compétences, les formations et les connaissances linguistiques des employés.
Das EDAcv enthält die Daten über die Angestellten des EDA und deren Familienangehörige.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.
Le système EDAcv contient les données relatives aux employés du DFAE et aux membres de leur famille.
Les données qui sont traitées sont mentionnées dans l’annexe 3.
Les données contenues dans EDAcv proviennent des sources ci-après: a. IGDP du DFAE; b. saisies effectuées par les personnes concernées.
Les données visées à l’al. 1, let. a, ne peuvent être modifiées.
Die Daten im EDAcv stammen aus: a. dem IPDM des EPA; b. Eingaben der betroffenen Personen.
Daten nach Absatz 1 Buchstabe a können nicht verändert werden.
Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten über ein Leserecht.
Die betroffenen Personen verfügen für ihre selber erfassten Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe b über vollständige Bearbeitungsrechte. Für die sie betreffenden Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe a verfügen sie über ein Leserecht.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
La division Personnel DFAE dispose d’un droit de lecture pour toutes les données.
Les personnes concernées disposent de tous les droits de traitement pour les données qu’elles saisissent elles-mêmes conformément à l’art. 16, al. 1, let. b. Elles disposent d’un droit de lecture pour les données qui les concernent visées à l’art. 16, al. 1, let. a.
L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’exécution de ses tâches.
Les données contenues dans EDAcv sont détruites cinq ans au plus tard après que la personne concernée a quitté le DFAE.
Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.
Die im EDAcv enthaltenen Daten werden spätestens fünf Jahre nach Austritt der betroffenen Person aus dem EDA vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information sur le personnel.
L’administrateur système fait partie de cette unité. Il gère les systèmes d’information, les bases de données et les applications.
Le responsable d’application d’un système d’information est rattaché à la division Personnel DFAE. Il sert d’intermédiaire entre l’administrateur système et les utilisateurs.
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Personalinformationssysteme verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört dem Bereich Personal EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsberechtigungen.
Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
Les responsables d’application octroient les droits d’accès individuels aux utilisateurs.
Ils vérifient chaque année si les conditions sont toujours remplies pour les autorisations d’accès.
La division Personnel DFAE veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions.
Elle s’assure qu’elles sont exactes, complètes et à jour. Les données contenues dans EDAcv que les personnes concernées peuvent traiter elles-mêmes sont exceptées.
Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind. Ausgenommen sind die Daten im EDAcv, die die Betroffenen selbst bearbeiten können.
La division Personnel DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données pour chaque système d’information du personnel. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.
Der Bereich Personal EDA erlässt für jedes Personalinformationssystem ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Die Zugriffe auf die Personalinformationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während eines Jahres getrennt vom jeweiligen System, in dem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.
Les accès aux systèmes d’information du personnel et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux sont conservés durant un an en dehors du système dans lequel les données personnelles sont traitées.
Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 4 geregelt.
L’abrogation et la modification d’autres actes sont réglées dans l’annexe 4.
La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er octobre 2023.
Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2023 in Kraft.