§ 14 Verordnung über die Registraturen und das Archivieren - Ordnungsübersicht und Registraturplan

1. Jedes öffentliche Organ erstellt eine Ordnungsübersicht seiner Ablagen samt ergänzenden Findmitteln und führt diese nach. Es legt seine Unterlagen nach dieser Ordnung ab. Zentrale Ablagen von Organen mit breitgefächertem Aufgabenbereich führen als Ordnungsübersicht einen Registraturplan.

2. Das öffentliche Organ spricht sich bei der Neuanlage solcher Ordnungsübersichten und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv möglichst unverändert übernommen und für den Nachweis der zugehörigen Unterlagen weiterverwendet werden können.

3. Die geltenden Ordnungsübersichten werden dem Staatsarchiv zugänglich gemacht und grundlegende Änderungen diesem nach deren Einführung unverzüglich mitgeteilt. In der Ordnungsübersicht sind festgehalten

a) eine Systematik für die Ordnung der Unterlagen,

b) gesetzliche und administrative Aufbewahrungsfristen,

c) Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen,

d) allfällige Entscheide des Staatsarchivs zur Bewertung von Unterlagen.

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