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Art. 9 Verordnung vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) - Steuerung des Immobilienmanagements
Art. 9 VILB · Steuerung des Immobilienmanagements
Die BLO sind in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich für die strategische, die dispositive und die operative Steuerung des Immobilienmanagements.
Sie berücksichtigen in allen Phasen des Immobilienmanagements in ausgewogener Weise die drei Nachhaltigkeitsdimensionen Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt. Das EFD erlässt im Sinne von Artikel 27 Weisungen über das nachhaltige Immobilienmanagement. Diese und die entsprechenden Empfehlungen der Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB) sind für die Umsetzung des nachhaltigen Immobilienmanagements massgebend.
Im Bereich der strategischen Steuerung erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben: a. Bedürfnisüberprüfung: Sie überprüfen die angemeldeten Bedürfnisse auf Rechtmässigkeit, Zweckmässigkeit, Standards, Optimierung der betrieblichen Abläufe, Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit. b. Investitionsplanung und -steuerung: Sie planen und steuern die Verpflichtungs- und die Voranschlagskredite. c. Immobilien-Portfolio-Management: Sie definieren Strategien, Gesamtkonzepte, Vorgaben und das Controlling zur Kosten-Nutzen-Optimierung des Immobilien-Portfolios des Bundes. d. Schaffung von Kostentransparenz: Sie schaffen Kostentransparenz durch den Ausweis der effektiven Kosten des Bundes als Liegenschaftseigentümer und -besitzer sowie als Bauherr, Liegenschaftsbewirtschafter und -betreiber. e. Mehrjahresplanung und Zielsetzung: Im Rahmen einer rollenden Mehrjahresplanung erarbeiten sie strategische Ziele und legen, auf diese abgestimmt, jedes Jahr die operativen Ziele fest. f. ...
Im Bereich der dispositiven Steuerung der Projekte erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben: a. Statusbericht: Die BLO erstellen in festgelegtem Rhythmus einen Statusbericht mit folgendem Inhalt: 1. Soll-Ist-Vergleich zum aktuellen Zeitpunkt, 2. Prognose bis zum Projektabschluss, 3. Beurteilung der Ursachen von Soll-Ist-Abweichungen sowie Chancen und Risiken, 4. Vorschläge für Steuerungsmassnahmen zur Zielerreichung, 5. eventuell Antrag auf Projektänderung (Zielabweichung, Zielkorrektur). b. Projektcontrolling: Das Projektcontrolling umfasst den Einsatz von Controllinginstrumenten zur Steuerung der einzelnen Projekte. c. Periodisches Reporting : Die BLO erstellen in halbjährlichem Rhythmus ein periodisches Reporting mit Kommentar als Kontrolle der Verpflichtungs- und der Voranschlagskredite. d. Auditing: Das jeweilige Departement, dem das BLO angehört, kann die Durchführung von Audits in allen Projekten und Prozessen des Immobilienmanagements anordnen. Für das Auditing des ETH-Immobilienportfolios ist das EFD zuständig.
Im Bereich der operativen Steuerung erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben: a. Immobilien-Bereitstellung, Immobilien-Desinvestition und kaufmännisches Gebäudemanagement: Dieses umfasst insbesondere das Beschaffungsmanagement einschliesslich Beschaffungskooperationen, das Raum- und Flächenmanagement, die Objektbuchhaltung und das Vertragsmanagement. Das BBL und die armasuisse berücksichtigen dabei die Vorgaben zum Beschaffungscontrolling gemäss der Verordnung vom 24. Oktober 2012 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung. b. Technisches Gebäudemanagement: Dieses umfasst insbesondere das Instandhaltungsmanagement, die technische Betriebsführung, das Energiemanagement und das Sicherheitsmanagement. c. Infrastrukturelles Gebäudemanagement : Dieses umfasst die Beschaffung, Erbringung, Koordination und Überwachung aller Dienste, die für den täglichen Betrieb des Objektes erforderlich sind. d. Vorstudien und Projektierung: Führung der Teilphasen Machbarkeitsstudien, Projektdefinitionen, Auswahlverfahren, Vorprojekte, Bauprojekte, Bewilligungsverfahren und Auflageprojekte. Die Optimierung der Lebenszykluskosten eines Gebäudes ist in allen Projektphasen zu berücksichtigen. e. Ausschreibung und Realisierung: Führung der Teilphasen Ausschreibungen, Offertvergleiche, Vergaben, Ausführungsprojekte, Ausführung, Inbetriebnahme und Bauabschluss unter Berücksichtigung der Lebenswegkosten. f. Ressourcenverbrauch: Die BLO führen ein Ressourcen- und Umweltmanagement und erstellen ein periodisches Reporting über den Ressourcenverbrauch (Wärme, Strom, Wasser, Abfall) pro Energiebezugsfläche und pro Gebäude des für eine aussagekräftige Auswertung relevanten Gebäudebestandes sowie über die geplanten Massnahmen. Den interessierten BO stellen sie diese Informationen im Rahmen des Programms RUMBA (Ressourcen- und Umweltmanagement der Bundesverwaltung) zur Verfügung.